von Alfons Wolf
Fahrtenbücher finden immer breitere Anwendung in Fuhrparkfahrzeugen. Doch es sind immer stärkere Vorgaben zu beachten – etwa der Datenschutz. Die Ein-Prozent-Regelung ist einfacher umzusetzen, denn es macht ein Firmenfahrzeug unter Umständen für den Dienstwagenfahrer teurer, wenn die Privatnutzung relativ niedrig ist. Dann mag es sich lohnen, zum Fahrtenbuch zu greifen und dem Finanzamt im Einzelfall nachzuweisen, wie hoch der Privatanteil konkret war.
Das birgt wiederum Risiken für den Arbeitgeber. Wird das Fahrtenbuch im Nachhinein von den Finanzbehörden nicht akzeptiert, drohen Lohnsteuernachzahlungen. Ein Wechsel zwischen Pauschale und Fahrtenbuch ist problemlos möglich, allerdings nur zu Beginn eines Jahres.
Welche Gefahren lauern
Einfacher wird das Führen der Aufzeichnungen mittels eines elektronischen Fahrtenbuches. Doch hier lauern Gefahren, die die Anerkennung seitens der Finanzbehörden gefährden können. Vorsicht ist beispielsweise bei der Technik geboten. „Die Fahrtenerfassung eines Systems sollte unbedingt automatisch beginnen, im Idealfall mit dem Starten des Motors. Dies impliziert, dass Systeme, die auf OBD-Technologie basieren, weitaus zuverlässiger sind. Sie beziehen die Entfernungen direkt aus dem Bordcomputer des Fahrzeuges und liefern dadurch unschlagbar exakte Daten“, erläutert Andreas Schneider, Geschäftsführer Vimcar GmbH. Das Rennen zwischen OBD-Technologie via Bluetooth und OBD-Technologie mit integrierter SIM-Karte und GPS gewinnt seiner Meinung nach zweifelsfrei letztere Alternative. „Durch die integrierte SIM-Karte arbeitet der OBD-Stecker unabhängig von der Software. Das macht ihn gegenüber OBD-Systemen, die auf Bluetooth basieren, deutlich weniger anfällig für Fehler“, so Schneider.
Es gibt inzwischen viele Anbieter am Markt, wie die Tabellenübersicht zeigt; diese können Sie am Ende des Textes herunterladen. Auf ein Problem dabei weist Jörn Schilling, Geschäftsführer der Task X GmbH hin: „Bei neuen Anbietern sollte man immer bedenken, dass es nach dem Markteintritt mehrere Jahre dauert, bis die ersten Anwender Betriebsprüfungen mit der jeweiligen Lösung haben. Erst dann zeigt sich, ob die Lösung vor dem Betriebsprüfer überhaupt bestehen kann. Die Entscheidung über die Anerkennung erfolgt immer nur für den jeweiligen Einzelfall“.
Wo die Daten liegen sollten
Daraus folgt sein Tipp, dass die Anwender immer darauf achten sollten, dass die Daten bei ihm liegen und nicht auf Servern eines Anbieters. „Verschwindet der Anbieter wieder vom Markt, sind die Daten verloren“, so Schilling. Der Anwender hat dabei natürlich die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Auch ein Ausdruck der Aufzeichnungen genügt nicht.
Ein Betriebsprüfer kann auch verlangen, dass ihm die Daten des Fahrtenbuchs in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden. „Die Beweispflicht bleibt aber beim Fahrer. Er muss sicherstellen, dass alle Fahrten gemäß den Vorgaben aufgezeichnet werden. Erfüllt ein Fahrtenbuch diese Anforderungen nicht, wird die Ein-Prozent-Regelung angewandt“, macht Wolfgang Schmid, Sales Director DACH von Tom-Tom Telematics deutlich.
Das Problem Smartphone
Immer häufiger werden auch elektronische Fahrtenbücher angeboten, die ein Smartphone (z.B. via Bluetooth) für die Erfassung des GPS-Signals und für die Datenübertragung benötigen. Diese Lösungen sind sehr kostengünstig, und laufende Kosten werden durch einen bereits vorhandenen Mobilfunkvertrag gedeckt. „Die Abhängigkeit zu einer nicht fest mit dem Fahrzeug verbundenen Komponente wie dem Smartphone gefährdet allerdings die Lückenlosigkeit des Fahrtenbuches, sollte das Smartphone beispielsweise nicht stets mitgeführt werden“, gibt Gueven Oektem, CEO der Fleetize GmbH zu bedenken. Und würde das Fahrzeug beispielsweise durch eine andere Person bewegt, wäre ist die Lückenlosigkeit nicht mehr gegeben.
Wo Finanzbehörden angreifen
Es gebe eine Reihe von möglichen Problemen und Angriffspunkte der Finanzbehörden. „Dies betrifft auch rein App-basierte elektronische Fahrtenbuch-Lösungen. Wir spekulieren, dass diese Art von elektronischen Fahrtenbuchlösungen in den nächsten Monaten aufgrund möglicher Ablehnung durch die Finanzbehörden in Erklärungsnot geraten könnten“, so Oektem.
Ein weiteres Problem können fehlende Kommentierungen von Dienstfahrten sein. „Das führt im Prüfungsfall dazu, dass Fahrten nachträglich als Privatfahrten gekennzeichnet werden, was eine Nachbelastung zur Folge hat“, berichtet Maria Johanning, Geschäftsführerin Ctrack Deutschland GmbH. Ihr Unternehmen unterstützt die Kunden aktiv mit der Erinnerungsfunktion pro Fahrt. „Fehlen Einträge im elektronischen Fahrtenbuch von Ctrack, erhält der Nutzer Erinnerungen per Email bis sieben Tage nach der Fahrt. Nach sieben Tagen wird die Fahrt automatisch als Privatfahrt gekennzeichnet“, so Johanning.
Wem die Daten gehören
Die Daten des Fahrers gehören ihm. Eine Weitergabe darf nur mit seiner ausdrücklichen Zustimmung erfolgen und nicht automatisch auf dem Zentralrechner des Arbeitgebers eingespielt werden. „Allein der Fahrer bestimmt, welche Daten weitergeleitet werden und das ist Bestandteil des Arbeitsvertrages oder einer Betriebsvereinbarung“, erklärt Stettner von Compilot. GPS-Lösungen sieht er kritisch, denn es würden eine Unmenge von Daten aufgezeichnet, die im Ernstfall auch dem Finanzamt gegenüber offengelegt werden müssten - und sei es nur zur Kontrolle von Änderungen oder Löschung von Daten.
Telematik ermöglicht es, immer mehr Daten aus dem Fahrzeug zu erfassen und zur Analyse und Auswertung zur Verfügung zu stellen. „Bei der steigenden Menge an Daten gilt es jedoch ein System zu verwenden, dass diese Daten auch mitbestimmungsfest schützt. Nur ein stichfestes Rechte- und Rollenkonzept in einem manipulationssicheren System in Verbindung mit zusätzlichen Funktionen zum Schutz der Privatsphäre erlaubt hier die Akzeptanz des Mitarbeiters sowie der Personalvertretung und verschafft gleichzeitig dem Fuhrparkmanagement die nötige Transparenz für effiziente Entscheidungsprozesse“, empfiehlt Becher.
Das bestätigt auch Mario Breid, Geschäftsführer der troii Software GmbH: „Um jederzeit, auch dann wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat, über das Fahrtenbuch verfügen zu können, ist es wichtig, nicht einfach auf eine eigenständige App zu setzen, sondern idealerweise auf eine Lösung, bei der die Daten automatisch auf einem Server gespeichert werden. Nur so hat man die Daten jederzeit und über die gesamten Aufbewahrungsfristen sicher verfügbar“.
Neue Datenschutz-Verordnung
Dazu kommt die ab 25. Mai 2018 in Kraft tretende Europäische Datenschutz-Grundverordnung. Dort gibt es übrigens keine weitere Umsetzungsfrist oder Verzögerung – die EDSGV gilt am Mai und löst das Bundesdatenschutzgesetz ab. Es handelt sich um eine echte „Deadline“. Sie hat also Anwendungsvorrang vor den nationalen Gesetzen und gilt unmittelbar in jedem EU-Mitgliedsstaat. „Von daher müssen die Flottenmanager wirklich sicher sein, dass sie sich für datenschutzkonforme Lösungen entscheiden“, unterstreicht Ulric E.J. Rechtsteiner, Geschäftsführer der Arealcontrol GmbH. Viele Anbieter würden auch im Privatmodus die Ortungsdaten auf die Server übertragen, diese aber nur für den Kunden/User ausblenden oder sie dann nachträglich löschen. „Es darf aber gar keine Koordinate gesendet werden“, so Rechtsteiner.
Die Must-Haves
Die deutschen Steuerbehörden akzeptieren elektronische Fahrtenbücher, solange sie dieselben ausführlichen Informationen enthalten wie handschriftliche Fahrtenbücher. Die wichtigsten Voraussetzungen für die Anerkennung sind:
Datum
Zweck der Fahrt
besuchter Geschäftskontakt
Ziel
Kilometerstand vor und nach jeder Fahrt sowie
Route (falls ein Umweg erforderlich war)
Für Privatfahrten oder die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte ist die genaue Anzahl der gefahrenen Kilometer ausreichend.
Das Fahrtenbuch muss im Laufe eines Kalenderjahrs stets aktuell gehalten werden. Einträge müssen zeitnah erfolgen. Der Zweck und weitere Angaben zu Geschäftsfahrten müssen beispielsweise innerhalb von sieben Tagen nach der Fahrt eingegeben werden.
Die Person, die den Zweck und das Datum der Fahrt eingibt, muss vermerkt werden. Sämtliche Änderungen an zuvor gespeicherten Informationen müssen aufgezeichnet werden und klar erkennbar sein. Es darf keine Möglichkeit geben, die Routen nachträglich zu ändern. Das Finanzamt muss in der Lage sein, auf die Daten im elektronischen Fahrtenbuch zuzugreifen und diese zu analysieren.
Fahrtenbücher und Kostenbelege für das Auto müssen zehn Jahre aufbewahrt werden.
Bei einer Steuerprüfung durch das Finanzamt kann der Fahrer dazu aufgefordert werden, das Fahrtenbuch durch weitere Nachweise wie Tankbelege, Werkstattrechnungen oder Besprechungsagenden zu ergänzen.
