Datenbasierte Arbeitsgrundlage schaffen
An einer „Fuhrparkinventur“ (Erfassung von Fahrzeugbestand, Datenbanken, Prozessen) führt kein Weg vorbei: Erst, wer die größten Zeit- und Kostenfresser im Tagesgeschäft kennt, weiß, in welchen Bereichen sich das Outsourcing lohnt. Zudem ist eine fundierte Analyse des Status Quo hilfreich, um Dienstleisterkosten gegenüber Geschäftsführung und Controlling zu begründen.
Inhouse vs. extern
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Berechnen Sie die Kosten und den Zeitaufwand für eine mögliche Inhouse-Lösung (Personalkosten x Faktor 1,5: Lohnnebenkosten, unerwartete Ausfälle; siehe Beitrag: Outsourcing im Fuhrpark: Die wichtigsten Fragen und Antworten ). Der errechnete Betrag bietet eine wichtige Orientierungshilfe bei der Bewertung des Preis-Leistungsverhältnisses von Outsourcing.
Ergebnisoffen bleiben
Ein erfolgreiches Ergebnis kann auch die Erkenntnis sein, dass bestimmte Tätigkeiten besser intern abgewickelt werden sollten. Das bedeutet: Kalkulieren Sie den Zeitaufwand für Personalsuche, Ausbildung und/ oder Einarbeitung (Schulungen) und binden Sie die notwendigen internen Ansprechpartner rechtzeitig ein.
Fachliche Ziele definieren
Erstellen Sie ein Lastenheft, in dem detailliert aufgelistet ist, welche konkreten fachlichen Leistungen und Services Sie von einem Dienstleister erwarten.
Strategische Ziele definieren
Nutzen Sie Outsourcing als Chance zur zukunftsorientierten Weiterentwicklung Ihres Fuhrparks. Definieren Sie messbare, realistische und terminierte Ziele einer Partnerschaft (z.B. Kostensenkung um 20.000 EUR, Senkung des CO2-Ausstoßes der Flotte um 20 Prozent innerhalb von 2 Jahren).
Mittel- bis langfristig denken
Oftmals zeigen sich die Vor- und Nachteile der Zusammenarbeit mit einem Dienstleister erst nach drei bis vier Jahren (z.B. bei der Leasingrückgabe und/ oder Neueinsteuerung).
Anreize für Verbesserung setzen
Vereinbaren Sie feste Ziele und eine Bonus-Malus-Regelung (Erfolgsprämie bei Zielerreichung) mit Ihrem Dienstleister.
Keine Äpfel mit Birnen vergleichen
Viele Dienstleister arbeiten mit Pauschalbeträgen. Prüfen Sie gründlich, welche einzelnen Leistungsbausteine in welcher Qualität in der Pauschale enthalten sind. Gerade bei diesem Punkt sollten Fuhrparkverantwortliche achtsam sein, da sich der Leistungsumfang der Angebote teilweise deutlich unterscheidet und evtl. Gebühren für Extraleistungen fällig werden.
Nach Kick-backs fragen
Viele Dienstleister haben Rahmenverträge zu speziellen Konditionen mit anderen Mobilitätsunternehmen geschlossen (z.B. Autohäuser, Reifenhändler, Mineralölunternehmen, Softwareanbieter). Dadurch können bei Ausschreibungen z.T. günstigere Service Fees angeboten werden. Oft werden die Rabatte auch als finanzieller Vorteil an Kunden weitergegeben („Kick-backs“: z.B. ermäßigte Betankung bei Tankkartenanbietern). Achten Sie darauf, dass Sie als Fuhrparkleiter Ihre Entscheidungsfreiheit behalten und keine Ansprüche unwissentlich abtreten (z.B. Abtreten von THG-Ansprüchen an die Leasinggesellschaft).
Ansprechpartner und Produkte kennenlernen
Gerade bei kommunikations- und abstimmungsintensiven Tätigkeiten ist der „persönliche Draht“ zum Dienstleister ebenso entscheidend für eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung wie die fachliche Expertise. Lernen Sie vor Vertragsabschluss Ihre zukünftigen Ansprechpartner kennen. Nutzen Sie die Möglichkeit zu kostenlosen Webinaren oder Testphasen (etwa bei Software-Produkten).
Für verlässliche Rahmenbedingungen sorgen
Informieren Sie sich über die Erreichbarkeit sowie Service- und Responsezeiten des Dienstleisters (z.B. Antwortgarantie bis zum nächsten Arbeitstag, 24h-Notfall-Hotline). Zunehmend wichtig: Informieren Sie sich über Datenschutz und -sicherheit der Leistungen (u.a. Verschlüsselungsprotokolle, DSGVO-Konformität, Backup-Routinen, Serverstandort).
Reporting-Standards vereinbaren
Wie, wann, was? Um beiderseitige Enttäuschung u vermeiden, sollten Sie vorab mit dem Dienstleister klären, ob, in welchem Turnus und in welcher Form eine Berichterstattung erfolgt. Definieren Sie vorab Muster- bzw. Regelreports nach Ihren eigenen Bedürfnissen (z.B. Live-Dashboard mit relevanten Fuhrpark-KPIs, umgehende Benachrichtigung bei unternehmensrelevanten Ereignissen, Standardreports oder Jour Fixes alle 2 bis 4 Wochen).
…. für den Fall der Fälle:
„Hope for the best, plan for the worst“
Vereinbaren Sie eine Probezeit und/ oder eine Konventionalstrafe für den Fall, dass sich einer der beiden Partner veranlasst sieht, den Dienstleister-Vertrag vorzeitig zu kündigen. Die Möglichkeit der „vorvertraglichen Vertragsauflösung“ hilft, böse finanzielle Überraschungen für Ihr Unternehmen zu vermeiden.
4 Einsparpotenziale beim Outsourcing
„So sparen Fuhrparkverantwortliche richtig Geld“: Von der Tankkarte bis zum Reifenwechsel - mittlerweile lässt sich fast jede Tätigkeit im Fuhrparkmanagement outsourcen. Wir verraten, wo sich die schnellsten „Quick Wins“ erzielen lassen.
1. Versicherung und Schadenmanagement: Seriöse Dienstleister überprüfen bestehende Verträge, analysieren die Schadenhäufigkeit im Fuhrpark, kalkulieren die Prämienhöhe und identifizieren Möglichkeiten zur Risikooptimierung („aktives Risk Management“).
Im Anschluss wird der jeweils kostengünstige Versicherer gesucht („Multi-Bidding“-Verfahren). Einsparpotenzial: bis zu 40 Prozent.
2. Leasing/ Händlerkonditionen: Die meisten Fuhrparkleiter arbeiten mit Bestandsverträgen oder -händlern. Diese bieten in den seltensten Fällen die jeweils optimalen Konditionen. Was auf den ersten Blick ein günstiges Angebot ist, kann beim detallierten Blick durch einen Spezialisten oftmals das teuerste sein: Dies gilt gerade, wenn es sich um „vertragliche Details“ wie Beantragung der BAFA-Prämie oder THG-Quote, zusätzliche Reifenpakete oder vorzeitige Fahrzeugrückgabe handelt. In fast allen Fällen lohnt sich die Überprüfung der Leasingkonditionen durch einen Fuhrpark-Profi. Einsparpotenzial: bis zu 35 Prozent.
3. Betriebskosten: Im Fuhrparkbetrieb fallen jeden Tag neue Kosten an – von der Tankfüllung bis hin zum Scheibenwechsel. Fuhrpark-Spezialisten analysieren die Prozesse im täglichen Fuhrparkbetrieb – und empfehlen optimierte Lösungen und Partner, die Zeit und Kosten sparen helfen (Tankkarten, Schadenmanagement, digitale Rechnungsabwicklung). Einsparpotenzial: bis zu 25 Prozent.
4. Digitales Fuhrparkmanagement: Digitale Reportings gehören mittlerweile zum Branchenstandard. Durch die Digitalisierung und Automatisierung sich wiederholender Prozesse (Routenplanung, Ausreißeranalysen, CO2-Emissionsreporting, Kosten- und Terminmanagement, Führerscheinkontrolle, UVV-Schulungen, Poolfahrzeug-Buchung) lässt sich wertvolle Arbeitszeit sparen. Einsparpotenzial: bis zu 20 Prozent.
