Zusammen mit den Fuhrparkmanagement-Experten von AVRIOS haben wir die zehn häufigsten Fehler zusammengestellt, die bei der Beschaffung von Flottenfahrzeugen gemacht werden. Wir haben auch die passenden Tipps aufgeschrieben, mit denen Sie die meisten Fehler vermeiden lassen.
Fehler 1: Sie treten mit dem Anspruch an, die Mitarbeiter wunschlos glücklich machen zu wollen.
Ein solches Vorgehen mag Ihnen zwar große Beliebtheit unter den Mitarbeitern einbringen, lässt die Kosten für das Wunschfahrzeug mit der grenzenlosen Sonderausstattung schnell in ungeahnte und vor allem ungewollte Höhen schießen.
Tipp: Wie in der Politik gilt es, einen vernünftigen Kompromiss zu finden, mit dem beide Seiten idealerweise gut leben können. Kosten reduzieren, Grenzen aufzeigen und den Mitarbeiter dennoch bei Laune halten. Das können Sie beispielsweise über eine Ausstattung des gewünschten Fahrzeugs, die dem Restwert und dem Nutzer nützt. Am besten, Sie haben eine Software, die Ihnen die Total Cost of Ownership (TCO) präzise auswertet und dank derer Sie jeweils einen klaren Rahmen vorgeben können, innerhalb dessen Fahrzeugkonfigurationen möglich sind. Noch besser: Sie haben eine Car Policy im Unternehmen.
Fehler 2: Sie haben noch keine Car Policy im Unternehmen.
Dies ist ein gleichermaßen unverzeihlicher wie fataler Lapsus. Setzt doch das Regelwerk Car Policy den grundsätzlichen Rahmen, wer berechtigt ist, einen Dienstwagen zu beziehen und in welchem Umfang. Darin wird zum Beispiel geregelt, welche Mitarbeiterebene welche Fahrzeugklasse fahren darf, Grenzen für Listenpreise, Ausstattungen oder danach, welche Hersteller auswählbar sind und ob, wann und in welchem Umfang die private Nutzung erlaubt ist. Zudem regelt sie das Verhalten im Schadenfall, sowie die Überlassung der Fahrzeuge an Dritte oder eine eventuelle Sondernutzung. Auch kann darin geregelt werden, welche Mitarbeitergruppe ein E-Fahrzeug oder ein Plug-in-Hybrid bekommen darf.
Tipp: Sollte es sie noch nicht geben, müssen Sie umgehend eine solche Car Policy erstellen, die auf Ihren Fuhrpark zugeschnitten ist. Zudem empfiehlt es sich, diese regelmäßig zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen – gerade, was den Einsatz von E-Fahrzeugen oder Plug-in-Hybriden betrifft.
Fehler 3: Ohne vorherige sorgfältige Bedarfsanalyse schaffen Sie Fahrzeuge an.
Ein kardinaler Fehler, weil schlimmstenfalls Fahrzeuge im Hof stehen, die ihren Zweck nicht oder nur eingeschränkt erfüllen. Oder es stehen Dienstwagen parat, für die noch keine passenden Mitarbeiter vorhanden sind oder solche, die den Mitarbeitern im möglichen Kostenrahmen so nicht zusagen. Die Folge: die Kosten steigen abermals deutlich, weil Sie jetzt gezwungen sind, die Fehlbestellungen zu korrigieren. Andernfalls drohen demotivierte Mitarbeiter, die ein Fahrzeug bewegen sollen, das sie nicht wollen oder eines, das für ihren Außendienst ungeeignet ist.
Tipp: Achten Sie insbesondere bei der Wahl von E-Fahrzeugen für Ihren Fuhrpark darauf, ob diese auch für Serviceflotten geeignet sind. Dabei müssen Sie unbedingt herausfinden, ob eine Ladeinfrastruktur auch privat beim Nutzer vorhanden ist. Nicht zu vergessen die Dienstwagenfahrer der Kategorie „unsicherer User Chooser“: Diese Gruppe kann sich leichter für ein E-Auto entscheiden, wenn Sie ihr statt Leasing ein Auto-Abo oder eine Langzeitmiete anbieten.
Fehler 4: Der Leasingvertrag enthält eine falsch kalkulierte Kilometerpauschale.
Die Regel liegt nahe: Je genauer sich die prognostizierten Kilometer vereinbaren lassen, desto besser.
Tipp: Lesen Sie den anvisierten Leasingvertrag immer ganz genau. Und zwar insbesondere für den Fall, dass die vereinbarte Kilometerleistung unterschritten würde. Oft kann es durchaus besser sein, den Rahmen für gefahrene Kilometer etwas großzügiger zu fassen, weil Minderkilometer Sie teurer zu stehen kommen. Der Grund: Für weniger gefahrene Kilometer erhält man bisweilen nur einen Bruchteil dessen zurück, was für Mehrkilometer aufzuzahlen wäre. Unabhängig davon ist ein gewisser Puffer für zu viel oder zu wenig gefahrene Kilometer üblich.
Fehler 5: Sie holen keine Vergleichsangebote ein.
Ein wirklich kurzsichtiger Fehler. Es liegt auf der Hand, dass unterschiedlichen Angebote – gerade beim Leasing, erhebliche Kostenunterschiede aufweisen können. Das liegt am Restwert. Er bildet die Risikobewertung des Leasinggebers ab, und diese kann zwischen Anbietern täglich variieren.
Tipp: Am besten holen Sie solche Vergleichsangebote ein, wenn Sie den potentiellen Leasinggesellschaften einen vorgefertigten Fragenkatalog mit fest definierten Rahmenbedingungen präsentieren. Enthalten sein sollten Laufzeit, Laufleistung sowie sämtliche Eckdaten, etwa Versicherung und Reifen.
Fehler 6: Sie leasen das Fahrzeug, ohne an seine Rückgabe zu denken.
Das meint nicht so sehr, dass Rückgabefristen vergessen werden – dafür hat jedes Fuhrparkmanagement sein System. Vielmehr geht es um Kosten, die bei der Rückgabe anfallen und deren Höhe nicht wirklich bedacht wurde. Eine günstige Leasingrate etwa kann sich als teurer Vertrag entpuppen, weil die Rückgabekosten vergleichsweise hoch sind. Versteckte Kosten, wie Transport und Bewertung werden oft erst bei der Rückgabe bemerkt. Hinzu kommt, dass es bei der Termineinhaltung zur Fahrzeugrückgabe nicht damit getan ist, das Fahrzeug wie ein entliehenes Buch einfach fristgerecht zurückzugeben. Stichwort: Mängelliste und die daraus folgenden Mehrkosten.
Tipp: Auch hier ist klar im Vorteil, wer einen Vertrag auf Herz und Nieren prüft – in diesem Fall auf versteckte Mehrkosten, bevor er diesen unterzeichnet. Unabhängig von der Art des Leasings empfiehlt es sich, das Fahrzeug vorab in punkto Kilometerstand zu überprüfen und wie hier die Regeln des Anbieters lauten, aber auch, was eventuelle Mängel und Schäden betrifft. Der Software Anbieter Avrios empfiehlt, einen Schadenkatalog anzufordern, um den Zustand des Fahrzeugs genau zu dokumentieren. Zudem der Rat, genau hinzuschauen, ob alle Forderungen des Leasinggebers gerechtfertigt sind, bevor Sie klaglos unterschreiben.
Fehler 7: Voreiliges Outsourcing der Beschaffung.
Klar, die strategische wie operative Beschaffung ist ein mühsames, zeitaufwendiges Geschäft, das präzise Arbeitsschritte verlangt. Wenn Sie dies aber leisten können, haben Sie die Kontrolle und damit die Möglichkeit, manches reibungsloser im Sinne des Betriebs zu steuern. Zwar spart das Auslagern der Beschaffung Zeit, kann aber neben geringeren Eingriffsmöglichkeiten auch höhere Kosten erzeugen.
Tipp: Prüfen Sie die Entscheidung mit einer Pro und Contra-Liste.
Fehler 8: Sie achten bei der Tankkartenbeschaffung allzu sehr auf Rabatte.
Was nützt die preislich attraktivste Karte, wenn der Nutzer permanent Gefahr läuft liegenzubleiben, weil es zu wenig Akzeptanzstellen gibt?
Tipp: Neben den reinen Kosten müssen Sie das Netzwerk ins Kalkül einbeziehen, das die jeweilige Tankkarte dem Nutzer bereitstellt. Je nach Größe Ihres Fuhrparks können Mengenrabatte dennoch dazu führen, dass im Endeffekt ein zunächst teurerer Kartentyp die bessere Lösung darstellt. Bei einer klaren Kosten-Nutzen-Rechnung aber dürfen Rabatte nur eine von mehreren Variablen sein. Diese Gleichung muss den bestmöglichen Kompromiss für Ihren Fuhrpark und dessen Nutzer ergeben. Die eine Karte für alle Fahrzeuge wird es dabei vermutlich nur selten geben.
PS: Häufig sind Tankkartenanbieter bereit, die Kartengebühr zu verhandeln.
Fehler 9: Sie beachten bei der Versicherung der Fahrzeuge die Schadenquote nicht.
Das kann für Sie zu immensen Mehrkosten führen, die leicht vermeidbar sind. Insgesamt hat die Schadenquote mit Blick auf das Fahrverhalten sowie auf die Bewertung des allgemeinen Risikos im Fuhrpark eine hohe Aussagekraft.
Tipp: Die Schadenquote schwankt über das Jahr hinweg stark. In einem Fuhrpark gibt es naturgemäß immer wieder Unfälle, oder es fallen Reparaturen an, die von der Versicherung zu übernehmen sind. Deshalb reicht es nicht aus, wenn Sie diesen Wert einmal im Jahr berechnen oder berechnen lassen. Wichtig auch der Hinweis von Avrios, dass es sinnvoll sein kann, einige Schäden selbst zu übernehmen, um insgesamt höhere Versicherungsprämien zu vermeiden.
Fehler 10: Sie haben ein Fuhrparkmanagementsystem ausgewählt, ohne darauf geachtet zu haben, ob es rechtssicher und datenkonform ist.
Egal für welchen externen Dienstleister Sie sich entscheiden, immer müssen Datenschutz und Datensicherheit oberste Priorität haben. Es geht schließlich um sensible Firmen- und möglicherweise um personenbezogene Fahrerdaten.
Tipp: Um auf der sicheren Seite des Rechts zu sein, sollten Sie darauf achten, dass der externe Anbieter von einer unabhängigen Prüfgesellschaft zertifiziert ist und die angebotenen Leistungen rechtssicher sind. Sonst ist Gefahr im Verzug, die für Sie übel enden kann.
Dieser Artikel entstand in Zusammenarbeit mit AVRIOS
