Internationales Fuhrparkmanagement – So gehen Sie es an

Von Alfons Wolf

Wussten Sie, dass der in Deutschland Standard gewordene RFID-Chip bei der Führerscheinkontrolle in Österreich nicht zu verwenden ist, da nach österreichischem Recht der Führerschein ein Ausweisdokument darstellt und daher nicht verfremdet werden darf? Dies ist nur einer der vielen Stolperfallen im internationalen Fuhrparkmanagement, denen Fuhrparkmanager ausweichen müssen. Dabei reicht die Bandbreite der Unterschiedlichkeiten von marginal bis fundamental. Dennoch müssen diese Herausforderungen Flottenmanager nicht verzweifeln lassen: Viele Aufgabenstellungen – gerade in der DACH-Region – sind ähnlich, auch wenn Sie durch unterschiedliche gesetzliche Rahmenbedingungen gegebenfalls anders zu behandeln und zu lösen sind.

Eine internationale Aufstellung des Fuhrparkmanagements ergibt sich dabei oft aus der Exportorientierung des eigenen Unternehmens oder der Einbindung ausländischer Produktionsstandorte in die Wertschöpfungskette. Die DACH-Region ist da aufgrund der mehr oder minder gemeinsamen Sprache für viele Unternehmen der erste Expansionsschritt. Vieles muss Ländersache bleiben, sei es aus Gründen der unterschiedlichen Gesetzgebung oder auch, um Image und Außenwirkung von Firmenflotten in ihrem hauptsächlichen Einsatzgebiet nicht anzutasten.

Allerdings wirkt im europäischen Flottenmanagement in der Regel kontraproduktiv, dass die meisten Fuhrparks lokal entstanden sind und der Grad der Professionalisierung im Flottenmanagement zwischen den einzelnen Standorten deutlich variiert. Viele Dienstleister sind weiterhin nur national vertreten, was für einen Flickenteppich bei der Auftragsvergabe sorgt. Nur eine kleine Zahl unabhängiger Dienstleister ist auf europäischer Ebene neben den Leasinggesellschaften der großen Hersteller vorhanden.

Auch wenn die Unterschiede in den letzten Jahren dank der EU-Harmonisierung abgenommen haben, so zeigen sich insbesondere im Steuerrecht signifikante Abweichungen. Beispielhaft zu nennen sind hier die steuerliche Absetzbarkeit der Fuhrparkkosten und die Besteuerung des Mitarbeiters, der das Flottenfahrzeug privat nutzt. Inwieweit eine einheitliche europa- oder weltweite Fuhrparkverwaltung überhaupt möglich und sinnvoll ist, kann nur unternehmensindividuell beantwortet werden und hängt unter anderem von der Fuhrparkgröße und den Länderschwerpunkten ab.

Ein europäisches Fuhrparkmanagement besitzt einen länderübergreifend identisch aufgebauten Kern und einen länderindividuellen Teil. Zum Kern gehören die Themen Tankkarteneinsatz, Wartungs- und Werkstattmanagement sowie Fahrzeugfinanzierung. Zum länderindividuellen Teil zählen Themen wie Besteuerung der Flottenfahrzeuge aus der Perspektive des Mitarbeiters und des Unternehmens, aber auch Anforderungen an die Fahrzeug- und Fahrsicherheit sowie die Führerscheinkontrolle. Ein gutes internationales Flottenmanagement kann sich mit Kosteneinsparungen durch Größenvorteile und ein vereinheitlichtes internationales Reporting bezahlt machen.

Unsere Grafik gibt einen Überblick, auf welche Aspekte bei der Auswahl eines internationalen Fuhrparkmanagement-Anbieters besonders wert gelegt werden sollte. Diese Kriterien lassen sich natürlich auch in Erfolgsfaktoren beim Aufbau einer eigenen internationalen Fuhrparkmanagement-Struktur übersetzen. Eine gute Mischung aus Zentralität und Dezentralität ist aber für beide Lösungsansätze der Schlüssel zum Erfolg.

Grundsätzlich besteht aber im Markt der Trend hin zu einer Zentralisierung, wie Jochen Schmitz, Leiter International Fleet bei Volkswagen Financial Services, zu berichten weiß: „Die Zentralisierung betrifft zum einen die Konditionen sowie länderübergreifend harmonisierte Prozesse und Dienstleistungen. Hinzu kommt der Bedarf nach einem konsolidierten internationalen Reporting für den Fuhrparkmanager über die Landesgrenzen hinweg, das zum Beispiel auch unterschiedliche Währungen und Steuer-Regimes berücksichtigt und einen schnellen Überblick über die Gesamtflotte gewährt. Auch die Car Policies international agierender Unternehmen werden zunehmend zentral vorgegeben.“ Matthias Rotzek, Managing Director Traxall Germany and Board Member Traxall International, ergänzt, dass die heterogenen Länderregularien und -bestimmungen auch große Unternehmen innerhalb eines Wirtschaftraumes an ihre Grenzen stoßen lassen und den Vergleich auf internationaler Ebene enorm erschweren – ein Argument für spezialisierte Dienstleister.

Grundlegend ist auch die Frage, wie möglicher Leasingbedarf abgewickelt werden sollte. Beim internationalen Leasing gibt es zwei Arten, dass Cross-Border-Leasing und das Vendor-Leasing. Beim Cross-Border-Leasing least der grenzübergreifend agierende Kunde zum Beispiel auf dem deutschen Heimatmarkt bei einer nationalen Gesellschaft seine Flotte, die er international in seinen Niederlassungen und Tochtergesellschaften einsetzen will. Für die steuerliche Behandlung ist der Standort des Leasinggebers ausschlaggebend. Beim Vendor-Leasing least der Kunde seine Fahrzeuge direkt bei den Niederlassungen oder Partnern einer deutschen Gesellschaft in dem Land, in dem er diese benötigt.

Eine alltägliche Problematik grenzüberschreitenden Fuhrparkmanagements sind Verkehrsverstöße im Ausland. Der deutsche Flottenmanager muss sich bewusst werden, dass in vielen europäischen Staaten auch zum Beispiel für die Vollstreckung von Bußgeldern die Halterhaftung gilt. Vorteilhaft ist: Bußgeldbescheide, die den fließenden Verkehr betreffen, aber gegen den Fahrzeughalter erlassen wurden, sind in Deutschland nicht vollstreckbar, sofern aus dem Bescheid ersichtlich ist, dass der Bußgeldempfänger nicht der Fahrer gewesen sein kann. Das trifft zum Beispiel bei Kapitalgesellschaften in Rechtsform einer GmbH oder AG zu. Auch die Vollstreckung lahmt: Der das Bußgeld verlangende Staat zeigt oftmals kein großes Interesse an der Vollstreckung, da der vollstreckende Staat das Bußgeld vereinnahmen darf und die ausländische Bußgeldstelle zudem das Recht verliert, im eigenen Land nochmals zu kassieren.

Die längere Dienstwagennutzung im Ausland ist per se nicht unproblematisch. In der Praxis werden Dienstwagen für ausländische Mitarbeiter oft in Deutschland zugelassen, auch wenn viele Staaten gerade dieses Vorgehen ganz oder teilweise verbieten. Eine Übersicht zu den Regeln der einzelnen EU-Staaten finden sich in diesem bfp-Artikel.

Axel Schäfer vom deutschen Bundesverband Fuhrparkmanagement und Sprecher der „FMFE Fleet and Mobility Management Federation Europe“ erweitert die Perspektive: „Viele Anforderungen und Problemstellungen sind identisch. Das ist nicht nur im betriebswirtschaftlichen Bereich der Fall, sondern auch bei Themen, die eine gesellschaftspolitische Dimension haben. Die Entwicklung hin zu alternativen Antriebsarten und die Frage, wie ein Antriebsarten-Wandel im Fuhrpark möglich ist, Fragen des Mobilitätsmanagement, zum Beispiel unter Nutzung von Carsharing, autonomen Fahren können hier beispielhaft genannt werden.“

Unaufhaltsam wird eine europäische Vernetzung und auch eine Globalisierung voranzuschreiten. Die Corona-Pandemie wird dies nicht beenden, aber ein seltener Pausenpunkt ist gesetzt. Jochen Schmitz beschreibt seine Eindrücke im internationalen Fuhrparkmanagement-Vertrieb: „Bedingt durch die Covid-19-Pandemie haben viele unserer Kunden erst einmal abwartend im Rahmen ihrer Beschaffungspolitik reagiert. Seit Jahresmitte haben wir dann große Nachholeffekte gespürt.“ Grundsätzlich ist die Stimmungslage aus seiner Sicht aber sehr heterogen. Denn während Branchen wie der Lebensmitteleinzelhandel oder die Logistikbranche eher von der aktuellen Situation profitiert haben, sehen sich andere Branchen mit gewissen Herausforderungen konfrontiert.

Matthias Rotzek von Traxall beobachtet aktuell reduzierte Kilometerleistungen, abwartende Flottenerneuerung und zum Teil auch eine leichte Reduzierung der Flottengröße. Mit einem Hinweis auf die massiven Planungsunsicherheiten der Branche schließt Axel Schäfer: „Das Handling des Fuhrparks erfordert besondere Maßnahmen, es ist nicht absehbar, ob und wie sich die Situation auf Dauer auf den Mobilitätsbedarf auswirkt. Aktuell haben Kfz eher eine Renaissance, da hierdurch alternative Mobilitätsmittel vermieden werden können. Dies wird aber sicher nicht auf lange Sicht so bleiben und eine wirtschaftliche Schwächung kann zu einer Reduzierung des Bedarfs an Fahrzeugen bzw. zu einer längeren Nutzungsdauer führen, wenn zum Beispiel die Fahrleistungen deutlich reduziert werden.“

Tipp:

Die wichtigsten Merkmale und Besonderheiten für eine Vielzahl internationaler Märkte können im International Fleet Handbook der BMW-Tochter Alphabet nachgeschlagen werden.