Tankkarten: Steuern und Abrechnen leicht gemacht

Von Alfons Wolf

Tankkarten ermöglichen eine übersichtliche und beleglose Abrechnung mit optionalen Zusatzleistungen und sind daher ein fester Bestandteil im Großteil der Fuhrparks. Ab 50 Fahrzeugen gehört das Bezahlen des Kraftstoffs per Karte zum Standard mit mehr als 90 Prozent.

Aber das Tankmanagement bekommt auch bei kleineren Flotten immer mehr Aufmerksamkeit. Oft gibt es Sondertarife mit ein bis zwei Cent Einsparmöglichkeit pro Liter sowie eine Gesamtrechnung, so dass Einzelbelege unnötig werden. Darüber hinaus wird die Auswertung durch Schnittstellen zur Fuhrparksoftware wesentlich einfacher und die Kosten bleiben im Blick. Immerhin machen die Kraftstoffkosten im Schnitt rund ein Viertel der gesamten Fuhrparkkosten aus.

Der Einsatz lohnt sich im Grunde schon bei einem einzigen Fahrzeug, denn eine Tankkarte hat neben günstigeren Spritpreisen auch den Vorteil, dass sie hilft das Zettelchaos bei Abrechnungen zu vermeiden und die Nachvollziehbarkeit in der Buchhaltung zu verbessern.

Deswegen kommen selbstverständlich auch die Flottenkunden der Gesellschaften in den Genuss, Tankkarten im Rahmen der Zusammenarbeit nutzen zu können – allerdings ist nicht jede Karte bei jedem Leasinganbieter verfügbar. Ob sie nun eine Tankkarte direkt von der Mineralölgesellschaft im Einsatz haben, oder eine von einer Leasinggesellschaft, spielt in Bezug auf die Abwicklung für den Fahrer beziehungsweise Nutzer keine Rolle. Die Produkte sind erstmal gleich, denn es handelt sich um ein Co-Branding der Herstellerkarten.

• Unverzichtbar: Tankkarten für den Fuhrpark

• Zukunft der Flottenkarte: "Alexa - tanken!"

• DKV und Q1 bringen digitale Tankkarte
  

Allerdings: „Im Angebot ist nicht nur eine Mineralölgesellschaft, im Angebot sind mehrere Gesellschaften. Zudem verzichten die Kunden auf ein umfangreiches Vertragswerk mit den Tankkartengesellschaften. Über die Fuhrparkmanager treten die Kunden in einer einfachen Dreiecksvereinbarung dem Lieferabkommen der Fuhrparkmanagementgesellschaften bei“, sagt Bernd Hanisch, Director Product Management & Supply Chain von ARI Fleet.

„Der für den Kunden wichtigste Unterschied liegt in der geschickten Kombination der am Markt befindlichen Anbieter“, ergänzt Manfred Sensburg, Geschäftsführer der FSC Fleetcar + Service Community. Die Fuhrparkmanagementgesellschaften könnten verschiedene Kartenanbieter geschickt mischen und damit eine für den Kunden optimale Netzabdeckung erreichen.

"Kunden, die Tankkarten über ihren Leasinggeber beziehen, haben nur einen Ansprechpartner für das Tankkartenhandling. Die Flottenbetreiber erhalten eine Sammelrechnung aller Tankinstitute und Kartenanbieter, mit einheitlichem umfangreichen Reporting. Es kann durch monatliche Tankpauschalen auch viertel-, halb- oder einmal pro Jahr abgerechnet werden", so Christian Schüßler, Commercial Director bei Arval Deutschland.

Eine monatliche Abrechnung per Tankkarte erleichtert die Arbeit und erhöht die Transparenz. Immerhin werden schon bei 15 Fahrzeugen im Schnitt 1,7 Belege pro Arbeitstag fällig und viele tausend Liter Kraftstoff getankt.

"Der große Vorteil der Tankkarte einer Leasinggesellschaft besteht beim Reporting: Während die Mineralölgesellschaften nur die Tankdaten analysieren kann, liefert beispielsweise die ALD Automotive als Leasinggesellschaft durch die Verknüpfung dieser Tankdaten mit weiteren Daten aus dem Leasingvertrag oder anderen Quellen ein deutlich umfangreicheres und aussagekräftigeres Flottenmonitoring", sagt Karsten Rösel, Geschäftsführer ALD Automotive.

Auch bei der Volkswagen Leasing schließt der Kunde einen Kraftstoffliefervertrag ab und bekommt dann alles aus einer Hand. "Daraus ergeben sich kürzere Abstimmungswege und deutlich weniger Organisationsaufwand, da sich der Kunde nicht mit verschiedenen Anbietern rund um das Thema Fuhrparkmanagement beschäftigen muss; Das heißt, wir bündeln das vom Kunden gewünschte Leistungsportfolio. Hervorzuheben ist auch der Tankkarten-Bestellprozess: Wenn Kunden die Tankkarten bei uns vereinbart haben, werden automatisch Tankkarten mit Aufbau des Leasing-Vertrages in unseren Systemen bestellt. Eine Überwachung und Aktivität des Kunden ist nicht erforderlich. Das Gleiche gilt für das Vertragsende", so Gerhard Künne, Leiter Mobility Unit bei der Volkswagen Financial Services (VWFS).

So wird es einfacher für den Kunden, der Leasingpartner kümmert sich um alle administrative Prozesse mit der Mineralölgesellschaft und bietet Auswertungen aus einer Hand. "Alle Tankumsätze und Tankdaten fließen direkt in das Reporting-Tool, was genaue Kosten- und Ausreißer-Analysen ermöglicht. Die Tankkosten werden damit in die Gesamtkostenanalyse des Fuhrparks gestellt und müssen nicht separat betrachtet werden. Noch einen Schritt weiter geht das neue Telematik-Tool „FleetConnected“ unserer Tochtergesellschaft CarMobility. Damit lassen sich auf Knopfdruck die Echtzeit-Verbräuche der Fahrzeuge analysieren und dementsprechende Maßnahmen einleiten", so Künne von VWFS.

Fleet Logistics hat die Dienstleistung "GreenFleet" im Programm, die eine Möglichkeit der nachhaltigen Kraftstoffsenkung bietet. "Ein monatliches Reporting zeigt dem Fahrzeugnutzer seinen Kraftstoffverbrauch im Vergleich zum vorherigen auf. An den generierten Einsparerfolgen kann der Kunde einen Teil dem Fahrzeugnutzer zur Erhöhung der Motivation zukommen lassen", so Klaus Undeutsch, Account Manager bei Fleet Logistics.

Das ist in diesem Fall unabhängig davon, ob die Tankarten bei Fleet Logistics oder über die die Mineralölgesellschaften direkt bezogen werden. Vor dem Starttermin empfiehlt Undeutsch Fahrerschulungen für eine ressourcenschonende Fahrweise zu ermöglichen.

"Die sogenannten Hybrid-Tankkarten für Kraftstoff- und Strombetankungen gewinnen zunehmend an Bedeutung", sagt Matthias Rotzek, Geschäftsführer TraXall Germany. Doch für einen Zugang zu Ladestationen für Elektromobilität, braucht man die entsprechenden Verträge mit den Stromlieferanten.

"Die ALD Automotive ist hier in Vorbereitung, mit den entsprechenden Kooperationspartnern zeitnah eine einfache und effektive Lösung zu präsentieren", berichtet Karsten Rösel, von ALD Automotive.

Wichtig sei in diesem Zusammenhang auch die Kostentransparenz durch einheitliche Tarife beim Laden von E-Fahrzeugen und Plug In-Hybriden mit Strom, wirft Manfred Sensburg ein. "Somit wird der bereits höheren und in der Zukunft weiter deutlich steigenden Nachfrage nach Strom zu Ladung von Elektro- beziehungsweise Plug-In-Hybridfahrzeugen Rechnung getragen, außerdem ist die Möglichkeit einer einheitlichen, unkomplizierten Nutzung sowie konsolidierten Abrechnung gegeben", so der FSC-Geschäftsführer.

Auch LeasePlan kümmert sich um Lösungen für Elektrofahrzeuge. "Wir arbeiten hier im Rahmen einer internationalen Partnerschaft mit Allego zusammen. Die Kooperation beinhaltet neben dem Aufbau einer Ladeinfrastruktur natürlich auch das Angebot für Abrechnungsmöglichkeiten", sagt Dieter Jacobs, in der LeasePlan Geschäftsleitung für das Fuhrparkmanagement verantwortlich.

Das ist ihm ein besonderes Anliegen, denn als Gründungsmitglied der EV100 Initiative möchte LeasePlan seine Kunden auf dem Weg in Sachen Elektromobilität und zu nachhaltigem Fuhrparkmanagement begleiten. Dazu würden neben der Auswahl der Fahrzeuge, die sich an den Anforderungen der Kunden orientieren, im Bereich E-Fahrzeuge auch stationäre und mobile Ladesäulen und entsprechende Abrechnungslösungen zählen.

Sein Unternehmen hat sich verpflichtet, bis zum Jahr 2030 die Nettoemissionen für den Kunden-Fuhrpark bis auf null zu reduzieren. "Für die firmeneigenen Fahrzeuge sogar bis 2021", unterstreicht Jacobs.

Und manche prophezeien bereits das nahe Ende der Plastikkarte, denn "Cardless Payment, also Zahlung via Smartphone App" sind laut Rotzek von TraXall Germany neue Möglichkeiten, zukünftig den Umfang des Portemonnaies zu entlasten und auf die haptische Karte zu verzichten. Natürlich wird die Digitalisierung auch hier ihren Einzug halten. Hinzu kommen Bezahlfunktionen im Fahrzeug selbst, die in der Zukunft möglicherweise die Tankkarte wie wir sie heute kennen komplett ersetzen werden.

"Wir gehen davon aus, dass die klassische Tankkarte in den kommenden Jahren von digitalen Bezahl-Diensten abgelöst werden wird. Hier geht es aktuell darum, dass die Mineralölgesellschaften und Tankstellennetze die Voraussetzungen für eine im B2B-Bereich praktikable und flächendeckende Lösung schaffen", so ALD-Chef Rösel.

Mit der Tankkarte können beispielsweise Kunden der ALD an mehr als 10.000 Tankstellen bundesweit und im europäischen Ausland bargeldlos tanken. Doch: "Tankkarten sind heute mehr als reine Bezahlmöglichkeiten – sie machen derzeit ein effektives und prozessoptimiertes Fuhrparkmanagement erst möglich", unterstreicht Manfred Sensburg von FSC.

Neben der Bezahlfunktion für Kraftstoffe und Strom würden die Dienstleistungen rund um die Tankkarte einen immer größeren Stellenwert einnehmen. Als zusätzliche Leistungen können beispielsweise Parkplatz- oder Mautgebühren, die Autowäsche etc. auf der Karte freigeschaltet und dann bezahlt werden. Als weitere Beispiele nennt Sensburg Programme zur Kompensation der CO2-Emissionen, z.B. durch synthetisch hergestelltes Gas oder Investitionen in Klimaschutzprojekte.

Alles zusammengenommen ist die Tankkarte – oder ihr digitalisiertes Pendant – ein wichtiges Instrument im Fuhrparkmanagement. Über den Leasinganbieter wird der administrative Aufwand noch einmal reduziert. Alle sind sich einig: Wer heute immer noch keine Tankkarte nutzt, verschenkt Geld.

• Kostenkontrolle – individuell kann pro Mitarbeiter festgelegt werden, was er mit der Karte bezahlen kann und was nicht. Online.

• Gesteigerte Liquidität – der einzelne Fahrer benötigt keinen Bargeld-Vorschuss.

• Aussagekräftige Reportings – Auswertung mit Einzelaufstellung pro Fahrzeug.

• Maximale Transparenz – durch Eingabe des Kilometerstandes beim Tanken kann der Verbrauch pro Fahrzeug ermittelt und die Fremdbetankungsgefahr minimiert werden.

• Rabatte und Best-Preisvereinbarungen – sind meist verhandelbar und werden direkt angeboten. Je nach Volumen. Rabatte von ein bis zwei Cent pro getanktem Kraftstoff sind durchaus üblich.

• Hoher Sicherheitsstandard durch Tages-, Wochen- oder Monats-Limits und mögliche PIN-Verschlüsselung.

• Europaweit einsetzbar – mit kombinierten Karten lassen sich die Tankstellennetze nahezu aller Mineralölkonzerne nutzen – nicht nur in Deutschland.

• Integrierte Führerscheinkontrolle – die muss regelmäßig vom Fuhrparkverantwortlichen durchgeführt werden. Über Terminals am Bezahlschalter kann das bei einigen Gesellschaften erledigt werden.