Prozesse und Verwaltung fest im Griff

Von Marcus Schulz*

Pro Jahr und Fuhrparkfahrzeug fallen etwa 80 Einzelbelege an, die im Durchschnitt jeweils 15 Minuten Bearbeitungszeit benötigen. Dazu kommen die Betreuung der Dienstwagenfahrer mit ihren individuellen Wünschen sowie das Schadenmanagement, das laut DAT-Report durchschnittlich 1,2 Mal pro Jahr bei jedem Wagen erforderlich wird. Wie können diese Prozesse besonders effizient und mit höchster Qualität abgewickelt werden?

Je nach Fuhrparkgröße bedarf es zunächst eines verantwortlichen Flottenmanagers, der alle Aktivitäten bündelt und koordiniert. Unternehmen müssen die spezifischen Besonderheiten und Zuständigkeiten verschiedener Abteilungen berücksichtigen und aufeinander abstimmen.

Durch neue technische Möglichkeiten und sich verändernde rechtliche Rahmenbedingungen wird das Fuhrparkmanagement stetig komplexer. Doch die Digitalisierung macht auch vor dem Fuhrpark nicht Halt und bietet eine Vielzahl an Softwarelösungen, um diesen Aufgaben gerecht zu werden.

Regelmäßige, auf den individuellen Bedarf abgestimmte Reportings, deren Zahlen in gängige Office-/SAP- oder Buchhaltungsprogramme importiert werden können, ermöglichen dabei ein transparentes Controlling. Die Daten dafür werden beispielsweise durch Tankkarten generiert und über die entsprechende Schnittstelle an die Fuhrparksoftware weitergegeben. Derzeit treten in diesem Zusammenhang auch Telematik-Dienste sowie das Fahrzeug selbst im Zuge der Datenerhebung stärker in den Vordergrund – natürlich im Rahmen des geltenden Datenschutzrechts. Das "Connected Car" ist längst keine entfernte Zukunftsvision mehr.

Nützliche Analysen können mithilfe interner Daten durchgeführt werden, die etwa mit externen Benchmarks angereichert sind: So kann das Reporting Kostenausreißer nach Verbrauchswerten und somit Fehlentwicklungen im Fuhrpark aufzeigen oder das Tank-Reporting Fahrzeugmängel oder zu verbrauchsintensives Fahrverhalten entlarven.

Wichtig ist eine Total-Cost-Of-Ownership-Betrachtung (TCO). Die Idee dahinter ist einfach: Niedrige Einkaufspreise müssen nicht automatisch niedrige Kosten über den gesamten Lebenszyklus im Unternehmen nach sich ziehen. Die Anschaffungskosten – oder die Leasingraten – sind gewissermaßen nur die Spitze des Eisbergs.

Bei den TCO werden alle Kosten im Unternehmen berücksichtigt, die rund um die Verwaltung des Fuhrparks anfallen. Das beginnt mit dem Aufwand bei der Auswahl von Neufahrzeugen, geht über die Unterhaltskosten bis hin zu allen Personalkosten, die direkt oder indirekt durch die Flottenbeschaffung, den Unterhalt, die Verwaltung sowie Vermarktung der Fahrzeuge ausgelöst werden.

Dazu gehören auch externe Dienstleister, die Fuhrparkverantwortlichen, aber auch der Aufwand bei der Personalabteilung, den Sekretariaten, der Buchhaltung und dem Controlling sowie beim Dienstwagenfahrer selbst. Ein Prozess-Ablaufplan und ein Ist/Soll-Vergleich können hier mögliche Optimierungspotentiale aufzeigen.

• Effizienzserie Fuhrpark Teil 1

• Effizienzserie Fuhrpark Teil 2

• Effizienzserie Fuhrpark Teil 3

• Effizienzserie Fuhrpark Teil 5
  

Die Technik muss funktionieren und daher auch gepflegt sowie betreut werden. Fahrzeugwartungen und -inspektionen sind regelmäßig in Werkstätten durchzuführen, die im Bestfall den Managementprozess VMF Service Plus® nutzen. Ob Servicecheck, Inspektion oder Reparatur: Für die Kunden und die ausführenden Kfz-Werkstätten ist eine reibungslose, schnelle Abwicklung von hoher Bedeutung.

Inzwischen nutzen rund 1.100 Werkstätten aller Marken den automatisierten Prozess, darunter freie und markengebundene Betriebe aller Premiumhersteller. Der Nutzen liegt in einer hohen Zeitersparnis durch kürzere Wartezeiten an der Serviceannahme, in geringeren Rückfragen des Werkstattpartners, ob die angedachte Maßnahme durch den Full-Service-Vertrag abgedeckt ist, und in weit weniger Reklamationen.

Mit einem Zeitanteil von 28,4 Prozent – so eine aktuelle Analyse von Dataforce in Zusammenarbeit mit dem Bundesverband Fuhrparkmanagement – steht der Arbeitsaufwand für die Abwicklung von Schäden ganz oben in der Rangliste. Eine breite Analyse der Schadensursachen ist ratsam: Sie kann auf unerfahrene oder unzufriedene Fahrer hinweisen oder sogar auf besonders riskante Routen oder andere Risiken.

Ein zu enger Terminplan einzelner Mitarbeiter kann über eine zeitliche Erfassung der Unfallschäden erkannt werden. Wichtig ist, gezielte und präventive Maßnahmen zu ergreifen. Die Praxis zeigt: Fahrsicherheitstrainings haben eine sehr gute Kosten-Nutzen-Bilanz bei der Verhinderung von Schäden und stehen deshalb am Anfang des Schadenmanagements.

Bei der Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister für Finanzierung und Leasingfragen sollte eine faire, wirtschaftliche und partnerschaftliche Beratung und Betreuung des Fuhrparkmanagers sowie der Dienstwagenfahrer vor, während und nach dem Ende der Leasingdauer im Vordergrund stehen.

Wenn sich mehrere externe Dienstleister die Organisation eines Fuhrparks teilen oder die Organisation des Outsourcing-Partners nicht nach dem One-face-to-the-Customer-Prinzip funktioniert, kann sich das negativ auf die Effizienz auswirken. In der Summe wird die Verwaltung dadurch aufwendiger. Mit oder ohne Dienstleister ist es oberste Priorität, die Prozesse und Schnittstellen in der Mobilitätssicherung effizient zu gestalten.

Es gibt weitere Optionen, alle Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und mögliche Skaleneffekte zu realisieren. Eine Möglichkeit ist eine Kooperation, in der sich mehrere kleinere Unternehmen einen Fuhrpark teilen. Des Weiteren stellt das interne Outsourcing eine Option dar, mit dem der Fuhrpark zu einem eigenen Profit-Center und kostenrechnungstechnisch oder gesellschaftsrechtlich vom Stammunternehmen separiert wird.

Grundsätzlich stehen hinter all diesen Outsourcing-Strategien die Motivation, in Prozessen zu denken, eine planbare Kostenstruktur zu schaffen, und natürlich die Konzentration auf das Kerngeschäft.

*Marcus Schulz ist Vorsitzender des VMF Verband der markenunabhängigen Fuhrparkmanagementgesellschaften e. V. und Vorsitzender der Geschäftsführung der Arval Deutschland GmbH, München