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Das ist zu beachten

Elektronische Fahrtenbücher: Viel mehr als nur Protokollanten

Der Begriff Fahrtenbuch beschreibt längst nicht mehr die Leistung der elektronischen Systeme. Problematisch ist die Akzeptanz bei Finanzämtern.

Inhaltsverzeichnis

Von Alfons Wolf

Ausgangspunkt bei der Auswahl eines Fahrtenbuches muss aus der Perspektive von Frank Hägele, Geschäftsführer der Deutschen Leasing Fleet, der beabsichtigte Zweck sein, denn der Verwendungszweck bestimmt die Anforderungen an den Fahrtenbuchanbieter:

  • Soll das Fahrtenbuch "nur" zur Erfüllung der Dokumentationspflicht bei Poolfahrzeugen dienen?

  • Soll es auch bei der Auslastungssteuerung und Fahrtenoptimierung helfen?

  • Soll es auch als steuerrechtliche Grundlage für die Bemessung des geldwerten Vorteils für den Fahrer dienen?

Fahrtenbücher: Usability nicht vernachlässigen

Oft sollen natürlich alle drei Zwecke bedient werden. Gleichzeitig ist aber die Usability nicht zu vernachlässigen, betont Felix Christl von SquareTrip.net: "Nutzer sind heute mehr bereit, antiquierte Nutzeroberflächen zu verwenden; außerdem müssen die Systeme einen höheren Automatisierungsgrad aufweisen."

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Jörn Schilling, Geschäftsführer TaskX: "Die Anbieter sollten darauf achten, Lösungen anzubieten, die unabhängig von bestimmten Fahrzeugherstellern allgemein einsetzbar sind. Datenlogger, welche die OBD Schnittstelle im Fahrzeug nutzen, finden immer weitere Verbreitung."

Telematik-Lösungen müssen aber nicht immer extern hinzugekauft werden. So setzt Arval als Full-Service-Leasinganbieter auf eine eigene Lösung.

Steuerliche Berücksichtigung

Die Ein-Prozent-Regelung ist einfach umzusetzen: Listenpreis plus Sonderausstattung mal ein Prozent plus 0,03 Prozent für den Weg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte – und schon weiß man, was man monatlich zu versteuern hat. Bei einem Fahrzeug-Listenpreis von 28.000 plus Sonderausstattungen von 2.000 Euro sind das 300 Euro im Monat.

Dazu kommen bei einem Arbeitsweg von 40 Kilometern (eine Strecke) nochmal 9 Euro pro Entfernungskilometer hinzu, also 360 Euro. Das zu versteuernde Einkommen erhöht sich für den Mitarbeiter also im Jahr um satte 7.920 Euro. Der Betrag lässt sich durch einen Privatanteil beziehungsweise Nutzungsentgelt senken, den der Arbeitgeber dann von dem errechneten geldwerten Vorteil abziehen kann und selbst als Einnahme verbuchen muss. Bei Elektrofahrzeugen und Plug-in-Hybriden sollen nach dem Willen der Bundesregierung demnächst nur 50 Prozent des Listenpreises angesetzt werden.

Wer die pauschale Methode vermeiden will, muss per Fahrtenbuch nachweisen, wie hoch die tatsächlichen Kosten verteilt sind. Damit die steuerliche Berücksichtigung beim Einsatz elektronischer Fahrtenbücher aber wirklich gesichert ist, erfordert es einiger Vorkehrungen. Technische Voraussetzung für die Anerkennung durch die Finanzämter ist die so genannte Zwangsläufigkeit der Daten.

Fahrtenbücher sollten steuersicher sein

GPS-gestützte Lösungen sind nur dann finanzamtstauglich, wenn der Fahrer notwendige Ergänzungen (Ziel, Zweck, Korrektur des km-Stands) innerhalb von sieben Tagen vornimmt. "Ist das nicht der Fall, taugt ein GPS-Fahrtenbuch nur zur lückenlosen Kontrolle des Fahrzeugeinsatzes, ohne steuerliche Relevanz", mahnt Theo Stettner von Compilot Car Computer: Tatsächlich würde nur eine Handvoll Anbieter steuersichere Fahrtenbücher liefern. Probleme werden oft erst nach Jahren, zum Beispiel bei einer Betriebsprüfung aufgedeckt. Die Folgen können erheblich sein.

"Aktuell ist die Realisierung von Mischfahrten mit einem privaten und einem geschäftlichen Anteil bei vielen Fahrtenbuchanbietern noch nicht finanzamtskonform gelöst", meint Tom Bechert von Vispiron Carsync GmbH:. Im Carsync-Fahrtenbuch sei es möglich, dass ein Nutzer eine Fahrt in den Fahrttyp "Mischfahrt" kategorisiert und dann automatisch anhand des Anfangs- und Endort der geschäftliche Fahrtanteil finanzamtskonform berechnet wird.

"Der Privatanteil dieser Fahrt für den Fahrer ist somit nicht mehr editierbar, sodass hier keine Fehler entstehen können, die zu einer Nachzahlung bei den zuständigen Finanzbehörden führen könnten", unterstreicht Bechert.

Datenschutz nicht vernachlässigen

Mit der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind neue Anforderungen hinzugekommen. "Elektronische Fahrtenbücher können heute weit mehr Informationen liefern, als dies für die steuerliche Kfz-Abrechnung notwendig wäre. Nicht selten nutzen die Anbieter der Systeme die gesammelten Daten für eigene Zwecke und geben Daten auch an Partner im Europäischen Ausland weiter", kritisiert Lars Töpfer, Geschäftsführer der twinline GmbH.

"Die gestiegenen Anforderungen an den Datenschutz sind eine gute Entwicklung sind. Auch wenn viele Anbieter über vermehrte Prozesskosten klagen, ist der generelle Ansatz Kunden und Verbrauchern mehr Hoheitsgewalt über ihre Daten zu geben, positiv zu bewerten", meint Matteo Carlesso von carmobility.

Datenschutz kann auch Vertrauen schaffen

Anbieter sollten die Datenschutzanforderungen als Chance sehen. Denn das schafft Vertrauen in Produkte und Prozesse. So hat carmobility sein Produkt auch streng an Datenschutzkriterien ausgerichtet. Fuhrparkmanager, Fahrer und Arbeitnehmervertretung können dadurch gemeinsam entscheiden, wer welche Daten einsehen kann.

Konkrete Probleme des neuen Datenschutz sieht Volker Gau, Leiter Entwicklung bei der Bornemann AG: "Problematisch könnten ebenso generell alle Analysen über das Fahrverhalten sein, also Daten, die es zulassen, ein Persönlichkeitsprofil zu erstellen."

Für die Branche bedeutet das aus seiner Sicht, dass der Schwerpunkt zukünftig mehr auf die Einhaltung der Rechtsvorschriften und auf die Abstimmung mit den internen und externen Datenschutzbeauftragten gelegt werden muss, als auf das Ausreizen sämtlicher technischer Möglichkeiten.

Datenschutz ist auf vielen Ebenen komplex, auch weil er länderabhängig ist. Der Telematik-Hersteller AREALCONTROL trägt dieser Gegebenheit Rechnung, wie Ulric E.J. Rechtsteiner ausführt: „Im Privat-Modus werden bei uns in Deutschland schon seit über 10 Jahren keine GPS-Koordinaten mehr erzeugt, sondern nur die Kilometer-Leistungen dokumentiert.

Erschließung neuer Schnittstellen

"Das Business ist schon komplex genug – in der heutigen Zeit sind die Systeme im Vorteil, die eine offene Architektur bieten", sagt Wolfgang Schmid, Sales Director D-A-CH bei TomTom Telematics. Unternehmen, die offene Schnittstellen nutzen, um ihren Kunden damit einen Mehrwert zu bieten, gehen mit der Zeit. Sie vereinfachen Geschäftsabläufe und -prozesse.

TomTom hat ein eigenes Ökosystem geschaffen und bietet hunderte von Schnittstellen für besondere Lösungen an. "In einer komplexeren Welt kann niemand mehr ernsthaft glauben, den Markt allein zu beherrschen." Von den Telematik-Herstellern wird eine stärkere Mitwirkungsbereitschaft der Autokonzerne eingefordert: "Die Fahrzeugbauer selbst sollten sich öffnen und eine 'App-Welt' für zertifizierte IT-Partner schaffen, analog zum Microsoft Eco-System", wünscht sich Rechtsteiner von AREALCONTROL.

Ausblick elektronische Fahrtenbücher

Besonders virulent ist für die Branche die aktuelle Umstellung von 2G/3G auf LTE. Mittelfristig hingegen wird eine der größten Herausforderungen die Sharing-Economy sein. Die gemeinsame Nutzung von Fahrzeugen und die damit einhergehende Verlagerung vom Fahrzeugbesitz zum -nutzertum verringert zwar die Gesamtzahl der Fahrzeuge auf der Straße, führt aber zu größeren Flotten mit großen institutionellen Eigentümern.

Andreas Schneider, Geschäftsführer und Gründer von Vimcar: "Diese Flotten werden mehr Daten generieren, da mehr Kunden mehr und kleinere Transaktionen generieren, ganz zu schweigen von den sozialen und telematischen Daten." Ein Traum für jeden Fuhrparkmanager, wenn er daraus auf Knopfdruck datenschutzkonform Verbesserungen ableiten könnte.

Das müssen elektronische Fahrtenbücher leisten

Die deutschen Steuerbehörden akzeptieren elektronische Fahrtenbücher, solange sie dieselben ausführlichen Informationen enthalten wie handschriftliche Fahrtenbücher. Die wichtigsten Voraussetzungen für die Anerkennung sind:

  • Für Geschäftsfahrten müssen Datum, Zweck der Fahrt, besuchter Geschäftskontakt, Ziel, Kilometerstand vor und nach jeder Fahrt sowie die Route (falls ein Umweg erforderlich war) aufgeführt werden.

  • Für Privatfahrten oder die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte ist die genaue Anzahl der gefahrenen Kilometer ausreichend.

  • Das Fahrtenbuch muss im Laufe eines Kalenderjahrs stets aktuell gehalten werden. Einträge müssen zeitnah erfolgen. Der Zweck und weitere Angaben zu Geschäftsfahrten müssen beispielsweise innerhalb von sieben Tagen nach der Fahrt eingegeben werden.

  • Die Person, die den Zweck und das Datum der Fahrt eingibt, muss vermerkt werden. Sämtliche Änderungen an zuvor gespeicherten Informationen müssen aufgezeichnet werden und klar erkennbar sein. Es darf keine Möglichkeit geben, die Routen nachträglich zu ändern.

  • Das Finanzamt muss in der Lage sein, auf die Daten im elektronischen Fahrtenbuch zuzugreifen und diese zu analysieren.

  • Fahrtenbücher und Kostenbelege für das Auto müssen zehn Jahre aufbewahrt werden.

  • Bei einer Steuerprüfung durch das Finanzamt kann der Fahrer dazu aufgefordert werden, das Fahrtenbuch durch weitere Nachweise wie Tankbelege, Werkstattrechnungen oder Besprechungsagenden zu ergänzen.

Marktübersicht Elektronische Fahrtenbücher

Tabelle Marktübersicht Elektronische Fahrtenbücher

© bfp fuhrpark & management

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