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Abbuchung
Bei Full-Service- und Management-Leasing-Verträgen ist es üblich, dass die vorher fest vereinbarten monatlichen Raten beim Fuhrparkbetreiber abgebucht werden. Gesonderte monatliche Rechnungen gibt es für den Einzelvertrag regelmäßig nicht mehr, da zu Begin des Vertrages eine einmalige Rechnung erstellt wird. Diese Verfahrensweise sichert bei beiden Beteiligten enorme Prozessentlastungen.
Abhandenkommen
Grundsätzlich trägt der Leasingnehmer das Risiko des Abhandenkommens oder des Untergangs des Kraftfahrzeuges. Er ist daher grundsätzlich vertraglich verpflichtet, die Kraftfahrzeuge entsprechend zu versichern. Die Leasinggesellschaft erhält hierfür zumeist einen Sicherungsschein von der Versicherungsgesellschaft.
Abgabenordnung
Die Abgabenordnung definiert in Paragraf 39, Absatz 1, die steuerliche Zuordnung des geleasten Kraftfahrzeuges. Sie legt fest, dass die bilanzielle Zurechnung des Kraftfahrzeuges in der Steuerbilanz beim juristischen Eigentümer, also der Leasinggesellschaft, erfolgt. Davon abweichend klärt sie im 2. Absatz, bei wem unter bestimmten Voraussetzungen die wirtschaftliche Zuordnung erfolgt. Hieraus resultiert: Wenn das Kraftfahrzeug am Ende der Laufzeit wieder in das wirtschaftliche Eigentum der Leasinggesellschaft zurückkehrt, darf der Fuhrparkbetreiber die Leasingraten während der Nutzungsdauer als Betriebsausgaben geltend machen. Kehrt das Fahrzeug am Ende der Laufzeit nicht in das wirtschaftliche Eigentum der Leasinggesellschaft zurück, weil der Fuhrparkbetreiber das Auto gekauft hat, dann gilt rückwirkend für die gesamte Nutzungsdauer der Absatz 1. Was zur Folge hat, dass nun die schönen Betriebsausgaben umgedeutet werden und das Kraftfahrzeug rückwirkend bilanziert werden muss.
Abrechnungsart (Leasing)
Fuhrparkbetreiber können zwischen der offenen (open end) und der geschlossenen (closed end) Vertragsvariante wählen. Bei beiden Varianten wird eine monatlich gleich bleibende Leasingrate an die Leasinggesellschaft gezahlt.
_ Open end
Bei der offenen Vertragsform vereinbaren Fuhrparkbetreiber und Leasinggesellschaft eine Leasingdauer in Monaten sowie einen Restwert. Am Ende der Vertragszeit gibt der Fuhrparkbetreiber das Auto an die Leasinggesellschaft zurück. Die stellt den Marktwert des Fahrzeuges – zumeist durch ein Gutachten – fest. Ein Mindererlös zwischen Gutachten und Restwert muss vom Fuhrparkbetreiber ausgeglichen werden. Ein Mehrerlös wird bei Abschluss eines Neuvertrages zu 100 Prozent ausgezahlt und bei keinem Neuabschluss zu 75 Prozent. So will es der Fiskus, begründet mit Abgabeordnung Paragraf 39 und dem Leasingerlass.
_ Closed end
Die für Fuhrparkbetreiber gängigste Vertragsvariante ist der – im Volksmund „KM-Vertrag“ genannte – Closed end- Vertrag. Hier vereinbaren der Fuhrparkbetreiber und die Leasinggesellschaft eine Leasingdauer in Monaten und eine Gesamtkilomerleistung. Am Ende gibt der Fuhrparkbetreiber das Kraftfahrzeug einfach zurück. Für Mehr-Kilometer erfolgt üblicherweise eine Nachbelastung zwischen 0,02 und 0,03 Prozent der UPE, dies gilt analog für Minderkilometer. Regelmäßig gibt es noch Freikilometer zwischen 2500 und 5000 km, die nicht zur Anrechnung kommen.
Abrechnungsart (Fuhrparkmanagement)
Die Vielfalt der Abrechnungsarten beim Fuhrparkmanagement bzw. bei den Full- Service-Dienstleistungen ist ungleich größer. Standardmäßig angeboten werden am Markt die geschlossene Abrechnung, die offene Abrechnung sowie die Ist-Kosten- Abrechnung. Bei der offenen Abrechnung werden zusätzlich noch die Varianten der viertel-, halb-, ganzjährlichen Verrechnung sowie der Verrechnung der Ist- Kosten am Laufzeitende angeboten.
_ Geschlossene Abrechnung
Die geschlossene Abrechnung ist nicht umsonst die beliebteste Abrechnungsvariante für Service-Dienstleistungen, denn es sind nicht nur alle vereinbarten Service-Dienstleistungen enthalten, sondern der Anbieter übernimmt auch noch das volle Kostenentwicklungsrisiko. Für den Fuhrparkmanager, der seine Nutzer nicht in den Griff bekommen kann oder darf, ist sie die optimale Variante, da sie über die Laufzeit des jeweiligen Fahrzeuges einen absolut sicheren Budgetierungsansatz bietet.
_ Offene Abrechnung
Bei der offenen Abrechnung zahlt der Fuhrparkbetreiber ebenfalls eine monatliche Pauschale, die jedoch zu vorher fixierten Terminen (viertel-, halb-, ganzjährlich oder bei Vertragsende) mit den tatsächlich entstandenen Kosten abgeglichen wird. Kostenbewusstes Verhalten der Nutzer wird durch Rückvergütungen belohnt. Unkontrolliertes Nutzerverhalten oder ein „Montagsauto“ können natürlich über die Laufzeit betrachtet zu Nachbelastungen führen. Eine sichere Budgetierung wie bei der geschlossen Kalkulation ist natürlich nicht gegeben. Empfohlen wird, nach spätestens zwölf Monaten die erste Kostengegenüberstellung durchzuführen, um gegebenenfalls durch regulierende Maßnahmen gegen die Realkostenentwicklung gegensteuern zu können.
_ Ist-Kosten-Abrechnung
Die hier und dort noch angebotene Ist-Kosten-Abrechnung kann zu einem enormen Prozesskostenrisiko innerhalb der Buchhaltung des Fuhrparkbetreibers führen. Insbesondere dann, wenn das Unternehmen mit SAP R3 Fi in der Buchhaltung arbeitet und für jede Rechnung ein separater Auftrag eröffnet werden muss. Der Vorteil der Ist-Kosten-Abrechnung besteht in der Tatsache, dass der externe Anbieter alle Rechnungen professionell prüft und die realen Verauslagungen monatlich an den Fuhrparkbetreiber belastet. Wichtig ist, dass der Fuhrparkbetreiber bei dieser Abrechnungsform sich ein Revisionsrecht auf seine Kosten einräumen lässt.
Abschreibung (AFA)
Gegenstände die in das Anlagevermögen eines Unternehmens gehören, wie zum Beispiel Kraftfahrzeuge, unterliegen einer gesetzlich festgelegten Abschreibungsdauer. In diesem Zeitraum können die Kraftfahrzeuge steuerlich abgeschrieben werden. Die aktuelle Abschreibungsmöglichkeit liegt seit dem 1. Januar 2001 für Personenkraftwagen und leichten Nutzfahrzeugen bei 72 Monaten.
AFA-Satz
Der jeweilige AFA-Satz beschreibt den jährlichen Prozentsatz mit dem z. B. Pkw jährlich abgeschrieben werden können. Aktuell sind dies noch 16,667 Prozent pro Jahr. Die Abschreibungssätze werden in den AFA-Tabellen vom Bundesfinanzministerium verbindlich festgelegt. Abweichende AFA-Sätze müssen mit dem jeweiligen Betriebsstättenfinanzamt verhandelt werden. Chancen auf höhere AFA-Sätze und demzufolge auf kürzere Abschreibungszeiten sind nur bei sehr guten Begründungen möglich (z. B. Taxi mit 100.000 km p.a.).
AFA-Zeit
Die AFA-Zeit ist – sofern keine Sondergenehmigung seitens des Betriebsstättenfinanzamtes erteilt wurde – immer identisch mit der vom Bundesfinanzministerium festgelegten betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer.
Abzinsung
Immer wieder kommt es vor, dass Fahrzeuge vorzeitig aus dem Leasingvertrag genommen werden müssen. Sei es durch einen Totalschaden oder weil es für dieses Kraftfahrzeug keine Verwendung mehr gibt. Leistet nun der Fuhrparkbetreiber Zahlungen vor Beendigung der offiziellen Vertragsdauer, so sind diese Zahlungen bezogen auf den aktuellen Barwert (Gegenwartswert) der Leasinggesellschaft abzuzinsen. Dabei ist grundsätzlich der in der Kalkulation des Vertrages angesetzte Refinanzierungszinssatz anzusetzen. Seriöse Leasinggesellschaften haben die hierzu gehörende Abzinsungsformel regelmäßig in ihren Geschäfts- bzw. Vertragsbedingungen. Normalerweise sollte der Refinanzierungszinssatz ebenfalls Bestandteil des Rahmenvertrages – mit einer entsprechenden Indizierung – sein.
Andienungsrecht
Bei Teilamortisationsverträgen (auch „Restwertverträge“ genannt) amortisiert die Leasinggesellschaft durch die Leasingraten, welche der Kunde zahlt, nur einen Teil der Anschaffungskosten des Leasingobjektes (z. B. Kfz). Die Leasinggesellschaft hat daher das Recht, dem Kunden das Objekt am Ende des Vertrages zum Restwert „anzudienen“, wenn sie der Meinung ist, dass der Restwert am freien Markt nicht mehr realisiert werden kann. In diesem Fall ist der Kunde verpflichtet, das Objekt zum Restwert käuflich zu erwerben. Der Kunde selbst hat jedoch keinerlei Recht an einem Erwerb des Objektes zu Vertragsende. Der Leasinggeber ist nämlich völlig frei in seiner Verwertung, wenn er glaubt einen höheren Wert am freien Markt erzielen zu können.
Anpassung der Leasingraten
Eine Anpassung der Leasingraten nach oben oder nach unten ist während der Laufzeit in Ausnahmefällen möglich, wenn entsprechende Vereinbarungen mit der Leasinggesellschaft getroffen werden. Diese Anpassungen sind häufig dann sinnvoll, wenn sich nach weniger als der Hälfte der Laufzeit erkennen lässt, dass zum Beispiel bei KM-Leasing-Verträgen, die vereinbarte Laufleistung wesentlich (± 20%) über- oder unterschritten wird.
Allgemeine Geschäftbedingungen (Leasingbedingungen)
Diese Bedingungen sind die vertragliche Grundlage jedes zwischen dem Kunden und der Leasinggesellschaft abgeschlossenen Leasingvertrages. Sie regeln die Rechte und Pflichten zwischen den Vertragspartnern und sollen den Bestimmungen des Gesetzes zur Regelung der allgemeinen Geschäftsbedingungen vom 9.12.1976 entsprechen. Diese Bedingungen können regelmäßig zwischen den Partnern auch frei verhandelt werden, sofern sie bestehendes Recht nicht konterkarieren.
Amortisation
Hierunter wird die planmäßige Tilgung einer Verbindlichkeit (z. B. eines Leasingvertrages) bzw. die Abschreibung verstanden. Wird während der Laufzeit eines Leasingvertrages (wie z. B. bei der Mehrzahl der Kfz-Leasingverträge) nur eine teilweise Amortisation erreicht, spricht man von einem Teilamortisationsvertrag. Bei diesen Verträgen wird die volle Amortisation erst nach Rückgabe des Objektes durch die Veräußerung desselben an Dritte durch die Leasinggesellschaft erreicht.
Annuität
Die Kalkulation der Leasingraten durch die Leasinggesellschaften erfolgt fast immer annuitätisch, das heißt bei gleichbleibend hohen monatlichen Zahlungen ist der Zinsanteil anfangs sehr hoch und der Tilgungsanteil sehr niedrig. In der Mitte der Laufzeit kehrt sich dieses Verhältnis um und der Tilgungsanteil steigt im Verhältnis zum Zinsanteil von Monat zu Monat bis zum Ende der Laufzeit. Dies ist der wesentliche Grund, warum vorzeitige Vertragsbeendigungen vor der Hälfte der Laufzeit regelmäßig zu großen Buchwert- /Marktwertdifferenzen führen.
Auflösung (vorzeitig) von Leasingverträgen
Nicht selten müssen Leasingobjekte aufgrund starker Beanspruchung (z. B. hohe nichtkalkulierte Laufleistungen) oder Verunfallung vorzeigt aufgelöst werden. Die vorzeitige Auflösung eines Leasingvertrages ist jedoch eigentlich grundsätzlich ausgeschlossen, was sich auch aus dem Leasingerlass heraus begründet. Ausnahmen liegen immer dann vor, wenn triftige Gründe für eine vorzeitige Auflösung sprechen, die einen wirtschaftlichen Einsatz des Leasingobjektes nicht mehr zulassen. In der Praxis wird der Leasinggeber bei Kenntnis der Gründe der vorzeitigen Auflösung zustimmen. Damit jedoch die steuerliche Anerkennung der schon gezahlten Leasingraten nicht nachträglich verloren geht, müssen die triftigen Gründe für die vorzeitige Auflösung des Leasingvertrages gegenüber dem Finanzamt nachweisbar sein. Hier reicht regelmäßig eine entsprechende Dokumentation, die die Gründe faktisch festhalten.
