Detlef G.A. Juhrich
Die Überlassung von Fahrrädern und E-Bikes an Mitarbeiter wird immer beliebter. Es wurde aber zuletzt immer häufiger die Frage aufgeworfen, wie die Überlassung von Elektrofahrrädern an Firmenmitarbeiter ertragsteuerlich zu behandeln sei. Mit Kurzinformation vom 17. Mai 2017 hat die OFD Nordrhein-Westfalen hierzu Leitlinien aufgestellt und die Rechtslage aus Sicht der Finanzverwaltung deutlich gemacht. Die Kernaussage dieser Verwaltungsanweisung stellt sich wie folgt dar:
Sind die Elektrofahrräder ausnahmsweise als Kraftfahrzeuge einzuordnen, ist die private Nutzung grundsätzlich mit dem individuellen Wert nach Paragraf 8 Absatz 2-5 EStG anzusetzen.
In den übrigen (Normal-)Fällen soll die Bewertung mit einem Prozent der auf 100 Euro abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung des Herstellers, Importeurs oder Großhändlers (brutto) erfolgen.
Grundsätzlich ist von einer Barlohnumwandlung auszugehen. Der Barlohn des Arbeitnehmers wird daher regelmäßig um die Leasingrate gemindert werden.
Wann ist ein E-Bike ein Kraftfahrzeug?
Wann ein E-Bike ein Kfz ist, richtet sich nach dem Straßenverkehrsgesetz (StVG). Danach gelten gemäß Paragraf 1 Absatz 2 als Kraftfahrzeuge Landfahrzeuge, die durch Maschinenkraft bewegt werden, ohne an Bahngleise gebunden zu sein. Keine Kraftfahrzeuge sind nach dem Willen des Gesetzgebers Landfahrzeuge, die durch Muskelkraft fortbewegt werden und mit einem elektronischen Hilfsantrieb mit einer Nenndauerleistung von höchstens 0,25 kW ausgestattet sind, dessen Unterstützung sich mit zunehmender Fahrzeuggeschwindigkeit progressiv verringert und beim Erreichen einer Geschwindigkeit von 25 km/h oder früher, wenn der Fahrer im Treten einhält, unterbrochen wird. Das gilt auch dann, wenn diese Fahrzeuge zusätzlich über eine elektromotorische Anfahr- oder Schiebehilfe verfügen, die eine Beschleunigung des Fahrzeugs auf eine Geschwindigkeit von bis zu sechs km/h auch ohne gleichzeitiges Treten des Fahrers ermöglicht.
Nach dieser offiziellen Definition gilt ein sogenanntes Pedelec, das ist ein Fahrrad mit pedalunterstütztem Elektromotor, als Fahrrad und nicht als Kraftfahrzeug, weil die elektromotorische Unterstützung sich hier bei einer Geschwindigkeit von maximal 25 km/h abschaltet - oder wenn der Radler nicht mehr in die Pedale tritt.
S-Pedelecs sind steuerlich als Kfz zu betrachten
Im Gegensatz dazu gelten sogenannte S-Pedelecs (schnelle E-Bikes) als Kraftfahrzeuge, da sie über eine Anfahr-und Schiebehilfe von mehr als sechs km/h verfügen und die Motorunterstützung nicht bei sechs km/h aufhört. Ein Beispiel soll den Unterschied in der lohnsteuerlichen Behandlung verdeutlichen:
- A: Wird einem Mitarbeiter ein (Elektro-)Fahrrad, das nicht als Kfz einzustufen ist, auch zur privaten Nutzung überlassen, ist der geldwerte Vorteil nach den gleichlautenden Erlassen der obersten Finanzbehörden der Länder vom 23. November 2012 mit einem Prozent der auf volle 100 Euro abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung des Herstellers, Importeurs oder Großhändlers im Zeitpunkt der Inbetriebnahme des (Elektro-)Fahrrads festgesetzt. Dieser so ermittelte Monatsdurchschnittswert umfasst außer den Privatfahrten auch Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstelle sowie Fahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung.
- B: Wird einem Mitarbeiter ein als Kfz eingestuftes sogenanntes S-Pedelec auch zur privaten Nutzung überlassen, ist wie folgt zu rechnen: Für die Ermittlung des privaten Nutzungsanteils gilt auch hier die Ein-Prozent-Regelung, Basis ist ebenfalls die auf volle 100 Euro gerundete Bruttopreisempfehlung des Herstellers. Da das S-Pedelec jedoch als Kfz eingestuft ist, müssen hier noch zusätzlich für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte 0,03 Prozent pro Entfernungskilometer und Monat angesetzt werden.
Wenn E-Bikes an Mitarbeiter überlassen werden
Ferner werden in dem Schreiben die steuerlichen Folgen einer Variante, wonach der Arbeitgeber ein (Elektro-)Fahrrad least und anschließend seinem Mitarbeiter zur Nutzung überlässt, konkretisiert.
Es wurde folgendes Vertragsmodell unterstellt: Der Arbeitgeber schließt mit einem Provider einen Rahmenvertrag über die Gesamtabwicklung und ferner mit einem Leasinggeber einen Leasingvertrag über die Räder mit einer festen, mehrjährigen Grundmietzeit (zumeist 36 Monate), die sich bei unterlassener Kündigung automatisch verlängert, ab. Parallel wird mit dem Arbeitnehmer für die gleiche Zeitdauer ein Überlassungsvertrag über besagtes Fahrrad unter Einschluss auch der privaten Nutzung abgeschlossen.
Gleichzeitig vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmer für die Dauer der Fahrradüberlassung, das Gehalt um einen festgesetzten Betrag herabzusetzen. Der Mitarbeiter hat das ihm überlassene Rad pfleglich zu behandeln, außerdem steht ihm die Option zu, das Rad nach Vertragsablauf käuflich zu erwerben. Hier ist nach dem genannten Schreiben in der Regel von einer Gehaltsumwandlung dergestalt auszugehen, dass der Barlohn des Arbeitnehmers um den Betrag der Leasingrate herabgesetzt wird.
Für die Überlassung auch zur privaten Nutzung gelten unter Hinweis auf die zuvor gleichlautenden Erlasse der obersten Finanzbehörden, je nachdem, ob das Bike als Kfz einzustufen ist oder nicht, die oben unter A und B dargestellten beispielhaften Berechnungen.
40 Prozent der Neuwertes ist die Grenze
Wird das (Elektro-)Fahrrad nach Beendigung der Überlassung vom bisher nutzenden Arbeitnehmer erworben, bestehen von Seiten der Finanzverwaltung keine Bedenken, wenn der Veräußerungspreis aufgrund des Dienstverhältnisses nach 36 Monaten der Nutzungsdauer mit 40 Prozent der auf volle 100 Euro abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung des Herstellers, Importeurs oder Großhändlers im Zeitpunkt der Inbetriebnahme des Rades einschließlich der Umsatzsteuer anzusetzen ist. Wird das Bike zu einem geringeren Preis als dessen Geldwert an den Mitarbeiter veräußert, ist der Differenzbetrag als Arbeitslohn von dritter Seite der Lohnsteuer zu unterwerfen, falls der niedrige Restwert nicht zweifelsfrei nachgewiesen werden kann.
Die Gestellung von (Elektro-)Fahrrädern durch den Arbeitgeber wird zunehmend beliebter. Es sollte aber dabei darauf geachtet werden, ob das überlassene Rad ein Kfz ist oder nicht, um nicht nur ökologisch, sondern auch abgabenrechtlich korrekt zu bleiben.
