Das ist ein offenes Geheimnis: Überlässt der Arbeitgeber Beschäftigten ein Firmenfahrzeug auch zur privaten Nutzung, handelt es sich um einen sogenannten Sachbezug – und der muss versteuert werden. Häufig wird dafür die sogenannte Pauschalmethode verwendet, bei der für die Versteuerung der Bruttolistenpreis des Fahrzeugs zugrunde gelegt wird. Für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die einen Dienstwagen vornehmlich privat nutzen, ist diese Pauschalmethode meist die günstigere Abrechnungsvariante.
Wird das Firmenfahrzeug aber vornehmlich dienstlich genutzt, weil der Arbeitnehmer zum Beispiel im Außendienst tätig ist, kann eine Versteuerung nach Fahrtenbuch sinnvoll sein. Bei dieser individuellen Berechnung erfolgt die Versteuerung für die private Nutzung des Dienstwagens nach den tatsächlich gefahrenen Privatkilometern. Dabei kommt es nicht nur darauf an, dass ein solches Fahrtenbuch korrekt und fehlerfrei geführt wird. Ebenso wichtig ist die Berechnung der für das Firmenfahrzeug aufgewendeten gesamten Kraftfahrzeugkosten pro Kalenderjahr. Denn aus diesen Vollkosten ermittelt sich der vom Arbeitnehmer zu tragende Anteil für die private Nutzung eines Firmenwagens. Und dazu zählen unter anderem die Treibstoffkosten. Erst im Dezember 2022 hat der Bundesfinanzhof hierzu eine wichtige Entscheidung getroffen (BFH, Urteil vom 15. Dezember 2022, Az. VI R 44/22).
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Schätzung der Kraftstoffkosten? Schwierig!
In dem vom höchsten deutschen Finanzgericht entschiedenen Fall ging es um Treibstoffkosten für Firmenwagen, die Mitarbeitern auch zur privaten Nutzung überlassen worden waren. Die Ermittlung des geldwerten Vorteils erfolgte über die Fahrtenbuchmethode. Der Arbeitgeber verfügte über eine betriebsinterne Tankstelle, über die die Fahrzeuge betankt wurden. Eine Verbrauchsanzeige oder Preisanzeige besaß die Tanksäule nicht. Es war daher nicht möglich, den konkreten Verbrauch und die konkreten Tankkosten pro Fahrzeug gesondert zu berechnen. Der Arbeitgeber löste das Problem, indem er Durchschnittswerte für die Berechnung der Treibstoffkosten zugrunde legte. Dies erfolgte anhand des vom jeweiligen Fahrzeughersteller angegebenen Durchschnittsverbrauchs im innerstädtischen Verkehr und anhand des durchschnittlichen Liter-Einkaufspreises des Kraftstoffs für die betriebseigene Tankstelle. Für diese Gesamtkraftstoffkosten nutzte der Arbeitgeber die Rechnungen seines Lieferanten. Vorsorglich fügte der Arbeitgeber zu den so errechneten Treibstoffkosten pro Fahrzeug noch einen Sicherheitsaufschlag zu.
Das zuständige Finanzamt gab sich mit einer Schätzung der Kosten jedoch nicht zufrieden und versteuerte die Firmenfahrzeuge über die Ein-Prozent-Methode, also über die Pauschalversteuerung. Dies führte zu einer nicht unerheblichen Nachversteuerung für die private Nutzung der Dienstwagen. Nach dem Einspruch des Arbeitgebers musste sich zunächst das Finanzgericht München mit dem Fall befassten und gab dem Arbeitgeber recht. Wegen der vom Finanzamt eingelegten Revision landete der Fall schließlich beim Bundesfinanzhof. Dieser hob das Urteil der unteren Instanz auf und entschied, dass eine Schätzung von belegmäßig nicht nachgewiesenen Aufwendungen, in diesem Fall Treibstoffkosten, die Anwendung der Fahrtenbuchmethode für die Bemessung des geldwerten Vorteils aus der Überlassung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs ausschließt.
An Kostenbelegen geht nichts vorbei
In seinem Urteil führt der BFH aus, dass nach dem Gesetzeswortlaut die Fahrtenbuchmethode nicht schon dann anzuwenden sei, wenn ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vorgelegt wird, welches das Verhältnis der privaten Fahrten und der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte beziehungsweise erster Tätigkeitsstätte zu den übrigen Fahrten nachweist. Denn § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG setze weiter voraus, dass zum einen der Wert der Privatnutzung als Teil der gesamten Kraftfahrzeugaufwendungen angesetzt wird und zum anderen, dass die durch Belege nachzuweisenden Kosten die durch das Kraftfahrzeug insgesamt entstehenden Aufwendungen umfassen.
Die Fahrtenbuchmethode gründe damit auf dem Zusammenspiel der Gesamtfahrleistung durch die im Fahrtenbuch selbst vollständig dokumentierten Fahrtstrecken einerseits und einer vollständigen Bemessungsgrundlage dafür andererseits – nämlich dem Ansatz der gesamten Kraftfahrzeugaufwendungen mittels belegmäßiger Erfassung der durch das Kraftfahrzeug insgesamt entstehenden Aufwendungen. Eine Schätzung von belegmäßig nicht erfassten Kosten für die überlassenen Fahrzeuge schließe damit zwangsläufig die Anwendung der Fahrtenbuchmethode aus. Das Gericht stellte auch klar, dass ein Sicherheitszuschlag, der möglicherweise sogar zu höheren Gesamtkosten führt als tatsächlich angefallen, an der Notwendigkeit einer belegmäßigen Erfassung nichts ändere.
Grünes Licht bei Ladestationen
Arbeitgeber, die statt einer betriebseigenen Tankstelle ihren Mitarbeitern für elektrische Dienstwagen Ladevorrichtungen auf dem Firmengelände zur Verfügung stellen, können hingegen beruhigt sein. Hier ist eine belegmäßige Erfassung pro Firmenfahrzeug für den verbrauchten Strom und die Höhe der Stromkosten nicht erforderlich. Nach § 3 Nr. 46 Einkommenssteuergesetz sind zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn vom Arbeitgeber gewährte Vorteile für das elektrische Aufladen eines Elektrofahrzeugs oder Hybridelektrofahrzeugs an einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers oder eines verbundenen Unternehmens (§ 15 AktG) steuerfrei. Diese Stromkosten finden bei der Berechnung des geldwerten Vorteils daher keine Berücksichtigung.
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