5 Tipps: Das können Fuhrparkmanager gegen hohe Spritpreise tun

„Die gestiegenen Kosten bei der Beschaffung von Kraftstoff für unsere Flotte können wir allerdings nicht umgehen. Unsere Kraftstoffkosten haben sich allein im letzten Monat von 11.000 auf 17.000 Euro erhöht. Und weniger Touren können wir nicht fahren: Unsere Klienten würden so weder bedarfsgerecht noch vertragsmäßig versorgt werden.“ Der Hintergrund: Seit Jahresbeginn sind die Preise für Super, Benzin und Diesel um rund 30 Prozent gestiegen. Betrugen die Kosten für einen Liter Super im Dezember 2021 noch rund 1,60 Euro (Diesel: ca. 1,50 Euro), so haben die Tankkosten im April 2022 bereits ein Niveau von weit über 2,10 Euro pro Liter erreicht.

Ein Grund für die Preisexplosion liegt in einer höheren Produktnachfrage nach Benzin und Diesel. „Wir beobachten beispielsweise eine deutliche höhere Nachfrage nach Diesel aus Polen. Gleichzeitig ist das Produktangebot zurückgegangen, weil die Unternehmen bewusst den Import von Diesel und auch Rohöl aus Russland reduzieren“, heißt es bei der Total Energies Marketing Deutschland GmbH auf Anfrage von bfp. Zusätzlich sind auch die inländischen Heizölorders zuletzt deutlich gestiegen. Beide Faktoren, die höhere Nachfrage und das begrenzte Angebot, haben auf dem Weltmarkt zu den stark gestiegenen Produktpreisen und in der Folge auch zu höheren Tankstellenpreisen geführt.

Zwar ist jeder einzelne Teilnehmer am Mobilitätsmarkt – vom Firmenwagenfahrer bis hin zum Großkonzern - aufgefordert, einen Beitrag zur Bewältigung der aktuellen außen- und klimapolitischen Herausforderungen zu leisten. Dennoch droht dabei der Kostenblock „Fuhrparkbetrieb“ in vielen Unternehmen zu explodieren, die hohen Ausgaben für Kraftstoff im ersten Quartal 2022 senken die Gewinnprognosen für das laufende Geschäftsjahr. „In den Fuhrparks unserer Kunden konnte ein Anstieg von im Durchschnitt bis zu 25 Prozent in den Treibstoffkosten festgestellt werden“, so Christina Karl, Leiterin Flottenservice beim Münchner Software-Anbieter Carsync.

„Alle unsere Kunden haben in Deutschland, aber auch in Europa mit einer bisher nicht gesehenen Preiserhöhung im Treibstoffbereich zu kämpfen“, bestätigt auch Marvin Froehlich, International Strategic Manager bei Fleets International Enterprises (FIE): „Der Anstieg deutscher Kunden liegt dabei bei rund 20 bis 25 Prozent der Gesamttreibstoffkosten im Vergleich zum Vormonat.“ Das Fatale daran: Ein Ende dieser Entwicklung ist nicht absehbar. Und bei Total Energies heißt es: „Die weitere Marktentwicklung hängt vor allem von der Lage in der Ukraine, politischen Entscheidungen und dem Verbraucherverhalten ab.“ Firmenwagenverantwortliche sind daher gut beraten, sich auf dauerhaft hohe Kraftstoffpreise einzustellen und strategische Maßnahmen zu ergreifen, um den Kostenanstieg im Flottenbetrieb zu dämpfen.

„Es ist jetzt die Zeit für harte Wahrheiten. Die Entwicklung der Energie- und Kraftstoffpreise liegt nicht in unseren Händen. Den Fuhrpark mit eigenem Solarstrom zu betanken, werden nur die Wenigsten schaffen. Daran wird sich auf kurze Sicht auch nichts ändern. Das ist aber kein Grund, den Kopf in den Sand zu stecken“, so Uwe Bauch (community4you). „Es macht Sinn, sich jetzt auf die Kostenfaktoren zu konzentrieren, die mit klugen Management-Maßnahmen noch optimiert werden können.“

Dabei stehen Fuhrparkmanagern verschiedene kurz-, mittel- und langfristige Ansatzpunkte zur Verfügung, mit denen sie ihre Tankkosten im Griff behalten können.

„Transparenz ist im Augenblick das Entscheidende“, rät Sven Mehringer, Managing Director Energy & Vehicle Services beim Mobilitätsdienstleister und Tankkartenanbieter DKV Mobility. „Das Wichtigste für Fuhrparkverantwortliche ist erst einmal, sich einen Überblick über die Situation in Europa verschaffen. In welchem Land gibt es welche staatliche Unterstützung, um die Kraftstoffpreise abzufedern? Wir bieten unseren Kunden deshalb tagesaktuelle Informationen zu den jeweiligen staatlichen Subventionierungen in ganz Europa. Zudem stellen wir detaillierte Übersichten zu Preisverläufen und Durchschnittspreisen zur Verfügung.“

Neben tagesaktuellen Informationen über das Marktgeschehen ist Kostentransparenz im Fuhrparkbetrieb der entscheidende Ansatzpunkt, um datenbasiert, effektiv und zielführend auf die Preissteigerungen für Kraftstoffe zu reagieren: „Eine professionelle Fuhrparkmanagement-Software stellt viele Werkzeuge zur Verfügung, mit denen verschiedenste Kosten, darunter auch die Tankkosten, übersichtlich dargestellt und analysiert werden. So können Verantwortliche zeitnah wirksame Maßnahmen ergreifen, beispielsweise wenn sie zu hohen Verbrauch bemerken“, sagt Mobilitätsexperte Andreas Schneider, Gründer und Geschäftsführer von Vimcar. „Der Schlüssel dazu, die Übersicht zu behalten, liegt in einer digitalen Dokumentation der Daten. Die Kunst besteht dabei darin, diese Daten vollständig und an einem Ort gesammelt zu haben.“

Auf der Grundlage der tatsächlichen Verbrauchs- und Kostendaten kann dann das weitere Vorgehen pragmatisch geplant werden, empfiehlt Marvin Froehlich (Fleets International Enterprises). Dazu gehört es auch, dass Fuhrparkverantwortliche ihre Kostensituation überprüfen und unternehmensintern – etwa gegenüber Controlling, Buchhaltung und Geschäftsführung – begründen, „ob und inwiefern die Budgetplanungen für die Ausgaben im Treibstoffbereich angepasst werden müssen“. In Anbetracht der aktuellen Kraftstoffpreise rät auch Christina Karl, Leiterin Flottenservice beim Münchner Software-Anbieter Carsync, zur Digitalisierung sämtlicher fuhrparkrelevanter Ausgaben. „Durch ein sauberes Reporting können die Kostentreiber im Fuhrpark identifiziert werden.“ So können beispielsweise Rechnungen digital ausgelesen und automatisiert verschiedenen TCO (Total Costs of Ownership)-Gruppen zugeordnet werden. Mittels softwarebasierter Dashboards wird so auf einen Blick ersichtlich, wie sich die Fuhrparkkosten entwickeln. „Bezogen auf die Treibstoffkosten können beispielsweise Tankungen von Premium-Kraftstoffen, Nutzung des Marken-Tankstellennetzes und vieles mehr einfach visualisiert werden“, sagt Fuhrparkexpertin Christina Karl.

„Je schneller ein Problem identifiziert wird, umso besser“, fasst community4you-Vorstandsvorsitzender, Uwe Bauch, zusammen. „Unsere Kunden konnten durch die Einführung unserer Fuhrparkmanagement Software ihre Fuhrparkkosten um bis zu 15 Prozent senken – und dabei die Leistungsfähigkeit sogar noch steigern, indem etwa Ausfallzeiten minimiert werden. Eine digitale Analyse des Fahrverhaltens verrät zudem, welche Firmenwagenfahrer bereits heute sparsam fahren und welche noch zusätzliche Schulungen oder Anreize bekommen sollten. Auf diese Weise kann der Kraftstoffverbrauch eingedämmt – und damit die Wirtschaftlichkeit einzelner Fahrten gesteigert werden. Dabei können Unternehmen ihren Mitarbeitern konkrete Anreize für umweltschonende, wirtschaftliche Fahrweisen und alternative Methoden zur Fortbewegung geben – oder sogar die Gesamtzahl der Fahrten reduzieren. „In manchen Fällen können auch Dienstfahrräder oder E-Bikes eine Alternative zum klassischen Pkw darstellen“, berichtet Vimcar-Geschäftsführer Andreas Schneider.

Ist die tatsächliche Kostensituation im Fuhrpark ermittelt, geht es in einem zweiten Schritt darum, die bestehende Routen- und Fahrtenplanung verbrauchsarm zu optimieren: „Eine kurzfristige Ad-Hoc-Lösung zur Kostendämpfung liegt in einer optimierten Touren- und Routenplanung auf der Basis vorhandener Telematik-Daten, um entsprechende Effizienzsteigerungen mit Kostensenkungseffekt zu erzielen“, verrät Ulric Rechtsteiner, Geschäftsführer des Telematik- und Mobilitätssoftware-Spezialisten Arealcontrol. „Dabei muss allerdings der gewohnte Service-Level gegenüber den Kunden gleich hoch bleiben – oder sich gegebenenfalls sogar verbessern.“

Mit softwaregestützten Funktionen wie einer (historischen) Routenaufzeichnung können Fuhrparkleiter Touren vorausschauend planen und so doppelte Wegstrecken meiden. Zusätzlich hilft eine Live-Ortung dabei, Aufträge bestmöglich zu vergeben. Sie zeigt beispielsweise auf, welcher Fahrer bei spontanen Einsätzen am nächsten zu einem Kunden ist. „Im besten Fall dokumentiert die Software auch die Leerlaufzeiten der Fahrzeuge und gibt so Einblick in deren Optimierungspotential“, sagt Vimcar-Geschäftsführer Andreas Schneider.

Ein weiterer Ansatzpunkt zur schnell wirksamen Limitierung kraftstoffpreisbedingter Mehrkosten im Fuhrpark ist die Einführung (oder Erweiterung) eines Tankkartensystems für die Firmenwagennutzer. „Die Nutzung von Tankkarten bietet in erster Linie den Vorteil von planbaren Preisen. Es werden feste Nachlässe hinterlegt, Tankungen werden eins-zu-eins einem bestimmten Fahrer oder Fahrzeug zugeordnet und ein digitaler Rechnungsprozess ist Standard“, fasst Carsync-Flottenexpertin Christina Karl die Vorteile einer Tankkarte zusammen.

Mit Tankkarten handeln Unternehmen wertvolle Rabatte aus: „Wenn sich alle Mitarbeiter über die Karten an einer Tankstellenkette mit Sprit versorgen, kann die Ersparnis pro Liter mehrere Cent betragen“, sagt Vimcar-Gründer Andreas Schneider. Die Fuhrparkleitung kann meist im Voraus ein Limit festlegen, wieviel und welche Art von Kraftstoff mit der Tankkarte getankt werden darf. „Dadurch wird nicht nur Tankbetrug vorgebeugt, die Fuhrparkleiter erhalten auch einen besseren Überblick über den tatsächlichen Verbrauch im Fuhrpark“ (Schneider).

Die Daten der Kraftstoffversorgung können wiederum in das Flottenmanagement-Reporting einfließen und lassen sich auswerten. „Unser DKV Analytics mit einer Vielzahl an Funktionen liefert Fuhrparkverantwortlichen einen umfassenden Überblick über Betankungen, Ladevorgänge, gezahlte Mauten, Fahrzeugservices, CO2-Emissionen und einiges mehr“, schildert etwa Sven Mehringer (DKV Mobility).

„Mit einer Tankkartennutzung ist zum einen der Vorteil der Kosteneinsparung verbunden. Dazu kommen weitere Vorteile wie eine erhöhte Sicherheit durch bargeldlose Abwicklung, deutlich einfachere Buchhaltung durch eine kompakte Rechnung sowie einfacheres und schnelleres Handling für die Fahrer“, berichtet auch Richard Röhr, Sales Director DACH bei UTA Edenred.

Neben Preisnachlässen und Sonderkonditionen beim Tanken bieten Tankkartenanbieter oft weitere, spezielle Services oder digitale Tools, mit denen Fuhrparkverantwortliche ihre Kosten optimieren können – etwa indem die kosteneffizienteste Route einschließlich Tankstopps angezeigt wird. Auch dadurch „lassen sich Einsparpotentiale nutzen, welche die aktuelle Extrempreisphase abfedern können“, so Richard Röhr, UTA Edenred.

So bietet UTA Edenred neben einem Touren- und Tankstopp-Planer auch einen Service, bei dem regelmäßig die 1.000 günstigsten Tankstellen in Deutschland über eine Smartphone-App angezeigt werden. Ähnlich beinhaltet auch die DKV Mobility App mit dem Stationsfinder und dem Routenplaner zwei effektive Instrumente zur Kostenoptimierung: „Fahrer können sich die günstigsten Tankstellen entlang ihrer Route suchen und gezielt dorthin navigieren, mögliche Ausreißer können durch individuell einstellbare Limits und automatische Benachrichtigungen bei einer Überschreitung identifiziert werden“, beschreibt Sven Mehringer (DKV Mobility) das Funktionsprinzip.

Auch bei der Tankkartennutzung kann eine softwaregestützte Fahrtenanalyse sinnvoll sein, ergänzt Marvin Froehlich (Fleets International Enterprises): „Wir unterstützen unsere Kunden mit einer Übersicht der am häufigsten angefahrenen Tankstellenanbieter. Wenn ein Kunde beispielsweise eine DKV-Karte im Einsatz hat, die Hälfte der Mitarbeiter aber ausschließlich zu Shell und Aral fahren, um das Fahrzeug zu betanken, dann ist der Business Case nicht mehr positiv. Hier kann man mit einer schnellen Kommunikation an die Fahrer einen großen Mehrwert erreichen.“

Ein weiterer, mittel- bis langfristig wirksamer Schritt zur Dämpfung der Tankkosten im Fuhrpark besteht für viele Unternehmen in einer Änderung ihrer Car-Policy, hat Arealcontrol-Geschäftsführer Ulric Rechtsteiner beobachtet. Dabei definieren Fuhrparkverantwortliche die Rahmenbedingungen der betrieblichen Mobilität – etwa zum erlaubten Kraftstoffverbrauch und weiteren Kosten der Firmenwagennutzung. Ulric Rechsteiner: „Häufig wird die Car-Policy als Reaktion auf hohe Benzinpreise geändert – und zwar sowohl hinsichtlich Verbrauch als auch CO2-Ausstoß.“

So können Fuhrparkverantwortliche beispielweise Maßnahmen wie die Fortsetzung von Homeoffice für Firmenwagenfahrer, die Einführung von Tankkarten oder auch ein Verbot zur Tankung von Premium Kraftstoffen als Maßnahmen wählen. Auch kann jedes Unternehmen in seiner Car Policy Vorgaben zu Kraftstoffart, Autowäschen, Maut, zum maximalen Tankvolumen oder zum Verbrauch (durchschnittliche Verbrauchswerte) festlegen. „Zusätzlich können Mailings an die Fahrer helfen, um diese für eine sparsame Fahrweise zu sensibilisieren“, weiß Christina Karl (Carsync). „Die aktuelle Lage der Ölpreise regt nun sämtliche Kunden zur Neubetrachtung der internen Fuhrparkrichtlinie an“, berichtet auch Marvin Froehlich (Fleets International Enterprises). „Bestehende Break-Even-Werte – wie etwa die maximale Kilometerleistung – welche die Wirtschaftlichkeit von Hybrid- oder auch Elektrofahrzeugen in der Vergangenheit umfassten, sind seit einigen Tagen obsolet. Viele Unternehmen öffnen nun auch die Vielfahrerbudgets für Hybrid- und Elektrofahrzeuge langfristig, was vorher über Jahre abgewunken wurde.“

„Nicht nur aufgrund der aktuellen Entwicklung der Kraftstoffkosten führt an der Elektrifizierung der Fuhrparks langfristig kein Weg vorbei“, prognostiziert Vimcar-Geschäftsführer Andreas Schneider. „Schon jetzt sind die Kosten bei Fahrzeugen mit Elektroantrieb in der Regel günstiger, wie unsere Auswertungen zeigen.“ So kostet die Fahrt in einem Elektrofirmenwagen im Vergleich zu einem benzinbetriebenen Fahrzeug im Durchschnitt weniger als die Hälfte. Die Gründe: „Stromer“ sind bei der Energieumwandlung nicht nur drei- bis viermal effizienter als Verbrenner, auch die Strompreise sind im Durchschnitt (immer noch) günstiger als andere Kraftstoffe. Da die Mobilitätswende auch von politischer Seite stark gefördert wird (u.a. Flottenemissionsrichtwerte, THG-Quote, BAFA-Prämie) ist davon auszugehen, dass die Kostenvorteile von Elektrofahrzeugen im Fuhrparkbetrieb auch mittel- bis langfristig durch staatliche Maßnahmen geschützt werden. „So können Hybrid- und Vollelektrofahrzeuge gerade in der heutigen Situation einen erheblichen positiven Einfluss auf die Gesamtausgaben im Treibstoffbereich haben“, meint auch FIE-Fuhrparkexperte Marvin Froehlich. „Es werden zunehmend kleinere Motorisierungen und teilweise auch Elektro-Fahrzeuge fokussiert“, beobachtet auch Arealcontrol-Geschäftsführer Ulric Rechtsteiner. Dabei handelt es sich allerdings um eine „Maßnahme mit Zukunftseffekt“, die nicht sofort umsetzbar ist: „Der Grund sind sowohl lange Lieferzeiten als auch bestehende laufende Verträge. Bei einer Flotte mit 400 Fahrzeugen werden jährlich ca. 120-140 ausgetauscht, wobei sich das durch lange Lieferzeiten nun hinzieht und Besserung nicht in Sicht ist.“

Mit anderen Worten: Der beste Zeitpunkt für eine strategische Neuausrichtung der betrieblichen Mobilität (z.B. Elektrifizierung der Flotte, Recherche und Bereitstellung alternativer Mobilitätsangebote, Prüfung von Carsharing-Optionen) ist jetzt. Das rät auch Vimcar-Mobilitätsprofi Schneider: „Da zahlreiche Experten erst für 2023 wieder einen beruhigten Beschaffungsmarkt für Elektrofahrzeuge erwarten, sollte 2022 für intensive Planung genutzt werden.“

Denn eines steht fest: Es wird jetzt und auch in Zukunft gefahren, wo es machbar, sinnvoll und notwendig ist. „Unsere Kunden sind auf Mobilität angewiesen. Natürlich gibt es immer kleine Spielräume – es werden Online-Meetings veranstaltet und bevorzugt Elektrofahrzeuge gefahren, solange die Stromkosten noch niedriger sind. Aber die Unternehmen haben ihre Ressourcen und Bedarfe ja auch vor der jetzigen Situation wirtschaftlich kalkuliert“, meint community4you-Vorstandsvporsitztender Uwe Bauch. „Da ist nicht viel Luft und deswegen kann es jetzt auch keinen Verzicht auf Mobilität im großen Stil geben.“