Elektronische Führerscheinkontrolle: Übersicht und Best Practice

Von Alfons Wolf

Früher gingen viele Fuhrparkentscheider davon aus, dass es ja die Pflicht des Fahrers sei mitzuteilen, wenn er beispielsweise gerade seinen Führerschein abgeben musste – oder nie einen besessen hat. Langsam hat sich herumgesprochen, dass das Unternehmen sich selbst regelmäßig davon überzeugen muss, dass alle Nutzer von Firmenwagen eine gültige Fahrerlaubnis besitzen - egal ob es nur ein Fahrzeug oder viele tausend im Unternehmen gibt.

Die gesetzliche Grundlage findet sich im Straßenverkehrsgesetz (StVG) § 21 Abs. 1 Ziffer 2 und ist unmissverständlich. Eine halbjährliche Kontrolle der Führerscheine aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ein Fahrzeug des Unternehmens nutzen, wird aufgrund verschiedener Urteile dabei als angemessen angesehen. "Da die Kontrolle von Führerscheinen gesetzlich vorgeschrieben ist, drohen bei Nichteinhaltung Bußgelder", unterstreicht Andreas Schubert, beim Softwarebüro Zauner für den Support zuständig. Dabei ist es egal, ob das Fahrzeug dauerhaft überlassen wird oder nur ein Pool-Fahrzeug einmalig genutzt wurde.

Bianca Deutsch, Fuhrparkleiterin bei Bornemann, verdeutlicht die Konsequenzen: "Sollte es zu einem Fehlverhalten oder Unfall kommen, wird der Fuhrparkleiter mit zur Verantwortung gezogen, das kann eine Geldstrafe oder in schwerwiegenden Fällen sogar eine Freiheitsstrafe sein." Der Halter von Fahrzeugen ist in der Regel der Arbeitgeber, aber es kann auch der Fuhrparkverantwortliche als Halterverantwortlicher sein. Dieser ist dazu verpflichtet, die Gültigkeit regelmäßig zu überprüfen.

"Sollte ein Unternehmen auf die Führerscheinkontrolle verzichten, kann dies zusätzlich versicherungsrechtliche Folgen haben", sagt Wolfgang Schmid, Sales Director DACH von TomTom Telematics. Die Haftpflichtversicherung etwa könne Leistungen bei einem Unfall verweigern. In diesem Fall bliebe das Unternehmen auf den Kosten sitzen. "Je nach Fahrerprofil kann aber auch eine häufigere oder weniger häufige Prüfung empfehlenswert sein. Beispiel dafür ist, dass Mietwagengeber bei jedem Verleihvorgang den Führerschein gegenprüfen", ergänzt Tom Bechert, Teamleader Sales & Support bei der Vispiron Carsync.

Wichtig ist, dass die regelmäßige Führerscheinkontrolle vor dem Gesetzgeber, aber auch anderen Parteien nachgewiesen werden kann. Damit sind vor allem die Versicherer gemeint, wie der Geschäftsführer von fleet innovation, René Roeder, weiß: "Gelingt dem Fuhrparkleiter der Nachweis seiner Sorgfaltspflicht nicht, ist der Versicherer von der Leistungsverpflichtung freigestellt, was den Fuhrparkverantwortlichen als Halter teuer zu stehen kommen kann".

"Im Unternehmen ist die Geschäftsleitung der Halter aller Unternehmensfahrzeuge und steht somit in den Halterpflichten bzw. in den sich daraus ergebenden Haftungsrisiken", erläutert Andreas Brenner, Geschäftsführer der Mobilitäts- und Fuhrparkmanagement-Plattform Avrios. Die Geschäftsleitung kann diese Halterpflichten jedoch an eine qualifizierte Person delegieren. Üblicherweise werden die Halterpflichten an den Fuhrparkleiter delegiert. Dieser haftet sodann persönlich für deren Einhaltung.

Fuhrparkbetreiber brauchen eine eindeutige und klare Regelung bei diesem hochkomplexen Thema: Wie muss der Fahrzeughalter prüfen? In welchen zeitlichen Intervallen? Welche technischen Methoden dürfen genutzt werden? Die Verantwortung der Fahrzeughalter oder halterverantwortlichen Fuhrparkmitarbeiter verlangt im Zeitalter häufiger Personalwechsel oder der Beschäftigung ausländischer Mitarbeiter ein extrem gutes Hintergrundwissen.

Elektronische Lösungen haben sich inzwischen durchgesetzt. Die am häufigsten genutzte Technologie bei der elektronischen Führerscheinkontrolle sind einlesbare RFID Labels. Derzeit sind insgesamt erst rund 30 Prozent Karten-Führerscheine im Umlauf: Solange der Anteil nicht deutlich steigt, bleibt das RFID-Label die einzige Variante, die für alle Führerscheintypen manipulationssicher ist und datenschutzrechtliche Sicherheit bietet.

Bei LapID wird ein nachgelagertes und mehrstufiges Prüfverfahren verwandt, bei dem durch Algorithmen und geschulte Agents die Echtheit des Führerscheins festgestellt wird. Das Bundesverkehrsministerium hat die rechtliche Unbedenklichkeit des LapID Siegels bescheinigt. Bei der Lösung des Softwarebüro Zauners rundet eine automatische Erinnerungsfunktion das Angebot ab.

Außerdem zeigt sich immer mehr, dass Stand-Alone-Lösungen keinen größeren Mehrwert für die Kunden bieten. Vielmehr sollte die Technik der elektronischen Führerscheinkontrolle in einem ganzheitlichen, modularen Telematik-System integriert sein. Danach wird der RFID Chip, der für die Kontrolle auf der Fahrerlaubnis angebracht wird, auch für weitere Funktionen im Fuhrparkprozess genutzt, z.B. für die Fahrerauthentifizierung beim elektronischen Fahrtenbuch.

Tom Bechert von Vispiron Carsync schildert seine Erfahrung mit der DSGVO bei der elektronischen Führerscheinkontrolle: "Die größte Auswirkung für die Prozesse von Carsync war, dass wir diese nicht nur ausführen, sondern auch ausführlich dokumentieren, was zu einer höheren Transparenz für unsere Kunden beigetragen hat. Zur Prozessoptimierung wurden viele Prozesse wegen der neuen sehr kurzen Fristen automatisiert und es wurde noch mehr Fokus auf Datensparsamkeit gelegt, z. B. durch die Einführung des Modus 'Vertraulich'." Wolfgang Schmid von TomTom Telematics berichtet, dass sein Unternehmen sich bereits seit den ersten Entwürfen 2012 mit der DSGVO beschäftigt. "Am Prozedere zur Führerscheinkontrolle über unsere TomTom PRO-Geräte hat sich somit durch das Inkrafttreten der DSGVO nichts geändert."

Bei der Anwendung des Softwarebüros Zauner ist eine hohe Skalierbarkeit gegeben, die dem Kunden jeglichen Datenschutz ermöglicht, wie Andreas Schubert ausführt: "Der Zugriff auf das ZA|ARC Programm und somit auf alle Informationen zum Führerschein und der Führerschein-Sichtkontrolle kann vom Kunden selbstständig festgelegt/ eingerichtet werden. Somit kann jeder Kunde selbst festlegen, wer Zugriff auf das Programm und somit auf die Daten hat."

(* Umfrage bfp Oktober 2018. Angaben der Anbieter, kein Anspruch auf Vollständigkeit)

Die Avrios E-Führerscheinkontrolle 2018 ermöglicht es, die Führerscheinkontrolle rechtssicher und zeiteffizient durchzuführen. Fahrer können für die Kontrolle jedes beliebige Smartphone verwenden, da keine App installiert werden muss. Dank neuester Technologie braucht der Fahrer nur eine Handykamera und den Browser des Smartphones. Fuhrparkleiter stellen die Gültigkeit der Fahrerlaubnis durch persönliche Kontrolle am PC sicher. So kann er die Gültigkeit des Führerscheins und unter anderem auch den Eintrag der Fahrzeugkategorie kontrollieren. Avrios erinnert Fahrer automatisch an Kontrollen und erstellt übersichtliche Reports für Fuhrparkleiter.

Die Lösung kann vollständig integriert mit der Avrios Fuhrparkmanagement Software genutzt werden, damit Stammdaten nicht mehrfach geführt werden müssen. Als Cloudlösung reagiert Avrios stets direkt auf Änderungen im gängigen Recht und updated die Lösung kostenlos.

Die Bornemann Führerscheinkontrolle ermöglicht ein kleiner Aufkleber, der auf den Führerschein aufgebracht wird. Hinter diesem verbirgt sich ein RFID-Tag, auf dem eine ID hinterlegt ist. Beim Abziehen des Tags wird dieser zerstört. Mit einem stationären Lesegerät bzw. über ein Smartphone oder Tablet lässt sich der Prüfvorgang direkt in die Software übertragen. Damit sind die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Sobald Kontrolltermine anstehen oder die entsprechenden Fristen bei Fahrern über 50 Jahren drohen abzulaufen, wird man automatisch benachrichtigt. Der Führerschein kann mit dem ID Check ab 0,60 Euro pro Fahrzeug monatlich beliebig oft überprüft werden. Zudem ist die elektronische Führerscheinkontrolle auch als Komplettpaket Bornemann Logbook mit elektronischem Fahrtenbuch und Fahrzeug-, Kosten- und Strafmandatsverwaltung erhältlich.

Das System CheckTech DRIVE bietet eine zuverlässige und günstige digitale Lösung für die Online-Führerscheinkontrolle mit Eskalationsmanagement. Fuhrparkmanager können Führerscheine ihrer Fahrer jederzeit und unabhängig von deren aktuellem Aufenthaltsort überprüfen. Die Kontrolle erfolgt in einem Live-Videocall mittels PC, Laptop, Smartphone oder Tablet. Dabei wird stets der Originalführerschein anhand der darauf enthaltenen Sicherheitsmerkmale geprüft.

Das System lässt sich besonders gut individuell an die jeweiligen Kundenbedürfnisse anpassen. Mit eigenem Security Service Center in Deutschland und ausgiebig - auch durch das BKA - geschultem Personal, durchgehend verschlüsselten Daten sowie Hosting in Deutschland besticht CheckTech DRIVE zudem durch einen hohen Datensicherheitsstandard.

e-flotte bietet die Führerschein-Kontrolle mit unterschiedlichen Systemlösungen an. Dazu gehören die manuelle Erst-Prüfung der Führerscheine mit Datenerfassung an über 350 Euromaster-Servicecentern und die webbasierte Erst-Prüfung der Dokumente durch geschulte e-flotte-Sachkundige; dies in Anlehnung an die Bafin-Anforderungen für Ausweise.

Des Weiteren können die Prüfungen an bundesweit aufgestellten Terminals inklusive fälschungssicherem Trustrack-Siegel sowie die Identifizierung und Registrierung per e-flotte® App, die damit auch weltweit möglich ist, beauftragt werden. Neben der Führerscheinkontrolle werden auch die UVV für PKWs sowie die Mitarbeiterunterweisung angeboten. Die Führerscheinprüfung kostet ab 10 Euro je Fahrer im Jahr

Im Rahmen seiner Fuhrparksoftware Fleetfuhrpark IM bietet das EH Systemhaus das Auslesen von Fahrerkarte und Führerschein an. Voraussetzung ist, dass ein RFID-Siegel auf dem Führerschein aufgebracht ist. Das Siegel wird durch Vorhalten des Führerscheins vor das DTCO-Terminal gelesen. Die Dokumentation, der Nachweis sowie die Überwachung laufen innerhalb von Fleetfuhrpark IM System. Außerdem kann das DTCO-Terminal zum Auslesen von Fahrerkarten genutzt werden. Die Daten der Fahrerkarte können vom Terminal in ein Datenverzeichnis übergeben werden.

Die Betriebsbereitschaft rund um die Uhr, sieben Tage die Woche ermöglicht es, das Gerät zentral und für alle Fahrer zugänglich einzusetzen. Somit ist zum Beispiel der Einsatz in Kantinen oder an Verladestationen problemlos. Die RFID Siegelmarken kosten ab 9,50 Euro pro Stück. Die Software gibt es ab 950 Euro, die Prüfstation kostet 1.195 Euro, der RFID-USB-Leser für die Zuordnung der Siegelmarken innerhalb der Software 95 Euro. Optional besteht auch die Möglichkeit zur mobilen Führerscheinkontrolle mit Android-basierten, NFC-fähigen Endgeräten. Die laufenden Kosten der Softwarewartung betragen ab 200 Euro im Jahr.

Führerscheinkontrolle, UVV-Prüfung und Fahrerunterweisung per E-Learning bietet Fleet Innovation auf ein und derselben Plattform. Der Führerschein wird mit einem Strichcode nebst Hologramm beklebt, das Verkehrsministerium hat die rechtliche Unbedenklichkeit bescheinigt. Die Fahrerlaubnis kann an einer der 2.500 Prüfstationen im Verbundnetz der Aral-Tankstellen geprüft werden. Alternativ können der Fuhrparkleiter oder eine von ihm autorisierte Person sie "inhouse" per Smartphone-App prüfen.

Fleet Innovation kombiniert im Gegensatz zu anderen Anbietern die Führerscheinkontrolle immer mit der vorgeschriebenen Sichtprüfung. An den Kontrolltermin werden die Fahrer automatisch erinnert. Die Prüf-Dokumentation erfolgt revisionssicher nach neuesten Datenschutzbestimmungen. Kosten je Hologramm-Barcode einmalig 5 Euro, Prüflizenz je Fahrer 1,25 Euro monatlich.

FK-Scan ist eine Lösung zur elektronischen Führerscheinkontrolle, bei der das vorgelegte Dokument auch auf Echtheit überprüft wird. Hierzu erfassen spezielle Scanner die Sicherheitsmerkmale des Dokumentes und übergeben sie an die Authentifizierungssoftware. Diese stellt sicher, dass es sich bei dem Dokument um keine Fälschung handelt. Sämtliche Daten der Vorder- und Rückseite werden automatisch ausgelesen. Existiert der Fahrer noch nicht im System, wird er automatisch mit allen Angaben angelegt.

Neben Führerscheinen, Fahrerkarten, Fahrerzusatzkarten und ADR-Karten kann das System auch alle anderen internationalen Dokumente auslesen. Mit dem Duplex Scanner können alle Dokumente im Scheckkarten-Format verarbeitet werden. Die Kosten sind abhängig von der Anzahl der verwalteten Dokumente pro Jahr. Wie oft das einzelne Dokument geprüft wird, entscheidet der Kunde.

E-Fcon ist eine Smartphone-App in Verbindung mit einer Webapplikation zur elektronischen Führerscheinkontrolle mittels eines holographischen QR-Sicherheitssiegels. Über die Smartphone-App wird mit einem Scan überprüft, ob der Führer des Dienstwagens physikalisch noch über seinen Original-Führerschein verfügt. E-Fcon informiert die Fahrer vollautomatisch per E-Mail/ SMS über die anstehende Überprüfung. Diese erfolgt in Echtzeit via Internet und wird elektronisch dokumentiert.

Das System informiert den Fuhrparkverantwortlichen, wenn die fällige Prüfung nicht stattgefunden hat, und kann dann eine Einladung zur persönlichen Vorlage an den Mitarbeiter senden. Über die Webapplikation können alle Daten administriert sowie Berichte und Statistiken abgerufen werden. Weiterhin ist eine visuelle Überprüfung möglich, da während der Überprüfung via Smartphone-App auch ein Foto vom Führerschein beigefügt wird.

KEMAS bietet mit licence NET als Applikationsmodul der Verwaltungssoftware KEMAS NET ein unternehmensinternes System zur Führerscheinprüfung ohne öffentliche Prüfstationen. Es umfasst die Administrierung, Prüfung und Identifikation von Nutzern mit Hilfe des RFID–Führerscheinlabels. Bei personalfreier Übergabe von Poolfahrzeugen erfolgt die Führerscheinprüfung gemäß Halterhaftung über dieses Medium.

Das System fordert die Führerscheininhaber zum gesetzlich vorgeschriebenen, zyklischen Nachweis der Führerscheine innerhalb definierter Fristen automatisch auf. Das System verfügt auch über eine Statistikfunktion und kann in die eigene, bereits vorhandene Infrastruktur integriert werden. Bei KEMAS fallen dafür ausschließlich einmalige Kosten an.

LapID bietet Fuhrparks drei Methoden zur Führerscheinkontrolle: Mit der Driver App starten Fahrer die Kontrolle eigenständig über ihr Smartphone. Alternativ kontrollieren Fahrer ihren Führerschein, auf dem ein RFID-Siegel angebracht ist, an einer von über 1.200 Prüfstationen in Deutschland. Bei der dritten Methode, der Manager-App, führt eine autorisierte Person eine App-gestützte Kontrolle des Führerscheins durch. Alle Methoden erfüllen die rechtlichen Anforderungen an eine Führerscheinkontrolle und können kombiniert eingesetzt werden.

Die Verwaltung und revisionssichere Dokumentation der Führerscheinkontrolle läuft über die LapID-Webanwendung. Steht eine Kontrolle an, wird der Fahrer automatisch per SMS oder E-Mail über die anstehende Prüfung benachrichtigt. Neben der Führerscheinkontrolle bietet LapID ein DGUV-zertifiziertes E-Learning-Tool zur Fahrerunterweisung nach UVV an. Dem Marktführer LapID vertrauen über 1.500 Kunden mit 400.000 Kontrollen pro Jahr

Mit dem Leibold Tanksystem kann parallel zum Tankvorgang die Führerscheinkontrolle durchgeführt werden. Ein berührungsloses Vorhalten des Führerscheins am Tankautomaten an der Betriebstankstelle genügt. Durch den manipulationssicheren RFID-Chip auf dem Führerschein werden die Daten mit der Software abgeglichen. Der Fahrer wird identifiziert und die Daten werden protokolliert. Dann erhält er eine Freigabe zum Tanken.

Durch eine rote Ampelfunktion in der Software hat der Nutzer alle Parameter zur Führerscheinkontrolle rechtzeitig im Blick. So sollen sich die Führerscheine der Fahrer zuverlässig und sicher überprüfen und dokumentieren lassen. Damit erfüllt der Unternehmer die gesetzlichen Vorschriften zur regelmäßigen Führerscheinkontrolle.

Die Smartphone-App mARS4fleet (mobile App RFID to SAP for fleet) ermöglicht eine schnelle, kostengünstige und zuverlässige Kontrolle der Führerscheine in einem Unternehmen mit mobilen Endgeräten. Mit dieser Lösung kann ein Fuhrparkmanager oder autorisierter Mitarbeiter mit einem Smartphone unter Verwendung der NFC-Technologie Führerscheine prüfen. Dazu werden RFID-Labels auf den Führerscheinen gelesen und die Informationen in die Flottenmanagementlösung fleet in das SAP ERP übertragen.

Die erstmalige Zuordnung von RFID-Label zum Führerschein kann ebenfalls über das Smartphone durchgeführt werden. Die Prüfung erfolgt durch autorisierte Mitarbeiter des Fuhrparkmanagers. Die App ist einfach und intuitiv gehalten. Alle notwendigen Schritte sind für den Benutzer grafisch dargestellt. Die Kosten sind abhängig von der Anzahl der Fahrzeuge im Fuhrpark und davon, auf wie vielen Andriod-Geräten die App eingesetzt wird

Das Driver Terminal Pro 2020 von TomTom Telematics bietet eine elektronische und verpflichtende Führerscheinkontrolle für Fahrer. Durch das Scannen der NFC/RFID-Karte oder des Smartlabels auf dem Führerschein legitimiert sich der Fahrer. Sollte er die Anmeldung vergessen haben, wird er über den integrierten Buzzer daran erinnert. Das Label lässt sich nicht vom Führerschein entfernen, ohne es zu beschädigen. Somit ist sichergestellt, dass der Führerschein zum Prüfzeitpunkt auch tatsächlich immer im Fahrzeug vorhanden ist.

Legitimiert sich der Fahrer vor Fahrtantritt nicht wie aufgefordert, ertönt ein permanentes lautes Warnsignal. Der Disponent in der Zentrale wird automatisch über die nicht erfolgte Anmeldung informiert und kann mit dem Fahrer Rücksprache halten oder entsprechende Maßnahmen einleiten. Die Softwarelizenz Webfleet kostet ab 19,90 Euro/Monat (31,94 Euro mit Hardware-Miete Pro 2010 und Link 510). Pauschalangebot bei 36 Monaten Laufzeit/ Monat und Fahrzeug, Basis: Flotte von zehn Fahrzeugen

Das System Log Pro der Firma VDQ basiert auf der Kennzeichnung der Führerscheine mit RFID-Siegeln und ist ein reines Websystem. Eine Implementierung in die Infrastruktur des Auftraggebers ist daher nicht notwendig. Der Auftraggeber hat von jedem Arbeitsplatz weltweit Zugriff auf das Webportal. Der Kunde erwirbt also keine Software, sondern lediglich eine Nutzungslizenz. Der Vertrag läuft über 24 Monate und beinhaltet regelmäßige Updates. In den Lizenzgebühren sind u. a. Kundensupport, Datenpflege, Updates, Lizenzgebühren zur Softwarenutzung und Servernutzungsgebühren enthalten.

Zur Identifikation des Standorts wird ein stationäres Endgerät verwendet, die Führerscheine der Mitarbeiter werden mit einem fälschungssicheren RFID-Transponder bestückt. Für 14,90 Euro erhält man 20 Lizenzen zur Führerscheinkontrolle (eine Lizenz pro Mitarbeiter). Weitere Lizenzen werden nach Menge gestaffelt. Die RFID-Transponder zum Aufbringen auf den Führerschein kosten 3,90 Euro pro Stück.

Das Mobility Management System CARSYNC digitalisiert Unternehmensfuhrparks. Die Produktfamilie besteht aus unterschiedlichen Modulen, die jederzeit unabhängig voneinander eingesetzt bzw. ergänzt werden können. In jedem Fall werden Fahrtdaten mit dem Ziel nutzbar gemacht, den Fuhrpark zeit- und kosteneffizient zu steuern. Gleichzeitig sind Steuer- und Rechtskonformität zu jedem Zeitpunkt sichergestellt.

Bei der elektronischen Führerscheinkontrolle muss man im Vorfeld ein RFID-Label auf der gültigen Fahrerlaubnis anbringen. Die Fahrer werden per E-Mail automatisch zur anstehenden Führerscheinkontrolle aufgefordert. Mithilfe eines im Fahrzeug verbauten RFID-Lesegeräts authentifiziert sich der Fahrer mit seiner gültigen Fahrerlaubnis. Erst dann kann das Fahrzeug gestartet werden. Die Prüfung erfolgt in diesem Fall dezentral im jeweiligen Fahrzeug. Sie kann aber auch über eine oder mehrere zentrale Lesestationen stattfinden. Die Dokumentation läuft über ein Webportal und eine App. Jede Kontrolle wird automatisch im System gespeichert. Hier kann der Flottenmanager alle Prüfungen pro Fahrer zu jedem beliebigen Zeitpunkt abrufen und nachweisen.

Das Softwarebüro Zauner hat ein Programm namens ZA-ARC im Angebot, das zur Verwaltung von Tachografendaten dient. Über das Modul Führerschein-Sichtkontrolle kann einfach und unkompliziert die Gültigkeit der Führerscheine der Fahrer kontrolliert werden. Voraussetzung ist das Aufbringen des selbstklebenden, manipulations- und fälschungssicheren RFID-Siegel auf dem Führerschein. Der für die Führerscheinkontrolle notwendige Kombileser "Cardman" für Chipkarten und RFID kann für das Auslesens der Fahrerkarte und die Führerscheinprüfung eingesetzt werden.

Die notwendige Stammdatenverwaltung ist in ZA-ARC einfach und mit geringem Aufwand organisiert. Die Dokumentation der Kontrolle läuft im ZA-ARC-Programm automatisch. Neben der regelmäßigen Sichtkontrolle kann auch das Ablaufdatum eines Führerscheins kontrolliert werden. Alle fälligen Termine werden über die Terminliste vom ZA-ARC verwaltet. Die Softwarelizenz kostet ab 325 Euro, die Prüfsiegel/RFID Label 4,50 Euro zzgl. MwSt.