Vorteil und Vorsicht: Das elektronische Fahrtenbuch

Von Bettina Göttler

Ein digitales Fahrtenbuch kann im Fuhrparkalltag eine große Erleichterung darstellen, indem es dem Fuhrparkmanager Zeit, Aufwand und damit letztlich auch Kosten spart. "Fuhrparkmanager haben im Alltag Wichtigeres zu tun als Kilometer zu protokollieren", meint Wolfgang Schmid, Sales Director DACH bei Webfleet Solutions. Er merkt außerdem an: "Das händische beziehungsweise manuelle Führen ist sehr zeitaufwändig und hat eine hohe Fehleranfälligkeit."

Ein elektronisches Fahrtenbuch zeichnet hingegen alle relevanten Daten manipulationssicher auf. Fahrer können Daten nur innerhalb einer Frist von sieben Tagen ändern. Nach Ablauf der sieben Tage ist keine Änderung mehr möglich. Mit dieser Leistung unterstützen digitale Fahrtenbücher Unternehmer auch dabei, Steuervorgaben einzuhalten und entsprechenden Strafen zu entgehen. Dabei gibt es jedoch Fallstricke, nicht zuletzt was das Finanzamt betrifft. Um keine Risiken einzugehen, muss der Nutzer einige Punkte beachten.

Ein elektronisches Fahrtenbuch zeichnet die gefahrenen Kilometer mittels eines integrierten GPS-Trackers vollautomatisch auf. Meist handelt es sich beim elektronischen Fahrtenbuch um einen Stecker, der in die OBD-Schnittstelle im Fahrzeug eingesetzt wird. Alternativ bieten viele Anbieter eine Telematik-Box an, die der Anwender zum Beispiel auf die Autobatterie kleben kann. In beiden Fällen sieht der Fahrer alle Fahrzeugbewegungen übersichtlich in einer App oder in der Webversion. Hier können Informationen außerdem personalisiert und Fahrten kategorisiert werden. Aber auch weitere Daten können aufgenommen werden, etwa das Datum, besuchte Orte, Tankdaten und -belege, gefahrene Geschwindigkeiten oder Fahrzeugdaten. Was genau das E-Fahrtenbuch speichert, ist individuell vom Fuhrparkmanager einstellbar.

Einige Daten muss der Fahrer dann noch – im Idealfall einmalig – nachtragen. Das sind meist der Grund der Fahrt und der Name des Kunden, wobei viele Systeme lernfähig sind. Das heißt, dass bei wiederholten Besuchen Grund und Name automatisch ergänzt werden. "Daten sind wertvoll", betont Wolfgang Schmid und gibt den Tipp: "Der Schutz von Daten sollte immer höchste Priorität haben und die Daten in einem sicheren Rechenzentrum verwaltet werden." Der Fuhrparkleiter sollte vor allem auf eine verschlüsselte Weitergabe von Daten achten, dass der Serverstandort in Deutschland ist und sich mit den diversen Privatsphäre-Einstellungen vertraut machen. Die Privatsphäre des Mitarbeiters ist unbedingt zu respektieren. Dazu gehört, dass Privatfahrten für Dritte nicht einsehbar sein dürfen. Oft kann das elektronische Fahrtenbuch per Knopfdruck auf eine private Fahrt umgeschaltet werden. "Die Position des Fahrzeugs ist im Privatmodus nicht sichtbar", betont Wolfgang Schmid. Sollte kein Privatmodus verfügbar sein, ist es möglich, die jeweilige Fahrt nachträglich in der Software entsprechend zu markieren.

Ein Fahrtenbuch ist unabdingbar, wenn der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern die Fahrzeuge des Fuhrparks für private Zwecke überlässt. Ohne Fahrtenbuch greift die Ein-Prozent-Regel. Das deutsche Finanzamt betrachtet die Möglichkeit der privaten Nutzung eines Firmenwagens als geldwerten Vorteil. Dieser wird bei Arbeitnehmern als Teil des Gehalts besteuert und ist der Sozialversicherungspflicht unterworfen. Ein Fahrtenbuch gilt als Nachweis über die Einhaltung der deutschen Steuervorschriften. Ohne Buch greift die Ein-Prozent-Regel.

Grundsätzlich kann der Fuhrparkmanager selbst entscheiden, wie er das Fahrtenbuch rechtskonform führt: In herkömmlicher handgeschriebener Form führt oder elektronisch. Das Finanzamt schreibt keine Variante vor. Fällt die Wahl aber auf die digitale Lösung, muss unbedingt geprüft werden, ob das Finanzamt diese auch akzeptiert. Zahlreiche elektronische Fahrtenbücher sind darauf ausgelegt, dass Fahrten in eine PDF-Datei exportiert werden und direkt dem Finanzamt übermittelt werden können. Doch es gibt auch elektronische Fahrtenbücher, die nicht finanzamtskonform sind beziehungsweise nicht von jedem Amt anerkannt werden. Wenn Finanzamt A das elektronische Fahrtenbuch anerkennt, heißt das nicht automatisch, dass es auch Finanzamt B tut. Um auf Nummer sicher zu gehen, sollte der Nutzer die vollständige Anerkennung immer beim jeweiligen Finanzbeamten anfragen.

Namhafte Anbieter von elektronischen Fahrtenbüchern lassen ihre Fahrtenbücher von Haus aus prüfen und ermöglichen dem Nutzer einen Testlauf. So ist etwa das Vimcar-Fahrtenbuch laut eigener Aussage "zu 100 Prozent Finanzamt-konform und wurde vom Deutschen Steuerberater Verband, DATEV und KPMG geprüft und für sehr gut befunden." Sollte ein Interessent unsicher sein, kann er das Fahrtenbuch 100 Tage lang testen, einen Export ziehen und dem zuständigen Finanzamt vorlegen.

Die von einem elektronischen Fahrtenbuch aufgezeichneten Daten lassen sich "in vielen Bereichen nutzen", sagt Tom Bechert, Leiter Vertrieb bei Carsync. "Dazu gehören Monitoring und Steuerung der Leasinglaufleistung, Auslastungsanalyse, E-Mobility Checks etc." Das elektronische Fahrtenbuch könne bis zur Vollautomatisierung in alle Geschäftsprozesse eingebunden werden, etwa Arbeitszeiterfassung, Kontrolle oder Abrechnung. Die digitale Lösung sei "extrem verlässlich" und bedeutet, so Tom Bechert, "besonders bei einem lästigen Compliance-Thema wie dem Fahrtenbuch einen doppelten Benefit".