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FAQ

Outsourcing im Fuhrpark: Die wichtigsten Fragen und Antworten

Worauf Sie achten sollten, wenn Sie einzelne Fuhrparkprozesse oder das gesamte Fuhrparkmanagement auslagern wollen.

Was bedeutet Outsourcing im Fuhrpark?

Outsourcing beschreibt die vertraglich fixierte Auslagerung von einzelnen, ausgewählten Tätigkeiten oder Tätigkeitsbereichen im Fuhrparkmanagement an externe, spezialisierte Dienstleister. Dabei kann Outsourcing im Fuhrpark sowohl zeitlich befristet (temporäres Outsourcing: z.B. Aufbau einer Ladeinfrastruktur, Interimsmanagement, etc.) als auch auf eine längerfristige Zusammenarbeit angelegt sein.

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Der externe Dienstleister ist finanziell und organisatorisch nicht mit dem Auftraggeber verbunden und handelt rechtlich selbstständig. Für Anbieter ist ein hoher Spezialisierungsgrad erforderlich: Aufgrund ihrer Erfahrung und der Beschränkung auf ein bestimmtes Tätigkeitsfeld können externe Dienstleister Aufgaben oftmals besser erfüllen oder effizienter abwickeln als Fuhrparkverantwortliche in einem Unternehmen oder einer öffentlich-rechtlichen Organisation.

Beispiele für Outsourcing im Fuhrpark sind zum Beispiel: Schadenmanagement, Flottenbestands-Management (Ein- und Aussteuerung von Fahrzeugen), Fuhrparkmanagement, Tankkartenmanagement, Ladekartenabrechnung, Führerscheinkontrolle, Telematik, Werkstatt-Dienstleistungen und Reifenmanagement (Organisation und Durchführung des Wechsels der saisonalen Reifen und deren Einlagerung sowie der Zustand der Reifen), UVV-Prüfungen, Fahrerunterweisungen. 

Was sind Gründe für Outsourcing im Fuhrpark?

Beim Outsourcing handelt es sich um eine zeitnah verfügbare (manchmal auch die einzige) Lösung für Fuhrparkverantwortliche, wenn:

  • das nötige Fachwissen in einem bestimmten Bereich fehlt (Gewinn an Expertise hinsichtlich neuer Technologien oder Lösungen, Unterstützung bei der nachhaltigen Transformation des Fuhrparks zur „Green Car Policy“, E-Mobilität, Leasingberatung), oder
  • die Zeit fehlt, alle anfallenden Aufgaben rund um den Fuhrpark in Eigenregie zu erfüllen (Zeit-/ Personalmangel). Dabei ermöglicht Outsourcing einen umgehenden Zugriff auf fachlich ausgebildetes Personal über alle Fuhrparkprozesse.

Hinzu kommt ein Zuwachs an Rechtssicherheit, da die Einhaltung der rechtlichen Auflagen und vorgeschriebenen Anforderungen- (z.B. an Sicherheit, Umweltschutz und Prozessdokumentation) im outgesourcten Tätigkeitsbereich an Spezialisten übertragen wird.

Welche fuhrparkrelevanten Tätigkeiten können outgesourct werden?

Für Art und Umfang des Outsourcings gibt es keine Beschränkungen. Laut einer Analyse des Fuhrparkmanagement-Spezialisten Vimcar umfasst der Aufgabenbereich eines Fuhrparkmanagers bis zu 700 zum Teil grundlegend verschiedener Tätigkeiten und Teilprozesse (siehe Infografik). Jede einzelne Tätigkeit kann mittlerweile durch einen spezialisierten Dienstleister abgewickelt werden – vom Flottenbestands-Management (Ein- und Aussteuerung von Fahrzeugen, Leasingrückläufersteuerung, Instandhaltung, Wartung, Reifenmanagement) über das Schadenmanagement, die Rechnungs- und Gutachtenprüfung, die Strafzettel- und Rundfunkbeitragsverwaltung (GEZ) bis hin zur automatischen Führerscheinkontrolle der Mitarbeiter.

Laut einer Analyse des Fuhrparkmanagement-Spezialisten Vimcar umfasst der Aufgabenbereich eines Fuhrparkmanagers bis zu
Laut einer Analyse des Fuhrparkmanagement-Spezialisten Vimcar umfasst der Aufgabenbereich eines Fuhrparkmanagers bis zu 700 zum Teil grundlegend verschiedener Tätigkeiten und Teilprozesse.

Nur ein Bereich lässt sich NICHT auslagern: Die Kontrolle und Koordination der Dienstleister sowie die strategische Steuerung der Mobilität im Unternehmen. Beim so genannten „Full Service-Outsourcing“ (im Gegensatz zum Outsourcing definierter Einzeltätigkeiten) werden sämtliche Fuhrparkprozesse an einen Dienstleister delegiert: Der Fuhrparkverantwortliche wird dabei zum Mobilitätsmanager, der die verschiedenen Prozesse und Services rund um die betriebliche Mobilität kosteneffizient steuert und die strategische Ausrichtung der Fuhrparkordnung verantwortet.

Wieviel kostet das Outsourcing von Fuhrparkdienstleistungen und wie wird abgerechnet?

Die Höhe der Kosten für das Outsourcing von Fuhrpark-Tätigkeiten ist abhängig von Art und Umfang der erbrachten Dienstleistungen sowie Art und Anzahl der Fahrzeuge. Die Spanne reicht von einstelligen Beträgen pro Firmenwagen und Monat (z.B. Outsourcing der Führerscheinkontrolle, elektronisches Fahrtenbuch, Einführung eines Tankkartensystems, Reifenmanagement) bis hin zu monatlichen Kosten in Höhe in von rund 120 Euro pro Firmenwagen) für das Full-Service-Outsourcing eines komplexen Mischfuhrparks.

Zur Einschätzung des tatsächlichen finanziellen Mehrwerts von Outsourcing-Dienstleistungen kann ein simples Rechenbeispiel dienen.

Beispielrechnung:

Der Einkaufsleiter eines mittelständischen Unternehmens, der auch für das Fuhrparkmanagement verantwortlich ist, verdient 80.000 EUR (brutto) pro Jahr. Rund 40 Prozent seiner Arbeitszeit entfallen auf die Verwaltung und das Management der 50 Firmenfahrzeuge des Unternehmens.

80.000 EUR x 0,4 (zeitlicher Aufwand für das Fuhrparkmanagement) = 32.000 EUR.

32.000 EUR / 50 Firmenfahrzeuge = 640 EUR Managementkosten pro Firmenwagen pro Jahr

      640 EUR / 12 Monate  = 53,33 EUR Managementkosten pro Firmenfahrzeug pro Monat

53,33 EUR x 50 Fahrzeuge = 2.666,50 EUR pro Monat für die Verwaltung des Gesamtfuhrparks

Dieser Rechnung umfasst den reinen Arbeitsaufwand (ohne Lohnnebenkosten).

Hinzu kommen Einsparpotenziale in Höhe von durchschnittlich 15 bis 20 Prozent durch die Zusammenarbeit mit einem Outsourcing-Unternehmen (z.B. durch optimierte Prozesse bei Fahrzeugverwaltung, Reparaturmanagement, Routenplanung, Fahrzeugbuchung oder Führerscheinkontrolle, neue verhandelte Rahmenverträge mit niedrigeren Leasingraten und/ oder Versicherungsprämien, niedrigere Werkstatt- und Reparaturkosten).

Finanziell nicht pauschal ermittelbar, aber bei einer Preiskalkulation ebenfalls zu berücksichtigen, sind weitere Vorteile des Outsourcings: z.B. durchgehende Erreichbarkeit auch im Krankheits- bzw. Urlaubsfall, Vermeidung von Strafzahlungen durch erhöhte Rechtssicherheit (v.a. hinsichtlich Halterhaftung/UVV, Dokumentation und Reporting) und die Möglichkeit fundierter fachlicher Beratung bei aktuellen Fragen rund um die Flotte.

Mittlerweile haben sich monatliche Rechnungen – die als Lastschrift von der jeweiligen Kostenstelle des Fuhrparks abgebucht werden – als Branchenstandard etabliert.

Gerade im IT- und Softwarebereich (digitale Fahrzeugakte und Belegarchivierung, Fuhrparkmanagementsoftware, elektronisches Fahrtenbuch) hat sich in den letzten Jahren das „Software-as-a-Service“-Modell (SaaS, vgl. Windows Office 365) durchgesetzt: Im Gegensatz zum einmaligen Erwerb einer Software-Lizenz „mietet“ der Fuhrparkverantwortliche die entsprechenden Software für eine festgelegte Vertragsdauer (in der Regel: zwölf Monate). Die Abrechnung kann dabei monatlich oder jährlich erfolgen.

Der Vorteil von SaaS-Modellen:

Die Software wird vom Anbieter kontinuierlich entsprechend dem technologischen Fortschritt und den Anforderungen der Nutzer weiterentwickelt. Da es sich bei modernen Digitalservices für die Fuhrparkverwaltung meist um Cloud-Lösungen handelt, erfolgen Produktupdates automatisch und ohne Installationsaufwand für das Unternehmen.

Folgende Abrechnungsmodelle beim Outsourcing sind üblich:

  • Pauschalpreise für den gesamten Fuhrpark („Komplettpakete“: oftmals nach Leistungsumfang und verschiedenen Servicelevels – von Basis bis Premium – gegliedert),
  • Outsourcing Fees (Fixbgebühr) pro Fahrzeug/ Monat,
  • Service Fees (Gebühr pro anfallender Tätigkeit: z.B. Strafzettelverwaltung, Schadenmanagement), sowie
  • vertraglich vereinbarte Projektkosten (z.B. für die Erstellung einer Green Car-Policy, Entwicklung und Umsetzung einer Elektrombilitäts-/ Ladestrategie)
  • Einige Dienstleister bieten Kunden auch die Möglichkeit der Honorarabrechnung auf Stundenbasis an: So lassen sich die Kosten für das Outsourcing am ehesten mit den Personalkosten vergleichen, die bei einer unternehmensinternen Lösung anfallen würden.

Fuhrparkverantwortliche, die Angebote verschiedener Dienstleister einholen, sollten darauf achten, dass alle Kostenkalkulationen auf derselben Anforderungsbasis erstellt werden, um eine finanzielle Vergleichbarkeit der jeweiligen Outsourcing-Leistungen sicherzustellen.

Ist das Outsourcing von Fuhrparkleistungen teurer für ein Unternehmen?

Im Gegenteil. Oftmals führt Outsourcing zu einer direkten Fixkostenersparnis für das Unternehmen: „In den meisten Fällen ist das Einstellen von zusätzlichem Personal für den Fuhrpark teurer als das Outsourcing der entsprechenden Tätigkeit“, sagt Fuhrpark-Experte Matthias Engel, Geschäftsführer von Car extern. Der Mangel an Fachkräften für das anspruchsvolle Tätigkeitsfeld in der Fuhrparkverwaltung verteuert und erschwert die Gewinnung qualifizierter Bewerber.

Zudem lassen sich durch Outsourcing auch konkrete Kostenvorteile und Savings bei Einzelleistungen für den Fuhrpark erzielen, da Dienstleister

  • in der Regel mehrere Fuhrparks betreuen und durch diesen Größenvorteil Rahmenverträge mit besseren Konditionen am Markt verhandeln können (Skaleneffekte: u.a. bei Einkaufs- / Leasingkonditionen, Reparaturkosten, Versicherungstarifen, Tankkarten) sowie
  • über neue Entwicklungen und Marktfaktoren in ihrem Spezialgebiet informiert sind und dadurch eine optimale Nutzung aktueller Förderprogramme und Subventionen ermöglichen (z.B. Versteuerung von Elektrofirmenwagen, THG-Quote, Zuschüsse für betriebliche Investitionen in Digitalisierung und Nachhaltigkeit).

Ab welcher Fuhrparkgröße lohnt sich das Outsourcing?

Schon für die rechtskonforme und kosteneffiziente Verwaltung eines kleinen Mischfuhrparks mit fünf Fahrzeugen, bestehend aus Dienstwagen für Management und Vertrieb sowie diversen Pool- und Nutzfahrzeugen, kann die Unterstützung durch einen externen Dienstleister sinnvoll sein, sind sich die externen Fuhrparkmanagement-Anbieter einig.

Dabei gilt: Jeder Fuhrpark ist individuell – und hat seine eigenen Schwachstellen. So kann sich bereits ab dem ersten Firmenwagen ein Wechsel von der Ein-Prozent-Versteuerung auf ein elektronisches Fahrtenbuch lohnen. Die Investition in eine digitale Tankkosten- und Belegverwaltung hilft, die Zeitkosten für die Erfassung, Kontrolle und Archivierung der Rechnungen deutlich zu senken. Und die Einführung einer Tankkarte für die Fahrer führt im Alltag oft zu einem deutlichen Rückgang der Fehlbetankungen.

„Professionelle Unterstützung in Fuhrparkprozessen ist unabhängig von der Fuhrparkgröße“, bestätigt Flottenexpertin Christina Karl (Carsync). So können bereits kleine Fuhrparks durch den externen Zugriff auf einzelne Fachdisziplinen in der Fuhrparksteuerung (Einkauf, Versicherung, Betrieb, Aussteuerung, Abrechnungskontrolle, KPI-gestützte Handlungsempfehlungen) profitieren.

Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Outsourcing: Der Fuhrparkverantwortliche kennt sämtliche Kostenstrukturen (z.B. Total Costs of Ownership: TCO) und Prozesse „rund um seine Flotte“. Auf dieser Basis lassen sich die größten Kosten- und Zeitfresser im Fuhrpark identifizieren, quantifizieren und in eine Relation zu den vom Dienstleister veranschlagten Preis für die jeweilige Leistung setzen.

Wie lassen sich durch Outsourcing Kosten einsparen?

Externe Spezialisten kennen ihren speziellen Markt in der Regel besser als der „Allrounder Fuhrparkleiter“, haben meist spezielle Rahmenverträge mit Herstellern und anderen Anbietern abgeschlossen und verfügen über professionelle Einkaufs und Steuerungsprozesse.

So lassen sich bei der Fahrzeugbeschaffung bis zu 5 Prozent mehr Nachlass in den Herstellerkonditionen und/ oder eine 0,1- bis 0,3-prozentige Verbesserung in den Leasingfaktoren erzielen, rechnet Carsync-Flottenspezialistin Christina Karl.

Weitere 20 bis 40 Prozent lassen sich durch aktive Reparatursteuerung und ein professionelles, externes Schadenmanagement einsparen. Eine professionelle Rechnungsprüfung und -Reklamation können die Kosten im Fuhrpark um weitere drei Prozent senken.

Beispiel „Outsourcing Schadenmanagement“:

Durch das Outsourcing des Schadenmanagements ist bei Europas größtem Architektur- und Ingenieurbüro, der Sweco GmbH, die Schadenssumme im Fuhrpark und damit auch die Prämienhöhe der Flottenversicherung innerhalb eines Jahres um 24 Prozent gesunken.

Das Ergebnis: eine deutliche Einsparung in Höhe von 26.000 Euro. „Durch das Outsourcing konnten wir mehr als das Doppelte dessen einsparen, was uns die Fee für den Dienstleister kostete“, berichtet Sven Schmidt, der als Ressortleiter Zentrale Dienste auch für den Fuhrpark des Unternehmens (ca. 270 Fahrzeuge) verantwortlich ist.

Hinzu kommt eine spürbare zeitliche Entlastung für den Fuhrparkverantwortlichen, der bislang erste und alleinige Anlaufstelle im Schadensfall war: „Unsere Mitarbeiter haben nun eine verlässlichen externen Ansprechpartner, an den sie sich bei Schäden rund um die Uhr wenden können“, so Schmidt.

Gibt es ein Rechenmodell, ob sich Outsourcing für meinen Fuhrpark rechnet?

Um zu ermitteln, ob sich das Outsourcen einer bestimmten Tätigkeit für ein Unternehmen „rechnet“, empfiehlt sich i.d.R. das Aufstellen einer Gegenrechnung: Wieviel würde es das Unternehmen kosten, diese Aufgabe in gleicher Qualität intern zu erledigen?

Als Anhaltspunkt können hierbei für viele Tätigkeiten die Personalkosten einer qualifizierten Fachkraft angesetzt werden. Car extern-Fuhrparkexperte Matthias Engel rät dazu, das Bruttoeinkommen mit 1,5 zu multiplizieren, um auch die Lohnnebenkosten zu erfassen (u.a. Sozialabgaben, Kosten der Rekrutierung, Einrichtung Arbeitsplatz).

Rechenbeispiel:

Personalkosten einer Fachkraft:                                    60.000 EUR / Jahr

zzgl. Lohnnebenkosten (Faktor 1,5)                              30.000 EUR / Jahr

Summe Personalkosten:                                                      90.000 EUR / Jahr

220 Arbeitstage / Jahr                                                                 409 EUR / Arbeitstag

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Personalkosten / Arbeitsstunde (8 h/ Tag)                          ca. 51 EUR/ Stunde

Die Kosten der internen Erledigung fuhrparkrelevanter Aufgaben für ein Unternehmen lassen sich somit mit rund 51 EUR/Stunde veranschlagen. Dabei gilt es zu beachten, dass für Mitarbeiter im Fuhrpark bei den meisten Tätigkeiten ein zeitlicher Mehraufwand von ca. 50 Prozent gegenüber einem externen Dienstleister veranschlagt werden kann (erhöhter Informations- und Recherchebedarf, fehlende Prozessautomation und Routine).

Hinzu kommt bei interner Bearbeitung das Risiko krankheits- und unfallbedingter Ausfälle, während in der Zusammenarbeit mit einem Dienstleister eine durchgehende Aufgabenerfüllung vertraglich sichergestellt ist.

Für welche Fuhrpark-Tätigkeiten lassen sich am schnellsten Kostenvorteile durch Outsourcing erzielen?

Der Vergleich mit den Personalkosten (siehe Rechenbeispiel oben) zeigt: Insbesondere bei zeitintensiven, sich wiederholenden Tätigkeiten oder Aufgaben, die ein hohes Maß an fachspezifischem, rechtlichem oder technischem Knowhow erfordern, kann sich das Outsourcing lohnen:

Das betrifft vor allem zeitaufwändige Kontroll- und Dokumentationspflichten wie etwa das Reifenmanagement (z.B. Profilkontrolle), die Einführung eines automatischen Fahrtenbuchs, die digitale Tankkosten-Erfassung mittels Tankkarte (große Tankkartenanbieter bieten Kunden einen Rabatt auf den Tankpreis), die elektronische Führerscheinkontrolle oder die Durchführung der rechtlich vorgeschriebenen UVV-Schulungen.

Welche Vertragsdauer ist für das Outsourcing im Fuhrpark empfehlenswert?

Beim temporären Outsourcing (projektbezogen oder als vorübergehende Lösung, z.B. bei Personalmangel) ist die Vertragsdauer bereits im Vorfeld begrenzt: So kann vertraglich fixiert werden, dass Interimslösungen für das Fuhrparkmanagement mit der (Neu-)Einstellung eines eigenen Fuhrparkverantwortlichen im Unternehmen enden. Bei projektbezogenen Outsourcing endet der Vertrag mit dem erfolgreichen, anforderungsgemäßen Abschluss des Projekts.

Fuhrparkverantwortliche, die sich für die dauerhafte Zusammenarbeit mit einem Dienstleister entscheiden, sollten das Outsourcing als Möglichkeit zum Aufbau einer langfristigen Geschäftsbeziehung und gemeinsamen, strategischen Weiterentwicklung des Fuhrparks sehen. Deshalb empfiehlt sich für die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister eine Vertragsdauer von mindestens zwölf Monaten. Nach Abschluss der Vertragslaufzeit sollte die bisherige Zusammenarbeit bewertet und gegebenenfalls neue Ziele oder Anforderungen definiert werden.

Speziell im Bereich Fahrzeugbeschaffung, Ein- und Aussteuerung sowie Leasing zeigen sich die Vor- und Nachteile der Zusammenarbeit mit einem Dienstleister oftmals erst bei der Rückgabe der Fahrzeuge. Deshalb sollten Fuhrparkverantwortliche für diesen Bereich den durchschnittlichen Leasingzeitraum eines Firmenfahrzeugs (i.d.R. drei bis vier Jahre) als Grundlage für die Vertragsmindestdauer nehmen.

Praxistipp:

Erstellen Sie in Ihrem Kalender einen „Reminder“, d.h. eine Wiedervorlage, die Sie frühzeitig an auslaufende Verträge erinnert. Denken Sie daran, in einem Turnus von ca. drei bis vier Jahren, sämtliche Gewerke, die Sie extern vergeben haben, einer Bewertung zu unterziehen und gegebenenfalls neu auszuschreiben. „Die im Zuge eines Ausschreibungsprozesses erforderliche Befassung mit dem Anbietermarkt, neuen Trends und Lösungen wirkt jedes Mal wie eine Frischzellenkur für den Fuhrpark“, rät bfp AKADEMIE-Trainer André Horl.

Im schlimmsten Fall gilt: Es besteht immer die Möglichkeit einer vorvertraglichen Vertragsauflösung. Dabei muss allerdings mit einer Strafzahlung (Konventionalstrafe) gerechnet werden, um den Dienstleister für fest kalkulierte Umsätze zu entschädigen. In der Regel ist diese Konventionalstrafe für ein Unternehmen günstiger als die Fortsetzung einer erfolglosen oder für beide Seiten unangenehmen Zusammenarbeit.

Schwäche ich als Fuhrparkverantwortlicher meine Position im Unternehmen, wenn ich Verantwortung an einen Dienstleister delegiere?

Nein. Die strategische Entscheidung, bestimmte fuhrparkrelevante Tätigkeiten outzusourcen, ist vielmehr ein deutliches Indiz, dass Fuhrparkverantwortliche sich aktiv mit ihrer Flotte auseinandergesetzt haben und eine kosteneffiziente Weiterentwicklung der betrieblichen Mobilität im Unternehmen anstreben. Zudem gilt: Aufgaben und Tätigkeiten lassen sich zwar outsourcen, die Halterhaftung – und damit die Letzt-Verantwortung für einen (rechts-)sicheren Fuhrparkbetrieb – verbleibt immer beim Fuhrparkverantwortlichen.

Auch die Sorge vor einem Kontroll- oder Verantwortungsverlust ist in der Praxis meist unbegründet: Etablierte Dienstleister arbeiten strikt nach den Vorgaben des Kunden: „Dabei werden alle Prozesse nach im Vorfeld gemeinsam abgestimmten Regeln bearbeitet“, sagt Fuhrparkexpertin Christina Karl (Carsync). Fest vereinbarte Reportings, Audits und Freigabeworkflows sorgen gerade bei firmen- oder kostenkritischen Prozessen dafür, dass Flottenmanager strukturell in die Leistungserbringung des Dienstleisters integriert werden.

„Man kann mittlerweile fast jede fuhrparkrelevante Tätigkeit delegieren. Doch rund 20 Prozent des Arbeitsaufwands – nämlich die Kernaufgaben des Managements, der Kontrolle und Koordination der Dienstleister – verbleiben immer beim Fuhrparkleiter“, sagt Gebhard de Wall, Fuhrparkleiter bei der Cool Chain Group Deutschland (CCG DE). Hinzu kommt: Durch regelmäßige Ausschreibungs- und Vergabeprozesse ist gewährleistet, dass Fuhrparkverantwortliche kenntnismäßig immer wieder auf den neuesten Stand gelangen, eine Vielzahl an Alternativen kennenlernen und in regelmäßigem Austausch mit Fachexperten bleiben. Somit führt Outsourcing bereits mittelfristig zu einer deutlichen Stärkung von Kompetenz und Verhandlungsposition des Flottenmanagers.

Wie erfolgt das Reporting in der Zusammenarbeit mit einem Fuhrpark-Dienstleister?

Die Kommunikation zwischen Fuhrparkverantwortlichem und Dienstleister richtet sich nach den spezifischen Anforderungen im jeweiligen Tätigkeitsbereich. Die Möglichkeiten reichen dabei von der einfachen Rechnungsstellung, in der Art und Umfang der Leistungserbringung aufgeführt werden, über monatliche Jour-Fix-Meetings bis hin zu einem cloudbasierten 24-Stunden-Zugriff auf die Kern-Fuhrparkmanagement-Kennzahlen (KPIs: Key Performance Indices) sowie umfassende Analyse-, Controlling- und Benchmarking Möglichkeiten. Live-Dashboards mit Export-Möglichkeiten (z.B. für Geschäftsführung oder Controlling) bieten dabei eine übersichtliche Darstellung des aktuellen Status der Flotte.

Das Standard-Reporting, das die meisten Outsourcing-Dienstleister an ihre Kunden verschicken, umfasst in der Regel bereits die wesentlichsten Kennzahlen - etwa die monatlichen Tankkosten, Unfallschäden (auch im Zeitvergleich), die Anzahl „frisch“ ein- und ausgesteuerter Fahrzeuge sowie die TCO des Fuhrparks. Je nach Grad der Elektrifizierung der Flotte kann auch der Stromverbrauch auf Fahrzeugbasis sowie an den jeweiligen Ladepunkten erfasst werden.

Welche Reporting-Form man als Flottenverantwortlicher wählen sollte, hängt stark von der Komplexität des jeweiligen Fuhrparks ab: Eine reine Dienstwagenflotte erfordert weniger Kontroll- und Reportingaufwand als ein deutschlandweit aktiver Mischfuhrpark mit einem hohem Nutzfahrzeuganteil. So ist etwa XQUADRAT-Geschäftsführer Julian Malle (zwölf Firmenwagen) mit einem monatlichen Update über fuhrparkrelevante Tätigkeiten gut informiert, während CCG DE-Fuhrparkleiter Gebhard de Wall (220 Nutzfahrzeuge/ Kühleinheiten) „in täglichem Kontakt mit den Outsourcing-Dienstleistern“ steht.

Oberstes Prinzip für das Reporting sollten die Bedürfnisse und Anforderungen des Fuhrparkverantwortlichen sein, rät auch Carsync-Flottenservice-Leiterin Christina Karl: „Serviceorientierte Fuhrparkmanagement-Dienstleister bieten Regelreports, die individuell nach Definition des Kunden ausgestaltet werden können.“

Worauf ist bei der Ausschreibung zu achten?

Die Grundlage für eine erfolgreiche Ausschreibung von Dienstleistungen rund um den Fuhrpark ist eine vorherige, detaillierte Analyse der Flotte: „Erst wenn ich sämtliche Kostenfaktoren, Prozesse und Schwachstellen im Fuhrpark kenne, weiß ich auch, an welchen Stellen Handlungsbedarf besteht“, sagt Car extern-Geschäftsführer Matthias Engel.

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Bei einer beschränkten Ausschreibung werden nur einige wenige ausgewählte Dienstleister (d.h. drei bis sechs Anbieter) aufgefordert, ein Angebot abzugeben. Dabei sollten die Ziele und Anforderungen des Outsourcings möglichst konkret und zahlenbasiert genannt werden!

Marktübersichten sowie der Austausch mit anderen Fuhrparkverantwortlichen (im Rahmen von Schulungen bei der bfp AKADEMIE, Kongressen und Messen, wie dem bfp FORUM, via XING/LinkedIn) helfen bei der Suche nach geeigneten Dienstleistern. Oftmals lohnt sich auch ein Blick auf die Erfahrung und Referenzen des jeweiligen Anbieters.

Grundregel für eine erfolgreiches Outsourcing:

Fuhrparkverantwortliche sollten bei einer Vergabe nicht ausschließlich auf den Preis als Hauptkriterium achten. Entscheidender im Fuhrparkbetrieb sind oftmals die Erreichbarkeit sowie ein vertrauensvoller, persönlicher Kontakt mit den jeweiligen Ansprechpartnern und damit die Servicequalität.

Praxistipp:

Unterschiedliche Abrechungsmodelle, unterschiedliche Leistungspakete und Service Level Agreements, unterschiedliche Reporting- und Kooperationsmodelle … Der Markt an Outsourcing-Dienstleistungen ist hochgradig komplex und für einen „Neuling“ in der Regel kaum überschau- geschweige denn: vergleichbar. Eine gründliche vorbereitete Ausschreibung, in der die Zusammensetzung und Anforderungen des jeweiligen Fuhrparks detailliert gelistet sind, erhöht die Wahrscheinlichkeit, vergleichbare –damit exakt auf die Bedürfnisse des eigenen Unternehmens zugeschnittene - Angebote zu erhalten.

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Welche Kriterien spielen bei der Anbieterwahl eine Rolle?

Natürlich spielen die Kosten eine entscheidende Rolle, wenn es um das Outsourcing von Mobilitätleistungen geht. Doch gerade beim komplexen Thema „Fuhrpark“ gilt: Das billigste Angebot ist nicht immer das Beste!

Neben dem Preis sollten Fuhrparkverantwortliche bei der Auswahl eines geeigneten Anbieters auch folgende Kriterien berücksichtigen:

  • fachliche Eignung des Outsourcing-Partners (Referenzen, Expertise, Erfahrung),
  • Transparenz bei Leistungserbringung und Abrechnung,
  • Markenunabhängigkeit und Neutralität gegenüber Herstellern, Leasinggebern, Versicherungsunternehmen und Prüforganisationen,
  • moderne Software mit Prozessteuerungslogiken und einfachen Kommunikationsprozessen zwischen Fahrern, Lieferanten und Dienstleistern, sowie
  • Umfang der durch den Dienstleister angebotenen Leistungsbausteine. Gerade bei diesem Punkt sollten Fuhrparkverantwortliche achtsam sein, da sich die Angebote am Markt teilweise deutlich unterscheiden – und die Gefahr besteht, „Äpfel mit Birnen zu vergleichen“.

Wohin geht der Trend beim Outsourcing?

Steigende rechtlichen Anforderungen an Umweltschutz ( Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD)) und Verkehrssicherheit, aber auch neue technologische Möglichkeiten (z.B. Connected Car-Anwendungen im Fuhrparkbetrieb) sorgen dafür, dass zunehmend auch kleine und mittelständische Unternehmen auf externes Expertenwissen angewiesen sind und fuhrparkrelevante Leistungen outsourcen.

Der Anbietermarkt reagiert darauf, indem er verstärkt individuelle Outsourcing-Pakete und Service Level Agreements (SLA´s) mit unterschiedlichen Preisen – je nach gewünschtem Leistungs- und Serviceumfang – anbietet, die in ihrer Basisversion auch für Fuhrparks mit begrenztem Budget erschwinglich sind.

„Lange Zeit war Outsourcing für Fuhrparkverantwortliche vor allem eines: ein schneller und kosteneffizienter Weg, um bei Zeit- und Personalmangel die Erbringung notwendiger Fuhrpark-Leistungen sicherzustellen. Heute geht es verstärkt auch um die Fachkenntnis und Expertise des jeweiligen Dienstleisters: Das Bedürfnis nach Beratung und Unterstützung bei der zukünftigen strategischen Ausrichtung des Fuhrparks ist deutlich gestiegen“, beobachtet Car extern-Geschäftsführer Matthias Engel.

Parallel zeichnet sich eine deutliche Tendenz zur Digitalisierung und Automatisierung von Fuhrparkmanagement-Prozessen ab: Große Outsourcing-Dienstleister entwickeln sich dabei immer mehr zu organisierten Marktplätzen, die als All-in-One-Plattform Lösungen für sämtliche Anwendungsfälle und Anforderungen rund um das Thema Berufliche Mobilität abdecken.

„Professionelle Unterstützung in Fuhrparkprozessen ist unabhängig von der Fuhrparkgröße“, bestätigt Flottenexpertin Christina Karl (Carsync).
„Durch das Outsourcing konnten wir mehr als das Doppelte dessen einsparen, was uns die Fee für den Dienstleister kostete“, berichtet Sven Schmidt, der als Ressortleiter Zentrale Dienste von Sweco für ca. 270 Fahrzeuge verantwortlich ist.
„Man kann mittlerweile fast jede fuhrparkrelevante Tätigkeit delegieren. Doch rund 20 Prozent des Arbeitsaufwands – nämlich die Kernaufgaben des Managements, der Kontrolle und Koordination der Dienstleister – verbleiben immer beim Fuhrparkleiter“, sagt Gebhard de Wall, Fuhrparkleiter bei der Cool Chain Group Deutschland (CCG DE; 220 Nutzfahrzeuge).
Welche Reporting-Form man als Flottenverantwortlicher wählen sollte, hängt stark von der Komplexität des jeweiligen Fuhrparks ab: Eine reine Dienstwagenflotte erfordert weniger Kontroll- und Reportingaufwand als ein deutschlandweit aktiver Mischfuhrpark mit einem hohem Nutzfahrzeuganteil. So ist etwa XQUADRAT-Geschäftsführer Julian Malle (zwölf Firmenwagen) mit einem monatlichen Update über fuhrparkrelevante Tätigkeiten gut informiert.
Oftmals führt Outsourcing zu einer direkten Fixkostenersparnis für das Unternehmen: „In den meisten Fällen ist das Einstellen von zusätzlichem Personal für den Fuhrpark teurer als das Outsourcing der entsprechenden Tätigkeit“, sagt Matthias Engel, Geschäftsführer von Car extern.

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