Fuhrparksoftware: digitale Alltagshilfe

Von Alfons Wolf

Glaubt man aktuellen Dataforce-Zahlen, setzen viele Fuhrparkmanager wohl noch auf Excel oder sogar Belegsammlungen in Schuhkartons: Laut den Frankfurter Marktexperten nutzen 64 Prozent der Fuhrparkverantwortlichen keine spezielle Fuhrparksoftware. Zeit für einen Blick auf die Trends, Wunder und Möglichkeiten der Digitalisierung im Fuhrpark.

Dabei ist die Vielfalt des Fuhrparksoftwareangebots so breit wie die Anwendungsmöglichkeiten. Es gibt Allrounder und Spezialisten, es gibt sie als Softwareinstallation im Betrieb oder über den Webbrowser aus der Cloud. Die Identifizierung und Gewichtung der eigenen Anforderungen ist daher der entscheidende Erfolgsfaktor bei der Auswahl. Demoversionen helfen die Entscheidung auch in der Praxisperspektive zu fundieren.

Der Einsatzgrad von Fuhrparksoftware hängt natürlich mit der Größe des Fuhrparks zusammen. So gewinnen zum Beispiel Telematik-Anwendungen mit zunehmender Fahrzeugzahl an Bedeutung. Die Anbieter müssen sich dabei immer stärker darauf ausrichten, dass immer mehr Fuhrparks von immer weniger Mitarbeitern verwaltet werden. Kann man bei großen Flotten noch von ein bis zwei Vollzeitstellen ausgehen, findet sich das Thema bei kleineren Fuhrparks oft beim Einkaufsleiter, Personalleiter oder Geschäftsführer wieder.

Die Änderungen im Markt sind fundamentaler Natur: Andreas Schneider, Geschäftsführer und Gründer von Vimcar, sieht die Zukunft des Automobils durch vernetzte, elektrische Fahrzeuge geprägt – mit entsprechenden Auswirkungen auf die Fuhrparksoftware: "Dadurch gibt es jetzt schon eine steigende Nachfrage nach hybriden Lösungsmöglichkeiten. Plattformen und Systeme, die das gesamte Spektrum der Fahrzeugnutzung abdecken können. Dazu gehören Finanzierung, Leasing, Vermietung sowie Sharing."

Bei der Auswahl der Softwarelösung ist eine Modularisierung nicht immer, aber oft von Vorteil: Nicht jeder Fuhrpark benötigt jede Funktion, und wenn die Software nicht als Komplett-Flatrate abgerechnet wird, fährt der Kunde gut damit, sich das Angebot nach seinem Bedarf zusammenzustellen. Eine Modularisierung kommt auch der hohen Veränderungsgeschwindigkeit in der Branche insgesamt und dem individuellen Fuhrpark entgegen. Denn sie erlaubt die bedarfsgerechte Abbildung neuer Mobilitätsstrategien oder Unternehmensaktivitäten.

Bei der Marktübersicht hat bfp fuhrpark & management daher eine möglichst große Anzahl von Anbietern erfasst, um den unterschiedlichen Bedarfsstrukturen gerecht werden zu können. Sehr wichtig ist gerade für größere Flotten eine Terminverwaltung mit speicherbarer Alarmierung. Immer wichtiger wird auch die mobile Abfrage der Daten.

Eine Anbindung an das Finanzwesen wird fast immer benötigt und ist damit essenziell. Genau an dem Punkt endet der Spielraum für generelle Aussagen zu den Schnittstellen aber auch schon: Schnittstellenaufbau und -bedarf sind sehr individuell verteilt, ob nun zum SAP-System, zur Telematik, zum Travelmanagement oder zum Lademanagement für Elektrofahrzeuge.

Nehmen wir das Beispiel Avrios: Die Schweizer verwalten Daten von mehr als 800 Kunden mit 40.000 Geschäftspartnern. Diese Menge an individuellen Schnittstellen kann kein Anbieter der Welt implementieren und pflegen. Hinzu kommt, dass viele Geschäftspartner noch gar keine Daten elektronisch bereitstellen können oder wollen.

Deswegen setzt Avrios neben offenen Schnittstellen auf Machine Learning und künstliche Intelligenz, mit denen beliebige Informationen in beliebigen Formaten digitalisiert, strukturiert und korrekt zugeordnet werden können – egal, ob es sich um einen Leasingvertrag oder eine Werkstattrechnung handelt.

Wenn aber dennoch möglich, wird die Vernetzung von Systemen heute idealerweise unter zu Hilfenahme von Schnittstellentechnologien wie ReST, SOAP, Graph QL umgesetzt. Medienbrüche lassen sich nicht immer vermeiden, sollten wenn möglich aber vermieden werden. Um die eigene Unabhängigkeit zu wahren, sollten die Daten ex- und importierbar sein.

Cloud-Anwendungen sind in Mode, aber wie steht es in den virtuellen Wolken um die Revisionssicherheit? In der Comm.fleet-Produktlinie von Community4you setzt man auf eine flexible Versionierung auf Basis eines umfangreichen Historisierungskonzeptes bis auf Datenbankebene. So besteht die Möglichkeit der Archivierung durch das integrierte elektronische Archiv, einer automatischen, satzweisen Historisierung aller zentralen Objekte, der Historisierbarkeit zusätzlicher, ausgewählter Datenfelder, der originaltreuen Ablage der Inhalte sowie der Protokollierung aller Aktionen zur korrekten Nachvollziehbarkeit.

Bei Innuce verweist man zudem auf die besonderen Anforderungen des Datenschutzes, die durch ein Hosting in einem Hochleistungsrechenzentrum in Deutschland sichergestellt werden. COS sichert seine Daten zusätzlich auch durch Blockchain-Techniken ab. Eine prozessorientierte Benutzerberechtigung kann dafür sorgen, dass nur die richtigen Personen an die richtigen Stellen in der Software gelangen. Das geht datenbanktechnisch bis auf Feldebene herunter. Im Zuge der DSGVO hat der Dienstleister aus Baden-Württemberg ein neues Modul in die Software integriert, welches die Auskunftspflicht, die Anonymisierung und bei Bedarf auch die Löschung der Daten abbildet beziehungsweise ermöglicht, zum Beispiel mit Blick auf Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen.

Für höhere Anforderungen ans Fuhrparkmanagement, sollte ein System auf jeden Fall individualisierbar sein – sogar dem Kunden sollten kleinere Anpassungen möglich sein. "Hierbei ist das System so auszugestalten, dass die Anwenderrolle nicht überfordert. Spezialisierte oder echte Neuanforderungen an ein System sind dann vom Hersteller des Systems zu programmieren", erläutert Manuel Schrenk, Head of Product Management bei Carano.

Auch Andreas Schneider von Vimcar rät mehr Maß in dieser Frage zu halten: "Eine Individualisierbarkeit der Systeme klingt erst einmal verlockend, ist aber natürlich immer mit höheren Kosten verbunden. Gerade für kleine Unternehmen ist das nicht sinnvoll." Wichtig sei hier, dass ein Grundstock an Funktionen vorhanden ist, der alle essentiellen Belange des Fuhrparkmanagements abdeckt, wenn es weitere Anforderungen gibt, sollten die natürlich idealerweise durch "dazubuchbare" Elemente abgedeckt werden können.

Die traditionellen Software-Anwendungen können dem Fuhrparkmanager nicht die Einführung neuer Mobilitätsformen abnehmen, aber sie sind mehr und mehr in der Lage, einen Flottenmix effizient zu organisieren, der mit der Vielzahl und Unterschiedlichkeit der neuen Mobilitätsformen an der Komplexität dreht. Verkürzte Reichweiten für Fahrten, zeitlich deutlich umfangreichere Ladeprozesse im Vergleich zum Tanken und die Verfügbarkeit von Stationen führen zu einer On-Demand-Mentalität, die ein reibungsloses Zusammenspiel unterschiedlicher Variablen erfordert. Für Fridolin Ritter, geschäftsführender Gesellschafter bei COS, sind eine lückenlose Transparenz über die gesamten Kosten eines Fahrzeuges, Garantie- und Kulanzmanagement, wie auch die proaktive Verfügbarkeitsprüfung und Terminierung gegenüber dem Fahrer über ein Kundenportal die richtigen Antworten auf dieser Herausforderungen.

Bei Carano versucht man die Nutzer sanft an die neue Mobilitätswelt des Teilens zu gewöhnen: Das System nimmt – sofern der Kunde das wünscht – keine Buchung für bestimmte Fahrzeugen vor, sondern nur für ein Verkehrsmittel. Das Fahrzeug wird dem Nutzer zugewiesen.

Ritter erwartet von der Technik die Vernetzung des Menschen: "Das heutige Mobilitätsmanagement sollte alle Akteure, Fuhrparkleiter, Kunde und Werkstatt in den Prozessablauf integrieren und die Informationen entsprechend zielgerichtet zur Verfügung stellen."

Konnektivität ist einer der großen Zukunftstrends der gesamten Automobilbranche und wird auch die Fuhrparksoftware grundlegend verändern: Deutlich mehr und genauere Daten werden zur Analyse zur Verfügung stehen und die Einsatzmöglichkeiten von Software-Anwendungen erweitern. Für Janko Nebel, Vorstand von Community4you, liegt die Zukunft in zentralen Plattformen, die Aufträge und Routen effizienter koordinieren: „Die klassische Planung für die Tour von heute wird abgelöst durch intelligente Modelle für die mittelfristige Auslastungsoptimierung unter Einbeziehung aller intern und extern verfügbaren Daten“. Neue Geschäftsmodelle in der Logistikbranche und das autonome Fahren des Güterverkehrs auf den Autobahnen werden die gesamte Branche aber gerade auch die Seite der Software verändern.