Fuhrparkmanagement-Software: Updates für (über)morgen

Von Sabine Neumann

Inspektionstermine, Führerscheinkontrollen, Leasingzyklen planen und dokumentieren, wissen, wann und warum welches Auto repariert wurde, Kostenerfassung, Verwaltung von Fahrzeugwäschen oder Tankbelegen, Fahrzeuge und Belegschaft wirtschaftlich und effizient einsetzen – das sind nur einige Themenfelder, für die diverse Anbieter webbasierte Lösungen anbieten.

Im besten Fall sorgen Schnittstellen dafür, dass auch andere Systeme, die im Unternehmen genutzt werden, in die Analyse der Daten einfließen. Das können die Logistik-Software, die Tourenplanung, die Lohnbuchhaltung oder die Lagerverwaltung sein. Bei der Auswahl des passenden Anbieters ist es meist von Vorteil, wenn die Anbindung für den Fuhrparkmanager möglichst frei konfigurierbar ist, um individuell und praxisbezogen auf die Bedürfnisse im eigenen Unternehmen eingehen zu können.

Die gewünschten Daten immer und jederzeit abfragen zu können, hat sich beispielsweise Community4you zur Aufgabe gemacht. Deren comm.fleet-Produktlinie kann in Kombination mit dem Baustein comm.mobile auf allen unterstützten Geräten wie Smartphone, Tablet, Notebook oder PC angewendet und abgerufen werden.

Dazu kommen diverse Apps für das mobile Fuhrparkmanagement, die gezielt Themen wie Disposition, Fahrzeug-Konfigurator, Schadenmanagement, Reporting oder ein Online-Fahrer- und -Kundenportal bedienen. Der Zugriff durch unterschiedliche Nutzergruppen – Mitarbeiter, Kunden, Partner, Vertriebskräfte und Dienstleister – lässt sich dank einer einheitlichen Nutzerverwaltung und Authentifizierung nach Aussage des Unternehmens sicher und effizient personalisieren.

Um zu verstehen, wie derart komplexe Prozesse übersichtlich abgebildet werden können, braucht man außer dem umfassenden Wissen eines Fuhrparkmanagers eigentlich auch das eines ITlers. Community4you hat dafür eigens eine Plattform namens open-EIS geschaffen. Sie bildet das Fundament, worauf einzelne, fachlich getrennte Anwendungsbausteine zu einer individuellen Lösung kombiniert werden können.

Diese bietet nicht nur die Möglichkeit, eigene Systeme flexibel zu integrieren, sondern auch "Hybrid- und Multi-Cloud-Umgebungen" einzubeziehen. Was sich nach Science Fiction anhört, sind bereits existierende Cloud-Modelle: Bei einer Hybrid-Cloud lassen sich die Rechenleistung, der Speicherplatz oder andere Services beliebig flexibel skalieren. Eine Multi-Cloud ermöglicht die parallele Nutzung von Cloud-Diensten und -Plattformen mehrerer Anbieter. Der praktische Nutzen: Als Fuhrparkleiter kann man die Architektur der Software schnell und unkompliziert an sich verändernde Zeiten anpassen.

Dazu gehört unter anderem die vernetzte Mobilität der kommenden Fahrzeuggenerationen. Sara Yalniz, Geschäftsführerin von Yalone-IT, geht sogar noch einen Schritt weiter: "Das Fahrzeug der Zukunft ist der Kommunikationsmittelpunkt für die vernetzte Mobilität. Die steigende Leistungsfähigkeit elektronischer Systeme in der Bordelektronik ermöglicht moderne Fahrerassistenz- und Infotainment-Systeme bis hin zu automatisierten Fahrfunktionen. Das Internet der Dinge treibt die Entwicklung der Vernetzung voran", so Yalniz.

Sie sieht Yalone mit dem auf einer Online-Software beruhenden Fuhrparkmanagement-System "SpeedFleet" gut aufgestellt: "Die Vernetzung der Fahrzeuge ermöglicht eine bisher noch nie dagewesene Datenanalyse für das Fahrpersonal und für das Unternehmen. Somit kann das Fuhrparkmanagement die Kosten seines Fuhrparks senken, Optimierungen durchführen und sich einen schnelleren Überblick verschaffen."

Auch Christoph Brenner von Avrios weiß um die Vorteile der zunehmenden Vernetzung: "Es ist heute bereits üblich, dass Kunden stets tagesaktuelle Kilometerstände ihrer Fahrzeuge kennen und anhand dieser frühzeitig handeln, um Leasingverträge zu optimieren."

Das in der Schweiz ansässige Unternehmen versteht sich nicht als Anbieter einer reinen Fuhrparkmanagement-Software. Vielmehr ist die "Fuhrparkmanagement-Plattform" so angelegt, alle wichtigen Datenquellen im Fahrzeug zu unterhalten, erfasste Daten automatisch aufzubereiten und dann in vorgefertigten, beliebig individualisierbaren Reports automatisch zu analysieren.

Denn Brenner sieht bei allen Möglichkeiten, zusätzliche Daten durch Vernetzung zu generieren, vor allem eines: "Daten haben nur einen Wert, wenn man diese auch wertstiftend nutzt." Dafür gilt es seiner Meinung nach zwei Bedingungen zu erfüllen. Zum einen müssen die Datensätze vollständig sein. Beispielsweise können keine Kostenvergleiche angestellt werden, wenn Kilometerstände fehlen oder Serviceraten in Leasingverträgen nicht sauber erfasst sind.

Das gelingt im Grunde nur durch eine automatische Erfassung. Auf der anderen Seite müssten die erfassten Daten analysiert werden können. Aus diesem Grund ermöglicht Avrios eine Funktion für flexible Reportings. Hier werden Daten aus unterschiedlichen Quellen automatisch in einem gemeinsamen Format aufbereitet.

Denn was bringen Fahrzeugdaten, wenn die zur Analyse notwendigen Reparaturkosten fehlen? Eine intuitiv bedienbare Oberfläche erlaubt es mit wenigen Klicks, Daten aus unterschiedlichen Datenquellen zu analysieren. Beispielsweise können die Reparaturkosten der Kauffahrzeuge ganz einfach mit den Kosten für Serviceraten der Leasingfahrzeuge verglichen werden.

Um der zunehmenden Vernetzung noch besser gerecht zu werden und die Kosten einer Digitalisierung in den Firmen überschaubar zu halten, ist der Telematik-Spezialist YellowFox bestrebt, Standards in der Datenerfassung und Verarbeitung zu etablieren. Über Standardisierungen wie zum Beispiel beim Datenaustausch wird eine Vernetzung von Fahrzeugen in sämtliche Richtungen erleichtert.

"Ein erstes praktisches Beispiel hierfür ist die Gründung der Interessenvereinigung OpenTelematics e.V. – Verband der Telematik", freut sich Vertriebsleiter Thomas Gräbner darüber, dass im Verbund mit Couplink, LOSTnFOUND und NavKonzept das vorhandene Know-how gebündelt wird und gemeinsame Lösungen entwickelt werden.

Während OpenTelematics aus der eigenen Initiative der Software-Entwickler entstanden ist, beteiligen sich andere Anbieter wie Cantamen an Förderprogrammen des Landes oder des Bundes, um Dienstleistungen rund um das Thema Vernetzung zu entwickeln. Beispielsweise ist daraus ein Software- und Dienstleistungsangebot in Form eines Reservierungs-, Verwaltungs- und Abrechnungssystems für Mobilitätsplattformen hervorgegangen, das unterschiedliche Mobilitätsdienstleister anbindet und bei denen die Plattformen untereinander interoperabel vernetzt sind.

Unter anderem will man damit erreichen, dass unternehmenseigene Fuhrparks und der öffentliche Nahverkehr enger miteinander verzahnt werden. Praktisch erlebbar ist das im Raum Hannover, wo Kunden nach einmaliger Registrierung das gesamte "Mobilitätsmenü" nutzen können: Über eine Smartphone-App erhält der Nutzer Verbindungsauskünfte und kann Tickets buchen, Carsharing-Fahrzeuge reservieren, ein Taxi rufen, eine Ladesäule mieten oder Parkgebühren bezahlen.

In diese Richtung geht auch eines der neuen Produkte von CX9 Systems, dem Anbieter für Vermietsoftware. Mit "C-Share" wurde eine Möglichkeit geschaffen, Fahrzeuge im Rahmen eines Carsharings zu vernetzen, womit eine Buchung, das Öffnen und das Schließen eines Fahrzeugs mithilfe des Smartphones umgesetzt werden kann. Selbst die Aufnahme und die Dokumentation eines Schadens können über eine App abgearbeitet werden. Gleichzeitig hat der Kunde jederzeit Einblick in jeden durchgeführten Mietvorgang.

Auch Avrios beschäftigt sich zunehmend damit, eine Verwaltung sämtlicher moderner Mobilitätslösungen zu ermöglichen. Zumal es schon jetzt eine vermehrte Nachfrage nach alternativen Mobilitätslösungen wie die Corporate-Carsharing-Modelle gibt. Selbstverständlich spielen hier auch Elektrofahrzeuge eine wichtige Rolle. So lassen sich im Rahmen der fis4all-Software von Peter Seemann Fahrzeugverbräuche schon jetzt in Kilowatt-Stunden (kWh) erfassen und verarbeiten.

Die Ermittlung des CO2-Ausstoßes auf Fuhrpark-/Fahrzeugebene ergibt sich aus der Berechnung von Verbräuchen und dem im Fahrzeugstamm angegebenen CO2-Ausstoß nach Herstellerangabe. Die Big-Bavaria Gesellschaft für Datenverarbeitung erfasst automatisch sowohl die Kosten der herkömmlichen Tankvorgänge als auch die für das Laden von Strom. Sie errechnet – auch im Mix-Betrieb – die Durchschnittsverbräuche auf Basis des unterschiedlichen Energiegehaltes (kW) und macht automatisch auf die Serviceintervalle des Herstellers aufmerksam.

Bereits seit 2011 sammelt community4you auf Grundlage der Software comm.fleet Erfahrungen – unter anderem in Kooperation mit RWE. So wurde das in der Stadt Dortmund realisierte Forschungsprojekt "metropol-E" vom Bundesministerium für Verkehr-, Bau und Stadtentwicklung gefördert – mit dem Ziel, die Praxistauglichkeit der Elektromobilität in Metropolregionen zu erhöhen.

Comm.fleet wurde dabei für die Implementierung von Buchungs- und Reservierungssystemen für die dynamische Verfügbarkeitsprüfung der Fahrzeuge, die Fahrzeugreservierung sowie die Verwaltung der Fahrzeugstammdaten eingesetzt.

Dagegen erscheinen weitere Neuerungen der Branche wie die vollautomatischen Spesenabrechnung der Fahrzeugnutzer von YellowFox, die auf Basis von Personalstammdaten und Telematik-Informationen abrechnungsrelevante Abwesenheitszeiträume erkennt und einen Spesenvorschlag für die Lohnbuchhaltung erstellt, vergleichsweise einfach.

Doch auch ein Modul zur DSVGO von FleetExpert oder die Erweiterung der Produktpalette von Carano um eine Cloud-Lösung, die insbesondere für kleinere Fuhrparks interessant sein soll, können letztlich wesentlich dazu beitragen, den Fuhrparkmanager zu entlasten und jederzeit den Überblick zu behalten.