Image
So gelingen Fuhrpark-Ausschreibungen in öffentlichen Dienst. Am Anfang steht eine Ausschreibung. Bis zum Zuschlag ist es ein langer Weg, denn der beste Bieter muss eine durchdachte Matrix erfüllen.      
Foto: stockpics – stock.adobe.com
So gelingen Fuhrpark-Ausschreibungen im öffentlichen Dienst. Am Anfang steht eine Ausschreibung. Bis zum Zuschlag ist es ein langer Weg, denn der beste Bieter muss eine durchdachte Matrix erfüllen.      

bfp Akademie

„Wenn eine Ausschreibung floppt, hat keiner gewonnen.“

Was in der freien Wirtschaft Kür ist, ist für Fuhrparkverantwortliche im öffentlichen Dienst jedoch Pflicht. Jegliche Produkte, Dienstleistungen und Lieferanten für Fuhrparks im öffentlichen Dienst müssen formal ausgeschrieben werden. Wie dies rechtsicher und effektiv gelingt, erklärt Eike Steinfeldt in unserem Gespräch.

Die Gründe für Ausschreibungen sind vielfältig. Sie dienen der Markterkundung, erfolgen auf rechtlichen Vorgaben ab gewissen Wertgrenzen und in verschiedenen Vergabeformen. Voraussetzung ist immer eine eindeutige Leistungsbeschreibung sowie eine durchdachte Bewertungsmatrix. Ein Ausschreibungsprozess verschafft in vielen Fällen Klarheit über das Preisgefüge am Markt. Was für Fuhrparkverantwortliche in der freien Wirtschaft Kür ist, ist für Fuhrparkverantwortliche im öffentlichen Dienst jedoch Pflicht. Und so muss jede größere Beschaffung im Fuhrpark ausgeschrieben werden. Öffentliche Ausschreibungen sind jedoch unbeschränkt. Es kann also jeder an einer Ausschreibung teilnehmen. Das ist anders als in der freien Wirtschaft, in der ein begrenzter, selbst bestimmter Bieterkreis aufgefordert wird, sein Angebot einzureichen.

Sensibler Umgang mit Steuermitteln

Der Umgang mit fremdem Geld, in diesem Fall sind es Steuergelder, spielt bei öffentlichen Unternehmen immer eine große Rolle. Eike Steinfeldt, stellvertretender Dienststellenleiter und Leiter Grundsatz im Bereich Fuhrpark der Polizei Hamburg und Trainer der bfp AKADEMIE legt in seinen Seminaren deshalb besonderen Wert, die Teilnehmer dafür zu sensibilisieren.

Image
Eike Steinfeldt ist stellvertretender Dienststellenleiter und Leiter Grundsatz im Bereich Fuhrpark der Polizei Hamburg. Seit 2022 ist er auch Trainer der bfp AKADEMIE.
Foto: Erik Gross
Eike Steinfeldt ist stellvertretender Dienststellenleiter und Leiter Grundsatz im Bereich Fuhrpark der Polizei Hamburg. Seit 2022 ist er auch Trainer der bfp AKADEMIE.

Strenge Regeln bei der Ausschreibung

Die Fuhrparks in öffentlicher Hand müssen klar dokumentieren können, wo, wann und warum sie investieren wollen. Gleiches gilt für unmittelbare Ausgaben, also warum Geld an welcher Stelle ausgegeben oder zu welchem Zweck im Fuhrpark investiert wird. „Das bedeutet, dass eine grundlegende und aussagekräftige Argumentation für die Beschaffung sowie Verwendung der Finanzmittel vorliegen muss. Außerdem ist eine einfache, verständliche, klare und transparente Dokumentation der Gelder zwingend, unabhängig davon, ob sie einer investiven oder konsumtiven Verwendung unterliegen“, erläutert Steinfeldt. Bei professionellen Ausschreibungen, so der Experte, spreche man von einem Zeitrahmen, der von der Markterkundung bis zur Bezuschlagung sogar bis zu 14 Monaten oder darüber hinaus dauern könne.

Was will eine öffentliche Ausschreibung erreichen?

Eine zwingende Regel ist die der Transparenz im Umgang mit fremdem Geld. Zudem ist Kostenreduktion wichtig – hier treffen sich die Belange mit denen in der freien Wirtschaft. Das, so Steinfeldt, sei kein Misstrauensvotum, sondern signalisiere, dass sich das öffentliche Unternehmen geschäftlich weiterentwickeln möchte. Dabei müsse es aber Spielregeln beachten. Bei einer Vergabe an einen Dienstleister oder Lieferanten dürfe der Bedarfsträger, also der Fuhrparkmanager, keine Alleingänge unternehmen. Das bedeutet, dass der öffentliche Fuhrpark seine Partner, zum Beispiel die Beschaffungs- oder Vergabestelle, an Bord holen muss.

Papiertiger unerwünscht

In der Vergangenheit haben Steinfeldt und seine Kollegen in der Behördenlandschaft oft feststellen müssen, dass bei Ausschreibungen zu sehr ins Detail gegangen werde. „Ich möchte Autos in lilablassblau mit gelben Bedienknöpfen. Und diese Knöpfe seien bitte vorne links, rechts und in der Mitte – und zwar so, dass alle Knöpfe zehn Zentimeter unterhalb der Fensterscheibe sind und diese Linie auch in der Mittelkonsole durchzuhalten ist.“ Jedem wird sofort einleuchten, dass bei allem Krieg der Knöpfe und Bedienelemente derlei Festlegungen voraussichtlich nicht oder nur bedingt zu dem gewünschten Ergebnis führen.

Deshalb, so der Trainer, ist eine genaue Zielformulierung wichtig: „Was ist unser Ziel? Welche Fahrzeuge möchten wir? Welche Produkte oder Dienstleistungen in welchem Preissegment werden angestrebt? Aber genauso: Welche Produkte, Fahrzeuge möchte ich auf keinen Fall.“ Dazu müsse der Ausschreibende den Markt und die Marktteilnehmer kennen. Steinfeldt nennt es „Netzwerk im Markt und an den Produkten“.

Ein guter Fuhrparkmanager im öffentlichen Sektor hat ein Ziel, das er vorher definiert hat. „In diesem Fall kann die öffentliche Hand eine vernünftige Leistungsbeschreibung machen, die dann automatisch leistungsstark ist.“ Der zertifizierte Fuhrparkmanager (bfp AKADEMIE) Steinfeldt weiß, wovon er spricht. „Wir Menschen, wir Mitarbeiter, wie auch immer ich es nennen möchte, investieren Zeit, Ressourcen, Kraft und Emotionen. Wenn dann eine Ausschreibung floppt, hat keiner gewonnen.“

Was ist eine gute Ausschreibung - Was sind Ausschlusskriterien?

Für sein Seminar bringt Steinfeldt nicht nur die Erfahrung aus 20 Jahren Fuhrparkmanagement mit, auch in der freien Wirtschaft; er setzt vor allem auf Beispiele aus der Praxis. So werden an exemplarischen Ausschreibungen wichtige Verhaltensweisen vermittelt. „Die Einkaufswahl in einem Unternehmen, gegenübergesetzt zu der Einkaufsart-und-weise im öffentlichen Sektor. Das ist eine spannende Gegenüberstellung.“ Die Ausschreibungen im öffentlichen Dienst seien deutlich formeller. „Das geht bis zu niedrigschwelligen Dingen wie einer Inspektion bei Fahrzeugen. Da genügt ein einfacher Preisvergleich und eine klare, transparente Dokumentation.“ Sobald aber teurere Bereiche angesprochen werden, so der Mitarbeiter der Polizei Hamburg, „sind Spielregeln zu beherrschen und zu berücksichtigen.“

Wichtig ist dem Praktiker der Ansatz „Aus dem Leben, für das Leben“. Sein Seminar richtet sich daher nicht an Vergabejuristen oder an Beschaffungsspezialisten. Es richtet sich an die ausschreibenden Personen, die im öffentlichen Mobilitätsbereich zu mehr Erfolgen kommen wollen. Sie sind bei der bfp AKADEMIE gut aufgehoben. Der aktive Austausch unter allen Teilnehmern, während und nach dem Seminar auch mit dem Trainer, ist ausdrücklich gewünscht. 

 

Was ist zu berücksichtigen, was darf ich machen, was muss ich machen

„Der öffentliche Dienst ist oftmals vergleichbar mit einem Großkonzern. Wer von vornherein gut und strukturiert mit seinen Finanzmitteln umgeht, hat auch eher die Möglichkeit, welche intern oder extern einzuwerben.

Das ist fundamental anders als bei Mittelständlern oder Eigentümer geführten Unternehmen. Bildlich dargestellt kontaktiert dort eine flottenverantwortliche Person den Geschäftsführenden: „Chef, ich brauche 50.000 Euro für Produkt X“. Der Anfragende positioniert sich bestmöglich im Unternehmen, begründet die gewünschte Beschaffung aussagekräftig, holt die richtigen Stakeholder an Bord – und los geht’s.

Im öffentlichen Bereich hingegen muss man Gelder einwerben und innerhalb einer bestimmten Frist ausgeben, sonst sind sie weg“, so Steinfeldt.

Denn oftmals gibt es keinen Übertrag der Mittel in das nächste Jahr. Beispiel: „Ein Fuhrparkmanager freut sich: ‚Super, ich hab’ hier 200.000 Euro eingespart. Die kann ich jetzt für ein anderes Projekt verwenden und dieses stärken’. – Nein, das läuft so nicht.“ Deshalb sei es fundamental wichtig, dass die Finanzmittel für das konkret gewünschte Beschaffungsprodukt vernünftig ermittelt, eingeworben und eingesetzt werden“, so Steinfeldt.

Hat die Ausschreibung geklappt, geht es an die Auswahl der eingereichten Angebote. Auch hier sind einige Kriterien zu beachten, die Steinfeldt in seinen Seminaren erklärt. Sein Fazit:

Auch für den öffentlichen Bereich muss gelten, dass bei der finalen Produkt- oder Anbieterauswahl nicht ausschließlich auf den Preis geachtet wird.

Weitere Informationen zum Seminar finden Sie hier:

Professionelle Fuhrparkausschreibungen für öffentliche Unternehmen

Formelle Ausschreibungen gehören in öffentlichen Unternehmen oder Behörden zum Alltag. Diese gilt es professionell vorzubereiten und durchzuführen, so dass der Bedarfsträger zu den benötigten Produkten gelangt.
Artikel lesen

Über Eike Steinfeldt

Eike Steinfeldt blickt auf mehr als 20 Jahre Fuhrparkerfahrung zurück. Der zertifizierte Fuhrparkmanager (bfp AKADEMIE) sammelte in der freien Wirtschaft zunächst bei Sixt Leasing, The Car Consultants und als Fuhrparkleiter eines mittelständischen Unternehmens mit 650 Fahrzeugen Erfahrung. 2020 wechselte er in den öffentlichen Dienst und ist seitdem stellvertretender Dienststellenleiter und Leiter Grundsatz im Bereich Fuhrpark der Polizei Hamburg. Seit 2022 ist er auch Trainer der bfp AKADEMIE.

Image
Vielen Flottenverantwortlichen wird erst beim Erstellen einer professionellen Ausschreibung klar, welche Tätigkeiten und Prozesse die eigentlichen Zeit- und Kostenfresser in ihrem Fuhrpark sind.
Foto: WoGi - stock.adobe.com

Praxiswissen

Ausschreibungen im Fuhrpark: Muss das sein?

Eine professionelle Ausschreibung kostet Zeit. Zugleich ist sie eine Chance, die Unternehmensflotte strategisch weiterzuentwickeln. Vor allem drei Gründe sprechen dafür, Dienstleistungen im Fuhrpark professionell auszuschreiben.

Image
Gerade bei größeren Projekten können zwischen neun und zwölf Monaten bis zu einem erfolgreichen Vertragsabschluss vergehen. „Eine gute Vorbereitung ist daher elementar, das Tagesgeschäft geht schließlich weiter“, sagt Sascha Conrad, Manager Travel & Fleet Management  Sopra-Steria.
Foto: magele-picture - stock.adobe.com

Praxiswissen

Ausschreibungen in der Praxis: „Trotz Mehraufwand Kosten gespart“

Sascha Conrad, Manager Travel & Fleet Management bei Sopra Steria, erklärt in diesem Beitrag, warum Ausschreibungen im Fuhrparkmanagement einsetzt und wie er trotz Mehraufwand damit Kosten spart.

Image
Foto: WoGi - stock.adobe.com

Die 8 Schritte einer professionellen Ausschreibung im Fuhrpark

Eine professionelle Ausschreibung kostet Zeit. Zugleich ist sie eine Chance, die Unternehmensflotte strategisch weiterzuentwickeln. 

Foto: adobe.stock - vege

Fuhrparkmanagement

Ausschreibungsmanagement: Wie Sie den richtigen Partner finden

Serie "Effiziente Fuhrparkgestaltung": Experten den VMF erläutern, worauf beim Management von Fuhrparks zu achten ist. Teil 2: Ausschreibungsmanagement.

Tipps & News rund um Fuhrparkmanagement und betriebliche Mobilität:der fuhrpark.de-Newsletter

Abonnieren Sie jetzt den kostenlosen fuhrpark.de-Newsletter!