Outsourcing im Fuhrparkmanagement

Von Alfons Wolf

Letztendlich geht es immer darum, die Abläufe oder Kostenstruktur des Unternehmens zu optimieren, um den Kunden den bestmöglichen Service oder das beste Produkt bieten zu können.

Wenn das intern durch fehlende Ressourcen – Kapazitäten, Know-how oder Technologie – nicht im Sinne der Unternehmensstrategie sichergestellt werden kann, dann müssen ggf. die passenden externen Partner gefunden werden.

Die Ursprünge des Outsourcings kommen aus den 60er Jahren und nahmen bei einfachen Produkten und Prozessen ihren Anfang. Definieren kann man das Outsourcing als Verlagerung von Unternehmensaufgaben und -prozessen an Partnerunternehmen beziehungsweise externe Dienstleister.

Unternehmensstrategisch stellt Outsourcing eine Verkürzung der Wertschöpfungskette beziehungsweise der Leistungstiefe des Unternehmens dar und befördert die Konzentration auf die Kernkompetenzen.

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"Wichtig ist bei allen Überlegungen, die rund um den Fuhrpark angestellt werden, die allgemeinen Unternehmensziele und die Wettbewerbsfähigkeit des Gesamtunternehmens nicht aus den Augen zu verlieren“, sagt Axel Schäfer, Geschäftsführer des Bundesverbands Fuhrparkmanagement. Welche Prozesse konkret aus- oder verlagert werden können und sollen, muss individuell und unternehmensspezifisch analysiert und bewertet werden.

Axel Schäfer ergänzt noch einen grundsätzlichen Aspekt: "Das Management ist eine Aufgabe, die grundsätzlich nicht outgesourct werden sollte, denn Management bedeutet 'entscheiden, steuern, kontrollieren, planen, delegieren' und so weiter. Man kann Aufgaben outsourcen, die im Rahmen des Fuhrparkmanagement zu erledigen sind. Alles, was eigentliche Managementfunktionen sind, sollte im Unternehmen verbleiben."

Viele Faktoren müssen bei der Entscheidung für oder gegen ein Outsourcing im Fuhrparkmanagement berücksichtigt werden. Gerade bei kleinen, selbst verwalteten Fuhrparks sind die Fixkosten im Verhältnis sehr hoch. Dazu kommt erfahrungsgemäß, dass der verantwortliche Mitarbeiter die Fuhrparkverwaltung oft nebenher erledigt und ihm oder ihr daher oft die umfassenden Kompetenzen in der Materie fehlen.

• Know-how über die gesamte Wertschöpfungskette einkaufen

• Entlastung und Motivation der eigenen Mitarbeiter, da unangenehme bzw. kleinteilige, wiederkehrende Aufgaben wie Werkstatt- und Geschädigtenkontakt abgegeben werden können

• Schneller, professioneller Service für Flottenfahrer und Geschädigte mit 24/7-Erreichbarkeit

• Garantierte Ersatzmobilität

• Verbesserte Preisstruktur durch besondere Vereinbarungen mit den Reparaturpartnern

• Umfangreiche Auswertungen und Analysen

*Quelle: Innovation Group Fleet & Mobility GmbH

Vor- und Nachteile des Outsourcings sollten sorgsam gegeneinander abgewogen werden. Besonders naheliegend ist natürlich immer der Blick auf die Kosten: Bei größeren Flotten liegt das Sparpotenzial primär in den Prozesskosten, bei kleineren sind es oft auch bessere Konditionen im Einkauf von fahrzeugbezogenen Waren und Dienstleistungen.

Einen Überblick über mögliche Vor- und Nachteile, aus denen dann Bewertungsparameter abgeleitet werden können, verschafft folgende Aufstellung**:

• Know-how, BestPractice und Marktwissen: Je größer die Bündelung von Kundenfuhrparks ist, desto spezialisierter und kostengünstiger können Beschaffung, Verwaltung und Verwertung mit Fachpersonal aufgestellt werden.

• Konzentration: Der Unternehmens- und Managementfokus auf die eigene Kerntätigkeit steigt.

• Mengenbündelungen/Skaleneffekte: Die Bündelung von Mengeneffekten hat erheblichen Einfluss auf Konditionen und Marktmacht gegenüber den Lieferanten.
  

• Kosteneinsparungen: Genannte Skaleneffekte und Know-How können kostensenkend wirken. Die Kostentransparenz nimmt zu, da das Controlling eine einzelne Rechnung zu dem Leistungspaket erhält. Zudem sind sämtliche Kosten steuerlich absetzbar.

• Risikominimierung: Je nach Vertragsgestaltung können Risiken überwälzt werden.
  

• Innovationsstärke: Die Intensität der segmentierten Mengenbearbeitung führt regelmäßig zu Verbesserungen in den Prozessabläufen, verbesserten Verfahrens-weisen neuen Ideen und deren Gestaltung.

• Geringere Vorhaltekosten: Beispielhaft seien hier qualifizierte Personalreserven durch Urlaub, Krankheit und sonstige Abwesenheit, oder auch Ersatz-, Pool- oder Reservefahrzeuge genannt.
  

• Interner Know-how-Verlust: Auch wenn das eigene Fuhrparkmanagement wahrscheinlich über eine kleinere Wissensbasis als die eines professionellen Dienstleister verfügt, so kann der Kontrollverlust an den Dienstleister schwer wiegen. Im ungünstigsten Fall muss das Outsourcing aufwendig wieder zurückgenommen werden.
  

• Geringere Flexibilität/Abhängigkeit: Extern kann weniger flexibel auf geänderte Einflüsse reagiert und entschieden werden. Integrations- und Schnittstellenprobleme in der Zusammenarbeit können auftreten. Bei Kosten und Qualität ergeben sich Abhängigkeiten.
  

• Verlust der Eigenschaft als Prozesseigner: Die Prozesse werden auf externe Belange eingestellt und können nicht oder nur bedingt an interne Vorgaben angepasst werden. Eventuelle Unklarheiten, wo welche Verantwortung liegt, sind möglich.
  

• Verlust des Kostenvorteils: Kostenvorteile werden oft durch erhöhte Qualitäts- und damit Preislevel aufgehoben.
  

• Risikorückdelegation: Die Dienstleister geben Risiken auch gerne zurück, klassisches Beispiel ist die Halterhaftung.
  

• Fehlende Weiterentwicklung beim Anbieter: Die Qualifikation und Schulung der Mitarbeiter beim Dienstleister sollte belegbar sein.

**Quelle: Eigene Zusammenstellung Financial Publishing 2019

Viele Jahre galt in Fuhrpark-Branche das Motto "Je schlanker, desto besser". In Ausnahmefällen wurde sogar auf einen eigenen internen Koordinator verzichtet und mit dem Dienstleister über direkte Schnittstellen im Unternehmen (HR, Accounting, Rechtsabteilung, etc.) kommuniziert.

Heute dreht sich der Trend teilweise um und es sind einige Tendenzen zum Insourcing erkennbar. Dennoch muss konstatiert werden, dass bei größeren Fuhrparks (größer als 50 Fahrzeugen) die Regel ist, dass zumindest Teilbereiche outgesourct sind.

BVF-Geschäftsführer Schäfer schließt den Punkt mit einem Fazit ab: "Zur Beurteilung, ob Outsourcing sinnvoll ist oder nicht, müssen nachvollziehbar zum Beispiel die bei eigener Leistungserbringung entstehenden Kosten erfasst und bekannt sein. Bauchentscheidungen sind nicht zielführend."

Eine zentrale Frage ist immer, was das Erbringen der Leistung im Unternehmen kostet. Diese Kosten sollten dann mit externen Preisen verglichen werden.

Im Rahmen des Outsourcings ist es nicht ratsam, Schlüsseltechnologien und -kompetenzen aufzugeben werden, weil auf diese Weise eine unerwünschte Abhängigkeit vom Vorlieferanten entstehen könnte. Das kann bei den meisten Fuhrparks mit großer Sicherheit ausgeschlossen werden.

Dennoch ist das Outsourcing in der Praxis mit weit reichenden Konsequenzen und Risiken verbunden. Eines der größten Risiken ist sicherlich, dass die Entscheidung nur kaum oder nur mit viel Aufwand zurückgenommen werden kann.

Einen wichtigen Rat gibt Axel Schäfer: "Dokumentieren Sie den Prozess des Outsourcings sorgsam, um im ungünstigsten Fall auch den Weg zurück beschreiten zu können."

Bei der Anbieterwahl stellt sich oft die grundsätzliche Frage, ob es Full-Service-Leasing oder ein Anbieter aus dem Fuhrparkmanagement sein sollte. Ein zentrales Argument für die Fuhrparkmanagement-Anbieter im Vergleich zu den Angeboten der Leasinggesellschaften ist die Vermeidung von Interessenkonflikten, zum Beispiel bei der Vorgehensweise bei Vertragsanpassungen, vorzeitigen Rückgaben oder Totalschäden.

An zweiter Stelle können mögliche Effizienzgewinne durch die Entbündelung der Vertragswerke genannt werden: Nicht selten haben die Unternehmen den Überblick über die für den Fuhrpark abgeschlossenen Verträge verloren. Ein Fuhrparkmanager kann im Rahmen einer Bestandsaufnahme das gesamte Vertragswerk bewerten, gegebenenfalls entbündeln und durch Neuvergabe Optimierungspotentiale heben.

Allerdings ist auch hier Vorsicht geboten: Kickbacks oder Provisionen, die der Dienstleister durch den Einkauf erzielen könnte, sollten durch das Vertragswerk ausgeschlossen werden oder an den Endkunden weiter zu leiten sein.

Aber auch wenn nach einer umfassenden Abwägung von Vor- und Nachteilen eine Entscheidung für das Outsourcing getroffen werden kann, steht als weitere komplexe Aufgabe die Wahl des Dienstleisters an. Die Erfahrung zeigt, dass hier sehr deutliche Unterschiede in der Leistungsfähigkeit zu erkennen sind.

Die Frage sollte daher lauten, wie viel Outsourcing es sein sollte. Denn Outsourcing im Fuhrparkmanagement ist als Spektrum zu sehen, begonnen bei Dienstleistern, die nur ausgewählte Services anbieten, über Full-Service-Leasing bis hin zu einer kompletten Auslagerung der Fuhrparkverwaltung.

Zu den typischerweise offerierten Dienstleistungen gehört die Auswahl der geeigneten Fahrzeuge unter Berücksichtigung der TCO, das Bewirken von Einkaufsvorteilen der Leasinggesellschaft und der passenden Finanzierungsform über die Wartungs- und Reparaturenkoordination, die Verwaltung der Versicherungen oder die Zuteilung von Fahrzeugen an verschiedene Mitarbeiter bis hin zur Beratung bei Telematiklösungen.

Ebenfalls eine Alternative sind spezialisierte Flottenmanager, die die Verwaltung von Fahrzeugen verschiedener Leasinggesellschaften unter einen Hut bringen. Einer der fast immer outgesourcten Bereiche ist die Tankkartenverwaltung durch Tankkartenprovider.

Manche Anbieter offerieren auch ein Modulsystem: Hier kann man sich einzelne Dienstleistungen aussuchen und damit den Outsourcinggrad selbst bestimmen. Die Qual der Wahl bleibt.