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Best Practice

Outsourcing in der Praxis: Fuhrparkmanager berichten

Fuhrparkverantwortliche verraten, weshalb sie Outsourcing nutzen – und wie sie durch externe Unterstützung nicht nur Zeit, sondern auch Kosten sparen

Bei der Übernahme der Verantwortung für den Fuhrpark hörte Elke Floto zum ersten Mal von den gesetzlichen Unfallverhütungsvorschriften (UVV) bei der Firmenwagenüberlassung. Die Office Services-Mitarbeiterin in der Deutschlandzentrale des Allergie-Spezialisten Bencard Allergie  hatte die Verwaltung der 64 Firmenfahrzeuge des Arzneimittelunternehmens gerade als neuen Aufgabenbereich übernommen.

Bereits während der Einarbeitungszeit erkannte Elke Floto, dass für die Erfüllung sämtlicher anfallender Aufgaben rund um die Flotte – allesamt „klassische“ Dienstwagen für Außendienst, Vertrieb und Management – mehr Expertise und Ressourcen nötig waren: Neben dem Thema UVV bestand auch Optimierungsbedarf, was etwa die Geltendmachung von Minderkilometern beim Leasinggeber oder die sich teilweise überschneidende Ein- und Aussteuerung von Fahrzeugen betraf – beides zum (finanziellen) Nachteil des Unternehmens. Doch: „Zu wissen, dass Handlungsbedarf besteht, bedeutet noch lange nicht, dass man alles auch selbst leisten kann. Daher haben wir uns externe Unterstützung gesucht“, sagt Elke Floto.

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Umgehende Kostenersparnis durch kontrolliertes Kraftstoffmanagement

So entschied sich das Unternehmen, Aufgaben wie die Beschaffung, Versicherung und Bestandsverwaltung der Firmenwagen zukünftig an einen externen Spezialisten outzusourcen. „Diese Entscheidung hat sich definitiv gelohnt“, lautet das Fazit der Bencard-Allergie-Flottenverantwortlichen.

Neben verbesserter Verlässlichkeit und Transparenz im Fahrzeugmanagement spielt auch der Kostenfaktor eine wichtige Rolle bei Nutzenbewertung der Zusammenarbeit mit dem Dienstleister. Floto: „Indem die Betankung der Fahrzeuge nunmehr lückenlos erfasst und kontrolliert wird, konnten wir etwa Fehlbetankungen sowie den Verbrauch teurer Premium-Kraftstoffe umgehend reduzieren und dadurch nachhaltig Kosten für das Unternehmen einsparen.“

Deutliches Einsparpotenzial durch Outsourcing im Fuhrpark

Fakt ist: Das tatsächliche Einsparpotenzial von Outsourcing im Fuhrpark wird derzeit noch von vielen Unternehmen unterschätzt. Der kurzfristige Blick auf die (vermeintlichen) Mehrausgaben behindert die Suche nach optimalen Lösungen für den Flottenbetrieb: „Die Ergebnisse einer fundierten Wirtschaftlichkeitsanalyse über einen Drei-Jahreszeitraum sprechen oftmals für den Einsatz spezialisierter Dienstleister“, bestätigt auch Sven Schmidt, Leiter Zentrale Dienste und Fuhrparkverantwortlicher bei der Sweco GmbH, einem der größten Architektur- und Ingenieurbüros Europas.

So ist durch die externe Vergabe des Schadenmanagements für die rund 280 Fahrzeuge des Unternehmens (davon ca. 40 Baustellen- und Nutzfahrzeuge, 10 vollelektrische Firmenwagen und Plug-In-Hybride, ein Fiat Panda 4x4 als „Allrounder“) die Schadenssumme – und somit in Folge auch die Prämie für die Flottenversicherung des Unternehmens – um einen Betrag in fünfstelliger Höhe gesunken. „Durch diesen Schritt haben wir mehr als das Doppelte dessen eingespart, was uns die Fee für den Dienstleister kostet“, rechnet der Sweco-Fuhrparkbeauftragte Schmidt: „Durch das Outsourcing haben wir die Summe der Schäden und damit unsere Schadenquote (Verhältnis zwischen Schadensumme und Versicherungsprämie) deutlich gesenkt – insgesamt um 26.000 Euro. Dabei haben wir eine Bonuszahlung der Versicherung von 20.000 Euro erhalten und erwarten bei weiterer Senkung der Schadenquote eine weitere Senkung der Prämie.“

Zum „Standardservice“ eines Fuhrparkmanagement-Dienstleisters gehört oft auch die genaue Überprüfung der bestehenden Verträge und die Identifikation bisheriger Schwachstellen in der Fuhrparkverwaltung. „In der Regel holen wir das Geld, das wir kosten, auch wieder rein“, bestätigt Nadja Hohmann, Leitung Customer Service bei Car extern. So gibt es beispielsweise immer wieder Unternehmen, die unbemerkt doppelt Prämienbeiträge für die Versicherung ihrer Firmenfahrzeuge bezahlen: zum einen „versteckt“ in den Leasinggebühren des Fahrzeugs und direkt an die Versicherung.

Zentrale Abwicklung und „aktives Risk Management“

Auch für Silvio Jäck, Fuhrparkverantwortlicher bei Hörmann Vehicle Engineering, einer Tochterfirma der weltweit aktiven Hörmann-Gruppe mit insgesamt 478 Firmenfahrzeugen (davon 321 Dienstwagen, 157 (Leicht-)Transporter und Baustellen-Fahrzeuge)  hat sich das Outsourcing des Schadenmanagements gelohnt: Allein die Zeitersparnis dadurch, dass sich Mitarbeiter bei Schäden via Hotline rund um die Uhr direkt an den Dienstleister (Auto Fleet Control, AFC) wenden, „beläuft sich auf mehrere Tausend Euro pro Jahr“, rechnet Jäck. Der Outsourcing-Partner übernimmt die komplette weitere Schadensabwicklung – die leidigen Tätigkeiten der Werkstattsuche, der Organisation des Transports oder der Stellung eines Ersatzfirmenwagens entfallen dabei vollständig.

Hinzu kommen für die Hörmann-Gruppe die Vorteile eines aktiven Risk Managements durch den Partner AFC: So werden im Fall eines eigenverursachten Schadens die entsprechenden Fahrer über die Höhe des von ihnen verursachten Schadens informiert.

„Diese Maßnahme sensibilisiert die Mitarbeiter zu einem bewussteren Umgang mit dem Betriebsmittel Firmenfahrzeug“, berichtet Fuhrparkverantwortlicher Jäck. „Wiederholungstäter“ (d.h. Fahrer, deren Unfallstatistik deutlich über dem Durchschnitt liegt) werden auf Anregung des Dienstleisters aktiv und konstruktiv kontaktiert. „Dabei geht es in keiner Weise um Ermahnung, sondern vor allem um die Identifikation der Unfallgründe.“

Häufig sind schlecht eingestellte Spiegel, falsche Sitzposition oder Handynutzung während der Fahrt Unfallursachen, die sich – etwa durch eine kurze Schulung oder technische Maßnahmen wie die Nachrüstung einer Freisprechanlage – zukünftig vermeiden lassen und dadurch im Folgejahr zu einer deutlichen Senkung der Versicherungsprämien führen.

Es sind somit nicht immer „nur“ operative Maßnahmen, sondern in vielen Fällen auch die erfahrungsbedingten Anregungen, der fachliche Input und das Spezialwissen eines Outsourcing-Partners, die zu einer erleichterten Verwaltung und erhöhten Kosteneffizienz im Fuhrparkbetrieb führen können.

Break-Even-Point: „Alles steht und fällt mit dem Personal“

Hinzu kommt als zweiter Punkt der reduzierte Zeitaufwand für den Fuhrparkverantwortlichen selbst: „Alles steht und fällt mit dem Personal“, hat auch Gebhard de Wall, Fuhrparkleiter bei der Cool Chain Group Deutschland (CCG DE), in mehr als 30 Jahren Berufserfahrung beobachtet:

So lässt sich der betriebswirtschaftliche Break Even-Point der Punkt, ab dem sich das Outsourcing einer bestimmten Tätigkeit für den Fuhrparkbetrieb lohnt, relativ einfach berechnen, indem der finanzielle Mehraufwand für den Dienstleister mit den Kosten verglichen wird, die notwendig wären, um dieselbe Tätigkeit inhouse, in Eigenregie zu erledigen: „Neben den Personal- und Lohnnebenkosten sollten dabei auch eventuelle Urlaubs- und Krankheitsvertretungen, erhöhter Einarbeitungs-, Recherche- und Informationsgewinnungsbedarf sowie die Fluktuation durch Stellenwechsel einkalkuliert werden“, rät de Wall (CCG DE).

„Fahren mit Verantwortung“

Die CCG DE und Rungis express sind Tochterunternehmen der METRO-Gruppe. CCG DE bietet logistische Komplettlösungen für temperatur- und zeitsensible Produkte im Temperaturspektrum von -25 bis +20 Grad Celsius. „Wir fahren mit Verantwortung“, berichtet Fuhrparkleiter de Wall. „Als leistungsstarkes Unternehmen setzen wir auf einen qualitativ hochmodernen und dadurch verbrauchsarmen Fuhrpark.“ So verfügt die CCG DE-Flotte auch über ca. 220 Telematik-gestützte Nutzfahrzeuge (Kühleinheiten) unterschiedlicher Größenklassen, ab 3,5 t, die die Zertifizierungen FRC sowie die ATP-Abnahmen für lebensmittelgerechten Transport haben.

Je größer und komplexer der Fuhrpark, desto eher empfiehlt sich externe Unterstützung

Aufgrund der reinen Größe und Komplexität des CCG-Mischfuhrparks hat Fuhrparkleiter Gebhard de Wall zahlreiche Tätigkeiten im Flottenbetrieb an die Carsync outgesourct, darunter u.a. die Ein- und Aussteuerung sowie Vermarktung der Fahrzeuge, das Versicherungs-, Reparatur- und Schadenmanagement, die Führerscheinkontrolle sowie den Reifenservice.

Sicherheit und Verlässliches Qualitätsniveau bei der Aufgabenerfüllung

„Es gibt keinen Angestellten, der sämtliche anfallenden Aufgaben und Prozessen im Fuhrparkalltag in konstant hoher Qualität leisten kann““, sagt CCG-Flottenmanager de Wall. „Bei unserem Dienstleister habe ich die Gewissheit, dass fahrzeugrelevante Tätigkeiten von Leuten erledigt werden, die sich damit auskennen, weil sie das den ganzen Tag machen. Durch das Outsourcing kann ich mich als Fuhrparkleiter auf das Strategische konzentrieren und habe die Sicherheit, dass das operative Geschäft funktioniert.“

Garantierte, verlässliche Qualität der Aufgabenerfüllung bei gleichzeitiger Entlastung des Fuhrparkverantwortlichen – das sind auch die Gründe, weshalb sich Julian Malle, Geschäftsführer von Xquadrtat , für eine Outsourcing-Lösung entschieden hat. Das Architektur- und Bauplanungsbüro verfügt über einen Fuhrpark von zwölf Firmenwagen (darunter ein Poolfahrzeug für alle Mitarbeiter), die überwiegend im Außenbetrieb – etwa für Baustellen- und Kundentermine – genutzt werden.

Elke Floto, Office Services, Bencard Allergie:„Zu wissen, dass Handlungsbedarf besteht, bedeutet noch lange nicht, dass man alles selbst leisten kann. Daher haben wir uns externe Unterstützung gesucht.“
Gebhard De Wall, Fuhrparkleiter, Cool Chain Group – CCG DE: „Durch das Outsourcing kann ich mich als Fuhrparkleiter auf das Strategische konzentrieren und habe die Sicherheit, dass das operative Geschäft funktioniert.“
Julian Malle, Geschäftsführer, XQUADRAT: „Durch die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister sparen wir Zeit, die wir lieber in das Kerngeschäft investieren, mit dem wir unser Geld verdienen.“
Sven Schmidt, Leiter Zentrale Dienste, Sweco: „Prinzipiell lässt sich jede Tätigkeit outsourcen. Doch die Aufgabe der Kontrolle und Koordination der Dienstleister verbleibt immer beim Fuhrparkleiter.“

Wachsende Komplexität in der Fuhrparkverwaltung

Auch Geschäftsführer Malle hat sich dazu entschieden, „alles rund um die Firmenfahrzeuge“ an einen externen Dienstleister auszulagern: „Gleich, ob es um Verhandlungen mit Autohäusern, Versicherungsvergleiche oder die Leasingratenoptimierung geht – die Fuhrparkverwaltung ist ein eigenes Thema für sich, das jede Menge Zeit beansprucht und in Zukunft – Stichwort: Elektromobilität  – sicher noch komplexer werden wird“, so Julian Malle:

„Als Geschäftsführer fehlt mir dazu schlicht die Zeit. Und auch unsere Mitarbeiter sollen sich vorrangig auf das Kerngeschäft konzentrieren. Mit Car extern haben wir ein Expertenteam gefunden, das uns diese Aufgabe abnimmt und bei allen Fragen rund um die Firmenfahrzeuge unterstützend und beratend zur Seite steht.“

Auch bei Xquadrat hat der Wechsel zu einem Fuhrparkmanagement-Dienstleister zu konkreten Kosteneinsparungen geführt – u.a. bei der Fahrzeugbeschaffung (keine Markenbindung mehr, günstigere Angebote durch bessere Verhandlungsposition gegenüber Autohäusern, Deckelung der Leasingrate) und bei den Beiträgen für die Firmenwagen-Versicherung.

„Wir haben auf Anregung unseres Dienstleisters die Leasingrate mittlerweile auf verschiedene Stufen gedeckelt und auch die Markenbindung komplett aufgegeben. Dadurch haben die Fahrer mehr Freiheit bei der Auswahl ihrer Fahrzeuge. Leasingraten für Wunsch-Firmenwagen und -ausstattungen, die über die vertraglich vereinbarte Höhe hinausgehen, werden vom jeweiligen Mitarbeiter privat getragen und über die Ein-Prozent-Regel versteuert.“

So hat das Unternehmen, je nach Vertrag und Gehaltsstufe, eine „Standard“-Leasingrate von ca. 350 bis 450 Euro vereinbart. Die „Mittelstufe“ für gehobene Führungskräfte und Manager beläuft sich auf ca. 450 bis 550 Euro. „Diese Zahlen sind allerdings nicht in Stein gemeißelt“, so Julian Malle. „Im Einzelfall und bei begründeten Anforderungen gehen wir auch über diesen Rahmen hinaus. Insgesamt aber hilft uns die Deckelung, die Leasingraten für unsere Mitarbeiter in einem kalkulierbaren Finanzrahmen zu halten.“

Outsourcing günstiger als interne Besetzung

So kann bereits bei kleineren Fuhrparks wie dem vom Xquadrat (mit rund einem Dutzend Firmenfahrzeugen) die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister zu einer Zeit- und Kostenersparnis führen. Geschäftsführer Julian Malle: „Wenn wir nicht outsourcen, müssten wir entweder einen fachfremden Mitarbeiter mit dem Firmenwagen-Management beauftragen oder aber einen Firmenwagenspezialisten einstellen: Im ersten Fall bliebe zu viel auf der Strecke,  gerade, was das Thema Ausschreibung, Fuhrparkstrategie und Rechtssicherheit betrifft. In beiden Fällen wäre für uns das Ergebnis wesentlich teurer und unsicherer, als gleich einen externen Spezialisten zu beauftragen. Durch die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister läuft das Thema Fuhrpark für uns alleine – und erfordert nur einen geringen Kontroll- und Steuerungsbedarf.“

„Durch die erhöhte Verhandlungsmasse, das größere Netzwerk und die Expertise einer Outsourcing-Anbieters können nahezu bei jeder Auftragsvergabe Kosten in Höhe von 15 bis 20 Prozent eingespart werden“, rechnet auch Nadja Hohmann, Leitung Customer Service bei Car extern.

Das betrifft auch die Rückgabe der Leasingfahrzeuge, die schlimmstenfalls in einer Nachzahlung in Höhe von mehreren Tausend Euro,  je nach Firmenwagen-Modell und -Zustand, enden kann. Seriöse Fuhrparkmanagement-Dienstleister führen deshalb in der Regel eine Vorab-Begutachtung durch – und beauftragen gegebenenfalls eine Karosserie- oder Kfz-Werkstatt, um den Rückgabewert des Firmenwagens zu steigern und unliebsame Nachzahlungen zu vermeiden, rät Firmenwagenexpertin Hohmann. 

Unterstützung bei der Car Policy

Gemeinsam mit Car extern hat das Architektenbüro Xquadrat erstmals auch eine unternehmensinterne Car Policy erstellt, die sämtliche rechtlichen und prozeduralen Fragen rund um die Firmenwagen verbindlich regelt – von der „richtigen“ Betankung über die UVV-Schulung bis hin zur Pflege der Fahrzeuge.

„Unsere Fahrzeuge sind in erster Linie Arbeitsmittel und werden auch als solche beansprucht. Mit der Einführung einer Car Policy sind wir jetzt nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite – auch der Pflege- und Reinigungszustand unserer Firmenwagen hat sich eindeutig verbessert“, schmunzelt Xquadrat -Geschäftsführer Julian Malle. „Wir verlassen uns auf die externe Expertise und das Netzwerk unseres Dienstleisters. Dadurch läuft der Fuhrpark praktisch von alleine und wir können uns auf das Kerngeschäft konzentrieren.“

Generationenwechsel im Fuhrpark

Das Beispiel Xquadrat zeigt: Oftmals ist es die externe Expertise eines Dienstleisters, die neue Impulse für eine strategische Weiterentwicklung des Fuhrparks setzen kann. Aus diesem Grund hat sich auch Sven Schmidt, Fuhrparkverantwortlicher der Sweco GmbH, für das Outsourcing-Modell entschieden. Er wollte bewusst einen „Generationenwechsel im Fuhrpark“ (Schmidt) einleiten, um seinen Fuhrpark zukunftsorientiert aufzusetzen: Das gilt gerade vor dem Hintergrund der Elektromobilität: „Bei 280 Fahrzeugen ist eine ganzheitliche Strategie auf Helikopter-Ebene notwendig, auch, was den Ausbau und die Abwicklung der Ladeinfrastruktur betrifft Wir wollen es unseren Mitarbeitern nicht zumuten, jedes Mal selbst den Kilometerstand des Firmenwagens und den Zählerstand ihrer Wallbox zuhause abzulesen und an das Rechnungswesen zu melden.“

„Zentrale Abwicklung, feste Prozesse“

Für die notwenigen Schritte – Erhebung des Status Quo, zentrale Erfassung, Digitalisierung und Optimierung sämtlicher fuhrparkrelevanter Daten und Prozesse – nahm Schmidt das fachliche Knowhow und die digitale Infrastruktur einer Fuhrparkmanagement-Gesellschaft in Anspruch, die das Unternehmen auch weiterhin bei der operativen Umsetzung des Projekts „Generationenwechsel“ im Tagesgeschäft unterstützt (z.B. in Form von Mitarbeiter-Schulungen). „Der Fuhrpark der Zukunft ist digital vernetzt und datengesteuert. Für die dahingehende Neuausrichtung unserer Flotte war die externe Expertise unseres Outsourcing-Partners mit zentraler Abwicklung, festen Prozessen und Kapazitäten eine unverzichtbare Säule“, lautet das positive Resümee des Sweco-Fuhrparkverantwortlichen.

Synergieeffekte durchs Outsourcing-Netzwerk

Für Elke Floto (Bencard Allergie) besteht der Mehrwert von Outsourcing im Fuhrpark nicht nur in der fachlichen Erfahrung, sondern auch im umfangreichen Netzwerk, das langjährige Fuhrparkmanagement-Spezialisten in eine Geschäftsbeziehung einbringen. So entstehen Synergieeffekte, die zu weiteren Einsparungen im Tagesgeschäft führen können. „Vom Leasing über die Führerscheinkontrolle via Lap ID bis hin zur optimalen Versteuerung der Firmenwagen: Wir profitieren in sehr vielen Bereichen vom Knowhow und Netzwerk unseres Dienstleisters und sparen dadurch nicht nur Zeit, sondern auch Geld,“ berichtet Fuhrparkverantwortliche Floto. Das bestätigt auch Xquadrat-Geschäftsführer Julian Malle: „Etablierte Fuhrparkmanagement-Anbieter verfügen über einen Informationsvorsprung und ein Netzwerk, auf das Unternehmen zugreifen können, ohne selbst das Rad jedes Mal neu erfinden zu müssen.“

Ab welcher Größe lohnt sich Outsourcing?

Damit stellt sich die zentrale Frage: Ab wann lohnt es sich, fuhrparkspezifische Leistungen auszulagern? Eine Frage, auf die es (leider) keine pauschale Antwort gibt. Durch den Einsatz telematikbasierter Fahrtenbuch-Software und einen Wechsel der Firmenwagen-Versteuerung von der Ein-Prozent-Regel auf die Fahrtenbuch-Methode kann sich die Nutzung externer Dienstleistungen bereits ab einem Firmenwagen lohnen.

Als Faustregel kann gelten: „Bereits ab 20 bis 30 Firmenwagen wird die Verwaltung des Fuhrparks zum Vollzeit-Job“, sagt Fuhrparkleiter Gebhard de Wall (Cool Chain Group). „Bei einem Fahrzeugbestand, der über 40 Fahrzeuge hinausgeht, lohnt es sich fast immer, bestimmte Teilbereiche und Prozesse outzusourcen.“ Bei Mischfuhrparks, die neben reinen Dienstwagen auch aus Pool- und Nutzfahrzeugen bestehen, kann dieser Richtwert bereits früher erreicht werden.

„Prinzipiell lässt sich mittlerweile jede Tätigkeit outsourcen“, meint auch Sweco-Fuhrparkleiter Sven Schmidt. „Doch die Aufgabe der Kontrolle und Koordination der Dienstleister verbleibt immer beim Fuhrparkleiter.“

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