Frau Käppeler, das papierlose Fuhrparkmanagement scheint in einigen Unternehmen noch in weiter Ferne zu liegen. Woran liegt das? Welche Erfahrung haben Sie damit gemacht?
Susan Käppeler: Die Bedürfnisse sind ganz individuell, daher unterstützen wir unsere Kunden an den Punkten, an denen es für sie Sinn ergibt. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass unsere Kunden generell sehr daran interessiert sind, die Effizienz und Nachhaltigkeit ihres Fuhrparkmanagements zu optimieren. Die Digitalisierung von Prozessen und Services kann hier einen entscheidenden Beitrag leisten. Wichtig ist, dass sich die Lösungen einfach in die bestehenden Strukturen integrieren lassen und individualisierbar sind. Und genau das ist unser Anspruch bei der Entwicklung unserer digitalen Services und Lösungen.
Welche Vorteile und Einsparmöglichkeiten bietet die Digitalisierung des Fuhrparkmanagements für ein Unternehmen und den Fuhrparkverantwortlichen?
Susan Käppeler: Die Digitalisierung des Fuhrparkmanagements bietet eine Reihe von Vorteilen und Möglichkeiten. Sie kann die Effizienz und Wirtschaftlichkeit einer Flotte steigern und trägt einen erheblichen Teil zur nachhaltigen Ausrichtung eines Fuhrparks bei. Aus unserer Sicht ist es wichtig, die Bedürfnisse der Fuhrparkverantwortlichen sowie die der Nutzer bestmöglich in Einklang zu bringen. Dabei geht es unter anderem darum, die Nutzer zu möglichst vielen Self-Service-Funktionen zu befähigen, sodass die Verantwortlichen langfristig entlastet werden. Denken Sie beispielsweise an unsere Fahrer-App Alpha Guide. Sie hält die Dienstwagenfahrer durchgehend mobil und handlungsfähig, indem beispielsweise Prozesse wie die Schadenmeldung oder auch die Führerscheinkontrolle schnell und digital abgebildet werden können. Durch die Digitalisierung von Service-Dokumenten vermeiden wir die Produktion von haptischen Belegen und begrenzen so den Verbrauch von Material-Ressourcen.
Ein weiteres Beispiel ist unser webbasiertes Monitoring-Tool Alphabet View. Hierüber erhalten Alphabet Kunden „on demand“ komplette Flottenbestandsberichte, sodass beispielsweise Reportings zu den Tank- und Ladevorgängen sowie -kosten umfänglich abgebildet werden können.
Die Fuhrparkverantwortlichen und die Unternehmen insgesamt profitieren somit von vereinfachten Strukturen, einer erhöhten Transparenz und damit Kontrolle der Kosten sowie einer Verminderung der internen Aufwände.
Wie können Fuhrparkmanager die Digitalisierung in ihrem Bereich voranbringen?
Susan Käppeler: Wir arbeiten eng mit unseren Kunden zusammen, um sie genau dabei zu unterstützen. Über unsere deutschlandweit acht Geschäftsstellen stehen wir in persönlichem Austausch mit den Fuhrparkverantwortlichen, sodass wir genau wissen, was sie umtreibt und an welchen Stellen es Bedarfe gibt. Das bildet die Basis für die Entwicklung unserer Lösungen. Dabei achten wir darauf, dass sich die Lösungen leicht in die Strukturen eines jeden Unternehmens integrieren lassen.
Für die Fuhrparkverantwortlichen ist es zentral, ihre internen Stakeholder sowie vor allem die Fahrer umfänglich zu den neuen Prozessen abzuholen. Wir unterstützen dabei, die Nutzer entsprechend zu informieren und legen Wert darauf, die Prozesse so einfach und schlank wie möglich zu halten.
Worauf sollten Fuhrparkmanager bei der Umstellung auf digitale Prozesse auf eine Fuhrparkmanagement-Software achten?
Susan Käppeler: Generell kommt es auf zwei wesentliche Punkte an: Zum einen sollten die Anforderungen und Bedürfnisse sowohl der Kunden als auch der Dienstwagennutzer im Fokus stehen. Zum anderen ist es wichtig, dass die Tools sich einfach implementieren lassen. Daher setzen wir bei unseren Lösungen wie dem Online-Konfigurator Alphabet Online oder dem Reporting-Service Alphabet View auf webbasierte Tools, sodass keine weiteren Programme installiert oder Software eingepflegt werden müssen. Außerdem sollten die Lösungen kontinuierlich anhand der Bedürfnisse der Unternehmen weiterentwickelt werden können und die Fuhrparkverantwortlichen und Fahrer die Möglichkeit bekommen, daran teilzuhaben.
Durch das Einbeziehen unserer Nutzer haben wir zum Beispiel unseren digitalen Prozess zur Schadenmeldung von vier auf zwei Schritte reduziert und somit optimiert.
Ist die Einbindung der Dienstwagenfahrer dazu notwendig?
Susan Käppeler: Die Einbindung der Dienstwagenfahrer ist entscheidend. Daher haben wir bereits 2010 mit dem Alpha Guide eine App nur für die Dienstwagenfahrer entwickelt. Die App bündelt eine Vielzahl einfach zu bedienender Self-Service-Funktionen individuell für die Nutzer und befähigt sie, Prozesse selbstständig abzuwickeln und Dokumente wie die Internationale Versicherungskarte digital abzurufen. Seit Neuestem ist auch das Tanken per App möglich. Somit werden die Nutzer in ihrem Mobilitätsalltag unterstützt und die Fuhrparkverantwortlichen entlastet.
Wie unterstützt Alphabet Fuhrparkmanager bei der Transformation?
Susan Käppeler: Wir betrachten die Digitalisierung als festen Bestandteil einer zukunftsorientierten Unternehmensmobilität. Unser Ziel ist es, während des gesamten Leasing-Zyklusses digitale Touchpoints für alle wichtigen Belange rund um das Fuhrparkmanagement sowie das Leasingfahrzeug zu schaffen.
Hierfür bieten wir Services wie das webbasierte Monitoring-Tool Alphabet View an, über das wir komplette Flottenbestandsberichte zur Verfügung stellen. Diese sind individualisierbar und lassen sich sogar über einen Abonnement-Service zur gewünschten Zeit automatisch abrufen. Das sorgt für durchgehende Transparenz und Kostenkontrolle.
Mittels Alphabet Online – unseres webbasierten Online-Konfigurators – können wir die individuelle Car Policy des Kunden vollumfänglich abbilden. Das bedeutet, dass für den jeweiligen Nutzer, der sein Fahrzeug selbstständig konfigurieren kann, nur die definierten Fahrzeugmodelle, Antriebe, Ausstattungs- und Sonderausstattungspakete wählbar sind. Der Nutzer ist somit befähigt, den Konfigurationsprozess individuell und eigenständig umzusetzen, was im Übrigen ein motivierendes Erlebnis für den Mitarbeiter darstellt. Für den Fuhrparkverantwortlichen entfallen das Erstellen sowie Überprüfen manueller Angebote. In einem finalen Schritt erfolgt lediglich die Freigabe. Der gesamte Prozess ist natürlich individualisierbar. Und wie erwähnt bieten wir mit dem Alpha Guide eine Nutzer-App, die die Dienstwagenfahrer in jeglichen Situationen des Mobilitätsalltags bestmöglich unterstützt. Somit begleiten wir umfassend bei der Transformation und liefern individuell genau die Lösungen, die die Anforderungen bedienen.
