In der Praxis kann es bisweilen vorkommen, dass der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin aus gesundheitlichen oder rechtlichen Gründen zeitweise unter Bezug von Lohnersatzleistungen von der Arbeit freigestellt ist. Wurde als Teil der Entlohnung dabei vom Arbeitgeber auch ein Dienstwagen zur Verfügung gestellt, ergibt sich bei der Gehaltsabrechnung die Frage, wie damit umzugehen ist.
Verschiedene Arten von Lohnersatzleistung
Zunächst ist zu unterscheiden, welcher Art die Lohnersatzleistung ist. Denn der steuer- und sozialversicherungsrechtliche Umgang mit diesem Sachverhalt hängt entscheidend davon ab, ob es sich bei der Lohnersatzleistung um Kranken-, Mutterschafts- oder Elterngeld handelt.
Dienstwagen während längerfristigen Erkrankung:
Ist ein gesetzlich krankenversicherter Arbeitnehmer längerfristig erkrankt, endet nach sechs Wochen die Entgeltfortzahlung des Arbeitgebers und es beginnt der Zeitraum des Krankengeldbezugs. Da die Dienstwagenüberlassung Teil der Entlohnung ist, endet die Fahrzeugüberlassung mit dem Ablauf der Entgeltfortzahlungsfrist, so dass der Dienstwagen an den Arbeitgeber zurückgegeben werden muss, falls nicht etwas andres vereinbart wurde. Während der Sechswochenfrist ist der geldwerte Vorteil (Ein-Prozent-Regel oder Fahrtenbuchmethode) als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu erlassen. Das während der Sechswochenfrist fortgezahlte Entgelt unterliegt sowohl der Steuer, als auch der Sozialversicherungsflicht.
Wird in der Folgezeit der Wagen nicht zurückgegeben, ist weiterhin der geldwerte Vorteil zu ermitteln. Da die aus dem Sachbezug resultierenden und vom Arbeitgeber abzuführenden Abgaben nicht einbehalten werden können, weist der Lohnzettel dann einen Anspruch des Arbeitgebers gegenüber dem Arbeitnehmer aus.
Der Zuschlag für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (0,03 Prozent Regel) entfällt nur für volle Monate, in denen das Auto nachweislich hierfür nicht genutzt wurde. Somit ist der geldwerte Vorteil für den Monat des Erkrankungsbeginns sowie für den Genesungsmonat voll zu berücksichtigen. Für die übrigen Monate fällt kein geldwerter Vorteil an.
Ob auf die während des Bezugs der Sozialleistung weitergewährten Arbeitgebervorteile auch Sozialabgaben anfallen, hängt davon ab, inwieweit der weitergewährte Vorteil als beitragspflichtiges Entgelt im Sinne der Sozialversicherung angesehen wird. Das ist immer dann der Fall, wenn die weitergewährten Arbeitgeberleistungen zusammen mit der Lohnersatzleistung des Sozialversicherungsträgers das bisherige Nettoarbeitsentgelt um 50 Euro und mehr im Monat übersteigt. Um eine unangenehme Überraschung bei der nächsten Sozialversicherungsprüfung zu vermeiden, sollte daher vor der weiteren Dienstwagenüberlassung während der Krankengeldbezugszeit darauf geachtet werden, dass die genannte Grenze nicht überschritten wird.
Dienstwagen als Arbeitgeberzuschuss zum Mutterschaftsgeld?
Während der Schutzfrist vor und nach der Entbindung (Insgesamt 14 Wochen) hat die werdende Mutter Anspruch auf Mutterschaftsgeld. Der Arbeitgeberanteil berechnet sich aus dem durchschnittlichen Nettolohn (inklusive geldwerter Vorteile) der letzten drei Monate vor Beginn des Mutterschutzes abzüglich 13 Euro pro Kalendertag. Wird der Dienstwagen durch die Mitarbeiterin während der Mutterschutzfrist weiter genutzt, so kann der vom Arbeitgeber zu leistende Zuschuss auch unbar in Form des geldwerten Vorteils aus der Weitergewährung der Fahrzeugnutzung gewährt werden. Deckt der geldwerte Vorteil den Zuschuss nur anteilig ab, ist der den Sachbezug übersteigende Betrag als Barzuschuss auszuzahlen. Der Zuschuss zum Mutterschaftsgeld ist weder steuer- noch sozialversicherungspflichtig, Abgaben hierauf fallen daher nicht an. Es sollte auf die korrekte Darstellung in der Abrechnung geachtet werden.
Da während der Schutzfrist die tägliche Fahrt zur Arbeit entfällt, entfällt auch der Zuschlag nach der 0,03 Prozent Regel in gleicher Weise wie im Absatz Krankengeld dargestellt.
Dienstwagen während der Elternzeit:
Es ist zu unterscheiden, ob die Dienstwagenüberlassung in den Bezugszeitraum von Elterngeld oder lediglich in den Zeitraum der Elternzeit fällt.
Während der Elternzeit ruht das Arbeitsverhältnis und der Arbeitgeber schuldet auch kein Arbeitsentgelt. Da die Dienstwagenüberlassung Teil des Arbeitsentgelts ist, kann der Arbeitgeber mit Beginn der Elternzeit die Rückgabe des Dienstwagens verlangen.
Allerdings ist während der Elternzeit eine Teilzeitbeschäftigung von bis zu 30 Stunden pro Woche möglich. Wird davon Gebrauch gemacht, dann ist die Dienstwagenüberlassung Teil des Arbeitsentgelts. Für gesetzlich Krankenversicherte gilt die beitragsfreie Familienversicherung in der gesetzlichen Krankenversicherung während der Elternzeit nur, wenn kein Einkommen (ausgenommen Minijob) erzielt wird. Daher unterliegt das bei einer Teilzeitbeschäftigung während der Elternzeit bezogene Gehalt inklusive des geldwerten Vorteils sowohl der Besteuerung als auch der Sozialversicherung.
Sofern das Teilzeitarbeitsverhältnis als Midijob gestaltet wird und sich das Gehalt innerhalb der Gleitzone (450,01 Euro bis 1.300 Euro) bewegt, ermäßigen sich die Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung.
Dienstwagen während Minijob als Teil der Entlohnung
Ein Minijob (bis 450 Euro) während der Elternzeit kann dann riskant sein, wenn die Dienstwagenüberlassung auch Teil der Entlohnung sein soll. Bei nahen Angehörigen ist diese Art der Entlohnung von der Finanzrechtsprechung gestoppt worden und auch bei einer Vereinbarung unter Fremden Dritten kann eine derartige Gestaltung zu Schwierigkeiten mit der Finanzverwaltung oder dem Sozialversicherungsträger führen.
Problematisch kann die Dienstwagenüberlassung während des Bezugs von Elterngeld werden. Weniger aus steuerlichen oder sozialversicherungsrechtlichen Gründen, sondern, weil der geldwerte Vorteil aus der Fahrzeugüberlassung als Arbeitsentgelt auf das Elterngeld angerechnet wird und so das Elterngeld mindert und im Extremfall sogar zur Totalversagung führt.
Die Dienstwagennutzung bei gleichzeitigem Bezug von Lohnersatzleistungen ist zwar möglich, aber kompliziert. Besteuerung und Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge variieren je nach Art der bezogenen Lohnersatzleistung. Darauf ist im Lohnbüro bei Erstellung der monatlichen Gehaltsabrechnung zu achten.
