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Firmenwagenwissen

Das elektronische Fahrtenbuch korrekt führen

Der rasante Vormarsch der Digitalisierung macht auch vor dem Fahrtenbuch nicht halt. Das Angebot an digitalen Fahrtenbüchern hat in den letzten Jahren stetig zugenommen und viele Dienstwagennutzer haben wegen der Arbeitserleichterung inzwischen schon den Wechsel weg von den analogen Aufzeichnungen hin zum digitalen Fahrtenbuch vollzogen - beziehungsweise liebäugeln damit. Doch Vorsicht ist geboten, sagt der Landesverband der steuerberatenden und wirtschaftsprüfenden Berufe in Bayern in einer Pressemiteilung vom 14. Dezember 2017. Denn digitales Fahrtenbuch ist nicht gleich Fahrtenbuch. Auf die rechtliche Konformität kommt es an, so der Tenor der Pressemitteilung. Denn die Finanzverwaltung stelle an ein digitales Fahrtenbuch genauso hohe Anforderungen wie an die manuell geführten Fahrtenbuchaufzeichnungen. Und die müssten erfüllt sein, wenn die elektronischen Aufzeichnungen anerkannt werden sollen.

Welche Anforderungen stellen die Finanzbehörden?

Da ist vorrangig die Manipulationssicherheit der digitalen Aufzeichnungen zu nennen. Es gilt die unumstößliche Regel, dass die aufgezeichneten Fahrten unter keinen Umständen löschbar, allenfalls kommentierbar sein dürfen. Jede nachträgliche Bearbeitung des elektronisch erfassten Datensatzes muss für das Finanzamt nachvollziehbar in einer Änderungshistorie aufgeführt werden. Da auch das elektronische Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form zu führen ist, dürfen nachträgliche Ergänzungen (Reisezweck, Typ der Fahrt) lediglich innerhalb einer Änderungsfrist von sieben Tagen ab Grundaufzeichnung bearbeitet werden, damit das Fahrtenbuch noch als zeitnah geführt gilt. Diese genannten Grundvoraussetzungen schließen eine Fahrtenbuchführung mit Excel kategorisch aus, da Eingaben in Excel jederzeit und für Dritte unsichtbar wieder geändert werden können.

Worauf muss man noch achten?

Weiter ist zu beachten, dass der Dienstwagennutzer oftmals sogenannte Mischfahrten, etwa einen Kundenbesuch auf dem Weg zur Arbeit, durchführt. Hier muss die genutzte Software zur korrekten Dokumentation des Vorgangs in der Lage sein, damit die Fahrstrecke korrekt zwischen Entfernungspauschale und Dienstreise aufgeteilt werden kann. Wie beim manuellen Fahrtenbuch sind auch bei elektronischer Fahrtenbuchführung alle Fahrten vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang lückenlos zu dokumentieren - jeweils mit Datum und Uhrzeit sowie mit Kilometerstand bei Beginn und Ende der einzelnen Fahrt. Zudem müssen das Fahrtziel und der Reisezweck (der jeweils aufgesuchte Kunde/Geschäftspartner mit genauer Adresse und der geschäftliche Anlass) sowie private Fahrtunterbrechungen und Abweichungen von der errechneten Streckenführung (z.B. bei Unfällen) aufgezeichnet werden.

Wie muss man die Daten archivieren?

Hinzu kommt, dass auch die Daten des elektronischen Fahrtenbuchs nach den gesetzlichen Bestimmungen der Abgabenordnung zehn Jahre lang aufbewahrt werden müssen - nicht als Papierausdruck, sondern in digitaler Form, etwa auf CD oder USB-Stick. Vorsicht vor Datenverlust! Auf Anforderung sind die so archivierten Daten der Finanzverwaltung für Prüfungszwecke zur Verfügung zu stellen.

Welche Systeme gibt es?

Aktuell konkurrieren zahlreiche Anbieter von elektronischen Fahrtenbüchern mit verschiedenen technischen Lösungen am Markt. Eine preiswerte Lösung ist die Fahrtenbuch-Smartphone-App, die die gefahrene Strecke anhand von GPS-Daten aufzeichnet. Das Gerät ist allerdings nicht fest in den Wagen eingebaut, es besteht also die Gefahr des Vergessens oder des leeren Akkus. Auch kann immer noch nicht an jedem Ort ein GPS-Signal empfangen werden. Nach Ansicht führender Steuerfachleute ist bei diesem System die Konformität möglicherweise nicht immer gegeben. Vorsicht und qualifizierte Beratung sind also geboten. Risikoärmer könnte daher ein elekronisches Fahrtenbuch über eine OBD-Schnittstelle sein. Damit ist inzwischen jedes moderne Kraftfahrzeug ausgestattet; so kann das elektronische Fahrtenbuch leicht selbst installiert werden. Die Daten werden automatisch an ein Rechenzentrum gesandt, der Nutzer muss nur noch die erforderlichen ergänzenden Informationen eingeben. Außerdem gibt es Geräte, die fest im Fahrzeug eingebaut sind. Diese Variante ist relativ teuer, denn das Gerät muss von einer Werkstatt installiert und konfiguriert werden. Dies gilt auch bei Fahrzeugwechesel. Das Fahrtenbuch wird anahnd erfasster GPS-Informationen und Geschwindigkeitsdaten geführt.

Keine grundsätzliche Anerkennung

Welches Fahrtenbuch ist finanzamtsicher? Für keines der elekronischen Fahrtenbuchsysteme gibt es derzeit eine grundsätzliche Anerkennung durch das Finanzamt. Für die Anerkennung im Markt angebotener elektronischer Fahrtenbuchsoftware besteht kein Zertifizierungsverfahren. Es gibt allerdings elektronische Fahrtenbücher mit TÜV-Zulassung. Damit wird bestätigt, dass eine lückenlose Erfassung aller Daten gewährleistet ist und nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder dokumentiert sind. Außerdem ist dann gewährleistet, dass die Daten manipulationssicher sind und dass die zehnjährige Aufbewahrungsfrist gewährleistet ist. Die TÜV-Zertifizierung bietet den Nutzern eine gewisse Sicherheit, ein Freibrief für die Anerkennung durch die Finanzbehörden ist sie jedoch nicht.

Rücksprache mit dem Steuerberater

Wenn feststeht, dass ein digitales Fahrtenbuch auch steuerlich attraktiv ist sowie Geld und Zeit spart, sollte die Anschaffung nicht auf gut Glück erfolgen, sondern erst nach Rücksprache mit dem Steuerberater des Vertrauens. Es ist auch möglich, ein elektronisches Fahrtenbuch einen Monat lang probeweise zu führen und dann dem Finanzamt zur Prüfung vorzulegen, um Gewissheit über die künftige Anerkennung zu erhalten. Schlussendlich  bleibt noch festzuhalten, dass auch das elektronische Fahrtenbuch nur so gut ist wie der Nutzer. Das technische System kann den hohen Anforderungen der Finanzverwaltung voll und ganz entsprechen. Wenn aber der Nutzer es nicht wie vorgeschrieben bedient, wird das Finanzamt die Aufzeichnungen verwerfen.

von Detlef G.A. Juhrich

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