04.08.2010

Klare Regeln für die Car policy

CVO-Studie: Gute Dienstwagenrichtlinie nützt allen Beteiligten

Mitarbeiter sind bei der Wahl ihres Dienstwagens noch relativ eingeschränkt. Die Auswahl der Fahrzeuge wird meist im Rahmen einer Dienstwagenrichtlinie (Car policy) geregelt, die vor allem auf technische, betriebliche und hierarchische Aspekte eingeht, wie die Ergebnisse der aktuellen Arval-Studie „CVO-Barometer 2010 – Trends im Fuhrparkmanagement“ gezeigt haben.

Eine richtig aufgestellte Dienstwagenrichtlinie bringt aber nicht nur dem Unternehmen, sondern auch dem Mitarbeiter Vorteile: Sie kann die Fahrzeugrückgabe klar regeln und durch Selbstbeteiligungsmodelle die Motivation des Dienstwagennutzers erhöhen.

Arval Deutschland rät, folgende drei Punkte beim Aufsetzen einer Dienstwagenrichtlinie zu beachten:
1. Einbindung aller Abteilungen im Unternehmen, die an Regelungs- und Genehmigungsprozessen beteiligt sind
2. Gemeinsames Aufsetzen der Fahrzeugrichtlinie zur Auswahl des Dienstfahrzeugs sowie des Dienstwagenüberlassungsvertrags zur Festlegung dienstlicher und privater Nutzungsumfänge durch Leasingnehmer und Dienstwagennutzer
3. Anwendung eines Referenzkostenmodells

„Werden alle verantwortlichen Entscheider aus der Personal, Finanz- oder Einkaufsabteilung sowie die Mitglieder des Betriebsrats frühzeitig in die Erstellung der Dienstwagenrichtlinie eingebunden, vermeidet man teure Fehlinvestitionen im Fuhrpark“, betont Reinhard Happel, Vertriebsleiter bei der Arval Deutschland GmbH. „Basis für die gemeinsame Abstimmung sollte stets der Vollkostenansatz sein, der zu einer Balance zwischen Fahrermotivation und direkten Fuhrparkkosten führen kann. Wichtig ist festzuhalten, wie das Fahrzeug bereitgestellt, wie es finanziert und in welchem Prozess es verwaltet und zurückgegeben wird. Ebenso sollte auf Kostenseite beachtet werden, welche Kosten anteilig vom Fahrer zu entrichten sind.“

Darüber hinaus sei es empfehlenswert, dass die Fahrzeugrichtlinie als Teil der Dienstwagenrichtlinie Informationen über die dienstliche und private Nutzung des Firmenwagens sowie über die Mindest- und Höchstausstattung enthält. Dient das Fahrzeug als Arbeitsmittel oder Motivationsinstrument? Das Referenzkostenmodell kann beides: Zum einen ermöglicht es dem Fahrer, gegen Zuzahlung in eine höhere Fahrzeugklasse aufzusteigen oder die Fahrzeugausstattung beliebig aufzustocken. Zum anderen hält es dadurch die Fuhrparkkosten in einem überschaubaren Rahmen.

„Eine solche Dienstwagenrichtlinie wird allen Parteien im Unternehmen gerecht“, führt Happel aus. „Der Fahrer ist motiviert, da er einen Teil der Kaufentscheidung selbst trifft und das Fahrzeug auch im Hinblick auf seine privaten Ansprüche ausstatten kann. Und das Unternehmen kann die Kosten des Fuhrparks auf kostenoptimiertem Niveau linear gestalten.“ Zusätzlich sollte die Dienstwagenrichtlinie klare Haftungsregelungen für Nutzungs- und Unfallschäden festlegen.