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Steuernachweis

Elektronische Fahrtenbücher – Protokolliert sparen

Keine Lust auf lästige analoge Dokumentationen? Aber die Pauschalversteuerung ist auch zu teuer? Elektronische Fahrtenbücher können Abhilfe schaffen.

Inhaltsverzeichnis

Von Alfons Wolf

Wer sparen will, führt Buch. Wie das? Wer anstelle der Dienstwagen-Pauschalversteuerung ein Fahrtenbuch wählt, kann Steuern im vierstelligen Bereich sparen, so Experten. Wie hoch die Ersparnis genau liegt, lässt sich natürlich nur am konkreten Fall bestimmen. Aber es gelten folgende Faustregeln: Je weniger ein betriebliches Fahrzeug privat genutzt wird, umso ungünstiger ist die Ein-Prozent-Regelung. Auch mit zunehmendem Fahrzeugalter wird die Regel immer ungünstiger. Allerdings: Ein Methodenwechsel ist nur zu Jahresbeginn oder bei einem neuen Auto möglich.

Vorteile gegenüber konventionellen Fahrtenbüchern

„Die Steigerung der betrieblichen Effizienz steht bei jedem Unternehmen im Vordergrund. Das Führen des elektronischen Fahrtenbuchs reduziert den Verwaltungsaufwand und senkt damit Kosten“, sagt Maria Johanning, Geschäftsführerin Ctrack Deutschland. Elektronische Fahrtenbücher arbeiten papierlos und beseitigen die Ungenauigkeit von nicht-elektronischen Fahrtenbüchern, müssen allerdings genauso die strengen Kriterien des Finanzamts befolgen. Für die moderne Variante des Fahrtenbuchs spricht, dass die zeitintensive manuelle Erfassung der Fahrten in kleinerem Maße – bei reinen App-basierten – und in größerem Maße – bei Hardware-unterstützten – Anwendungen reduziert wird.

Falls einmal notwendige Daten zu einer Fahrt nicht eingetragen wurden, hilft dem Fahrer bei vielen Systemen ein Reminder auf die Sprünge. Als Absicherung tragen einige Modelle die Fahrt nach sieben Tagen automatisch als Privatfahrt ein. Die Vorteile elektronischer Fahrtenbücher lassen sich aus Nutzersicht vor allem also bei der Usability verorten, aus Sicht der Fuhrparkmanager bei der sicheren, zeitaktuellen und bequemen Erfassung. Außerdem ermöglichen die elektronischen Fahrtenbücher meist Datenexporte zu Analysezwecken. Julian Steinfeld, Mitgründer von Hipsquare: „Aus Fahrtenbuchdaten können so auch Auswertungen zu Produktivität des Fuhrparks entstehen, es können zum Beispiel bewusst Strecken optimiert werden oder Tankkosten gesenkt werden.“

Organisatorische Voraussetzungen

Die Einführung eines elektronischen Fahrtenbuchs – wie die Auswahl des Systems sowie seine technische und organisatorische Einbindung – hält aber einige Stolpersteine parat. Sie sollte auf jeden Fall mit der Arbeitnehmervertretung abgestimmt und von ihr mitgetragen werden. Eine Einführungsschulung erleichtert Mitarbeitern den Einstieg in das neue System und verhindert Eingabefehler, die das Finanzamt regelmäßig zu Lasten der Steuerpflichtigen auslegt. Außerdem sollte für Fragen und Probleme der Mitarbeiter ein Ansprechpartner benannt werden, empfiehlt Matteo Carlesso, Geschäftsführer von Carmobility.

Christoph Ludewig, Geschäftsführer der Mercedes-Benz Connectivity, erinnert an die gesetzlichen Vorgaben: „Unternehmen müssen alle fahrzeugbezogenen Kosten gegenüber dem Nutzer ausweisen. Hierfür benötigt man im Idealfall ein standardisiertes Flottenmanagementsystem, welches alle Kosten erfasst.“ Wie sieht das konkret aus? Vor allen Dingen muss das zeitnahe Führen des Fahrtenbuchs – innerhalb von sieben Kalendertagen – organisatorisch sichergestellt sein, damit die Anforderungen der Finanzbehörden erfüllt werden.

Jörn Schilling – Geschäftsführer bei Task X – führt aus: „In diesem Zeitraum müssen die Fahrten um erforderliche Angaben ergänzt und endgültig gebucht werden. Zusätzlich muss ein Konzept zur Datensicherung vorhanden sein, da auch die Fahrtenbuch-Daten gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen.“

Die Technik

Aus technischer Sicht müssen keine besonderen Voraussetzungen erfüllt werden. Manche Systeme laufen über die OBD-Schnittstelle im Fußraum des Fahrzeugs. Wo diese nicht vorhanden ist, wie bei Elektrofahrzeugen, kann die Fahrzeugbatterie als Anschlusspunkt genutzt werden. Premiumfahrzeuganbieter haben die Anwendung auch in ihren Navigationssystemen verbaut. Ulric Rechtsteiner - Geschäftsführer der Arealcontrol – fügt aus seinem Erfahrungsschatz hinzu: „Einige Fahrzeughersteller reagieren darauf, dass die Betriebsflotten nicht nur eine Marke enthalten und der Bedarf an Multi-Marken-Plattformen besteht und bieten bereits Schnittstellen für IT-Partner an.“

„Die meisten Fahrtenbücher können am Computer über ein Webportal geführt werden. Häufig gibt es zusätzlich eine App für alle gängigen Smartphones, die eine unkomplizierte und ortsunabhängige Bearbeitung ermöglicht“, ergänzt Tino Zanner, Produktmanager bei S-Tec: Dabei ist aber zu unterscheiden, ob die App zu einem Hardwaresystem gehört oder die gesamte Lösung ohne Hardware auskommt.

Rein digitale Fahrtenbücher ohne Hardware sind oft kostengünstig sind und kommen ohne Einbauten aus. Fällt dann allerdings das Smartphone aus, müssen die Fahrer ihre Fahrt später nachtragen. Fehlender GPS-Empfang kann die Qualität der Einträge ebenfalls verhageln.

Generell sollten beim Einsatz eines elektronischen Fahrtenbuchs immer auch die Nutzerpräferenzen im Blick stehen: Eine ansprechende, intuitive Oberfläche und ein gewisser Automatisierungsgrad zum Beispiel bei der Fahrtenkategorisierung sind hier besonders wichtige Eigenschaften.

Die Herausforderungen

Unabhängig davon sieht Freenet.de-Geschäftsführer André Derouaux punktuellen Verbesserungsbedarf: „Die Herausforderungen für alle Marktteilnehmer liegen darin, dass die Vorgaben des Gesetzgebers und des Finanzamtes, auch bei elektronischen Fahrtenbüchern, nicht immer eingehalten und anerkannt werden. Bei vielen Lösungen macht dies eine Nachjustierung durch manuelle Eingaben erforderlich.“ Auch die Genauigkeit in der Datenerfassung, die Datensicherheit sowie die Kompatibilität der Systeme und Geräte sind seiner Einschätzung nach noch ausbaufähig.

Die Steuerberatungsgesellschaft Felix1 hat die Technik, und dabei vor allem die Finanzamtskonformität, von zehn beliebten, reinen Software-Fahrtenbuchlösungen für iOS und Android getestet. Da es generell keine offizielle Zertifizierung für Fahrtenbuchsysteme durch die Behörden gibt, können Tests zumindest Anhaltspunkte liefern. Im Ergebnis sind acht von zehn Fahrtenbuch-Apps finanzamtskonform. Eine App konnte keine manipulationssichere Exportdatei erstellen und fiel somit durch. Eine weitere ermittelte falsche Start- und Zieladressen.

Zukunftsmusik

Daten und Schnittstellen – das sind die wichtigsten Entwicklungspotentiale der elektronischen Fahrtenbücher. Die Schnittstellen können mannigfaltiger Natur sein: So bietet Vimcar als Zusatzfunktionen eine Routendokumentation, Fahrzeugbuchung, Tankmanagement und die digitale Führerscheinkontrolle an. Neben den Vertrags- und Bestandsdaten werden in Zukunft generell auch die Bewegungsdaten des Fahrzeugs eine größere Rolle spielen.

Ulric Rechtsteiner von Arealcontrol mahnt Flottenbetreiber: „Viele Unternehmen erkennen den Vorteil und die Möglichkeiten elektronischer Fahrtenbücher im Rahmen der Digitalisierung nicht. Die seriöse Analyse der Fahrstrecken von Standard-Service-Touren sowie Rentabilitätsberechnungen mit dem Ziel der Touren-Optimierung sind dadurch erst möglich.“ Rechtsteiner kann das mit Zahlen untermauern: Ersparnisse von zehn bis 25 Prozent sind keine Seltenheit, der Durchschnitt liegt bei zwölf Prozent. Auch Wolfgang Schmid, Sales Director D-A-CH bei Tomtom Telematics, schlägt die Brücke zur Telematik: „Besonders Bereiche wie die Analyse und Verbesserung des Fahrverhaltens oder die vorausschauende Prognose des Fahrzeugzustands, auch als Predictive Maintenance bekannt, sind Bereiche mit Zukunft.“

Der grundlegende Wandel in der Nutzerstruktur von Flotten betrifft auch die Fahrtenbücher: Die Umstellung auf die gemeinsame Nutzung von Fahrzeugen kann zwar die Gesamtzahl der Fahrzeuge auf der Straße verringern, führt aber zu größeren Flotten mit großen institutionellen Eigentümern. Vimcar-Geschäftsführer Andreas Schneider gibt zu bedenken: „Es kündigt sich eine Verlagerung vom Fahrzeugbesitz zum Nutzertum an. Das bedeutet, dass viele Fahrer viele Fahrzeuge für kürzere Zeiträume nutzen.“ Damit würden Flotten im Rahmen kleinerer Transaktionen mehr Daten generieren. Gegen die Datenflut, die vor allem die GPS-Aufzeichnung mit sich bringt, wendet sich Theo Stettner von Compilot: Sein Produkt setzt auf eine Entfernungsermittlung laut Tacho und kann auf eine an Fristen gebundene Nachbearbeitung am PC verzichten.

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