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Steuerrecht

Fahrtenbücher schnell und unverzüglich pflegen

Ein Fahrtenbuch dokumentiert beruflich veranlasste Fahrten, das spart am Jahresende Steuern. Zu lange warten sollte man mit der Eintragung aber nicht.

Inhaltsverzeichnis

Von Detlef G. A. Juhrich

Mitarbeiter, die ihren Firmenwagen privat nutzen, müssen den geldwerten Vorteil dieser Privatnutzung versteuern. Aber wie lässt sich dieser geldwerte Vorteil berechnen und ermitteln? Dienstwagennutzer haben dafür die Wahl zwischen der pauschalen Ermittlung nach der Ein-Prozent-Regel oder dem Nachweis durch die Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs. Im Falle der Führung eines Fahrtenbuchs stellt die Finanzverwaltung allerdings hohe Anforderungen an den so vorgelegten Nachweis der betrieblichen Nutzung des Fahrzeugs.

Fahrtenbuch zeitnah erstellen

Dabei legen die Finanzbehörden nicht nur viel Wert auf die Grundaufzeichnungen wie

  • das Datum
  • den Grund der Fahrt
  • die Reiseroute (gegebenenfalls mit Hinweisen zu Staus, Umwegen etc.)
  • die Betankung und
  • den jeweils aktuellen Kilometerstand.

Zum Ärger vieler Dienstwagennutzer besitzt auch das zeitnahe Erstellen des Fahrtenbuchs eine besondere Bedeutung. So manches Fahrtenbuch wurde allein deshalb als nicht ordnungsgemäß anerkannt, weil es zu spät erstellt wurde. Denn nachträglich erstellten Aufzeichnungen haftet immer der Makel der Manipulation an.

Direkter Eintrag nach höchstens sieben Tagen

Aber ab wann ist der Eintrag ins Fahrtenbuch zu spät? Da gibt es für alle, die ein Fahrtenbuch führen, eine klare Regel: Das Finanzamt erlaubt Einträge und Ergänzungen lediglich innerhalb von sieben Tagen ab Fahrtantritt, dann muss dokumentensicher festgeschrieben werden. Dieser Grundsatz gilt gleichermaßen für manuell wie auch für elektronisch geführte Fahrtenbücher.

Zwar hat der Bundesfinanzhof schon mit Urteil vom 10. April 2008 (Az.: VI R38/06) klargestellt, dass kleinere Mängel nicht zur Verwerfung des Fahrtenbuchs führen, wenn die Angaben und Eintragungen insgesamt plausibel sind. Ein Freibrief für allzu laxen Umgang mit den Fahrtenbucheinträgen ist dieser Richterspruch aber nicht. So hat der Bundesfinanzhof mit Urteil vom 1. März 2012 (Az.: VI R 33/10) ein Fahrtenbuch, in dem als Fahrtziele zunächst nur Straßennamen angegeben waren, die erst durch nachträglich erstellte und vorgelegte Ergänzungsangaben präzisiert wurden, als nicht ordnungsgemäß verworfen. Denn nach der Urteilsbegründung sind alle relevanten Angaben im Fahrtenbuch selbst zu machen und dürfen nicht erst durch nachträglich erstellte Zusatzlisten konkretisiert werden.

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Keine Ausnahme für elektronische Fahrtenbücher

Auch die nachträgliche Erstellung eines Fahrtenbuchs mit Hilfe aufbewahrter loser Notizblätter und handschriftlicher Eintragungen in Terminkalendern und Kladden fand vor dem Bundesfinanzhof (Urteil vom 9. November 2005, Az.: VI B65/04) keine Gnade. Ebenso ist bei Einsatz eines elektronischen Fahrtenbuchs die Zeitnähe der Eintragungen zu beachten. Auch, wenn die Bewegungsdaten über einen zentralen Server zeitnah erfasst werden, so dass der Dienstwagennutzer mit ein paar einfachen Handgriffen ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erstellen kann, sind auch hier ergänzende manuelle Eingaben zur Vervollständigung wie der Anlass der Fahrt oder die aufgesuchten Geschäftspartner nötig.

Werden diese erst später nachgeholt beziehungsweise nicht zeitnah und änderungssicher festgeschrieben, geht die Finanzgerichtsbarkeit hier auch von nicht zeitnaher Erstellung des Fahrtenbuchs aus. So das Niedersächsische Finanzgericht in seinem Urteil vom 23. Januar 2019 (Az.: 3 K 107/18). Der betroffene Dienstwagennutzer versucht mittels Nichtzulassungsbeschwerde (Az.: VI B25/19) zur Revision vor dem Bundesfinanzhof zugelassen zu werden.

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Maximal zehn Prozent Privatnutzungsanteil

Dort ist aktuell (Az.: VIII R 24/19) eine weitere Streitsache über nachträglich erstellte Fahrtenbuchaufzeichnungen anhängig. Im Vorverfahren hatte das Finanzgericht Münster mit Urteil vom 10. Juli 2019 (Az.: 7 K 2862/17 E) entschieden, dass die für den Investitionsabzugsbetrag nach Paragraf 7 g Abs. 1 EStG erforderliche betriebliche Mindestnutzung eines Personenkraftwagens von 90 Prozent nicht durch nachträglich erstellte Aufzeichnungen nachgewiesen werden kann.

Ein Geschäftsmann wollte für die geplante Anschaffung eines betrieblichen Personenkraftwagens über den Investitionsabzugsbetrag die Ertragssteuerersparnis aus der geplanten Investition zur Finanzierung des Fahrzeugs vorziehen. Zu den kleinen bis mittleren Unternehmen zählend, hatte er die Voraussetzungskriterien für den Investitionsabzugsbetrag erfüllt. Allerdings lässt der Gesetzgeber den Investitionsabzugsbetrag bei Personenkraftwagen nur bei überwiegend betrieblicher Nutzung zu. Der private Nutzungsanteil darf zehn Prozent dann nicht übersteigen, Fahrzeuge, deren privater Nutzungsanteil pauschal nach der Ein-Prozent-Methode ermittelt wird, fallen damit aus der Förderung.

Direkte Kausalität muss ersichtlich sein

Ein Fahrtenbuch legte der Geschäftsmann jedoch nicht vor. Als Nachweis für die unschädliche Privatnutzung reichte der Unternehmer eine von einer Mitarbeiterin nachträgliche erstellte Auflistung seiner betrieblichen Fahrten ein, die anhand vorliegender Terminkalender erstellt wurden. Die Gesamtfahrleistung ermittelte er mit Hilfe der Werkstattrechnungen sowie eines Fotos des aktuellen Tachostandes. Zudem verwies er auf das Vorhandensein eines zusätzlichen Privatwagens.

Die so vorgelegten Nachweise waren dem westfälischen Finanzgericht aber zu dünn. Sie genügten den Richtern zufolge nicht den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Es sei nicht nachvollziehbar, so der weitere Urteilstenor, ob auch wirklich alle im Terminkalender notierten Termine mit dem in Rede stehenden Fahrzeug wahrgenommen wurden oder ob hierzu nicht ein anderes Fahrzeug oder gar öffentliche Verkehrsmittel genutzt wurden.

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Hohe Anforderungen der Finanzverwaltung

Der vorgestellte Auszug aus der jüngeren Rechtsprechung zum Thema Fahrtenbuch zeigt, dass Finanzverwaltung und Steuerrechtsprechung sehr hohe Anforderungen an den Nachweis umfangreicher betrieblicher Fahrzeugnutzung stellen. Die Vorgaben von Rechtsprechung und Verwaltung bei Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs zu beachten, ist – egal ob manuell oder elektronisch – mühsam, zeitaufwendig und bisweilen auch lästig. Letztlich ist das aber der einzige Weg, bei hoher betrieblicher Fahrzeugnutzung in den Genuss der begehrten Steuervorteile zu kommen.

Und doch ein Tipp: Auch wenn der vor dem Bundesfinanzhof anhängigen Revision nicht allzu große Erfolgsaussichten beschieden sein werden, sollten Betroffene ihre diesbezüglichen Bescheide vorsorglich dennoch durch Einspruch offen halten. Denn die Hoffnung stirbt bekanntlich zuletzt.

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