Michael Velte
Fahrzeuge sind je nach Einsatz und Nutzung notwendige Betriebsmittel und/oder wertvolle Motivationsfaktoren und bei den meisten Unternehmen neben den Personalkosten oft einer der größten Kostenblöcke – alle direkten und indirekten Kosten eingerechnet. Was ist zu beachten, wenn eine Fahrzeugflotte erfolgreich eingesetzt und effizient gemanagt werden soll? Zunächst ein Überblick.
Ziel der Geschäftsleitung ist es, eine bestmögliche Mobilität zu gewährleisten und betriebswirtschaftlich und ökologisch passende Lösungen zu finden. Die Umsetzung des optimierten Mobilitätsmanagements liegt heute oftmals in mehreren Händen, bei den Einkäufern, den Controllern und Fuhrparkmanagern. Um die Mobilität jederzeit effizient zu gewährleisten und zu steuern, gibt es einige strategische Voraussetzungen. Gehen wir davon aus, dass die organisatorischen Regelungen und Rahmenbedingungen wie Car policy, Dienstwagenüberlassungsregelung implementiert sind, sowie alle Informationen rund um den Fuhrpark vorliegen. Dann müssen
Anforderungen an den Fuhrpark formuliert,
entsprechende Ziele abgeleitet und ein
Soll-Ist-Vergleich mit Maßnahmenplan erarbeitet werden.
Was ist der erste Schritt?
An erster Stelle steht, dass die Verantwortlichen in den Unternehmen sich darüber Klarheit verschaffen müssen, welche Anforderungen sie an den eigenen Fuhrpark haben – beleuchtet aus den unterschiedlichen Perspektiven. Was braucht das Unternehmen, was der Nutzer und was der Fuhrparkmanager? Dabei dreht es sich um Mobilitätsbedürfnisse und Motivation der Dienstwagennutzer vs. Wirtschaftlichkeit. Wichtige Aspekte, die sich in der Car policy und den Vereinbarungen mit den Dienstwagennutzern wiederfinden sollten.
Darüber hinaus gibt es viele weitere Themen, die Beachtung finden müssen – von der Halterhaftung bis zur Einhaltung der Unfallverhütungsvorschriften. Durch klar formulierte Ziele und Kennzahlen, anhand derer die Zielerreichung gemessen werden kann, wird die Verwaltung der Flotte vereinfacht. Der Ist-Zustand kann mit Vorgaben der Unternehmensstrategie und den formulierten Anforderungen an die Mobilität abgeglichen sowie Optimierungspotenziale identifiziert werden. Wo gibt es Abweichungen zu unserer Zielvorstellung?
Effizienz und Spaß sind kein Widerspruch
Gleichzeitig kann und sollte der Fuhrpark zur Motivation der Belegschaft beitragen. Denn der Dienstwagen ist ein sichtbares Zeichen der Anerkennung. Deshalb steht trotz vieler Alternativen ein Firmenwagen am stärksten für mobile Unabhängigkeit, so ein Ergebnis des Firmenwagenmonitors 2016. Compensation Partner hat 419.424 Arbeitsverhältnisse analysiert, 11,7 Prozent davon beinhalteten einen geschäftlich und privat genutzten Firmenwagen. Die Ergebnisse zeigen, dass der Dienstwagen immer noch die begehrteste Zusatzleistung ist. Die mit einem Firmenwagen verbundene mobile Unabhängigkeit bedeutet für viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer unverzichtbare Lebensqualität. Dabei soll er Spaß machen, gleichzeitig umweltfreundlich sein und den individuellen Bedürfnissen gerecht werden.
Welche Rahmenbedingungen gibt es?
Die gleichzeitig notwendige Gesamt-Effizienz für den Fuhrpark kann dabei nur erzielt werden, wenn alle Rahmenbedingungen und Prozesse auf die Ziele ausgerichtet werden: Effizienz bei der Ausschreibung – klare Regelungen, begrenzte Anzahl ausgewählter Anbieter (max. 6), die zu den eigenen Anforderungen und zum Unternehmen passen, Ausschreibungsformulare, die schon erfolgreich funktioniert haben u. v. m. Effizienz in der Gestaltung des Fuhrparks, um die Motivation und Wirtschaftlichkeit durch Markenvielfalt und klare Vorgaben für die Fahrzeugauswahl und -ausstattung zu gewährleisten. Dazu gehört als ein eigener wichtiger Bereich auch die Effizienz bei Kraftstoffkosten und Emission, wo es um die Auswahl der passenden Antriebe, die Nutzung der optimalen Tankzeitpunkte bis hin zu den ausreichend im ökologischen und sicheren Fahren trainierten Dienstwagennutzern geht. Risikoeffizienz durch Risikominimierung – ein grundlegender Aspekt eines effizienten Fuhrparks. Sie wird durch jährliche Risikoanalysen gemeinsam mit dem beratenden Flottendienstleister sowie den daraufhin angepassten Strategien für Technik, Finanzierung, Organisation und Mobilitätsbedürfnissen erreicht.
Was wird oft übersehen?
Häufig kommt heute noch die Verwaltungs- und Prozess-Effizienz in der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung vieler Fuhrparks zu kurz. Hierzu zählen unter anderem alle anfallenden Kosten für die Mitarbeiter, die mit der Beschaffung und Verwaltung der Flotte direkt und auch indirekt zu tun haben, wie Buchhaltung, Wartung, Finanzierung, Schnittstellen, Fahrerbetreuung und vieles mehr. Ein externer Flottendienstleister kann jedoch hier zur effizienteren Gestaltung beratend zur Seite stehen und helfen, Optimierungspotenziale zu heben. Natürlich kann ein Unternehmen auch für sich entscheiden, dem Dienstwagennutzer höchstmöglichen Komfort in Verbindung mit dem Dienstwagen zu bieten. In diesem Fall werden dann Ineffizienzen an der Stelle billigend in Kauf genommen.
Das sind die Bausteine, die in unserer heute startenden Serie „Effiziente Fuhrparkgestaltung“ eine wesentliche Rolle spielen werden. Die einzelnen Prozessschritte werden genauer beleuchtet und herausgearbeitet, wie Firmenfuhrparks wirtschaftlich, aber auch motivierend zum Erfolg des Unternehmens beitragen können. Jeder Beitrag wird sich mit einem Themenbereich intensiv beschäftigen und die Erfolgsfaktoren aufzeigen. Dabei geben Experten des VMF nützliche Tipps.
Diesen Themen widmen sich auch Seminare im Rahmen der bfp-AKADEMIE. Weitere Infos finden Sie hier.
