Die Devise für viele Dienstwagenfahrer war 2020 – mehr oder weniger zwangläufig: Wagen stehenlassen. Bei 80 Prozent der Unternehmen gehörte Homeoffice zur Strategie, ergab die Studie „Unternehmen im New Normal und vor der 2. Welle“ der Beratungsgesellschaft Expense Reduction Analysts. Corona-Homeoffice und gecancelte Dienstreisen sorgten für im Schnitt rund 30.000 Kilometer weniger auf den Tachos der Flottenfahrzeuge. Steuerlich ist da für Fahrer eines Firmenwagens, die diesen auch privat nutzen dürfen und ihre Arbeitgeber manches zu beachten.
Pendlerpauschale und Homeoffice
Dienstwagenfahrer mit elektronischer Steuerkarte sollten prüfen, ob die Pendlerpauschale eingetragen ist. Der Arbeitgeber berücksichtigt dann die ohne Homeoffice entstehenden Entfernungspauschalen bei der Gehaltsberechnung. Angestellten im Homeoffice steht diese Steuerersparnis nicht zu. Daher sind sie verpflichtet, die Änderung ihrem Finanzamt mitzuteilen.
Ermitteln Dienstwagenfahrer den geldwerten Vorteil für die gefahrenen Privatkilometer mit dem Fahrtenbuch, droht steuerlich keine Überraschung. Durch Homeoffice könnten die anzusetzenden Kosten für Privatnutzung sogar sinken. Deshalb nachträglich zum Fahrtenbuch zu wechseln, geht aber nicht.
Steuer auf den Dienstwagen läuft nach der Ein-Prozent-Regelung weiter
Ermitteln Dienstwagenfahrer den geldwerten Vorteil für ihren Firmenwagen pauschal nach der Ein-Prozent-Regelung, ändert sich für sie in der Regel nichts. Sie müssen weiter ein Prozent vom Bruttolistenneupreis ihres Firmenwagens als geldwerten Vorteil versteuern. Hinzu kommen 0,03 Prozent für jeden Kilometer der einfachen Strecke von ihrem Zuhause zur ersten Arbeitsstätte. Auch wer im Homeoffice arbeitet, muss den Dienstwagen weiter monatsweise nach der 0,03 Prozent-Methode versteuern, hat das Bundesfinanzministerium mit BMF-Schreiben vom 4.4.2018 (BStBl 2018 I S. 592) klargestellt. Das Finanzamt unterstellt dann pauschal, dass Beschäftigte mindestens 15 Mal im Monat mit dem Fahrzeug zwischen zu Hause und erster Tätigkeitsstätte pendeln.
Trifft diese Annahme nicht zu, sieht das BMF-Schreiben grundsätzlich zwar durchaus tageweise Versteuerung vor, mit der so genannten Einzelbewertung. Allerdings hat die Finanzverwaltung früh klargestellt, dass die Corona-Pandemie und damit verbundenes Homeoffice allein kein Anlass für großzügigere Regelungen sein werden. „Ein durch Urlaub, Krankheit, Homeoffice oder Kurzarbeit bedingter Nutzungsausfall ist“ nach Auffassung des LfSt Niedersachsen „im Nutzungswert bereits pauschal berücksichtigt“. Nach einhelliger Einschätzung von Steuerexperten wird das BMF-Schreiben von 2018 in der Regel auch bei der Besteuerung des Dienstwagens im Coronabedingten Homeoffice gelten.
Bei Dauer-Homeoffice hilfreich: Einzelbewertung des Dienstwagens
Die Pandemie bleibt aber eine in vielerlei Hinsicht neue Situation. Auch steuerlich sind nicht alle Fragen abschließend geklärt, beispielsweise, ob bei Dauer-Homeoffice die erste Tätigkeitsstätte entfällt – damit wäre der kilometerbezogene Privatanteil für Dienstwagenfahrer hinfällig.
Auch das BMF-Schreiben bietet Dienstwagenfahrern im Dauer-Homeoffice und seinem Arbeitgeber einen Ausweg aus der Ein-Prozent-Regelung: die steuerliche Einzelbewertung. Hierbei reduziert sich der steuerpflichtige Nutzungswert für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte für jede tatsächlich durchgeführte Fahrt auf 0,002 Prozent des Listenpreises pro Kilometer der einfachen Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Das Wahlrecht besteht in Fällen, in denen der Dienstwagen für volle Monate nachweislich nicht zur Verfügung stand. Das gilt natürlich auch während der Pandemie beispielsweise während längerem Krankenhausaufenthalt oder Reha. Dienstwagenfahrer können das Wahlrecht aber nur einheitlich für das gesamte Steuerjahr und auf 180 Tage begrenzt ausüben.
War die Voraussetzung im Vorjahr erfüllt, können Dienstwagenfahrer selbst nachträglich in der privaten Einkommensteuerveranlagung Einzelbewertung wählen. Über das ElSter-Feld „Ergänzende Angaben zur Steuererklärung“ im Mantelbogen können sie die Tage angeben, an denen Sie mit dem Firmenwagen an Ihre erste Tätigkeitsstätte gefahren sind. Für diese Fahrten müssen sie dann je Fahrt nur 0,002 Prozent des Listenpreises pro Entfernungskilometer versteuern – und hoffen, dass das Finanzamt mitspielt.
Das können Arbeitgeber mit Blick auf künftige Veranlagungszeiträume tun:
- in Nutzungsverbot für den Dienstwagen aussprechen. Dessen Einhaltung müssen allerdings nachweislich kontrolliert werden
- Einzelbewertung für künftige Zeiträume im Lohnsteuerabrechnungsverfahren vornehmen
- Prüfen, ob sich eine Lohnsteuerpauschalierung in Höhe von 15 Prozent als Sachbezug lohnt
Auch Kurzarbeit führt Dienstwagenfahrer in die Steuerfalle
Oft gehen Minderkilometer nicht allein auf das Konto von Homeoffice, sondern von Kurzarbeit. Die Regeln für die Besteuerung des Dienstwagens gelten dann bei der Ein-Prozent-Methode weiter. Auch der Firmenwagen wird ja nur im Ausnahmefall entzogen, selbst bei Kurzarbeit Null. In die Berechnung des Kurzarbeitergelds geht der geldwerte Vorteil für den Dienstwagen als Bestandteil des Sollentgelts ein. Das Kurzarbeitergeld selbst ist zwar nicht steuerpflichtig. Aber wie alle Entgeltersatzleistungen erhöht es über den Progressionsvorbehalt den Steuersatz und kostet damit doch zusätzlich. (siehe auch: Anspruch auf Dienstwagennutzung bei Bezug von Lohnersatzleistungen? )
Die Höhe des erhaltenen Kurzarbeitergeldes steht auf der jährlichen Lohnsteuerbescheinigung des Arbeitgebers. Sind es mehr als 410 Euro Kurzarbeitergeld im Jahr gewesen, sind Arbeitnehmer mit Dienstwagen, die auch privat genutzt werden dürfen verpflichtet, eine Steuererklärung abzugeben. Frist hierfür ist der 31. Juli des Folgejahres. 2021 aufgrund des Wochenendes der zweite August. Auch der Bezug von Entschädigungen nach dem Infektionsschutzgesetz für den Arbeitnehmer oder dessen Kinder führt zur Abgabepflicht und erhöhter Progression.
Demgegenüber können Dienstwagenfahrer über die Homeoffice-Pauschale bei der Einkommensteuererklärung eine Entlastung von wenigstens fünf Euro pro Homeoffice-Tag geltend machen.
Am besten, sie nehmen Beratung bei einem Lohnsteuerhilfeverein oder Steuerberater in Anspruch. Mit Blick auf viele mögliche steuerliche Corona-Sondereffekte kann es sich auch etwa für Ehepaare lohnen, statt der üblichen Zusammenveranlagung die Einzelveranlagung zu wählen, raten Steuerexperten. Dienstwagenfahrer sollten sich auch das vom Lohnsteuerhilfeverein, ihrem Steuerberater oder über eines der gängigen Steuerprogramme und gegebenenfalls über ElSter ausrechnen lassen.
