Privatnutzung: Volle Steuer trotz Corona

Von Detlef G. A. Juhrich

Die Corona-Pandemie hat in den letzten Monaten zu drastischen Beschränkungen des Wirtschaftslebens geführt. Betriebe wurden behördlicherseits geschlossen oder haben ihre Produktion heruntergefahren. Mitarbeiter arbeiteten vom Homeoffice aus oder wurden in Kurzarbeit geschickt. Dadurch entfiel vielfach die tägliche Fahrt zur Arbeitsstelle. Aber auch die persönliche Bewegungsfreiheit war durch die Kontaktsperre stark eingeschränkt. Privatfahrten mit dem Dienstwagen waren kaum mehr möglich beziehungsweise auf ein Minimum beschränkt.

Dennoch wurde der geldwerte Vorteil aus der Fahrzeugüberlassung auch während des Lockdowns in der monatlichen Gehaltsabrechnung berücksichtigt. Ein Prozent vom inländischen Bruttolistenpreis im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich Sonderausstattlung und Mehrwertsteuer sowie der Zuschlag für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstelle haben Dienstwagennutzer für die Privatnutzung ihrer Fahrzeuge zu versteuern – oder auch weniger, wenn sie ein Elektroauto oder bestimmte Hybridfahrzeuge fahren. Damit wurde somit vielfach eine Nutzung besteuert, die so gar nicht stattgefunden hat. Außerdem wurde sie, falls die Obergrenzen noch nicht erreicht waren, auch der Sozialversicherung unterworfen. Manch ein Dienstwagennutzer fragt jetzt hilfesuchend: "Was kann man da tun?"

Grundsätzlich sagt der Gesetzgeber, dass der pauschale Nutzungswert auch dann anzusetzen ist, wenn der Dienstwagen nur sporadisch für Privatfahrten oder die Fahrt zur Tätigkeitsstelle genutzt wird. Es kommt somit nicht darauf an, ob solche Fahrten tatsächlich durchgeführt werden, sondern auf die Möglichkeit, dass solche jederzeit durchgeführt werden könnten. Bekanntlich gibt es aber keine Regel ohne Ausnahme.

Was heißt das in der Praxis? Der Monatsbetrag nach der Ein-Prozent-Regel ist nicht anzusetzen für jeden vollen Kalendermonat, in dem dem Arbeitnehmer kein Dienstwagen zur Verfügung steht oder, wenn dem Mitarbeiter ein Firmenfahrzeug nur von Fall zu Fall für nicht mehr als fünf Kalendertage im Kalendermonat überlassen wird. Während im ersten Fall kein Nutzungswert zu versteuern ist, ist bei gelegentlicher Überlassung der geldwerte Vorteil mit 0,001 Prozent des oben genannten Bruttolistenpreises je Fahrtkilometer zu erfassen.

Eine Vermeidung der Besteuerung nach der Ein-Prozent-Regel, wie vorstehend aufgezeigt, ist jedoch nur möglich, wenn der Dienstwagennutzer den Firmenwagen zu Beginn eines vollen Kalendermonats – zum Beispiel zum 1. April – nachweislich an den Arbeitgeber zurückgibt. Denn nur so kann eine Privatnutzung belastbar ausgeschlossen werden. Einigen sich Fahrzeugnutzer und Arbeitgeber lediglich darauf, dass der Wagen stillgelegt beim Arbeitnehmer verbleibt und kann der Privatnutzungsausschluss auch nicht belastbar nachgewiesen werden, ist der geldwerte Vorteil nach wie vor zu versteuern.

Als Alternative kommt die Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs in Betracht. Dienstwagennutzer, die bereits seit Jahresbeginn ordnungsgemäße und zeitnahe Fahrtenbuchaufzeichnungen erstellt haben, können die durch Covid 19 bedingte Minderung der privaten Kfz-Nutzung nachweisen, so dass in diesem Fall nur die tatsächliche Privatnutzung zu versteuern ist.

Das Fahrtenbuch muss von Jahresbeginn an geführt worden sein, denn ein unterjähriger Wechsel, auch bei einem so außergewöhnlichen Ereignis wie der Corona Pandemie, ist nicht zulässig. Außerdem ist das Fahrtenbuch zeitnah zu führen, so dass rückwirkende Eintragungen für die Zeit vor dem Ausbruch der Pandemie zu einer Verwerfung des Fahrtenbuchs durch die Finanzverwaltung führen dürften. Zulässig ist ein unterjähriger Fahrtenbuchbeginn nur bei gleichzeitigem Fahrzeugwechsel. Es dürfte aber eher Zufall sein, wenn zu Beginn der Pandemie auch das Dienstfahrzeug gewechselt wurde.

Für den Arbeitnehmer mit korrekt geführtem Fahrtenbuch besteht zudem die Möglichkeit, rückwirkend im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung anstelle der vom Arbeitgeber durchgeführten pauschalen Wertermittlung durch Vorlage seines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs die Besteuerung auf die tatsächliche Privatnutzung zu mindern (so genannte Escape-Klausel).

Etwas mehr Spielraum bietet sich dem Dienstwagennutzer, wenn er aufgrund seiner Homeoffice-Tätigkeit oder Kurzarbeit den Zuschlag für die Fahrten zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte reduzieren will. Wegen der Abzugsbeschränkung auf die Entfernungspauschale wird hier bei Anwendung der 1 Prozent Regel noch ein pauschaler monatlicher Zuschlag nach der 0,03 Prozent Regel berechnet. Dabei wird unabhängig von den tatsächlichen Fahrten von 180 Jahresarbeitstagen ausgegangen. Wird die erste Tätigkeitsstelle jedoch nur selten aufgesucht, kann für die dann günstigere Einzelbewertung der tatsächlich durchgeführten Fahrten zur Arbeit mit 0,002 Prozent vom o.g. Bruttolistenpreis pro Fahrt und Entfernungskilometer optiert werden.

Ein Steuerspareffekt tritt somit ein, wenn tatsächlich weniger als 180 Fahrten im Jahr zur ersten Tätigkeitsstelle durchgeführt werden. Der Dienstwagennutzer hat hierzu schriftlich unter Datumsabgabe und fahrzeugbezogen zu erklären, an welchen Tagen er den Firmenwagen für die Fahrt zur Arbeit genutzt hat. Auch hier ist ein unterjähriger Wechsel nicht möglich, d.h. auch für die Monate vor Beginn der Pandemie muss konkret gesagt werden, an welchen Tagen der Mitarbeiter den Betrieb aufgesucht hat. Wenn im Betrieb mit einem Anwesenheitserfassungssystem gearbeitet wird, dürfte das kein Problem sein.

Sofern absehbar ist, dass im laufenden Kalenderjahr die Einzelbewertung der Fahrten zur Arbeitsstelle günstiger ist als die Pauschalbewertung, kann der Arbeitgeber die Gehaltsabrechnungen unter Vorlage der Mitarbeiteraufzeichnungen korrigieren oder aber der Mitarbeiter kann auch hier im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung unter Nachweisvorlage den geldwerten Vorteil auf das Maß der tatsächlichen Fahrtage reduzieren.

Alles in allem hat der Gesetzgeber also keine der Pandemie geschuldeten Sonderregeln geschaffen. Möglichkeiten, den geldwerten Vorteil während der Pandemiephase zu reduzieren, sind lediglich im Rahmen der Verwaltungsanweisungen gegeben. Der Formalaufwand ist aufwendig, der Steuerspareffekt hingegen eher gering.