Fuhrpark-Software

Vimcar-Kostenanalyse: Alarm beim Regel-Verstoß

Professionelles Fuhrparkmanagement ist nicht immer einfach. Vor allem kleineren Flotten bietet Software-Anbieter Vimcar mit einem neuen Tool Hilfe an.

Von Christian Frederik Merten

Fuhrparkverantwortliche in kleineren und mittelgroßen Flotten haben es beim Fuhrpark-Controlling oft besonders schwer. Genauso hohe Anforderungen wie in großen Unternehmen treffen hier in vielen Fällen auf nur rudimentäre Fuhrparkmanagement-Systeme. Die Folge: In der Praxis fehlen schlicht die Instrumente, um die Aufgabe zur Zufriedenheit der Unternehmensleitung zu erfüllen.

An diesem Punkt setzt die Berliner Software-Schmiede Vimcar an. Seit März bietet das Team um Geschäftsführer Andreas Schneider ein neues Controlling-Tool an: die Kostenanalyse. Auf kleinere und mittlere Fuhrparks mit bis zu 200 Fahrzeugen hatte Vimcar sein Angebot schon immer ganz besonders ausgerichtet, so Schneider: "Wir entwickeln Produkte vor allem für Unternehmen, in denen es die klar abgegrenzte Funktion des Fuhrparkleiters gar nicht gibt."

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Kombination verschiedener Fahrzeugdaten

Auch die neue Kostenanalyse ist in diesem strategischen Rahmen entstanden. "Sie ist unsere Antwort auf die Frage, wie wir Telematik-Daten und Nicht-Telematik-Daten clever miteinander kombinieren können", so Schneider. Deshalb führt die Vimcar-Kostenanalyse in der Praxis drei Datenströme zusammen:

  • die tatsächlich gefahrenen Kilometer über die OBD-Schnittstelle
  • die detaillierten Fahrzeugdaten aus der Fahrgestellnummer und
  • die Daten aus der eigenen Tankkarte aus der UTA-Kooperation beziehungsweise anderer via Schnittstelle verbundener Tankkarten.

So lassen sich Kilometerleistung, der individuelle Normverbrauch aus der Fahrgestellnummer sowie die tatsächlichen Tankumsätze leicht spiegeln. Aber wie hilft das dem im Alltag?

Automatische Systembenachrichtigung

"Wir erwarten nicht, dass sich Fuhrparkverantwortliche, die diese Aufgabe vielleicht auch nur in Teilzeit übernehmen, den ganzen Tag damit beschäftigen, ein eigenes Fahrzeug-Controlling aufzubauen", so Andreas Schneider. Sondern: "Die Software soll sich melden, wenn es Handlungsbedarf gibt." Deshalb kann der oder die Fuhrparkverantwortliche über das Kostenanalyse-Tool eigene Regeln definieren, die die Fahrer einzuhalten haben.

Verstöße zeigt das System dann dementsprechend an.

Aufgrund der vorhandenen Datenkombination geht es bei der Vimcar-Kostenanalyse im ersten Schritt vor allem um das Tank-Controlling. Ein Beispiel: Der Fahrzeugtank beträgt 55 Liter, ein Fahrer tankt aber 65 Liter. Nach der Information durch das System lässt sich dann leicht klären, ob der Fahrer seinen Privatwagen mit der Firmentankkarte betankt hat oder doch nur den Reservekanister des Firmenfahrzeugs. Außerdem geht aus den Daten auch hervor, ob ein Fahrzeug oder Fahrer deutlich mehr verbraucht als zu erwarten wäre.

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Kostenkontrolle immer im Basis-Paket dabei

Geeignet ist die Kostenanalyse laut Andreas Schneider sowohl für User-Chooser- als auch für Servicefahrzeuge. Als Zielgruppe sieht er vor allem Fuhrparks, in denen die Fuhrparkverantwortlichen einen weniger engen Draht zu den Fahrern haben – zum Beispiel Unternehmen mit vielen dezentralen Standorten oder Organisationen mit viel Fluktuation oder einem hohen Anteil an Leiharbeitskräften.

Einen Aufpreis für das Kostenanalyse-Tool verlangt Vimcar derzeit nicht, es ist integraler Bestandteil des Admin-Pakets für 2,90 Euro je Fahrzeug und Monat. Kunden, die die Telematik-Pakete Vimcars nicht nutzen, müssen allerdings die Fahrgestellnummern ihrer Fahrzeuge manuell in das System eingeben.

Datenschutzrechtlich sieht sich Vimcar bei der Kostenanalyse ebenfalls auf der sicheren Seite. Die Daten, die das Tool abruft, seien geschäftsrelevant und damit nicht geheim, so Vimcar. Zumal die Abrechnung in jedem Fall in Papierform auch ohne das digitale Tool erfolgen würde. "Auch unsere Kostenanalyse-Tool erfüllt selbstverständlich alle gesetzlichen Datenschutzvorgaben", betont Andreas Schneider. Außerdem: "Wir unterwerfen uns freiwillig dem permanenten Audit durch einen externen Datenschutzbeauftragten."

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