Dienstwagen: Steuern vermeiden mit Privatnutzungsverbot

Von Detlef G. A. Juhrich

Wird dem Mitarbeiter ein Dienstwagen überlassen kommt, stellt sich zwangsläufig die Frage der Privatnutzung. Damit entsteht immer eine Steuer- und oft auch eine Sozialabgabenpflicht. Deshalb fragen sich viele Unternehmen, ob diese Zusatzabgaben nicht durch ein Privatnutzungsverbot für den Dienstwagen vermieden werden können.

Grundsätzlich ist das möglich. Denn sowohl die Finanzverwaltung als auch die Steuerrechtsprechung erkennen bei Einhalten aller Formalien ein fixiertes und kontrolliertes Nutzungsverbot durchaus an. Wie ein solches Nutzungsverbot auszusehen hat, hat die Finanzverwaltung in Anwendung zahlreicher Urteile des Bundesfinanzhofs in TZ 2.8. ihres Schreibens vom 4. April 2018 (Az.: IV C 5- S 2334/18/10001) vorgegeben. Danach ist vom Ansatz des pauschalen Nutzungswertes nur abzusehen, wenn

• das Nutzungsverbot durch entsprechende als Anlage zum Lohnkonto aufzubewahrende Unterlagen (z.B. eine arbeitsvertragliche oder andere arbeits- oder dienstrechtliche Rechtsgrundlage) nachgewiesen wird oder
• der Arbeitnehmer mit Wirkung für die Zukunft schriftlich den Verzicht auf die Nutzung des ihm überlassenen Dienstwagens für Privatfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstelle sowie gegebenenfalls mehr als eine Familienheimfahrt wöchentlich im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung erklärt. Der Nutzungsverzicht ist zu dokumentieren, die Verzichtserklärung zum Lohnkonto zu nehmen.

Eine lediglich mündliche Absprache reicht dagegen in keinem Fall aus. Das vereinbarte Privatnutzungsverbot muss so gestaltet und dokumentiert werden, dass gegenüber der Finanzverwaltung keinerlei Verdacht aufkommen kann, das Nutzungsverbot könnte umgangen oder verletzt werden.

Die Anforderungen, die an die Anerkennung eines Nutzungsverbots gestellt werden, sind also hoch. Eine bloße vertragliche Vereinbarung ohne robuste Überwachung wird regelmäßig ins Leere gehen, wenn im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung auch nur die Möglichkeit festgestellt wird, dass der Arbeitnehmer den Firmenwagen auch privat nutzen könnte.

Bisweilen werden auch die Finanzgerichte mit dieser Fragestellung konfrontiert.

Positiv hat das Finanzgericht Niedersachsen mit rechtskräftigem Urteil vom 25. März 2003 (Az.: 1 K 191/02) geurteilt. Im zu entscheidenden Fall wurde einem Arbeitnehmer ein mit Firmenwerbung beschriftetes Betriebsfahrzeug überlassen, welches er beruflich und für die tägliche Fahrt zur Arbeit nutzen durfte. Ansonsten war die Privatnutzung durch ein schriftliches Nutzungsverbot untersagt und eine Haftung bei Zuwiderhandlung vereinbart worden.

Der Arbeitnehmer hatte keine Kinder, die Ehefrau keinen Führerschein und das Ehepaar verfügte über ein privates Fahrzeug. Hier kam das Finanzgericht zu dem Ergebnis, dass, obwohl keine effektive Überwachung des Nutzungsverbots gegeben war, kein geldwerter Vorteil zu versteuern sei, da alle vorgetragenen Umstände dafür sprachen, dass der überlassene Dienstwagen tatsächlich nicht privat genutzt worden sei.

Zu einem ähnlichen Ergebnis kam auch das Finanzgericht Hamburg (Urteil vom 16. Mai 2002, Az.: V 144/01). Auch hier wurde ein Dienstwagen mit Nutzungsverbotsauflage überlassen, Maßnahmen zur Überwachung des Nutzungsverbots wurden jedoch nicht ergriffen. Wie im oben beschriebenen Fall stand dem Dienstwagennutzer ein wertgleiches Privatfahrzeug zur Verfügung. Zudem hatte er nur einen Fußweg von zwei bis drei Minuten zur Arbeitsstelle. Die hanseatischen Finanzrichter erkannten hier keinen geldwerten Vorteil, da eine Privatnutzung trotz fehlender Überwachung aufgrund der persönlichen Umstände ausgeschlossen sei.

Wird hingegen das Nutzungsverbot lediglich zum Schein ausgesprochen und weder überwacht noch durch Fahrtenbuchführung belegt, ist die Finanzbehörde berechtigt, einen geldwerten Vorteil nach der Ein-Prozent-Methode zu versteuern. So entschieden mit rechtskräftigem Urteil vom 11. April 2013 (Az.: 11 K 2935/11 E) vom Finanzgericht Düsseldorf. Im Leitsatz erkannte das Finanzgericht, dass die Erfassung eines geldwerten Vorteils nach der Ein-Prozent-Regelung als Arbeitslohn nicht durch ein formelles arbeitsvertragliches Nutzungsverbot ausgeschlossen wird, wenn dessen Einhaltung nicht durch geeignete Maßnahmen sichergestellt wird und die private Nutzung nach Lage der Umstände des Einzelfalls dem Arbeitnehmer zumindest konkludent gestattet war. Zum Beispiel weil er aufgrund seiner herausgehobenen Position im Unternehmen frei über die Verwendung des Firmenwagens bestimmen konnte.

Der Blick auf die Rechtsprechung zeigt also, dass auch ein nicht überwachtes Nutzungsverbot die Besteuerung des geldwerten Vorteils vermeiden kann. Allerdings nur, wenn besondere Umstände vorliegen. Sicherer ist es auf jeden Fall das Nutzungsverbot sorgfältig zu überwachen, denn auch hier gilt die alte Weisheit: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.

Werfen wir noch einen letzten Blick auf die Instrumente in der Praxis. Eine Lösung zur sicheren Fahrtendokumentation ist das Führen eines korrekten Fahrtenbuchs. Sind die Eintragungen ordnungsgemäß, lückenlos und zeitnah, geht daraus die tatsächliche Nutzung des Fahrzeugs hervor und es ist ersichtlich, dass keine Privatnutzung stattgefunden hat. Schludert der Fahrer jedoch bei den Aufzeichnungen, wird das Finanzamt zur Ein-Prozent-Regel greifen.

Will man das aufwendige Führen eines Fahrtenbuchs vermeiden, verbleibt als Alternative nur noch das Abstellen des Dienstwagens jeweils nach Beendigung der Dienstfahrt auf dem Firmengelände mit Abgabe des Zündschlüssels und der Fahrzeugpapiere im Büro. Die Aus- und Rückgabe sollte durch regelmäßige Unterschrift dokumentiert werden.

Dabei ist auch der Arbeitgeber in der Pflicht. Stellt er Verstöße gegen das Privatnutzungsverbot fest, hat er diese zu unterbinden und zu sanktionieren, gegebenenfalls mit einer Abmahnung. Übrigens: Zunächst begründet die unbefugte Privatnutzung noch keinen steuerpflichtigen Arbeitslohn. Der Arbeitgeber hat aber wegen unerlaubter Nutzung des Dienstwagens einen Schadenersatzanspruch gegen den Nutzer. Erst, wenn er diesen gegenüber seinem Mitarbeiter nicht durchsetzt, erwächst aus der unbefugten Privatnutzung Arbeitslohn, der zwingend nach der Ein-Prozent-Regel zu berechnen ist.