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Management

Zulassungs- und Dokumentenmanagement: Weg vom Papierkram

Die An-, Um- und Abmeldung von Fahrzeugen ist lästig. Fuhrparkbetreiber können aber auf Dienstleister setzen, die ihnen nicht nur diese Arbeiten abnehmen.

Inhaltsverzeichnis

Alfons Wolf

Viele Menschen denken, dass die Staaten Osteuropas technologisch eher rückständig sind. Aber in einer Disziplin sind in Europa die baltischen Kleinstaaten Lettland und Estland führend, dem E-Government. In Zahlen drückt sich das so aus: Im aktuellen EU-Fortschrittsreport liegt E-Estonia bei der digitalen Verwaltung auf Platz eins. In dem Kleinstaat können Bürger mehr als 600 E-Government-Dienste nutzen, von der elektronischen Steuererklärung bis hin zum E-Voting. Deutlich abgeschlagen erreicht Deutschland Platz 20 unter allen EU-Mitgliedsstaaten.

Die Digitalisierung schreitet in allen Branchen und gesellschaftlichen Bereichen voran. „Auch in unserer Branche stehen wir vor dramatischen Veränderungen. Die Art und Weise, wie wir Mobilität beziehen, wandelt sich grundlegend. Um zeitgemäße Lösungen für den gewerblichen Bereich anzubieten, ist eine hohe IT-Kompetenz unverzichtbar“, unterstreicht Carsten Schäfer, Director Fleet bei der PS-Team Deutschland GmbH & Co. KG.

Die wichtigsten Unterlagen für die Zulassung:

  • Zulassungsbescheinigung Teil II

  • Konformitätserklärung des Herstellers (CoC)

  • elektronische Versicherungsbestätigung (eVB)

  • SEPA-Lastschriftmandat fürs Zollamt

  • Handelsregisterauszug

  • Zulassungsantrag

  • Vollmacht zur Zulassung für den Mitarbeiter, der den Antrag bei der Behörde abgibt

Ist Deutschland analog?

Ist Deutschland bei dem Thema dennoch nach wie vor grau und analog? Zumindest scheint hierzulande einiges etwas länger zu dauern. Auf die Frage, wann damit zu rechnen ist, dass das Zulassungsverfahren komplett online abzuwickeln sein werden, gibt es noch keine verlässlichen Aussagen. „Bereits seit einigen Jahren beschäftigt sich das Bundesministerium für Verkehr und digitale Infrastruktur BMVI mit dem Projekt i-Kfz. Die ersten Stufen dieses Projektes waren die Online-Abmeldung sowie die Wiederzulassung, die den Haltern ermöglicht, ihren „Behördengang“ online von zu Hause aus zu erledigen“, berichtet Schäfer. Seit Anfang Oktober 2017 sei die internetbasierte Wiederzulassung eines Fahrzeugs auf denselben Halter ohne Wechsel des Zulassungsbezirks mit einem reservierten Kennzeichen möglich.

Wird es die digitale Abwicklung geben?

Laut Schäfer sieht das BMVI dies als ersten Schritt auf dem Weg zur komplett digitalen Abwicklung. Bislang sind allerdings die Zuständigkeiten noch nicht zufriedenstellend geklärt und nach dem behördlichen „Go“ gilt es, das Verfahren auf mögliche Sicherheitslücken zu prüfen, bevor dieser Service in der Fläche angeboten werden kann. „Die bisher umgesetzten Lösungsansätze sind zwar grundsätzlich funktional, jedoch eher für Privatleute oder Unternehmen mit kleinerem Fuhrpark geeignet“, meint der Fleet-Spezialist Schäfer. Für Massenprozesse von größeren Fuhrparks hingegen sei das Verfahren nur bedingt tauglich. C. Deshalb sind trotz der neuen E-Government-Möglichkeiten nach wie vor Dienstleister zur Koordination der Prozesse erforderlich. Die letzte Stufe der Online-Zulassung ist für 2018 angekündigt.

Wie würde ein Zulassungsprozess funktionieren?

Und wie läuft das ab? Über die Webportale der Dienstleister kann man vollständig vom Schreibtisch aus alle nötigen Daten eintragen und die Verfügbarkeit der erforderlichen Dokumente angeben. Ein halbes Dutzend Dokumente sollte ein Fuhrparkmanager bei der Zulassung eines Dienstwagens im Blick haben. Diese holt ein Kurierdienst ab und liefert sie an die zuständige Zulassungsstelle. Der Dienstleister übernimmt alle anfallenden Folgeaufgaben vom Behördengang bis hin zur Erstellung des Wunschkennzeichens. Nach wenigen Tagen liegt dann das Nummernschild auf dem Schreibtisch des Auftraggebers.

Beispiel für Zulassungsdienstleistungen:

  • Besorgung aller zulassungsrelevanten Unterlagen vom Fahrzeughalter

  • Vorbereitung und Abwicklung sämtlicher behördlicher Prozesse

  • Kennzeichenproduktion

  • Erstellung der Fahrzeugpapiere, Begleitdokumente, Bordbücher

  • Abbildung der Prozesse online, Web-Portal, Statusmeldungen, Eskalationsprozesse, Management Reporting, Statistik

  • Datenaustausch via Web-Schnittstelle

  • Elektronische Archivierung mit konfigurierbaren Zugriffsmöglichkeiten

  • Massenzulassung mit logistisch optimierten Prozessen

  • Auf Wunsch beschleunigte Abmeldung (Zugriff auf ZB I mit Abmeldevermerk am Eingangstag der Unterlagen)

  • Prozesssteuerung für Fahrzeugverbringung und Überführung

  • Fahrzeugüberführung per Eigenachse

  • Elektronische Zustandsprotokollierung

  • Best-Price-Option

Lohnt die Zusammenarbeit?

Aber warum sollten Fuhrparkbetreiber mit Dienstleistern zusammenarbeiten? Und was muss dort mindestens angeboten werden? Carsten Schäfer von PS-Team kann darauf eine differenzierte Antwort geben: „Agieren sie bundesweit, kann es sich durchaus auch für kleine Fuhrparks lohnen, mit Dienstleistern zusammenzuarbeiten. In jedem Fall profitieren sie davon, dass ihre Randprozesse bei uns Chefsache sind. Zum einen straffen wir durch eine weitreichende Softwareunterstützung die gesamte Zulassung. Zum anderen profitieren Kunden wegen unserer hohen Fallzahlen von Skaleneffekten“. Klassische Outsourcing Argumente spielen also eine große Rolle. Neben behördlichen Vorgängen, Überführungen und dem Dokumentenmanagement werden auch Dinge wie etwa das Strafzettelmanagement und die Protokollierung von Gefahrenübergängen übernommen – und das oft europaweit.

Wie werden Dokumente geschützt?

Der Dienstleister DAD Deutscher Auto Dienst GmbH der Christoph-Kroschke-Gruppe zählt zu den Spezialisten für ganzheitliche und IT-gestützte Prozesslösungen rund um Fahrzeugflotten und lagert über eine Million Fahrzeugdokumente in einem geschützten Hochsicherheitsbereich, der jederzeit online oder im Original zugriffsbereit für den Kunden ist. Per Internet und Passwort können nur autorisierte Personen jederzeit auf die gesicherten Daten zugreifen. Die Dokumenteninhalte liegen zusätzlich auch in digitaler Form standardisiert aufbereitet vor.

„Bereits bei einer geringen Anzahl von 20 zu verwaltenden ZB-II-Dokumenten kann eine externe Archivierung sehr sinnvoll sein. Zu jedem Zeitpunkt ist volle Prozesstransparenz gegeben. Der operative Prozess zur Zulassung respektive Abmeldung und zum Versand kann jederzeit von jedem beliebigen Ort aus mit einem PC, Tablet oder Smartphone angestoßen werden,“ sagt Schäfer von PS-Team. Für die Finanzierer der Fahrzeuge lässt sich der Treuhandstatus abbilden. Die Wertschöpfung ergibt sich bei einer kleinen Flotte aus der Basisleistung der Prozesssteuerung, während die klassischen Skaleneffekte durch Versand- beziehungsweise Abwicklungskonsolidierung bei Großflotten zusätzliche Mehrwerte schaffen.

Beispiel für Dokumentenverwaltung:

  • Treuhandverwaltung von Dokumenten

  • In feuer- und einbruchgeschützten Archivschränken in speziell gesicherten Räumen, per Alarmanlagen mit Polizei-Direktaufschaltung

  • Differenzierte Zugangsberechtigung für klar definierte Mitarbeitergruppen via Codekartenfunktion

  • Versicherung sämtlicher Briefbestände zum Wiederbeschaffungswert

  • Digitalisierung aller Unterlagen und Verwaltung im Dokumentenmanagement- und Archivsystem PS Foodas

  • Zugriff der Anwender jederzeit auf Akten und Bildmarken, Versandinformationen und Reportings

  • Individuelle Eskalationsprozesse unterstützen den Workflow

Wohin mit den Ersatzschlüsseln?

Aber es geht nicht nur um Papierdokumente. PS-Team hat beispielsweise neben 2,7 Millionen Fahrzeugdokumenten auch ein Schlüsselarchiv mit über 100.000 Kfz-Ersatzschlüsseln. Kein Problem also, wenn einem Fahrer an einem Wochenende der Schlüssel seines Firmenwagens abhanden kommt. Wer den richtigen Partner hat muss nur bei der Hotline anrufen und sein Problem wird gelöst.

Bei einem Verkauf des Fahrzeugs wird es besonders einfach, wenn Verkäufer und Einkäufer beim selben Dienstleister sind. Statt in einer Woche oder mehreren Tagen wechseln die Papiere in Sekundenschnelle den Besitzer. Da die Mitarbeiter des Händlers die Fahrzeugdokumente nicht länger händisch einem Kunden zuordnen und sie verwalten müssen, erzielen Handelsunternehmen mittlerer Größe einen Kostenvorteil von mehreren tausend Euro im Jahr.

Was kostet der Service?

Die Kosten sind wie vieles im gewerblichen Geschäft abhängig von verschiedenen Faktoren wie Mengen und die Art der Zusammenarbeit, also grundsätzlich sind auch die Kosten für Zulassungsdienste verhandelbar. Sie richten sich nach dem Volumen und den einzelnen Dienstleistungen sowie der jeweiligen Zulassungsstelle. Ein Zulassungsservice beginnt in der Regel bei etwa zwölf Euro je Fahrzeug. Für das Dokumentenmanagement kann man mit Kostenzwischen zwei und 15 Euro rechnen, die mengen- und prozessabhängig sind.

Der Ausblick

Carsten Schäfer von PS-Team sieht die bisherigen Versuche des Gesetzgebers, auf die ausgedruckte ZB II zu verzichten, bisher nicht von Erfolg gekrönt: „Aus diesem Grund lassen viele Hersteller schon heute die ZBII bei uns on demand drucken. Auch sicherlich sehr sinnvolle neue europäische Regelungen wie WLTC (Worldwide harmonized Light Duty Test Cycle) oder das einheitliche Messverfahren WLTP (Worldwide harmonized Light Duty Test Procedure) zur Ermittlung verschiedener Emissionen sowie des Kraftstoff- und Stromverbrauches erfordern administrativen Zusatzaufwand im Zulassungsprozess.“ Auf der anderen Seite können die wachsenden Möglichkeiten durch digitalisiertes Prozessmanagement bereits heute einige Kosten einsparen und vereinfachen das Handling.

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