Reporting: Zahlen sind unerlässlich für die Performance im Fuhrparkmanagement

Unterschieden werden können das statische und das dynamische Reporting. Das statische Reporting beinhaltet Daten und Informationen aus einem zuvor festgelegten Zeitraum. Auch wenn diese Reports eine verlässliche Informationsquelle darstellen, sind Handlungsspielraum, Nutzbarkeit und Haltbarkeit der Informationen begrenzt. Das dynamische Reporting stellt eine interaktive Form dar, bei der Echtzeit-Informationen geliefert werden. Dadurch ist die Interaktion mit den Daten möglich und Unternehmen können schneller auf veränderte Bedingungen reagieren. Nur ein dynamisches Reporting mit Echtzeitdaten eröffnet die Möglichkeit, sofort einzugreifen, bevor tiefgreifende Probleme entstehen, die bei einer späten Sichtbarkeit eventuell nur noch eine Schadenbegrenzung ermöglichen.

Die Einsatzmöglichkeiten von Reportings sind weitläufig, somit steigen auch die Anforderungen. Das Reporting kann ganz grundsätzlich eine Kostenübersicht darstellen, gleichzeitig aber auch Auskunft über die Verträge geben oder bei der Elektrifizierung der Flotte helfen. Reportings können beispielsweise verschiedene Antriebsarten vergleichen und den Punkt ermitteln, an dem es sich wirtschaftlich lohnt, konventionelle Antriebe durch Elektrofahrzeuge zu ersetzen. Steffen Krautwasser, Head of Global Car Fleet bei SAP, legt dar, dass die Daten bei SAP in vielen Bereichen Anwendung finden, vor allem im Fuhrpark, im Controlling und im Management. Genutzt werden würden die Daten dabei insbesondere für Prognosen, das Budget und die Entscheidungsfindung. „Reportings hängen immer von der Datenqualität ab, sie sollten standardisiert und damit vergleichbar sein. Der Nutzen eines Reports und dessen Verwendung sollte vor dem Erstellen des Reports definiert werden. Ein optimales Reporting findet in Echtzeit statt und bietet die Möglichkeit zur Analyse. Darüber hinaus ist es wichtig, dass kein Download von Daten notwendig ist und der Prozess automatisiert stattfindet“, unterstreicht Krautwasser.

Für Sylvia Simons, Unit Managerin Fuhrpark Management bei dbs Delta Business Service, spielt aber vor allem der geringe Aufwand eine Rolle, sowohl in der Bedienung als auch in der Pflege der Daten: „Das optimale Reporting hilft bei der Beantwortung der wichtigsten Fragen rund um das Fuhrparkmanagement, erleichtert ohne großen Pflegeaufwand die tägliche Arbeit und verschafft Sicherheit im Umgang mit unseren Leasingverträgen“. Selbstverständlich darf der Datenschutz aber auch nicht vernachlässigt werden, insbesondere wenn ein Reporting-Tool zum Einsatz kommt. Die eigenen Daten müssen, trotz der Erhebung, Weiterleitung und Auswertung an und durch Dritte, absolut sicher sein und dem Fuhrpark jederzeit und vollumfänglich zur Verfügung stehen. Umso umfangreicher und detaillierter die Daten innerhalb eines Reportings sind, desto besser müssen die Daten geschützt sein und dürfen nur einem festgelegten Kreis an autorisierten Personen zugänglich sein. Bei der Nutzung eines Reporting-Tools kommt es deshalb darauf an, dass die Informationen anonymisiert werden, ohne dabei die Aussagekraft der Auswertungen zu beeinträchtigen.

Die Frage, wie oft Reportings erstellt werden müssen, kann nicht pauschal beantwortet werden. Das ist eine individuelle Entscheidung, die Fuhrparkverantwortliche treffen müssen. Der beste Zeitpunkt für die Elektrifizierung der Flotte wird in der Regel einmalig ermittelt, die Kostenkontrolle muss man allerdings ständig im Blick behalten. Das weiß auch die Fuhrparkverantwortliche bei dbs. Simons beschreibt, dass die Häufigkeit der Reportings in ihrem Unternehmen ganz unterschiedlich sei. Manche Auswertungen gebe es auf einer monatlichen Basis, andere eher bedarfsorientiert. Auch bei SAP fällt die Häufigkeit der Reportings unterschiedlich aus: „Wir erstellen Reportings je nach Bedarf täglich, wöchentlich oder monatlich“, so Krautwasser.

Die Reporting-Software kann entweder als Inhouse-Lösung entwickelt werden oder von einem externen Dienstleister kommen. Eine Fuhrparkmanagement-Software vereinfacht die Arbeit durch den Wegfall aufwändiger Excel-Listen und eine vernetzte, schnell Auswertung. Dabei ist es wichtig, dass das Tool die Bedürfnisse des Fuhrparks genau abbildet – und diese Anforderungen sind individuell. Zu einer passenden Reporting-Lösung braucht es aber weitere Möglichkeiten, da neben den Berichten vor allem die tägliche Arbeit mit den Daten erfolgen soll. Und dabei ist es zentral, dass die Arbeit für Fuhrparkverantwortliche vereinfacht wird. Werden Daten aus dem Tool gezogen, sollten diese in den gängigsten Formaten zur Verfügung stehen (pdf, xlsx, csv), um sie weiterverarbeiten zu können. Über eine „offene“ Schnittstelle können umgekehrt Kundendaten oder Daten von fuhrparkrelevanten Lieferanten wie zum Beispiel Leasinggesellschaften, Versicherungen, Fuhrparkmanagern, Reifen, Wartung, Schaden, etc. eingespielt und konsolidiert werden. 

Für Fuhrparkverantwortliche sind nachvollziehbare, aktuelle Daten im Flottenmanagement zentral, die nach individuellen Wünschen ausgewertet werden können. Individualität spielt beim Reporting eine große Rolle. Im Endeffekt ist jeder Fuhrpark anders und den Verantwortlichen sind unterschiedliche Aspekte beim Reporting wichtig. Die Reporting-Tools müssen das erfüllen. Gleichzeitig soll mit der Nutzung so wenig Aufwand wie möglich verbunden sein. Eine schnelle und möglichst umfassende Übersicht ist gewünscht, um Fehlentwicklungen direkt zu erkennen und zeitnah einzugreifen. Deswegen ist das Echtzeit-Reporting im Fuhrparkmanagement von großer Bedeutung. Fuhrparkverantwortliche sollten außerdem darauf achten, dass bei der Software keine auf den ersten Blick versteckten Kosten zu erwarten sind. Wichtig ist die Gesamtkostenperspektive. Verlangt der Dienstleister beispielsweise für die Individualisierung oder für automatische Schnittstellen zusätzliche Anpassungsgebühren, können diese den Preis schnell in die Höhe treiben.

In Zeiten der Digitalisierung und einer schnelllebigen Welt kommt es außerdem darauf an, dass sowohl der Anbieter als auch die Software zukunftsfähig sind. Andernfalls können die permanente Entwicklung des Fahrzeug-, Flotten- und Mobilitätsmanagement-Marktes keine Berücksichtigung finden. Deswegen sind hohe Sicherheitsstandards sowie individuelle Nutzerprofile nötig. Moderne Fuhrparkmanagement-Software muss Telematiklösungen berücksichtigen und diese integrieren können. Auch mobile Endgeräte spielen eine wichtige Rolle. Hinzu kommen neue regulatorische Anforderungen wie die Pkw-Maut oder Vorschriften im Bereich der Unfallverhütungsvorschriften (UVV).

Letztendlich ist eine der wichtigsten Anforderungen an Reporting-Tools für das Fuhrparkmanagement, dass Entscheidungshilfen geliefert werden. Hilfen, die es ermöglichen, Schwachstellen oder Ausreißer zu erkennen. Sei es Standorte, mit einer überdurchschnittlich hohen Anzahl von Parkremplern. Oder die Analyse, dass durch die Wahl der falschen Tankzeitpunkte zu hohe Spritpreise gezahlt wurden. Zunächst einmal ist es aber wichtig, dass sich die Unternehmen Gedanken machen, was die eigentlichen Ziele sind. Dementsprechend muss dann die Software ausgerichtet sein. Nur so sind die Reportings aussagekräftig und es lassen sich konkrete Handlungsempfehlungen ableiten.

Das veränderte Mobilitätsverhalten und die immer stärker zunehmende Digitalisierung, gerade während der Coronapandemie, wirken sich auch auf die Anforderungen an die Reportings und die Nutzung einer Software aus. Der Trend geht immer mehr in Richtung Cloud-Modelle, deren Einsatz stetig wächst. Die Cloud vereinfacht den Zugriff auf das System, auch von außerhalb des Unternehmens. So ist das Arbeiten mit den Tools auch im Homeoffice möglich. Die Entwicklung der Fuhrparkkoordination wird immer mehr dahin gehen, den Fuhrpark auch mit räumlicher Distanz zu managen.

Managementreports spielen eine essenzielle Rolle. Im Idealfall sollten Fuhrparkmanager jederzeit und überall auf wichtige Kennzahlen zurückgreifen können, die den Zustand der Gesamtflotte widerspiegeln und zusätzlich auf einzelne Fahrzeugklassen, ja sogar Fahrzeuge und Fahrer heruntergebrochen werden können, um frühzeitig auf Probleme und Ausnahmesituationen reagieren zu können. Bei der Auswahl von Reporting-Tools und externen Partnern sollten Fuhrparkverantwortliche auf Datensicherheit, Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben, Neutralität und Zukunftsfähigkeit achten. Die beste Software nutzt nichts, wenn der Anbieter kurzfristig nicht mehr existiert. Moderne Fuhrparkmanagement-Software sollte auch mobile Endgeräte einbeziehen, um Flexibilität zu garantieren. Außerdem müssen Telematiklösungen berücksichtigt und integriert werden können.

Steffen Krautwasser, Head of Global Car Fleet bei SAP, verantwortet eine Flotte mit 17.000 Fahrzeugen, bei denen es sich um Kauffahrzeuge handelt. Er kennt sich aus mit Reportings und weiß, warum diese für den Fuhrpark so wichtig sind: „Reportings sind ein zentraler Bestandteil für den Fuhrpark, insbesondere für die Steuerung, als Datengrundlage für Verhandlungen sowie für die Entscheidungsfindung und die Kostenkontrolle.“ Gezieltes Reporting und Controlling ist wichtig, um die Kosten jederzeit im Blick zu haben und nicht am Ende eines Jahres erschlagen zu werden. Neben einem Überblick der Ausgaben können Reportings aber auch das Schadenmanagement unterstützen, indem sie einen Überblick über die Schäden der vergangenen Jahre geben und Optimierungsbedarf aufzeigen. Bei einigen Softwares besteht die Möglichkeit, tiefgreifendere Analysen zu Schadenursachen und Reparaturkosten durchzuführen. Dank Aufzeichnungen des technischen Lebenslaufs und der Reparaturkosten von Fahrzeugen lassen sich außerdem Rückschlüsse zu der optimalen Lebensdauer von Fahrzeugen ziehen. So ist es möglich abzusehen, wann die Reparaturkosten die Mehrkosten eines neuen Fahrzeugs übersteigen werden.

Auch für dbs Delta Business Service GmbH spielen Reportings eine große Rolle – in jeglicher Hinsicht. Sylvia Simons, Unit Managerin Fuhrpark Management bei dbs, verwaltet einen Fuhrpark von etwa 800 Fahrzeugen, die überwiegend geleast sind. Für sie sind die Kennzahlen im Fuhrpark unerlässlich. „Ohne Auswertungen und Reports ist das Managen eines großen Fuhrparks sehr schwierig, wenn nicht unmöglich. Gerade der konstante Abgleich von geleaster Laufleistung versus tatsächlich gefahrener Kilometer ist aus betriebswirtschaftlicher Sicht eine wichtige Kennzahl“, erläutert Simons.

Reporting ist vor allem auch aufgrund aktueller Anlässe – Stichwort Spritpreiserhöhung – sinnvoll, wie ein Fuhrparkmanager eines großen Finanzdienstleisters aufzeigt. Dort verwaltet er über 6.000 Fahrzeuge, die ausschließlich geleast sind. „Reportings sind für uns besonders wichtig, um einen Überblick über die Kosten zu erhalten und Kostenentwicklungen abbilden zu können. Außerdem nutzen wir Reportings, um zu überprüfen, inwieweit unsere Verträge angepasst werden müssen. Auch zur Analyse der Nutzer und für das Festhalten von Ordnungswidrigkeiten kommt das Reporting zum Einsatz. Aktuell ist für uns vor allem die Analyse der Spritpreisentwicklung ein großes Thema. Wir untersuchen, mit welchen Mehrkosten zu rechnen ist, wenn die Preise so bleiben wie sie sind und gleichzeitig der Spritverbrauch so hoch ist wie 2021“, so der Fuhrparkmanager.

Einen Tipp hält Krautwasser für Fuhrparkmanager bereit: „Das Reporting sollte von Anfang an strukturiert und mit klarer Nutzerdefinition aufgebaut sein. Ein regelmäßiges Überprüfen des Reportings ist wichtig, um nicht benötigte Reports wieder einzustellen. So hat man jederzeit den besten Überblick.“