Die Diagnose vorweg: Deutlicher Nachholbedarf bei der Digitalisierung besteht generell in Deutschland. Generell betrifft das Thema Digitalisierung heute jeden Fuhrpark. Und das nicht nur bei Kleinigkeiten wie der Frage, ob die Fahrer ihre Tankrechnung überall bargeldlos bezahlen können. Die Herausforderung ist vielmehr die Digitalisierung der Prozesse im gesamten Fuhrpark. Denn wie sich die effizient gestalten lassen, ist ausschlaggebend und essenziell für das Fuhrparkmanagement von heute und morgen.
Schon ein mittelgroßer Fuhrpark mit rund 50 Autos ist ein komplexes Gebilde und auf niedrigem Digitalisierungslevel praktisch nicht zu betreiben. Die einzelne Excel-Tabelle nützt schon da kaum noch etwas, ganz zu schweigen von rein analogen Prozessen. bfp FUHRPARK & MANAGEMENT hat sich bei Anbietern und auf Nutzerseite zu den Herausforderungen und Potenzialen der Digitalisierung erkundigt. Das einhellige Fazit: Fuhrparkverantwortliche von heute kommen um digitale Hilfe und spezifische Software-Lösungen nicht herum; Stichwort Kosten- und Effizienzoptimierung.
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Große Bandbreite bei der Fuhrpark-Digitalisierung
Auch wenn die Digitalisierung durch die Corona-Pandemie einen Schub erfahren hat, bleibt der Nachholbedarf weiterhin groß. So diagnostiziert Carano, Anbieter und Spezialist für Fuhrparkmanagement-Software, dass die digitalen Anwendungen der Unternehmen und ihrer Kooperationspartner nicht immer über die technologische Basis verfügen, um mit anderen Systemen zu kommunizieren. „Dies führt dazu, dass Geschäftsprozesse über Unternehmensgrenzen hinweg oftmals nur mit Medienbrüchen möglich sind“, bemängelt Geschäftsführer Hans-Joachim Guth. Zumal die Digitalisierung in jedem Unternehmen stark individuell ausgeprägt sein kann, so Wolfgang Schmid, Head of Central Region DACH + Nordics bei Webfleet: „Die Bandbreite reicht von weiterhin nahezu völlig manuell oder analog agierenden Betrieben über solche, die zumindest Standard-Lösungen in Excel nutzen, bis hin zu hochgradig digitalisierten Unternehmen.“
Viele Fuhrparks haben noch nicht erkannt, dass Software-Lösungen Transparenz schaffen, weil sie wichtige Datenpunkte sichtbar machen. „Prozesse und die Fahrzeugnutzung können mit diesen Informationen optimiert werden und Unternehmen dadurch bis zu 15 Prozent Kosteneinsparungen bringen“, betont Francine Gervazio, CEO von Avrios und Vimcar. Die beiden fusionierten Anbieter für digitale Flottenmanagement-Lösungen sehen ein enormes Marktpotenzial digitaler Fuhrparkmanagement-Instrumente allein in Europa. „Schätzungsweise 40 Millionen gewerbliche Nutzfahrzeuge und 22 Millionen gewerbliche PKW sind auf den Straßen unterwegs“, so Gervazio. Unternehmen verspürten einen zunehmenden Kostendruck, etwa wegen steigender Energiekosten, der Inflation und wegen eines aggressiveren Wettbewerbs, beobachtet Gervazio.
Software-Unterstützung quasi unverzichtbar
Etwas anders und positiver bewertet Olav Bagusat, Head of Fleet Customer Frontends & Applications bei Volkswagen Financial Services, die Situation. Er unterstreicht, zwischen Fuhrparkmanagement und Mobilitätsmanagement sei zu unterscheiden. Nach Bagusats Dafürhalten ist die Digitalisierung im Fuhrparkmanagement „bereits seit Jahren omnipräsent.“ Das betreffe vor allem Reporting-Systeme sowie Fahrzeugkonfigurationen oder Fahrzeugbestelltools. „Schon allein aus Effizienzgründen sind Fuhrparkmanager darauf angewiesen, alle relevanten Kosten im Sinne einer TCO-Betrachtung digital und übersichtlich aufbereitet zu bekommen, um daraus Management- und Beschaffungsentscheidungen treffen zu können.“ Auch im Mobilitätsmanagement sieht der Manager „einen hohen Grad an Digitalisierung, da dieser von den Nutzern eingefordert wird.“ Allerdings sei der Anteil von Unternehmen, die auf integrierte Mobilitätslösungen setzen, noch überschaubar und reduziere sich auf wenige Branchen mit urbanen Mobilitätsprofilen.
Kurzfristiger Digitalisierungsschub?
Das könnte sich aber schon bald ändern. „Wir rechnen in naher Zukunft damit, dass der Schritt von digitalen Einzellösungen einiger Teilbereiche hin zu einer deutlich ganzheitlichen, bereichsübergreifenden Digitalisierung der Fahrzeugverwaltung wesentlich schneller vorangeht“, meint Avrios- und Vimcar-CEO Gervazio. Hans-Joachim Guth von Carano hebt zudem das Thema Nachhaltigkeit als relevanten Faktor für die Fuhrpark-Digitalisierung hervor. „Ab 2024 ist es für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden verpflichtend, den CO2-Ausstoß nachzuweisen. Die CSR-Berichtspflicht gilt auch rückwirkend für das Jahr 2023. Dies muss vorbereitet werden und erfordert ein vorausschauendes Daten- und Berichtsmanagement. Fuhrparkmanager sind daher gut beraten, sich bereits jetzt mit der Bereitstellung aller notwendigen Daten zu beschäftigen.“
Guth betont ferner den Wegfall der Fördermaßnahmen bei der Anschaffung von Elektrofahrzeugen für Unternehmen ab September 2023. Dadurch werde es „unausweichlich, sich mit ganzheitlichen Mobilitätslösungen auseinanderzusetzen.“ Fuhrparkmanager seien gut beraten, die gesamte betriebliche Mobilität zu betrachten. Konzepte wie Carsharing oder Mobilitätsbudgets adressierten nicht nur den Klimaschutz, sondern wirkten auch als Kostensenker, so seine Überzeugung. Dazu braucht es digitale Tools und Software, um die neuen Angebote und Prozesse zu koordinieren und zu lenken.
Digitale Tools für einfacheres Arbeiten
Einen Kontrapunkt setzt wiederum Volkswagen. Bei Volkswagen Financial Services ist man der Auffassung, man könne an die Zukunft bis in zwölf Monaten nicht große Erwartungen knüpfen. Im Fuhrparkmanagement greife ein solcher Ausblick zu kurz. Man erwarte aber, „dass in der Zukunft Telematikdaten eine größere Relevanz bekommen werden und sich auf Basis dessen beispielsweise das KI-basierte Riskmanagement verbessern wird. Auch Schadenquoten werden sich durch telematikbasierte Predictive-Maintenance-Lösungen optimieren lassen. Hinzu kommt verstärkt die Integration von digitalen Daten im Bereich des Stromladens.“
Als wichtigste Voraussetzung dafür, dass der Digitalisierungsprozess im Unternehmen gelingen kann, gehe es in erster Linie darum, den Mitarbeitern die Vorteile der neuen Technik und der Softwarelösungen nahezubringen, so die einhellige Meinung. „Ich sehe auf Mitarbeitende eigentlich keine besonderen Herausforderungen zukommen. Schließlich geht es bei modernen digitalen Tools ja gerade darum, ihnen den Job leichter zu machen“, ist Klaus Böckers, Vice President Nordics, Central and Eastern Europe bei Geotab, überzeugt.
Mitarbeiter für digitale Tools schulen
Stephan Maleszka, Geschäftsführer des Fuhrparkmanagement-Dienstleisters Car Professional Management (CPM), ergänzt als weitere Kriterien für den Erfolg die technischen Voraussetzungen für das digitale Fuhrpark- und Mobilitätsmanagement, beispielsweise Smartphones, Tablets und stabile Internetverbindungen. Maleszka verweist als wichtigen Faktor auch auf die Schulung und Qualifikation der Mitarbeiter sowie deren Motivation, damit sie die „Relevanz digitaler Instrumente für ihre Arbeit verstehen und anerkennen“.
Herausragend sei natürlich auch die Qualität der Daten, deren Sicherheit und zuverlässige Verwaltung. Bei alledem geht nichts ohne Datenschutz. Dazu ergänzt Stephan Maleszka: „Mitarbeiter müssen sich bewusst sein, welche Daten erfasst und gespeichert werden und wie diese geschützt werden.“ Den Datenschutz sieht man auch beim Bundesverband Betriebliche Mobilität (BBM) als neuralgischen Punkt. „Die Verantwortlichen müssen sich mit Programmen vertraut machen, um einen richtigen Umgang mit Daten zu gewährleisten. Wichtig ist, sich an die Regeln der Datenschutz-Grundverordnung zu halten“, betont BBM-Geschäftsführer Axel Schäfer. Wenn das befolgt wird, sieht er „die Chance auf ein optimales Controlling, also Transparenz in Echtzeit“ als großen Vorteil der Digitalisierung.
Besonders wichtig für Fuhrparks sei, so Schäfer weiter, unter anderem effizientes Arbeiten, denn „Zeit ist Geld“. Als Beispiel nennt der BBM-Mann öffentliches Laden. „Es ist eben nahezu unmöglich, Verbrauchswerte nach Wegstrecken zu ermitteln. Das wäre aber dringend nötig, um zum Beispiel den von Fahrzeugherstellern genannten WLTP-Verbrauchswerten reale Werte gegenüberstellen zu können.“
Digitale Instrumente: Fuhrparks Lieblinge
Und was sind nun die meistgenutzten digitalen Hilfsmittel in den Fuhrparks? Das hänge stark von der Branche ab, beobachtet man bei CPM. Generell aber würden „Flottenmanagement-Systeme, Telematik-Plattformen, Buchungs- und Reservierungssysteme für Carsharing oder Ride-Hailing-Dienste sowie Anwendungen für die Verwaltung von Tankkarten und Spesenabrechnungen stark genutzt und nachgefragt“, so CPM-Geschäftsführer Maleszka. Darüber hinaus gewännen auch Mobilitätsplattformen an Bedeutung, die verschiedene Verkehrsmittel und -dienste integrieren und eine einheitliche Plattform für die Buchung und Abrechnung bereitstellen.
Besonders unterschätzt dagegen wird nach Auffassung von Volkswagen-Mann Bagusat „die Fahrerdirektkommunikation durch eine nutzerfreundliche Fahrer-App.“ Obwohl sich durch die strukturierte und digitale Kommunikation zwischen Fuhrparkmanager und Fahrer viel Zeit sparen lasse und sich mit Software-Lösungen vor allem im Bereich der Schadensteuerung große Effizienzen heben ließen.
Zwar steige die Nachfrage, aber offensichtliche Helfer wie die digitale Fahrerunterweisung nach UVV bewertet Carano noch immer als unterschätzt. Dabei sorge diese digitale Unterweisung „für eine große Entlastung bei Fuhrparkmanagern und bietet Fahrern viel Flexibilität“, unterstreicht Geschäftsführer Guth. „Anstatt Präsenzschulungen zu organisieren, werden Mitarbeitende per E-Learning-Kurs geschult – ganz egal, ob sie zu Hause, im Büro oder unterwegs sind.“ Auch hier übernimmt die Software die sonst sehr zeitintensiven Aufgaben: die Inhalte sind bereits fertig aufbereitet und Einladungen zum Kurs werden automatisch versendet.
Verzicht auf Digitalisierung im Fuhrpark? Kurzsichtig!
Für den BBM ist die Sachlage klar: Noch immer besteht zu viel Zurückhaltung seitens der Unternehmen. Sie scheuten, so der Verband, den Aufwand einer Digitalisierung. Geschäftsführer Axel Schäfer: „Das ist zu kurzsichtig, denn auf Dauer bedeuten digitalisierte Prozesse eine erhebliche Erleichterung für den Arbeitsalltag. Außerdem wird die Digitalisierung am Ende des Tages auch zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor.“
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