Detlef G.A. Juhrich
Der rasante Vormarsch der Digitalisierung macht auch vor dem Fahrtenbuch nicht halt. Das Angebot an digitalen Fahrtenbüchern hat in den letzten Jahren stetig zugenommen, und viele Dienstwagennutzer haben, der Arbeitserleichterung wegen, inzwischen auch schon den Wechsel weg von den in analoger Form gefertigten Aufzeichnungen hin zur digitalen Fahrtenbuchführung vollzogen, beziehungsweise liebäugeln damit.
Doch Vorsicht ist geboten, sagt der Landesverband der steuerberatenden und wirtschaftsprüfenden Berufe in Bayern in einer Pressemitteilung vom 14. Dezember 2017, denn digitales Fahrtenbuch ist nicht gleich digitales Fahrtenbuch. Auf die rechtliche Konformität kommt es an, so der weitere Tenor der Pressemitteilung, denn die Finanzverwaltung stelle an ein digitales Fahrtenbuch genau so hohe Anforderungen wie an die manuell geführten Fahrtenbuchaufzeichnungen - und die müssten erfüllt sein, sollen die elektronischen Aufzeichnungen anerkannt werden.
Welche Anforderungen stellen die Finanzbehörden?
Da ist vorrangig die Manipulationssicherheit der digitalen Aufzeichnungen zu nennen. Es gilt die unumstößliche Regel, dass die aufgezeichneten Fahrten unter keinen Umständen löschbar, allenfalls kommentierbar sein dürfen und jede nachträgliche Bearbeitung des elektronisch erfassten Datensatzes für das Finanzamt nachvollziehbar in einer Änderungshistorie aufgeführt wird. Da auch das elektronische Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form zu führen ist, dürfen nachträgliche Ergänzungen (Reisezweck, Fahrtyp der Fahrt) lediglich innerhalb einer Änderungsfrist von nur sieben Tagen ab Grundaufzeichnung bearbeitet werden, damit das Fahrtenbuch noch als zeitnah geführt gilt. Diese hier genannten Grundvoraussetzungen schließen eine Fahrtenbuchführung mit Excel kategorisch aus, da Eingaben in Excel jederzeit und für Dritte unsichtbar wieder geändert werden können.
Worauf muss man noch achten?
Weiter ist zu beachten, dass der Dienstwagennutzer oftmals so genannte Mischfahrten, etwa einen Kundenbesuch auf dem Weg zur Arbeit, durchführt. Hier muss die genutzte Software zur korrekten Dokumentation des Vorgangs in der Lage sein, damit die Fahrstrecke korrekt zwischen Entfernungspauschale und Dienstreise aufgeteilt werden kann.
Dass auch bei elektronischer Fahrtenbuchführung alle Fahrten vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang, jeweils mit Datum und Uhrzeit sowie mit Kilometerstand bei Beginn und Ende der einzelnen Fahrt und zudem das Fahrtziel und der Reisezweck (Der jeweils aufgesuchte Kunde/Geschäftspartner mit genauer Adresse und der geschäftliche Anlass) sowie private Fahrtunterbrechungen und Abweichungen von der mit errechneten Streckenführung (z.B. bei Unfällen) lückenlos zu dokumentieren sind, dürfte von der manuellen Fahrtenbuchführung her noch bekannt sein und ist auch hier zu beachten.
Wie muss man die Daten archivieren?
Hinzu kommt, dass auch die Daten des elektronischen Fahrtenbuchs nach den gesetzlichen Bestimmungen der Abgabenordnung zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen, nicht als Papierausdruck, sondern in digitaler Form, etwa auf CD oder USB-Stick gespeichert (Vorsicht vor Datenverlust!). Auf Anforderung sind die so archivierten Daten der Finanzverwaltung für Prüfungszwecke zur Verfügung zu stellen.
Aktuell konkurrieren zahlreiche Anbieter von elektronischen Fahrtenbüchern mit verschiedenen technischen Lösungen am Markt. Eine preiswerte Lösung stellt die Fahrtenbuch Smartphone-App dar, die die gefahrene Strecke anhand von GPS-Daten aufzeichnet. Das Gerät ist allerdings nicht fest in den Kraftwagen eingebaut, es besteht die Gefahr des Vergessens oder des leeren Akku. Auch kann immer noch nicht an jedem Ort ein GPS-Signal empfangen werden. Nach Ansicht führender Steuerfachleute könnte bei diesem System Konformität nicht immer gegeben sein. Vorsicht und qualifizierte Beratung sind geboten.
Welche Systeme gibt es?
Risikoärmer könnte möglicherweise ein elektronisches Fahrtenbuch über eine OBD-Schnittstelle sein. Damit ist inzwischen jedes moderne Kraftfahrzeug ausgestattet, und das elektronische Fahrtenbuch kann leicht selbst installiert werden. Die Daten werden automatisch an ein Rechenzentrum gesandt, der Nutzer muss nur noch die erforderlichen ergänzenden Informationen angeben.
Weiterhin gibt es Geräte, die fest im Fahrzeug eingebaut sind. Diese Variante ist relativ teuer, denn das Gerät muss von einer Werkstatt installiert und konfiguriert werden. Die gilt auch bei Fahrzeugwechsel. Das Fahrtenbuch wird anhand erfasster GPS-Informationen und Geschwindigkeitsdaten geführt.
Keine grundsätzliche Anerkennung
Welches Fahrtenbuch ist Finanzamtssicher? Für keines der elektronischen Fahrtenbuchsysteme gibt es derzeit eine grundsätzliche Anerkennung durch das Finanzamt. Für die Anerkennung am Markt angebotener elektronischer Fahrtenbuchsoftware besteht kein Zertifizierungsverfahren. Es gibt allerdings elektronische Fahrtenbücher mit Tüv-Zulassung. Damit wird bestätigt, dass eine lückenlose Erfassung aller Daten gewährleistet ist und nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder dokumentiert sind. Außerdem ist dann gewährleistet, dass die Daten manipulationssicher sind und die zehnjährige Aufbewahrungsfrist gewährleistet ist. Diese Tüv-Zertifizierung stellt eine gewisse Sicherheit für den Nutzer dar, ein Freibrief für die Anerkennung durch die Finanzbehörden ist sie jedoch nicht.
Wie kann man sich absichern?
Wenn feststeht, dass ein digitales Fahrtenbuch auch steuerlich attraktiv ist, Geld und Zeit spart, sollte die Anschaffung nicht auf gut Glück, sondern erst nach Rücksprache mit dem Steuerberater des Vertrauens erfolgen. Es ist auch möglich, ein elektronisches Fahrtenbuch einen Monat lang probeweise zu führen und dann dem Finanzamt zur Prüfung vorzulegen um Gewissheit über die künftige Anerkennung zu erhalten.
Schlussendlich bleibt noch festzuhalten, dass auch das elektronische Fahrtenbuch nur so gut ist wie der Nutzer. Das technische System kann den hohen Anforderungen der Finanzverwaltung voll und ganz entsprechen, wenn aber der Nutzer die Bedienung nicht wie vorgeschrieben durchführt, wird das Finanzamt die Aufzeichnungen verwerfen.
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