Die Ladekosten für den E-Dienstwagen im Betrieb sind für den Arbeitnehmer kostenlos sowie steuer- und abgabenfrei. Das ist einfach. Etwas komplizierter ist die Abrechnung außerhalb des Betriebsgeländes getätigter Ladevorgänge mit dem Arbeitgeber. Wendet der Mitarbeiter aus eigener Tasche Geld für Ladekosten auf, gestattet das Finanzamt pauschalen Auslagenersatz. Anstatt die Ladekosten für den E-Dienstwagen pauschal zu erstatten, kann der Arbeitgeber aber auch tatsächlich vom Mitarbeiter privat aufgewendete Ladekosten als steuerfreien Auslagenersatz (§ 3 Nr. 50 EStG) gewähren. Für die Abrechnung sind natürlich Belege nötig, ebenso wie für die private Steuererklärung.
So rechnen Mitarbeiter Wallbox-Ladekosten für den E-Dienstwagen ab
Haben Arbeitnehmer mit einem batterieelektrischen oder Plug-in-Hybrid-Firmenwagen eine Wallbox zu Hause, ist die Abrechnung über den privaten Stromanbieter meist ungünstig. Leichter ist die Abrechnung über eine private Wallbox mit integriertem Stromzähler. Wichtig dabei: Der Stromzähler muss geeicht sein. Nur so wird der Stromverbrauch des geladenen E-Fahrzeugs exakt erfasst und separat verrechnet werden.
Am einfachsten ist die Abrechnung über die Unternehmens-Backend
Am einfachsten geht die Abrechnung der Ladekosten aus der privaten Wallbox, wenn die Ladestation eine RFID-Autorisierung ermöglicht. Der Ladevorgang kann dann bequem per Ladekarte der Firma gestartet und beendet werden. So lässt sich auch ohne Zusatzaufwand unterscheiden, wer gerade lädt, dank verschiedener Karten für den E-Firmenwagen und dem privaten E-Auto. Und die private Wallbox kann dann auch über eine Netzwerk – oder Mobilfunkverbindung mit dem Backend des Arbeitgebers verbunden werden. Die Ladestation muss dafür mit dem OCCP Protokoll und einem integrierten MID Energiezähler ausgestattet sein. Für den Fuhrparkmanager nützlich ist dabei:
- automatische Übermittlung der Ladedaten aller Flottenfahrzeuge und Abrechnungsservice,
- automatischer Einzug der Stromkosten inklusive Servicegebühr und monatliche Auflistung aller Stromkosten,
- Reduzierung rechtlicher Risiken beispielsweise durch Energieversorgereigenschaft oder Stromsteuerpflicht.
Die Ladekarte taugt auch für Ladestationen unterwegs
Praktisch und zweckmäßig ist auch die Abrechnung über Ladekarten. Wenn Fuhrparkbetreiber den Fahrern von E-Dienstwagen eine Ladekarte aushändigen, können diese an allen Ladesäulen und gegebenenfalls auch der heimischen Wallbox laden. Abgerechnet wird dann wie bei einer Tankkarte über den Arbeitgeber. Arbeitnehmer können die Ladevorgänge dabei oft von Zuhause oder dem Arbeitsplatz aus online verwalten.
Abrechnung mit der Ladekarte geht nach Kilowattstunde…
Ladekarten rechnen den Strom für den E-Dienstwagen oft nach Kilowattstunde ab. Wer seinen Hausstrom für die Beladung des E-Dienstwagens nutzt, zahlt rund 30 Cent pro Kilowattstunde, unabhängig davon, wie lange es dauert, bis der Akku voll ist. Einmal Aufladen mit 30 Kilowattstunden Leistung kostet so rund neun Euro.
An den Stromtankstellen unterscheiden sich die Kosten der verschiedenen Betreiber und sind oft verbrauchsabhängig. Je nach Tarif berechnen Anbieter pro Kilowattstunde etwa zwischen 30 und 40 Cent für die langsamen AC-Ladesäulen und etwa 30 bis 50 Cent für die schnelleren DC-Ladepunkte.
...oder nach Zeit die Beladung des E-Dienstwagens
Auch die Abrechnung nach Minuten ist für den E-Dienstwagen mit Ladekarte möglich. Je nach Anbieter entstehen pro Minute Kosten von etwa 4 bis 10 Cent, also bis zu 6 Euro je Stunde. Allerdings benachteiligt diese Variante vor allem Elektroautos, die nicht die volle Ladeleistung ausnutzen können. Benötigt ein Elektroauto beispielsweise fünf Stunden zum Laden eines Akkus mit einer Kapazität von 30 Kilowattstunden, liegen die Ladekosten zwischen 12 Euro und 30 Euro. Auf eine Kilowattstunde heruntergerechnet sind damit die Preise teilweise viel höher als für Hausstrom. Abhilfe kann dann die Wahl eines Anbieters mit Pauschalpreis bieten. Über einen solchen lässt sich der E-Dienstwagen an einem öffentlichen Ladepunkt vollständig mit Strom beladen zum Preis von fünf bis zehn Euro.
Die Wahl der richtigen Ladekarte ist wichtig
Welche Ladekarte für die Abrechnung der Ladekosten für den E-Dienstwagen mit Arbeitgeber und Finanzamt die Richtige ist, hängt vom Fahrverhalten und der Region ab. Für Vielfahrer eignet sich meist eine Karte mit Grundgebühr. Die Kosten an den Ladesäulen fallen hierbei geringer aus. Gelegenheitsfahrer sollten dagegen eher zur kostenlosen Ladekarte mit etwas höheren Preisen pro Kilowattstunde oder bei leistungsstarken E-Autos auch pro Minute greifen. Ein Roaming-Dienstleister wiederum kann sich anbieten, wenn der Fahrer des E-Dienstwagens damit viel im Ausland unterwegs ist.
Das gilt, wenn der Arbeitgeber keine Kosten erstattet
Übernimmt der Arbeitgeber die Ladekosten für den E-Dienstwagen nicht, verringert dies den geldwerten Vorteil in der Versteuerung des Firmen- bzw. Dienstwagens. Sind am Standort des Arbeitgebers keine Lademöglichkeiten vorhanden, beläuft sich dies bei E-Autos auf 50 Euro.
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