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Das Navi macht die Abrechnung

Was kann die Telematik für den Fuhrpark tun?

Bfp Fuhrpark & Management erklärt, wie viel Telematik sinnvoll ist und worauf Unternehmer achten sollten.

Inhaltsverzeichnis

Von Dennis Gauert

Telematik boomt. Der Weltmarktführer C-Track betreibt seine Systeme in 55 Ländern. Mehr als eine Million Systeme sind es insgesamt. Der Drang nach Big-Data-Lösungen in der modernen Welt steigt. So ist Fahrzeugtelematik im Kommen, die Unternehmen normalerweise mühselig zusammengesuchte Informationen in Echtzeit übermittelt.

So kann selbst der Stopp beim Fast-Food-Restaurant in die Effektivität von Logistikunternehmen eingeplant werden. Die Kontrolle über der Flotte steigt, das Unternehmen arbeitet effektiver und effizienter – und Fahrtenbuch und Steuererklärung sind schneller ausgefüllt. Doch wann und warum lohnt sich ein Umstieg?

Die Vorteile ziehen ihre Kreise

Aus heutiger Sicht unverzichtbar ist das Flottenmanagement mit steigender Größe des Unternehmens, hilfreich aber auch für den Einzelunternehmer mit getrenntem Firmenwagen. Selbst private Versicherungsnehmer können heute mit einer Fahrstilanalyse in günstigere Versicherungsklassen kommen. Aber auch Hersteller-Telematik wie "Mercedes Me" liefert den Kilometerstand und bevorstehende Wartungsstopps per App.

Was für Privatkunden eine freiwillige Lebenserleichterung sein soll, gehört bei Unternehmen zur Konkurrenzfähigkeit. Wenn nämlich der Marktbegleiter sein Fahrtenbuch automatisiert ausfüllt und die Führerscheine per Sensor kontrolliert, bedeutet das einen Wettbewerbsvorteil gegenüber der händischen Überwachung des Fuhrparks. So ziehen andere Unternehmen nach.

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Erleichterung schon im Mikro-Business

Über Hardware-Module werden Telematik-Teillösungen gebucht und an das bestehende System im Unternehmen angegliedert. Die frei programmierbare API-Schnittstelle ist der Industriestandard den C-Track, aber auch andere Anbieter, nutzen. Mit dem Stromnetz und dem Steuergerät des Transporters wird ein den Anforderungen entsprechendes Hardwaremodul verbunden, das – je nach Wunsch – einen bestimmen Funktionsumfang bietet. Je nach Anbieter sind die Module portabel oder fest eingebaut.

Die Anbindung an die Software des Unternehmens ist in fast allen Fällen möglich, die Echtzeit-Überwachung des Auftragsstatus ebenfallsh. So können zum Beispiel elektronische Fahrtenbücher und Führerscheinkontrollen digital gemanagt und an das bestehende System angegliedert werden.

Der Telematik-Diensleister Couplink beispielsweise bindet seine Systeme im großen Rahmen an Speditionen, Entsorger und internationale Flottenmanagementsysteme an. So können Unternehmensprozesse global analysiert und optimiert werden. Dennoch ist auch hier eine Neuanbindung nicht unbedingt kompliziert. Wie Couplink-Vorständin Monika Tonne ausführt, "[...] können Mitarbeiter außerdem weiterhin die im Einsatz befindlichen Smartphones oder Tablets nutzen". Die Telematik-Lösung werde auf den Endgeräten installiert und man könne sofort loslegen. Die Disposition nutze wiederum ein Webportal über einen beliebigen Internet-Browser.

Was kostet die Fuhrpark-Kontrolle?

Schon für kleine Unternehmen mit vielen Außeneinsätzen, wie etwa einem Vertriebsbüro oder dem Taxiunternehmen von nebenan, kann sich ein solches Modul grundsätzlich lohnen. Die Kosten sind aber schwer einzugrenzen, da allein ein Fahrzeugmodul zwischen null und mehreren tausend Euro kosten kann. Die laufenden Kosten für die Nutzung pendeln sich im Durchschnitt bei 30 Euro pro Monat ein. Bei Couplink zum Beispiel gibt es keine monatlichen Kosten, dafür erwirbt der Nutzer die Softwarelizenzen und die Hardware einmalig.

Im Vorhinein sollten Fuhrparkmanager auch darauf achten, dass für häufig wechselnde Flottenfahrzeuge – zum Beispiel bei der Engpass-Überbrückung durch Mietfahrzeuge – portable Geräte verwendet werden, die ihren Strom aus einem integrierten Akku statt der Bordelektronik holen.

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Funkzentrale und Schlüsselausgabe sind von gestern

Bei den großen Flotten und Speditionen kommt die Ortung ins Spiel. Hier können Lenk- und Standzeiten überwacht werden, Potentiale bei der Kraftstoffersparnis ermittelt und die Flotte in Echtzeit organisiert werden – zum Beispiel auch zu Werkstattterminen. So wird die Funkzentrale bei manchem Unternehmen unnötig, denn Positionsabfragen und Anweisungen können direkt über im Fahrzeug befindliche Telematik angefragt und übermittelt werden.

Für die Deutschland-Chefin von C-Track, Maria Johanning, gehören Szenarien wie in einer Taxizentrale der Vergangenheit an: "Fuhrparkdaten sind mittelfristig für eine positive Unternehmensentwicklung wichtig. [...] Die Zukunft gehört der Vernetzung, beispielsweise durch das automatische Führen eines Fahrtenbuchs und die digitale Führerscheinkontrolle durch eine Telematiklösung."

Die GPS-Spezialisten finden ihren Weg in den Markt

Stark ist hier der Anbieter Tom-Tom geworden. Das Unternehmen, das in den letzten zwei Jahrzehnten vor allem über portable GPS-Navigationssysteme ein starkes Wachstum erlebte, widmet sich schon länger ganzheitlicher Flottentelematik, um den Schulterschluss im Zeitalter von Big Data zu schaffen. Dafür bietet Tom-Tom ein Gerät für seine "Webfleet" an, mit dem Fahrer untereinander kommunizieren und zum Beispiel Arbeits- und Lenkzeiten erfassen können.

Für Logistik und Controlling bieten sich auch hinsichtlich der Analyse von Routenplanung und Fahrverhalten durch ein umfassendes Reporting Erleichterungen. Vor dem Hintergrund zukünftiger Strafzahlungen für Emissionssünder, kann das jeweilige Unternehmen den CO2-Ausstoß der Flotte überwachen.

Mehr Gewissheit bei den Fahrern, weniger Arbeit beim Unternehmen

Doch auch bei den einfachen Dingen kann Telematik den Fuhrpark unterstützen. Für praktische Lösungen ist unter anderem auch Carsync von Vispiron bekannt. Von der Reservierung eines Poolfahrzeugs bis zur Führerscheinprüfung und der Entnahme des Schlüssels kann Carsync durch ein digitales Netzwerk Stellen und Nerven einsparen.

Wo einst eine Arbeitskraft den Tag über Listen führte, telefonierte, Führerscheine überprüfte und Schlüssel ausgab, kann nun ein System einspringen. Das macht den Arbeitsalltag in der Praxis deutlich einfacher, denn Fahrer können ihr Poolfahrzeug auch am Vorabend von zu Hause reservieren und Angaben zur morgigen Route machen.

Die Fahrzeugausgabe ist auch durch die Führerscheinkontrolle rechtssicher und voll dokumentiert. Im besten Fall entstehen bei Chefs und Mitarbeitern neue Impulse, um die Flotte zu optimieren, Kraftstoff einzusparen oder gar globale Lieferketten wirksamer und stressfreier zu organisieren. "Diese Funktionen und eine schnelle Integration in die bestehende Softwareumgebung sorgen definitiv für die größte Zeit- und demnach auch Kostenersparnis" weiß auch Monika Tonne.

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Hersteller finden ihren Weg ins digitale Servicegeschäft

Auch die Automobilhersteller haben den Fuß in die Tür der Telematik gestellt. Mit dem wachsenden digitalen Wirtschaftszweig und der Suche nach zusätzlichen Geschäftsmodellen sind aktuell besonders Daimler und Volkswagen auf dem Vormarsch. Die Wolfsburger sind mit den Produkten Fleet Online und Fleet Cars aufgestellt. Fleet Online bietet einige Basisfunktionen, Fleet Cars das komplette Portfolio des Herstellers.

Das Flottenmanagementsystem bezieht sich in diesem Fall aber vornehmlich auf bei Volkswagen geleaste oder gekaufte Fahrzeuge, die auf ihre laufenden Kosten hin stetig überwacht werden können. Hier geht es vor allem um Gesamtkosten, Verbrauchsanalyse, Wartungsplan, aber auch auslaufendes Leasing. Hinzu buchbar sind Funktionen wie die elektronische Führerscheinkontrolle.

Ähnlich ist Daimler aufgestellt. Was für Privatkunden "Mercedes Me" heißt, geht für kommerzielle Kunden seit diesem Jahr zum Digital-Dienstleister Athlon über. Auch hier ist das oberste Ziel für den Kunden die Kostenkontrolle und der Abbau von Bürokratie im Betrieb. Kilometerstände, Fahrtenbücher, ja ganze Fuhrparkbilanzen liefert der Stuttgarter Hersteller nun über sein Flottenmanagement.

Opel bietet seinen Nutzfahrzeugkunden im Vivaro wie im Movano die aufpreispflichtige Telematik von Masternaut. Der Telematik-Spezialist will durchschnittlich 780 Euro Ersparnis pro Flottenfahrzeug im Jahr ermöglichen. Das geht aus einer Berechnung anhand von 10.000 mit Telematik ausgerüsteten Flottenfahrzeugen hervor. Geschwindigkeitsübertretungen sollen gar um 77 Prozent gesenkt werden.

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Gegenseitige Vorteilnahme durch Flottenmanagement

Nachdem nun die Vorteile von Flottenmanagementsystemen dargelegt sind, sollte ein Blick auf die rechtlich und technisch machbaren Faktoren gelegt werden. Wie bei allen Änderungen herrscht etwas Unruhe im Betrieb. Teils zu Recht, denn mögliche Büropositionen können mit dem Umstieg auf Telematik umstrukturiert oder wegrationalisiert werden. Das gilt auch für die Finanzabteilung, die durch fertig strukturierte Fuhrparkbilanzen von Dienstleistern entlastet wird.

So ergeben sich günstige Faktoren für Start-Ups in der Logistikbranche, die durch das monatlich zu zahlende Telematik-Abo flüssig bleiben und schneller expandieren können. Auf der anderen Seite besteht auch für Hersteller ein Vorteil, da das Folgeleasing durch die Nutzung der Software exakt terminiert und definiert werden kann. So haben umgekehrt auch die Telematik-Dienstleister gesicherte Daten zur Bedarfsanalyse ihrer Kunden in den Händen.

Die Grenze der Überwachung bestimmt die Unternehmenskultur

Die breite Grauzone bei der Telematik ist vor allem die Nachverfolgung von Fahrern, die teils tief in den persönlichen Bereich eindringen kann. So kann ein Fünf-Minuten-Stopp am Kiosk oder ein zu schwerer Gasfuß zumindest theoretisch den Verlust des Jobs bedeuten; bei DPD können Besteller sehen, wo sich der Lieferant ihres Pakets gerade aufhält. Hier knüpft die C-Track-Chefin Maria Johanning an und zeigt die einzuhaltenden Grenzen auf: "Aus unserer Sicht wichtig ist ein unternehmensspezifisches Berechtigungs- und Rollenkonzept. […] Sofern es zum Beispiel keinen Einblick in das Bewegungsverhalten geben darf, erhält die Disposition ausschließlich Livedaten."

Die Module können also auf den Grad der Privatsphäre gemäß der Absprachen im Unternehmen gewählt und konfiguriert werden. Couplink bietet seinen Kunden zu diesem Thema Vertragsentwürfe aus der hausinternen Rechtsabteilung. Wie eine solche Vereinbarung im Unternehmen aussehen kann, ist eine interne juristische und politische Frage, die sowohl dem globalen Standort, als auch der Unternehmenskultur Rechnung tragen muss. Der Erfolgsgarant eines Unternehmens ist eben nicht nur die Effektivität sondern auch der Flurfunk.

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