Ein Fuhrpark ist ein Fuhrpark ist ein Fuhrpark ist ein Fuhrpark? Oberflächlich vielleicht: Immer geht es darum, Fahrzeuge im Fluss zu halten. Doch allein die Checkliste, was zu beachten und zu tun ist, um sämtliche gesetzlichen Bedingungen erfüllt zu haben, wird stetig länger. Nicht zuletzt aufgrund sich ändernder Mobilitätsauffassungen und -anforderungen – Stichwort CO2-Vorschriften, die dazu führen, dass die Fahrzeugflotte sich in der Zusammensetzung mehr oder minder drastisch verändert. Buzz Words wie Unfallverhütungsvorschriften, Halterhaftung, Führerscheinkontrolle, Car Policys, Schadenmanagement sind nur der Anfang eines langen Registers, über das das Fuhrparkmanagement (FPM) jederzeit den Überblick haben muss.
Was vielleicht verblüffen mag: Auf die Personalkosten einer Firma folgen als kapitalintensivster Posten sogleich die Aufwendungen für Fuhrpark oder Informationstechnologien. Umso wichtiger ist ein intelligentes FPM, das Kosten nachhaltig eindämmt, wo immer möglich. Mit Autos verwalten und Schlüssel austeilen und noch kurz auf die Straßenverkehrsordnung (StVO) hinweisen jedenfalls hat der Job des Fuhrparkleiters oder -managers nur noch im Entferntesten zu tun.
Training macht den guten Fuhrparkmanager
Heutzutage gibt es eine Fülle zusätzlicher Themen, die leicht für denjenigen zum Irrgarten zu werden drohen, der nicht strukturiert vorgeht und sich regelmäßig auf dem neuesten Stand hält. „Ganz unbefangen an diese Materie heranzugehen, ist äußerst leichtsinnig“, warnt Fuhrparkmanagerin Sylvia Simons, die ihren Beruf schon viele Jahre erfolgreich ausübt. Simons hat erlebt, wie sich die Anforderungen an ihren Beruf fundamental verändert haben und ständig gewachsen sind. Die Gefahr oder auch das verführerische Moment, eine solche Stelle spontan anzutreten, sieht sie darin, dass diese Tätigkeit kein Ausbildungsberuf ist. Aber auch der Arbeitgeber selbst schätze die Position bisweilen falsch ein. Kurzum: Ein Fuhrpark managt sich nicht im Vorübergehen.
Simons ist deshalb sehr froh, dass speziell die bfp AKADEMIE wesentlich dazu beigetragen habe, dass es heutzutage verbindliche Standards gebe. Die Fortbildungen kommen ihrer Meinung nach einer Ausbildung nahe. Das sei wichtig, weil die bfp AKADEMIE Wissen vermittelt, das gesetzt sei. Mit dem Titel „zertifizierter Fuhrpark- und Mobilitätsmanager bfp AKADEMIE“, den Teilnehmer dort erwerben können, dokumentiert ein Fuhrparkmanager standardisiertes Wissen. Ganz wichtig sei auch Netzwerken. „Dafür haben die bfp Leute im wahrsten Sinne des Wortes nicht nur mit der bfp AKADEMIE sondern auch mit dem bfp FORUM ein super Event geschaffen, auf dem man sich austauscht, mit Kollegen sprechen kann, die gleiche Themen umtreiben.“
Spezialwissen und strukturiertes Vorgehen
Tatsächlich braucht ein erfolgreiches Fuhrparkmanagement (FPM) vielerlei Kenntnisse. bfp AKADEMIE Trainerin Christiane Engel nennt sie gerne ihre „vier Säulen“, die auf betriebswirtschaftlichen, rechtlichen, psychologischen und technischen Kenntnissen fußen. Das Manko war aus Sicht der Trainerin lange, dass es keine Standards gab. So „wurstelten“ viele Unternehmen mit Fuhrpark „irgendwie vor sich hin“. Besonders deutlich spürte dies Fuhrparkmanagerin Simons, die vor fünf Jahren vom Inhoues Diensteister dbs (Delta Business Service GmbH) angeworben wurde, um das Thema Fuhrpark für die Konzerngruppe aufzubauen.
„Unser Konzern, zu dem dbs als Inhouse Consultant gehört, ist groß und heterogen“, berichtet sie. Bis zum Jahr 2016 hatten sich die Unternehmen innerhalb der dbs jeweils selbst um ihren Fuhrpark unterschiedlichster Größe gekümmert. Von drei bis 150 Autos. Jeder auf seine Art. Es lag auf der Hand, das FPM im Sinne der Gruppe an einer Stelle zu bündeln und vollkommen neu zu strukturieren. „Vor 2017 gab es keine einheitlichen Rahmenverträge, kein einheitliches Formularwesen“, berichtet Simons. Die gelernte Betriebswirtschaftlerin prüfte sämtliche Strukturen, schaffte unnötige Redundanzen ab und managt die rund 1.000 Fahrzeuge, ein Fünftel darunter an internationalen Standorten, mittlerweile zusammen mit zwei Mitarbeiterinnen. „Wir hinterfragen uns ständig, analysieren unsere Arbeitswege permanent, lassen auch Fehler zu. Ich glaube, wir fahren damit für uns sehr gut“, resümiert Simons.
Aktuelle Fuhrparkanalysen
Für eine Fuhrparkanalyse, die immer auf dem neuesten Stand ist, ist ein gutes Reporting zwingend. Die Analyse muss den durchschnittlichen Fahrzeugausstoß erfassen und erkennen können, ob der CO2 Ausstoß nach unten reguliert werden muss. Möchte ich weiterhin SUV im Bestand? Ganz wichtig bei Kauffuhrparks: Wie ist die Altersstruktur der Fahrzeuge? Wie hoch sind die Reparaturkosten? Stimmt bei geleasten Fahrzeugen die Laufleistung? Und viele weitere Fragen.
Viele Fragen sind zu klären wie die „Was ist Ihnen an Ihrem Fuhrpark wichtig?“ Dabei kann herauskommen, dass es in erster Linie darum geht, Kosten zu reduzieren, aber auch mehr Motivation zu erzeugen, E-Mobilität einzuführen, oder den Fuhrpark in Teilen auszulagern. Horl empfiehlt eine zweigeteilte Fuhrparkanalyse, die der Bestands-Prozess- und der Schadenanalyse. Bestenfalls resultiert daraus ein für die jeweiligen Belange maßgeschneiderter Plan.
Wie also sieht ein effizient organisierter Fuhrpark aus? Die vielleicht bittere Pille für die Personen, die im Unternehmen dafür zuständig sind: „Es gibt keinen Masterplan für den einen Fuhrpark.“ bfp AKADEMIE Trainer André Horl wird nicht müde, dies zu betonen. Gerade weil es höchst schwierig sei, einen Masterplan für den Fuhrpark zu entwickeln, kommt es umso mehr darauf an, die Bedarfe genau zu analysieren und auf diesem Fundament eine Kosten-Nutzen Kalkulation zu erstellen. „Oft wird gestöhnt ‚die Kosten sind zu hoch‘. Dabei kennen viele ihre kompletten Fuhrparkkosten gar nicht“, so Horls Diagnose. Deshalb schaue er sich „wie ein Heilpraktiker“ das komplette Fuhrparkgebilde ganz genau an. „Der Fuhrpark muss sich gläsern machen“, fordert Horl. Er schaue in jede Ecke, bevor er eine Zielausrichtung definieren könne.
Kein Schema X
Trotz vieler Variablen gibt es ein paar eherne Gesetze, die im Fuhrpark zu befolgen sind. Dazu gehören zuvorderst die regelmäßige Führerscheinkontrolle, die Unfallverhütungsvorschrift (UVV) und die Fahrerunterweisung. Bereits hier ist zu entscheiden, ob dies intern geschehen oder an einen Dienstleister ausgelagert werden soll. Letzteres macht, wer auf Nummer sicher gehen will, weil er die Kompetenzen nicht im eigenen Betrieb sieht und bereit ist, für den externen Service Geld auszugeben. „Fuhrparkmanagement Gesellschaften übernehmen in der Regel erst ab 100 Fahrzeugen im Bestand. Sonst wäre der Aufwand zu hoch“, sagt Trainerin Engel.
Eine schlichte Pi-mal-Daumen Regel, welche Dienstleister oder Dienstleistungen es von außen braucht, gibt es nicht. Als „ideal“ bewertet Engel aber den Einsatz von Tankkarten. „Sie sind nicht nur eine Arbeitserleichterung, sondern führen zu einer optimalen Kostentransparenz.“ Auch da muss sich ein Betrieb jedoch entscheiden, ob er die Verträge lieber direkt oder aber als Teil eines Leasingvertrags abschließt. Insbesondere für die neue Mobilität mit Plug-in-Hybriden und reinen Elektro- oder Wasserstofffahrzeugen braucht es zusätzliche Tankkarten.
Halterhaftung ohne Nervenkitzel
Die Halterhaftung ist ein ganz zentraler und neuralgischer Punkt für jeden Fuhrpark. Die drei wichtigsten Eckpunkte der Halterhaftung sind erstens die Führerscheinkontrolle, die der Gesetzgeber zweimal im Jahr empfiehlt. Teil der Halterhaftung ist ferner die UVV und die Fahrerunterweisung. Beides muss einmal im Jahr passieren und dokumentiert werden, um gegebenenfalls den Nachweis liefern zu können. Bei diesem Thema befalle ihre Kursteilnehmer regelmäßig „das unwohle Gefühl, mit einem Beinchen bin ich als Fuhrparkleiter im Knast“, berichtet Engel.
Eigenes Kontrollsystem für Führerscheine entwickelt
Manche Betriebe bedienen sich für die Führerscheinkontrolle eines externen digitalen Tools, das neben Führerscheinkontrolle auch UVV beinhalten kann. Sylvia Simons hat sich für ihr Unternehmen letztlich dagegen entschieden. Der Grund: Solche Hilfsmittel hatten aus ihrer Sicht immer wieder Schwachpunkte. „Teilweise waren diese kleinen Metallchips technisch in unserem Arbeitsumfeld nicht geeignet. Hinzu kommt, dass wir viele Monteure aus nichteuropäischen Ländern haben, deren Führerscheine sich nicht lückenlos einfügen ließen.“ Deshalb entstand ein eigenes System, dessen wasserdichte Funktionsweise sich die Fuhrparkleiterin von der hausinternen Rechtabteilung attestieren ließ. „Mit unserem selbst entwickelten System kontrollieren wir die Führerscheine revisions- und fälschungssicher in nicht vorhersehbaren Abständen.“ Sie tun dies mindestens zweimal im Jahr, im Anschluss an einen Führerscheinentzug häufiger.
Bei der Kontrolle durch Simons Team wird der Führerscheinbesitzer dazu aufgefordert, eine bestimmte Sache zu machen. „Beispielsweise muss der Führschein in einer klar definierten Position auf der Seite einer Tageszeitung eingescannt werden, die wir eigens dazu verschicken.“ Sprich: Weder Datum noch genaue Umsetzung der Überprüfung sind dem Dienstwagennutzer vorher bekannt.
Die Halterhaftung ist dann erfüllt, wenn der Fuhrparkleiter die rechtlich vorgegebenen Schranken einhält. Gleichwohl ist der FPM immer mit drin in der Haftung. Es empfiehlt sich, diese mit der Geschäftsführung des Unternehmens zu teilen. Simons und andere FPM stehen nicht mehr mit einem Bein im Gefängnis, wenn sie ihre sogenannte Mitwirkungspflicht, also alle gesetzlichen Vorgaben erfüllen.
Sollte ein Mitarbeiter zum Beispiel einen Unfall haben und dabei fällt auf, dass er seinen Führerschein nach der letzten Kontrolle abgeben musste, es seinem Arbeitgeber aber nicht wie vorgeschrieben gemeldet hat, hat das nichts mit Halterhaftung zu tun, sondern ist ein arbeitsrechtliches Thema.
Umfangreiches Lastenheft eines Fuhrparks
Außer den drei fundamental wichtigen Aspekten der Halterhaftung tun sich eine Vielzahl weiterer Aufgaben auf, die zuweilen stupide klingen mögen, ohne die ein Fuhrpark aber nicht reibungslos und damit effizient und kostensparend funktionieren kann.
Elementar sei ein gutes Berichtwesen. Viele Unternehmen hätten das nicht, beobachtet Engel. Sie nennt eine Liste, wie man sie von Jobausschreibungen kennt: Der Fuhrparkverantwortliche hat operative Aufgaben. Dazu gehört das Kontrollieren von Belegen, das Erstellen von Ausweisen. Er muss die Bestandsplanung überwachen, ist zuständig für das sogenannte Revolving, das Austauschen der Fahrzeuge. Teilweise ist ein Leiter für den Budgetrahmen verantwortlich, in dem sich sein Fuhrpark bewegen muss. Er ist mit von der Partie beim Thema Car Policy Neugestaltung – die Firmenwagenrichtlinien sind immer ein Politikum. Der Fuhrparkleiter macht und überwacht die Dienstwagenüberlassungsverträge. Hier ist wieder eine Schnittstelle zur Rechtsabteilung.
Weil das Thema Dienstwagen ein emotionales ist, braucht jeder Fuhrparkverantwortliche nicht nur Empathie, sondern auch psychologische Kenntnisse und Frustrationstoleranz. Etwa, wenn er als Prellbock herhalten muss, weil das Fahrzeug - speziell derzeit als Folge der Pandemie und des aktuellen Krieges – nicht in der gewünschten Konfiguration oder vielleicht gar nicht geliefert werden kann.
Firmenfuhrpark aus der Vogelperspektive
„Fliegt gedanklich über Euern Fuhrpark und betrachtet ihn aus der Vogelperspektive an“, appelliert Horl an seine Kursteilnehmer. Viele seien sich nämlich gar nicht bewusst, wer alles intern und extern am Fuhrpark involviert ist und was diese Personen da machen. Schnell werde klar, dass ein Fuhrpark ein komplexes Gebilde ist, dessen Arme umso weiter ins Unternehmen und dessen Abteilungen wie Controlling oder Rechtsabteilung reichen, je mehr inhouse geleistet wird.
Generell führen aber viele Wege nach Rom. In jeden Leasingvertrag mit einem Autohaus kann man nahezu alle anfallenden Aufgaben mit einbeziehen, sofern das eigene Unternehmen so wenig Aufgaben wie möglich übernehmen will und die Kosten für den Service nicht scheut.
Den diametral entgegengesetzten Weg hat die dbs eingeschlagen. Für ihre tausend Fahrzeuge vollbringt sie die Dienstleistungen und Prozesse ihres FPM komplett selbst. Eng verzahnt arbeitet das Damentrio im Fuhrparkmanagement mit internen Abteilungen zusammen. Die Car Policy ist vereinheitlicht, so dass jede fahrzeugberechtigte Person aus dem gleichen Katalog Autos auswählt. Dafür arbeitet dbs mit einem einzigen Autohaus mit Großkundenabteilung zusammen. „Das ist unsere verlängerte Werkbank, die den technischen Part übernimmt“, berichtet Simons. Zu den drei Damen kommen also extern nochmal drei Personen dazu. Dieses Sextett betreibt den gesamten Firmenfuhrpark.
Komplexe Konstrukte voller Expertise sind nicht jedermanns Sache, weswegen viele Unternehmen erfahrene externe Hilfe für ihr FPM in Anspruch nehmen. Solche Dienstleister bieten das für den jeweiligen Betrieb stimmige Konzept an und übernehmen die Services, die für den einzelnen Betrieb zu schwierig oder umständlich erscheinen.
Komplexes Individualgebilde
Fazit: Kein Fuhrpark kann alles aus einer Hand liefern. Umgekehrt kann es sich ein FPM ziemlich leicht machen, wenn es ein Full-Service-Leasing einkauft. Die Frage, ab wann sich das lohnt, lässt sich nicht pauschal beantworten. Neben der Fuhrparkgröße hängt es wesentlich von den internen Prozessen und der Manpower ab.
Eine genaue Analyse von Kosten und Nutzen kann ein Unternehmen, wie im Falle von dbs, genau zum umgekehrten Schluss führen, dass außer Autohaus und Tank- oder Ladekarten keine Hilfe von außen nötig ist. Bei aller Betonung auf Kosteneffizienz gibt Horl schlussendlich zu bedenken, dass der „Faktor Mensch“ nicht außen vor bleiben dürfe, denn „Motivation im Fuhrpark kann ebenfalls zur Kostenreduktion führen.“ Auch das könne eine Aufgabe beim Fuhrpark sein.
