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Auslagern oder selbst managen?

Dienst am Fuhrpark – quo vadis?

Die Verwaltung des Fuhrparks an Spezialisten auszulagern, kann eine Option sein. Was leisten die Anbieter? bfp fuhrpark hat Antworten gefunden.

Inhaltsverzeichnis

Von Alfons Wolf

Fuhrparkbetreiber sourcen ihr Fuhrparkmanagement komplett oder teilweise aus, um Fachexpertise einzukaufen und um Kosten zu sparen. Unabhängige Fuhrparkmanagement-Anbieter beraten und organisieren den Fuhrpark dann im Sinne des Auftraggebers.

Im Angebotsspektrum sind sämtliche Aufgabenstellungen eines Fuhrparks zu finden: die Planung der Fuhrpark-Investitionen genauso wie die Koordination von Wartungen, die Verwaltung der Versicherungen oder die Zuteilung von Fahrzeugen. Herauszufinden, welcher Anbieter genau passt, kann eine knifflige Angelegenheit sein.

Fuhrparkmanagement: neu Player drängen auf den Markt

In den vergangenen Jahren sind einige neue Fuhrparkmanagement-Unternehmen auf den Markt gekommen, darunter auch branchenfremde Player wie Facilitymanagement-Firmen, Reiseunternehmen und technische Anbieter, die sich zum Beispiel durch die Übernahme einer Fuhrparkmanagementgesellschaft einen zusätzlichen Absatzkanal erhoffen. Einige dieser Wettbewerber haben sich auf bestimmte Bereiche im Fuhrparkmanagement spezialisiert, andere bieten analog der etablierten Unternehmen Komplettlösungen an.

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Insgesamt kann der Markt heute als unübersichtlicher, aber auch dynamischer bezeichnet werden. „Aktuell sehen wir ein sehr angespanntes Marktumfeld. Die Anbieter am Markt werden immer mehr, die Preise werden günstiger und die Anforderungen der Kunden werden mehr“, drückt Niels Krüger, Geschäftsführer von TCS - Technology Content Services GmbH, seine Sorgen darüber aus.

Leasing-Gesellschaften vs. reines Fuhrparkmanagement

Ein zentrales Argument für das reine Fuhrparkmanagement im Vergleich zu den Angeboten der Leasinggesellschaften ist die Vermeidung von Interessenkonflikten, zum Beispiel bei der Vorgehensweise bei Vertragsanpassungen, vorzeitigen Rückgaben oder Totalschäden. An zweiter Stelle können mögliche Effizienzgewinne durch die Entbündelung der Vertragswerke genannt werden: Nicht selten haben die Unternehmen den Überblick über die für den Fuhrpark abgeschlossenen Verträge verloren.

Ein reiner Fuhrparkmanager kann im Rahmen einer Bestandsaufnahme das gesamte Vertragswerk bewerten, gegebenenfalls entbündeln und durch Neuvergabe Optimierungspotenziale heben. Experten gehen von 15 bis 25 Prozent Einsparpotenzial durch diese Maßnahme aus.

Und nicht zuletzt ist die Dieselproblematik eine schwere Belastung in den Büchern der Leasinggesellschaften und ihrer Kunden. So vermuten manche Experten, dass die reinen Fuhrparkmanagementdienstleister die klassischen Leasinggesellschaften langfristig verdrängen könnten.

Dem widerspricht aber Michael Hohn, Head of Fleet Management bei Imperial: "Die Kernkompetenzen im Segment Fuhrparkmanagement unterscheiden sich von den klassischen Leasinggesellschaften, sodass wir künftig davon ausgehen können, dass zwischen beiden Segmenten kein Wettbewerb entstehen wird. Wir betrachten eine engere Zusammenarbeit zwischen den Fuhrparkmanagementdienstleistern und klassischen Leasinggesellschaften sogar als Vorteil und daher als zukunftsweisend."

Support bei Multi-Supply-Strategie gewünscht

Und wie entwickelt sich die Nachfrage? Der Fuhrpark ist für den Geschäftserfolg der meisten Unternehmen eine wichtige Basis, wird allerdings vom Management oft nicht als Teil des Kerngeschäfts wahrgenommen, wie Fuhrparkleiter berichten. "Der Fuhrpark bindet Liquidität, beeinflusst Gewinn und Wachstum negativ und die Fuhrparkfinanzierung kann die Kapitaldienstfähigkeit sowie das Rating eines Unternehmens negativ beeinflussen", begründet André Düfer, geschäftsführender Gesellschafter der InterCARAT Fleet Management GmbH und von CARAT Fuhrparkmakler. So ein Bereich muss gut gemanagt sein.

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Matthias Rotzek, Managing Director von TraXall Germany, erkennt vor allem zwei Bedürfnisse: "Unsere Kunden wünschen vor allem Unterstützung bei der Umsetzung einer Multi-Supply-Strategie, das heißt der Kombination und Konsolidierung mehrerer Leasinggeber beziehungsweise Lieferanten. Daneben verzeichnen wir eine große Nachfrage bei sicherheitsrelevanten Serviceleistungen wie etwa der Führerscheinkontrolle." Bei TCS sind die beliebtesten Bausteine der Kunden das Schadenmanagement, die Werkstattsteuerung und eine gute Software mit einem individuellen Reporting.

Nicht ganz unbegründet sorgen sich viele Fuhrparkmanager bei der Thematik Outsourcing um das Risiko der Desintegration. Sie fragen sich, ob sich ein Dienstleister ähnlich gut wie eine Inhouse-Abteilung in die Abläufe und Firmenkultur einfinden kann. Vertrauen kann dabei ein umfassendes Reporting wichtiger Kennzahlen und Daten schaffen.

Der Dienstleister muss sich in der Rolle des Prozessmanagers begreifen, der die unterschiedlichen Fachabteilungen von Dienstreisestelle über Personalabteilung hin zum Fuhrparkmanagement koordiniert und Prozesse harmonisiert.

Best-Practice-Lösungen, intelligente IT, Fahrzeugaussteuerung

Jonathan Fischer, Leiter Account Management bei FleetCompany, ergänzt: "Die entscheidenden Kriterien sehen wir in der Fähigkeit des Dienstleisters, flexibel auf die Anforderungen und Bedürfnisse des Kunden eingehen zu können, auf der anderen Seite aber Best-Practice Lösungen vorzuhalten, um den Kunden Optimierungsmöglichkeiten aufzuzeigen und im Nachgang umzusetzen."

Henning Schick, Director Sales Europe von Ari Fleet, sieht die IT in der Pflicht, das Vertrauen in die Auslagerung zu schaffen und zu steigern: "Die Angst vor Kontrollverlust verflüchtigt sich zusehends mit dem Einsatz intelligenter IT. Mit dem System ARI insights sourct der Fuhrpark einzelne oder sämtliche Prozesse effizienzsteigernd aus. Zugleich hat er über das Echtzeit-Monitoring die vollständige Übersicht und Eingriffsmöglichkeit in jeden einzelnen Vorgang."

Leasingrücknahmekataloge wesentlich straffer ausgelegt"

Auch beschäftigt die Kunden aktuell mehr denn je das Thema Fahrzeugaussteuerung, wie Timo Bungardt, Geschäftsführer von expert automotive, ausführt: "Aufgrund des Profitabilitätsdrucks der Leasinggesellschaften werden derzeit die Leasingrücknahmekataloge wesentlich straffer ausgelegt als in der Vergangenheit. Das Produktangebot reicht dabei von einer technischen Prüfung der Leasingendabrechnung bis hin zur Erstellung einer Zeitwertanalyse des Fahrzeugs. Somit können wir dediziert Kauf aus Leasing zur Eigenvermarktung, Smart Repair vor Rückgabe an die Leasinggesellschaft oder die Akzeptanz von Leasingendabrechnungsminderwerten bewerten."

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Während das Autofahren durch intelligente Assistenzsysteme immer sicherer wird, rückt auch das Fahrverhalten immer mehr in den Mittelpunkt. Um hier die Unfallkosten zu reduzieren und die Sicherheit der Verkehrsteilnehmer zu maximieren, präsentierte carmobility dieses Jahr den SafeDrivePod. Der SafeDrivePod sorgt dafür, dass Autofahrer während der Fahrt nicht durch Apps et cetera abgelenkt werden. Denn die Ablenkung am Steuer ist mittlerweile die Unfallursache Nummer eins in Deutschland.

DSGVO auch im Fuhrpark Dauerthema

Die Datenschutzgrundverordnung sorgt dafür, dass der Datenschutz auch in den Geschäftsbeziehungen des Fuhrparkmanagements einen immer größeren Stellenwert einnimmt. „Dies beginnt im Vertragswesen, wo es gilt, umfangreiche Verträge über die Auftragsdatenverwaltung zu vereinbaren, und reicht bis in das Tagesgeschäft, wo man sich regelmäßig die Frage stellt, welche Daten für eine Transaktion unbedingt benötigt werden und welche verzichtbar sind. Es gilt die Umsetzung des Minimalprinzips: Nur die unbedingt notwendigen Daten werden zur Erreichung eines Ziels verarbeitet“, führt der Business Development Manager FPM bei Fleetcar + Service Community, Horst Hirte, aus.

"Viele Fragen zur Datenerhebung und -nutzung zu klären"

Wichtig für die Fuhrparkbetreiber ist aber auch der Sachverhalt, dass Dienstwagenfahrer „im Innenverhältnis“ ebenfalls über die Nutzung ihrer Daten entsprechend der DSGVO-Vorschriften aufgeklärt werden müssen. „Aufgrund des abhängigen Beschäftigungsverhältnisses gibt es hier besondere Herausforderungen, die im Einzelnen pro Unternehmen durchleuchtet werden müssen. Unsere Erfahrungen zeigen, dass auch im Zusammenhang mit dem Einsatz von Telematiksystemen viele Fragen zur Datenerhebung und -nutzung zu klären sind“, so Matteo Carlesso, Geschäftsführer der carmobility GmbH.

Bei der Auswahl seines Fuhrparkmanagementpartners muss der Kunde heute sehr genau darauf achten, dass dieser die Anforderungen des Datenschutzes erfüllen kann. Dies ist zu einem wichtigen Qualitätsmerkmal geworden. Mario Rosenow von der FDZ Fahrzeug Dienstleistungs Zentrum GmbH konkretisiert: "Sobald personenbezogene Daten an Dritte gegeben werden, beispielsweise externe Dienstleister, ist zwingend vom Kunden darauf zu achten, dass die Datensicherheit auch gewährleistet und dieser gegenüber dem Auftraggeber weisungsgebunden ist."

Künftige Herausforderungen der Branche

Jonathan Fischer von FleetCompany ist sich sicher: "Teil der Lösung werden intermodale Konzepte mit Firmenwagen und einem Mix aus ergänzenden Fortbewegungs- und Transportmöglichkeiten sein. Diese werden wir für unsere Kunden entwickeln, um auch in Zukunft gemeinsam zu wachsen."

Auch die Vernetzung von Auto und Fuhrparkmanager wird ein immer bedeutenderes Thema. "Der Live-Zugriff auf Fahrzeugdaten ermöglicht den Ausbau von Dienstleistungsfeldern und die Optimierung der Fuhrparkmanagementprozesse. Shared Mobility, Predictive Maintenance und Anschluss von Ladeinfrastrukturen von alternativen Antrieben verbreitern die Dienstleistungspalette und die Komplexität des Flottenmanagers", ergänzt Timo Bungardt von expert automotive.

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