Praxistipps für den internationalen Fuhrpark

Dabei gilt: „Unwissenheit schützt vor Strafe nicht – und kann für ein Unternehmen schnell teuer werden“, warnt Firmenwagen-Expertin Sylvia Simons. Denn trotz Reisefreiheit und EU-Binnenmarkt birgt der Einsatz von Firmenwagen im Ausland für Fuhrparkverantwortliche nach wie vor zahlreiche rechtliche wie organisatorische Fallstricke und Risiken. 

Diese beginnen bereits bei der Beschaffung und Auswahl der Fahrzeuge – so können Leasing-Konditionen aus Deutschland für ausländische Niederlassungen meist nicht übernommen werden - und reichen über die ordnungsgemäße Zulassung und steuerliche Erfassung des Firmenwagens bis hin zur Beachtung der jeweiligen Halterpflichten.

Beim 4. bfp Mobility Dialog gab Sylvia Simons, die als Unit-Leiterin Fuhrparkmanagement der dbs Delta Business Service GmbH für mehr als 1.000 Firmenwagen verantwortlich ist, gemeinsam mit Axel Schäfer, Geschäftsführer des Bundesverbandes Fuhrparkmanagement e. V., einen praxisnahen Einblick ins internationale Fuhrparkmanagement. Im Online-Webinar, moderiert von Clemens Noll-Velten, Chefredakteur bfp FUHRPARK & MANAGEMENT, verrieten die Experten, worauf es für einen rechtssicheren und gleichzeitig kosteneffizienten Fuhrparkbetrieb ankommt.

Die Unterschiede beginnen bereits bei der Auswahl des optimalen Firmenwagens: So sind in Österreich Vans und kleine Kastenwagen für Unternehmen wesentlich attraktiver, da sie komplett vorsteuerabzugsberechtigt sind. Dadurch fällt weder bei der Anschaffung noch bei Reparatur- oder Betriebskosten des Firmenwagens eine Umsatzsteuer an.

Im Gegensatz dazu sind die in Deutschland begehrten Sport Utility Vehicles (SUV´s) als Dienstwagen in Österreich deutlich unbeliebter. Der Grund: Die durch den Nutzer zu leistende Versteuerung des Fahrzeugs als Sachbezug orientiert sich, im Gegensatz zu Deutschland, wo v.a. der Bruttolistenpreis den Ausschlag über die Steuerhöhe gibt, stärker an den CO2-Emissionen des Fahrzeugs.

Generell gilt: Auf ein Unternehmen gekaufte oder geleaste Firmenwagen sollten in dem Staat zugelassen werden, in dem sich das Fahrzeug überwiegend aufhält. So ist es z.B. nicht möglich, für einen überwiegend in Österreich tätigen Mitarbeiter einen Firmenwagen mit deutscher Zulassung einzusetzen. In diesem Fall ist es erforderlich, das Fahrzeug auf eine Niederlassung vor Ort zuzulassen – und idealerweise auch den Arbeitsvertrag der Firmenwagennutzers entsprechend anzupassen.

„Gerade im Bereich Steuerrecht und bei der Förderung von Elektromobilität gibt es signifikante Abweichungen zwischen den einzelnen Ländern“, berichtet Axel Schäfer aus seiner Erfahrung als Sprecher der internationalen Fleet And Mobility Management Federation Europe (FMFE):

So benötigt etwa ein auf ein deutsches Unternehmen zugelassener Dienstwagen, der in der Schweiz unterwegs ist, eine spezielle Zollgenehmigung: „Sonst könnte die Einreise als Import gelten, bei dem die Umsatzsteuer nochmals zu entrichten ist“ (Schäfer).

Auch können RFID-Chips, die in Deutschland häufig zur elektronischen Führerscheinkontrolle genutzt werden, in Österreich nicht eingesetzt werden. Denn in der Alpenrepublik gilt der Führerschein als amtliches Dokument, das nicht durch das Aufbringen eines Chips verfremdet werden darf.

Allein in der EU gibt es rund 110 verschiedene Führerschein-Versionen mit unzähligen Fahrerlaubnisklassen, Kennzeichen und Gültigkeitsfristen, so Fuhrparkprofi Simons. Gerade bei stark international ausgerichteten Flotten kann sich für die EU-weit vorgeschriebene regelmäßige Führerscheinkontrolle die Unterstützung durch spezialisierte Dienstleister lohnen, um auf der rechtssicheren Seite zu bleiben.

Dies gilt auch für weitere Halterpflichten: Die Fuhrparkexperten Simons und Schäfer raten dazu, die vergleichsweise hohen deutschen Standards auch bei ausländischen Tochtergesellschaften und Niederlassungen anzulegen. So können ausländischen Mitarbeitern zeitgleich und verbindlich mit dem Firmenwagen auch übersetze Schulungsunterlagen (etwa zur Unfallvermeidung, Fahrzeugkontrolle, Verhalten im Schadensfall) übergegeben werden. Mit seiner Unterschrift verpflichtet sich der Firmenwagen-Nutzer zur Beachtung und Einhaltung der jeweiligen Vorschriften.

Das Fazit der Experten: Je grenzüberschreitender, desto komplexer ist ein rechtssicheres Firmenwagenmanagement. Unterschiede in der nationalen (Steuer-) Gesetzgebung erschweren es international operierenden Unternehmen, eine einheitliche Car-Policy als Standard festzulegen– und diese länderübergreifend auszurollen.

In der Praxis empfiehlt sich eine enge Zusammenarbeit mit Kollegen und Händlern vor Ort. Um zuverlässige Informationen über länderspezifische Rahmenbedingungen und Auflagen zu erhalten, können sich Fuhrparkverantwortliche an Branchenverbände wie den FMFE oder die jeweiligen Handelskammern wenden.