"Der effiziente Fuhrpark", Teil 3

Risikoeffizienz ist Risikominimierung im Fuhrpark

Risiken und Kostenfallen lauern im Fuhrpark. Verlässliche Daten sind dabei das A und O, um analysieren und gezielte Gegenmaßnahmen einleiten zu können.

Inhaltsverzeichnis

Von Marcus Schulz*

So komplex wie ein Fuhrpark im Spannungsfeld von Technik, Prozessen, Organisation und den agierenden Menschen ist, so vielfältig und komplex sind auch die Risiken. Es beginnt bei der Halterhaftung und endet bei den Restwert- und Rückgaberisiken noch lange nicht.

Eine hohe Verantwortung, die Fuhrparkmanager tragen, wobei Ihnen ein professioneller, externer Dienstleister hilfreich zur Seite stehen kann. Schließlich braucht der Verantwortliche moderne Auswertungs- und Reporting-Tools und ausreichendes Datenmaterial, um eine detaillierte und ausführliche Risiko-Analyse durchführen zu können. Das ist je nach Fuhrparkgröße Inhouse nur selten selbst zu leisten.

Kostenfallen im Fuhrpark kennen und ausschalten

Mindestens einmal jährlich sollte eine Schwachstellenanalyse durchgeführt und gemeinsam mit den Beratern Maßnahmen abgeleitet werden, um mögliche Schwachstellen zu beheben oder zumindest die Gefahren zu reduzieren. Die notwendige Datenbasis wird beispielsweise über umfängliche Reports des Leasinggebers bereitgestellt.

Wenn dies in Eigenregie des Unternehmens durchgeführt werden soll, sind mögliche Quellen die Tankkarte, elektronische Fahrtenbücher, Telematiksysteme und Schadensanalysen des Versicherers. Durch die technischen Entwicklungen und die Digitalisierung werden zukünftig deutlich mehr Daten zur Verfügung stehen.

Werden diese effektiv und sinnvoll genutzt, können aussagekräftigere Auswertungen zu weiteren Verbesserungen führen.

Dabei ist auf die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien und dem Schutz personenbezogener Daten besonders zu achten. Persönliche Daten zu Fahrverhalten, besuchten Orte und Aufenthaltsorten gehören dem Fahrer.

Total-Cost-of-Ownership-Betrachtung mithilfe von Daten

Mit einer geeigneten Total-Cost-of-Ownership-Betrachtung und -Strategie hat der Fuhrparkmanager nicht nur alle fahrzeugbezogenen Kosten, sondern auch die häufig vernachlässigten indirekten Kosten und Prozesse im Blick. Gibt es Ausreißer beim durchschnittlichen Verbrauch, haben bestimmte Fahrzeuge zu häufige Werkstattbesuche, laufen die Rückgabekosten am Laufzeitende aus dem Ruder, welche Ursachen gibt es bei selbstverschuldeten Karosserie-/ Unfallschäden?

Wer solche Daten zur Verfügung hat, kann entsprechend handeln. Wird die Ursache erkannt, kann rechtzeitig gegengesteuert werden.

Assistenzsysteme gegen Parkrempler

Gerade Parkrempler sind heute meist sehr kostenintensiv und können durch Einsatzart und -orte der Fahrzeuge und die gegebenenfalls ungünstigen Parksituationen ausgelöst werden. Hier können Assistenzsysteme und Einparkhilfen die richtige Gegenmaßnahme sein. Kleinere Schäden wie Dellen und Kratzer können teilweise sogar über Smart-Repair behoben werden.

Laufzeitende immer im Blick haben

Wenn am Vertragsbeginn bereits das Laufzeitende im Blick war, so hat bei der Auswahl des Partners bereits darauf geachtet, dass er einen fairen, zertifizierten Rückgabeprozess hat. Schäden müssen natürlich ausgeglichen werden, aber eben nicht normale Gebrauchsspuren wie bspw. kleine Steinschläge am Fahrzeug.

Wird ein Leasingrückläufer nach der „Fairen Fahrzeugbewertung“ abgerechnet, werden solche Kriterien detailliert und transparent berücksichtigt.

Das Original als zertifizierte Version mit bereits im Vorfeld transparenten Abrechnungshinweisen gibt es nur bei den VMF-Mitgliedsgesellschaften. Unabhängige Gutachterorganisationen wie der TÜV Süd oder die DEKRA nehmen die Schadensbewertung für die dafür zertifizierten Leasinggesellschaften vor.

Fuhrpark: Schadenquote minimieren

Der Halter ist verantwortlich für die Eignung des Fahrers, für die Führerscheinkontrolle, die ordnungsgemäße Ein- und Unterweisung, den einsatzbezogenen und technischen Zustand des Fahrzeugs, die Ladungssicherung etc.

Der Halterhaftung liegt – abweichend vom Grundsatz der Verschuldenshaftung – das Prinzip der Gefährdungshaftung zu Grunde. Diese ist unabhängig vom Verschulden. Das Auto ist - sobald es in Betrieb genommen wird - eine potenzielle Gefahrenquelle, die einen besonderen Schutz vor Schäden erfordert.

Halter haften persönlich

Die Halterverantwortung kann und wird vom Unternehmer beziehungsweise der Geschäftsleitung in der Regel an einen Mitarbeiter delegiert (§ 9 OWiG bzw. § 14 StGB). Halter zu sein heißt, persönlich verantwortlich zu sein. Bußgelder, Punkte im Verkehrsregister, ggf. Fahrverbot, Geld- bis – theoretisch – hin zur Gefängnisstrafe drohen.

Die zivilrechtliche Verantwortung ist in der Regel in Teilen gut versicherbar. Also gilt es einerseits alle Vorgaben zu beachten und andererseits für einen den Risiken des jeweiligen Fuhrparks angemessenen ausreichenden Versicherungsschutz zu sorgen.

Fahrer schulen und sensibilisieren

Ein umfassendes Risikomanagement schließt die Mitarbeiter mit ein. Der Umgang, die Schulung (auch gerade online) und die Sensibilisierung der Fahrer spielen daher im Risikomanagement eine besondere Rolle. Sicherheit für Mensch, Umwelt und Maschine stehen oben auf der Agenda.

Gefahrensituationen sollten bewusst gemacht werden und je nach Witterungsverhältnissen zur angepassten Fahrweise und zum Vermeiden von gefährlichen Ablenkungen beim Fahren führen. Auch das ökonomische, spritsparende Fahren will gelernt und geübt sein, so dass regelmäßige Fahrertrainings gute Investitionen sind.

Einerseits tritt so der Mitarbeiter geschützt und gut trainiert die Fahrten an, andererseits kann eine bewusstere, ökonomisch-ökologische Fahrweise enorme Kosten einsparen.

Fazit: Fuhrparkmanager nutzen unabhängige Services

Fuhrparkmanager sollten Dienstleister nutzen, die individuell auf die Unternehmenssituation eingehen, die passenden präventiven Maßnahmen wie Fahrertrainings und Schulungen oder Veränderungen der technischen Fahrzeugausstattung anbieten können und/oder fuhrparkrelevante Deckungskonzepte und Flottenversicherungen im Portfolio haben.

Vor allem können Servicebausteine innerhalb des Full-Service-Leasing, deren Kostenrisiko beim Leasinggeber liegt, sehr interessant sein. Der Partner organisiert Werkstattpartner, prüft Rechnungen und gibt sie zügig frei, so dass auch hier Zeit und Kosten eingespart werden. Auch diese Dienstleistung ist möglich, wenn ein Unternehmen selbst dafür das Risiko tragen möchte, es jedoch durch professionelle Hilfe und Prozesse einschränken will.

Regelmäßige Kommunikation mit den Dienstwagenfahrern über interne Medien, Schulungen und Trainings sowie die Sensibilisierung für Gefahren sind wichtige Erfolgsgaranten eines effizienten Fuhrparkmanagements.

Kommunikationskonzept und klare Car Policy

Sinnvoll ist es, ein Jahreszeitenkommunikationskonzept zu erstellen und umzusetzen. Schon die reine Information über die aufgelaufene Schadenhöhe, aber auch Modelle der Fahrerselbstbeteiligung oder Incentivierung bei unfallfreiem Fahren, sind erfahrungsgemäß sehr hilfreich.

Deshalb ist eine CarPolicy mit klaren Vereinbarungen die Basis, damit eine gute Zusammenarbeit aller Beteiligten mit dem Ziel der Sicherheit und Wirtschaftlichkeit bei geringem Risiko nachhaltig zu erreichen ist.

Das sind die Hauptrisiken im Fuhrpark

  1. Kostenfallen (z. B. fehlende Daten/Informationen als Entscheidungsgrundlage, Verbrauch, eigene Restwertrisiken, Rückgabekosten und überhöhte Reparaturrechnungen

  2. Haftungsrisiken / Nichteinhaltung von Vorschriften (UVV, Führerscheinkontrolle usw.)

  3. Unfälle/Schäden – Personenschäden, Vermögensschäden

  4. Der Mensch (Ordnungswidrigkeiten, falsches Fahrverhalten, Unachtsamkeit)

  5. Fehlende Absicherung (durch Versicherungsschutz und technische Hilfsmittel)

* Marcus Schulz ist Vorsitzender des VMF Verband der markenunabhängigen Fuhrparkmanagementgesellschaften e. V. und Vorsitzender der Geschäftsführung der Arval Deutschland GmbH, München.

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