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Fuhrparkmanagement

Ausschreibungsmanagement: Wie Sie den richtigen Partner finden

Serie "Effiziente Fuhrparkgestaltung": Experten den VMF erläutern, worauf beim Management von Fuhrparks zu achten ist. Teil 2: Ausschreibungsmanagement.

Inhaltsverzeichnis

Michael Velte

Die Anforderungen an den betrieblichen Fuhrpark liegen auf der Hand: Vielseitig soll er sein, motivieren und das möglichst effizient. Zu erreichen ist das in der Regel am besten über eine herstellerübergreifende Zusammensetzung des Fuhrparks sowie die vorausschauende Beschaffung, Verwaltung und Rückgabe. Die Mobilitätsanforderungen des Unternehmens, aber insbesondere des Nutzers, gilt es optimal abzudecken.

Aufgrund des sehr heterogenen Marktes mit seinen vielen Anbietern ist es ratsam, einen erfahrenen Dienstleister wie Fullservice-Leasinggesellschaften einzubinden. Um den zum Unternehmen und den Mobilitätsanforderungen geeigneten Dienstleister herauszukristallisieren, sollte im Vorfeld alles geklärt werden, was für die Mobilitätsanforderungen wichtig ist. Erst dann sollte die Ausschreibung bei maximal sechs Gesellschaften gestartet werden. Gerade hier gilt es dann klare Ziele und Rahmenbedingungen zu formulieren, um die Angebote sinnvoll auswerten und vergleichen zu können.

Wo beginne ich?

Die strategische Voraussetzung, um einen effizienten Fuhrpark zu gestalten, ist eine Ist-Analyse, also die Erhebung aller Details der aktuellen Flotte wie Fahrzeugmarken und -modelle, Vertragsmodi, Laufzeiten und Prozesse, die bis zur Buchhaltung und Personalabteilung reichen können. Dann gilt es, die eigenen Anforderungen mit den Nutzern und gegebenenfalls der Personalabteilung festzulegen: Was sind die Mobilitätsbedürfnisse? Wie sieht die Corporate-Social-Responsibility-(CSR)-Richtlinie im Unternehmen aus, also wie nachhaltig müssen die Modelle sein? Wie viele Kilometer werden im Durchschnitt pro Jahr zurückgelegt? Werden auch öffentliche Verkehrsmittel genutzt? Wieviel Bedeutung erhält die Wirtschaftlichkeit verglichen mit den Mobilitätsbedürfnissen der einzelnen Nutzer usw.?

Wichtig ist in der heutigen Zeit – denn gerade mit Autos können junge Menschen begeistert und für ein Unternehmen gewonnen werden –, die Motivation zu berücksichtigen. Auf dieser Erhebungsgrundlage werden die Ziele für den Fuhrpark, die später auch für die Ausschreibung verwendet werden, herausgearbeitet sowie Kennzahlen wie der durchschnittliche Kraftstoffverbrauch, anhand derer die ausformulierten Vorgaben überprüft werden können.

Die richtigen Fragen stellen

Ausschreibungen empfehlen sich, wenn sich beispielsweise wichtige Rahmenbedingungen im Unternehmen ändern, wenn die letzte Ausschreibung mehr als drei bis fünf Jahre zurückliegt oder der Fuhrparkmanager mit seinem externen Dienstleister unzufrieden ist. Sie empfehlen sich, wenn es an der Zeit ist, sich einen neuen Marktüberblick zu verschaffen und zu überprüfen, ob die Leasing- und Servicebedingungen der Flotte noch wirtschaftlich im angemessenen Rahmen sind.

Weniger zu empfehlen ist, wie es heute oft geschieht, jedes Auto einzeln auszuschreiben. Das ist unnötiger und ineffizienter Zeitaufwand bei Fuhrparkmanagern und Dienstleistern. Es kommt auf die Total Cost of Ownership (TCO) an, also die Effizienz über den gesamten Fuhrpark mit allen Prozessen und nicht alleine auf das einzelne Fahrzeug. Dessen Anteil ist nur ein Bruchteil der TCO. Und wenn niedrigere Leasingraten nur dazu führen, dass Mitarbeiter ihre Dienstwagen noch besser ausstatten können, bleibt von diesem vermeintlichen Effekt für das eigentliche Unternehmen ohnehin nichts übrig. Außer deutlich mehr Prozesskosten.

Welche Hilfsmittel gibt es?

Fuhrparkmanager sind in den Unternehmen häufig sehr ausgelastet. Nebenbei noch die Parameter für eine Ausschreibung selbst zu erstellen, ist sehr aufwendig. Damit sich die Antworten der Leasinggesellschaften bei der späteren Analyse valide vergleichen lassen und Rückfragen sowie Korrekturen nicht zu Verzögerungen führen, gibt es eine einfache Lösung. Die Nutzung einer erprobten Standardvorlage für Fuhrparkausschreibungen und sich damit die Arbeit erheblich zu erleichtern. Nicht selten werden hier bis zu 30 Prozent Zeit gespart und damit nicht unerhebliche Kosten.

Eine Vorlage bietet beispielsweise der VMF – der Verband der markenunabhängigen Fuhrparkmanagementgesellschaften – kostenfrei an. Sie kann auf der Homepage herunter geladen werden. In solch hilfreichen Vorlagen sind alle wichtigen Kriterien berücksichtigt, die falls erforderlich erweitert, geändert beziehungsweise um nicht zutreffende Faktoren reduziert werden können.

Die Anpassung auf die eigenen Belange ist einfach. Durch Formeln, die in der Vorlage hinterlegt sind, sind die Angebote später einfach vergleichbar. Das erhöht die Qualität der Auswertung und lässt selbst kleinere Abweichungen erkennen. So lässt sich dann die Gruppe von Dienstleistern, in der Regel zwei bis drei, einfacher herauskristallisieren, mit denen es lohnend ist, sich in persönlichen Gesprächen nochmal tiefer auseinanderzusetzen. Um sich einen Eindruck über die Arbeitsweise der Leasinggesellschaft machen zu können, enthält die Vorlage Angaben zum Leasinggeber, seiner Organisation, seinen Erfahrungen, seine Marktposition oder Referenzen.

Die wichtigsten Kriterien

Aus den Erfahrungen der VMF-Mitgliedsunternehmen und deren Kunden wurden „Goldene Regeln“ für eine erfolgreiche Ausschreibung entwickelt, die hier kurz zusammengefasst sind:

  • Ziel der Ausschreibung

  • Gewünschte Eigenschaften des Leasinggebers

  • Max. 6 Leasinggesellschaften pro Ausschreibung

  • Analysekriterien festlegen

  • Profil des Leasingnehmers

  • Nur die entscheidungsrelevanten Kriterien beim Leasinggeberprofil und beim Kalkulationsschema abfragen

  • Listenpreise inkl. der fixen Ausstattungswünsche eintragen

  • Projektplan „Ausschreibung“

Die Effizienz bei der Fuhrparkausschreibung wird noch weiter gesteigert, wenn das Projekt über Meilensteine mit Terminen, Kapazitäten und Verantwortlichkeiten geplant wird.

Das Fazit

Eine Ausschreibung muss nicht von A bis Z neu erfunden werden. Eine Standardvorlage dabei zu nutzen hilft enorm und steigert die Effizienz deutlich. Dabei muss die Vorlage bei Bedarf individuell an das eigene Unternehmen angepasst werden können und sich unternehmensspezifische Vorgaben berücksichtigen lassen. Gut vorbereitet erzielt man dann die zu den Unternehmenszielen passenden Ergebnisse und kann so in den Folgejahren die Wirtschaftlichkeit und Effizienz im Fuhrpark entweder fortführen oder sogar nachhaltig steigern.

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