Tee Gschwendner: Mehr Fuhrpark-Effizienz durch Software

Von Christian Frederik Merten

Mit 123 Franchise-Filialen in Deutschland ist Tee Gschwendner eine bekannte Anlaufstelle für die Tee-Freunde der Republik. 175 Mitarbeiter beschäftigen die Meckenheimer an ihrem Stammsitz, davon sind rund zehn Prozent dienstwagenberechtigt. Zu den zwölf Motivationsfahrzeugen kommen drei Fahrzeuge für den Vertriebsaußendienst sowie drei Pool-Fahrzeuge, davon zwei Transporter. Kein riesiger Fuhrpark, den Tee Geschwendner unterhält – aber auf jeden Fall eine Größenordnung, über die es den Überblick zu halten gilt. Dafür setzt das Handelsunternehmen seit 2019 auf die Fuhrpark-Software von Avrios.

Für den Fuhrpark bei Tee Gschwendner verantwortlich ist Michael Blank, hauptberuflich als Controller tätig. Seine Hauptschwerpunkte im Fuhrparkmanagement sind die Kostentransparenz sowie die Compliance-Sicherheit. Ohne eine Software-Lösung, so Blank, seien diese Ziele im Alltag nur schwer erreichbar. "Vor der Einführung der Avrios-Software haben wir für jedes Fahrzeug und jeden Fahrer eine eigene Papier-Akte geführt", erklärt er. "Insgesamt waren die Informationen daraus nicht sehr aussagekräftig, weil natürlich die Verknüpfung der einzelnen Daten fehlte."

Jetzt sei das anders. Einmal im Jahr pflegt er sämtliche relevanten Daten wie zum Beispiel Versicherungsprämien ein, mehr Aufwand zur Systempflege sieht Blank nicht. Durch Automatisierungsprozesse werden alle Eingangsrechnungen importiert, mittels OCR ausgelesen und zudem verursachungsgerecht den Fahrzeugen zugeordnet "Und schon hat man über das gesamte Jahr einen selbstlaufenden elektronischen Prozess", so die Erfahrung des Fuhrparkmanagers.

Die Auswertungsfunktionen der Avrios-Software sind paketabhängig, erklärt Teresa Dehoff, Account Managerin bei Avrios. Während das kleinste Paket fast ausschließlich Verwaltungsoptionen umfasst, können Kunden des mittleren Pakets auch Reportings und das Schadenmanagement nutzen. Im dritten und umfangreichsten Paket sind dann auch Beschaffungs-Bausteine oder das Bußgeld-Management inkludiert.

Bei Tee Gschwendner sind auch die Reportings im Einsatz, ein für Michael Blank im Fuhrpark-Alltag nicht mehr wegzudenkendes Werkzeug. Seine Intention: Informationen schnell, gebündelt, auf einen Blick zu erhalten. "Mich interessiert, welches Fahrzeug welche Kostenart in welcher Höhe verursacht und natürlich auch der konsolidierte TCO-Wert", erklärt Blank. "So können Ausreißer direkt identifiziert werden."

Dafür nutzt Blank einerseits die kategorisierten TCO-Werte aus der Avrios-Software, aber auch den inkludierten Benchmark-Vergleich. Die Ergebnisse hat er bereits für Prozess- und Fuhrpark-Optimierungen genutzt. "Die genaue Betrachtung unserer Leasingraten hat uns gezeigt, dass unser bisheriger Leasing-Partner nicht die für uns wirtschaftlichste Lösung war", nennt Michael Blank ein Beispiel. "Das Ergebnis war ein Lieferantenwechsel." Oder: Der Benchmark-Vergleich in Sachen Fahrzeugverbräuche hat Blank auf die Idee eines internen Prämiensystems gebracht, um die Fahrer zu mehr Kraftstoffeffizienz anzuspornen.

Michael Blank betrachtet die vorhandenen Daten vor allem monatlich oder fahrzeugspezifisch. Entsprechende Filter könne man einfach setzen, erklärt auch Teresa Dehoff. "Unsere Kunden haben die Möglichkeit, ihre Berichte selbst zu definieren", so die Account Managerin. "Die Daten aktualisieren sich dann laufend automatisch."

Die Avrios-Software vereinfacht den Fuhrparkmanager-Alltag bei Bedarf aber auch über das Reporting hinaus. "Da meine Hauptaufgaben den Bereich Finance betreffen, ist mein Bestreben mit möglichst hoher Effizienz so wenig Zeit wie möglich mit dem Fuhrpark zu verbringen", formuliert Michael Blank seinen Anspruch. Deshalb nutzt er auch das Schadenmanagement-Modul des Systems und die elektronische Führerscheinkontrolle. Dass Rechnungen externer Dienstleister fahrzeugspezifisch ins System gespeist werden, führt zusätzlich zu mehr Fuhrpark-Effizienz.

Standard-Tarife gibt es bei Avrios übrigens nicht. "Die Preise werden individuell ausgehandelt, je nach Fuhrparkgröße und benötigtem Umfang", erklärt Teresa Dehoff. Wer sich für die Software entscheidet, für den übernimmt Avrios im ersten Schritt die Datenübertragung ins System, außerdem können Nutzer erste Schulungen in Anspruch nehmen. "Später können sich Kunden dann über unseren Chat an uns wenden oder an ihren persönlichen Ansprechpartner", erklärt Dehoff.

Neben Autos, Transportern und Lkws lassen sich mit der Avrios-Software übrigens auch andere Mobilitätsangebote managen. "Wir haben Kunden, die verwalten mit uns ihre Fahrräder", so Dehoff. Und noch ein anderer Aspekt lässt sich beleuchten. "Mit unserem System lassen sich fahrzeugspezifische Realverbräuche sehr detailliert nachvollziehen", sagt Dehoff. "Damit lässt es sich auch dafür einsetzen, die Nutzung von Plug-in-Hybriden in der Praxis nachzuvollziehen."