Die 8 Schritte einer professionellen Ausschreibung im Fuhrpark

Erstellen Sie einen Projektplan mit festen Terminen für die einzelnen Schritte (Erstellen der Ausschreibung, Markt-/ Anbieteranalyse, Versand der Ausschreibung, Rücklauf und Bieteranalyse, persönliche Gespräche/ Vorauswahl, Absage/ Information der Teilnehmer, finale Analyse, individuelle Rahmenvereinbarungen/ Service Level Agreements, Information der Beteiligten).

Planen Sie für professionelle Ausschreibungen genügend Zeit (9 bis 14 Monate) und einen zeitlichen Puffer (krankheitsbedingter Ausfall etc.) ein.

Identifizieren Sie zentrale Ansprechpartner und Akteure (z.B. Fahrer, Geschäftsführung, Buchhaltung, Controlling, Betriebsrat, HR) und informieren Sie diese über die geplante Ausschreibung. Klären Sie Erwartungen und Anforderungen aller Beteiligten.

Eine Ausschreibung beinhaltet das Profil des Auftraggebers und ein „Lastenheft“, das die Anforderungen an den Dienstleister in allen Bereichen konkret verdeutlicht. „Bei einer professionellen Ausschreibung wird der komplette Fuhrpark in seine Einzelteile zerlegt. Dabei gilt: je detaillierter, desto besser. Die Analyse erfasst den Bestand, seinen Zustand und sämtliche damit verbundenen Kosten und Prozesse“, beschreibt Ausschreibungsexperte André Horl. Wer alle Zahlen und Fakten rund um den Fuhrpark griffbereit hat, erspart sich zudem viele zeitfressende Nachfragen im Ausschreibungsprozess.

Zur Bestandserfassung gehören bei Leasingausschreibungen u.a. Anzahl und Typ der Fahrzeuge, Ausstattung, Zubehör, Bereifung, Schadensanzahl und -höhe, Reifen- und Glasschäden, Tankkosten, Zulassungsdaten, Leasingraten, Rabatte, Konditionen, Laufleistungen, Restlaufzeit, Rundfunkgebühren oder Überführungskosten. Eine Vorlage, die sich individuell weiter anpassen lässt, stellt etwa der VMF (Verband markenunabhängiger Mobilitäts- und Fuhrparkmanagementgesellschaften) online zur Verfügung.

Anforderungen an Dienstleister sollten nach der so genannten SMART-Regel beschrieben sein. Jede einzelne Leistung muss also spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminierbar formuliert sein. Wichtig: Übernehmen Sie keine Gewähr! Fuhrparkleiter sollten sich weder auf eine Preisstabilität oder Abnahmeverpflichtungen festlegen lassen noch Garantien über bestimmte Mengen geben.

Fachmedien wie bfp FUHRPARK und MANAGEMENT veröffentlichen regelmäßig Marktübersichten, bei denen branchenspezifisch die wichtigsten Anbieter gelistet sind. Darüber hinaus helfen auch Webseiten und Blogs von Herstellern, Lösungsanbietern und Verbänden wie dem Bundesverband Fuhrparkmanagement (BVF), um sich über Trends und Entwicklungen im Bereich Mobilitätsdienstleistungen zu informieren.

Zudem können auch persönliche Kontakte zu anderen Fuhrparkverantwortlichen (z.B. Teilnahme an Kongressen und Webinaren, via LinkedIn/ XING) für den Erfahrungsaustausch, Empfehlungen und Tipps nützlich sein.

Achten Sie auf eine „gute Mischung“ bei der Auswahl der Anbieter und schreiben Sie im Idealfall sowohl regionale Unternehmen, Marktführer, Mittelständler und Startups an, um dividuelle Stärken zu erkennen, die sich in eine Zusammenarbeit einbringen lassen.

Erstellen Sie ein Anbieterranking auf der Grundlage der ausgeschriebenen Anforderungen. Laden Sie die drei bis fünf „besten“ Anbieter zu einem persönlichen oder virtuellen Kennenlernen und einer Kurzpräsentation ein. Erstellen Sie vorab einen Leitfaden mit wichtigen Fragen (z.B. „Was ist Ihr Alleinstellungsmerkmal/ USP?“, „Wie will sich Ihr Unternehmen entwickeln?“, „Wer sind Ihre (Re-) Finanzierungspartner?“) für das Gespräch.

„Binden Sie dabei relevante Akteure im eigenen Unternehmen ein und lernen Sie unbedingt auch Ihre persönlichen Ansprechpartner kennen!“, rät Fuhrpark-Trainer André Horl.

Vergessen Sie nicht, Anbieter, die ein Angebot eingereicht haben, über den aktuellen Stand der Ausschreibung zu informieren (sowie gegebenenfalls abzusagen).

„Weichere Faktoren“ wie die Qualität von Vertrieb, Service oder Erreichbarkeit lassen sich nicht immer in monetären Gegenwerten ausdrücken.

Beispiel: Ein Dienstleister mit wenig oder keiner Unterstützung ist naturgemäß günstiger im Support als eine persönlich betreute 24-Stunden-Hotline.

Service Level Agreements ermöglichen es, dass auch die so genannten soft skills bei der finalen Auswahl der Bieter berücksichtigt werden. „Achten Sie bei der finalen Anbieterauswahl nicht ausschließlich auf den Preis, sondern hören Sie auch auf Ihr Bauchgefühl“, rät Ausschreibungsexperte André Horl.

Lassen Sie sich den Eingang Ihrer Ausschreibung bestätigen, um zu erkennen, wie schnell und zuverlässig der Dienstleister reagiert. Bevor Fuhrparkverantwortliche ihre Zahlen offenlegen, sollten sie zuerst eine unterschriebene Datenschutz- und Vertraulichkeitserklärung einholen.