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Basiswissen Fuhrparkmanagement

Tankkarten: Praktisch für den Fuhrpark

Weniger Bürokratie, mehr Kontrolle und Geld sparen kann man auch: Tankkarten sind in kleinen und großen Flotten gang und gäbe. Was leisten sie?

Inhaltsverzeichnis

Von Christina Rath

Eine Tankkarte haben viele Dienstwagenfahrer im Portemonnaie. Sie kommen sowohl in großen als auch in kleinen Flotten zum Einsatz. Aber was genau sind eigentlich Tankkarten? Und was können sie? Tankkarten funktionieren im Prinzip wie Kreditkarten. Damit können Dienstwagennutzer bargeldlos Leistungen von Tankstellen einkaufen, zum Beispiel Kraftstoffe, Autowäschen oder Waren aus dem Shop. Und das zu vergünstigten Konditionen: Die meisten Anbieter gewähren je Liter Kraftstoff Rabatte von ein bis zwei Cent. Abgesichert werden Tankkarten meist mit einem PIN-Code.

Welche Produkte und Leistungen er über die Tankkarte abrechnen möchte, bestimmt immer der Kunde. Berechtigungsstufen legen fest, ob nur Kraftstoff oder auch andere Leistungen wie Ölwechsel, Autowäsche, Ersatzteile oder Fahrzeugzubehör auf die Karten-Rechnung gehen sollen. Häufig lassen Unternehmen auch die Autobahn- oder Straßen-Maut sowie das Tanken im Ausland darüber zahlen.

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Tankkarten sind wahre Allrounder

Über das reine Bezahlen hinaus können Tankkarten aber noch viele mehr. Manche Anbieter stellen in Kombination mit der Karte eine komplette Fuhrparkmanagement-Software zur Verfügung. Andere bieten die elektronische Führerscheinkontrolle an der Tankstelle oder weitere Fuhrparkdienstleistungen an. Dazu gehören die Abwicklung fuhrparkbezogener Services, Pannen- und Reifenservice, Kraftstoff-Verbrauchsanalysen oder digitale Analyse- und Optimierungstools.

Die Zahl der Akzeptanzstellen variiert je nach Anbieter stark. Um eine bessere Netzabdeckung zu erlangen, arbeiten immer mehr Anbieter deshalb zusammen: Kunden des einen Unternehmens können mit ihrer Karte an den Stationen des jeweils anderen Partners tanken. Einige Fuhrparks setzen dennoch parallel verschiedene Tankkarten ein, um das Akzeptanznetz für ihre Fahrer auszuweiten.

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So können Tankkarten den Abrechnungsprozess entlasten

Beim Fuhrparkmanager sorgen Tankkarten für eine deutlich einfachere Abrechnung. Denn die Zettelwirtschaft mit Tankbelegen entfällt. Tankkartenanbieter liefern nach einem bestimmten Rhythmus, zum Beispiel alle 14 Tage oder monatlich, eine detaillierte Rechnung mit einem einheitlichen und umfangreichen Reporting – individuell zugeschnitten auf die Wünsche des Kunden. Das erleichtert die Buchhaltung und spart Kosten.

Und auch für die Fahrer wird es praktischer. Sie müssen nicht mehr in Vorleistung gehen, brauchen beim Tanken kein Klein- und Wechselgeld und müssen eben auch keine Quittungen für die Reisekostenabrechnung sammeln.

Kosteneffizienz durch Kostentransparenz

Bei der Ausgabe der Karten wird individuell pro Mitarbeiter festgelegt, welche Leistungen er damit bezahlen kann und welche nicht. Außerdem lassen sich für Tage, Wochen oder Monate Limits einrichten. Damit ist eine optimale Kostenkontrolle ist gegeben.

Die detaillierten Rechnungen haben weitere Vorteile. Aus der Abrechnung ist beispielsweise ersichtlich, wie oft und wie viel getankt wurde. Noch detaillierter werden die Informationen, wenn der Fahrer beim Bezahlen den Kilometerstand eingeben muss. Dies vereinfacht die Rechnungskontrolle, Unregelmäßigkeiten fallen schneller auf. Bei manchen Anbietern erhält der Fuhrparkmanager bei Verstößen gegen festgelegte Regeln auch eine Benachrichtigung per E-Mail oder SMS.

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Controlling-Möglichkeiten durch Reportings

Die meisten Tankkarten-Anbieter stellen für ihre Kunden ein Onlineportal bereit. Fuhrparkverantwortliche können darüber beispielsweise neue Karten anlegen oder sperren. Über die Portale sind aber auch die Abrechnungen und Statistiken für den Fuhrparkmanager einsehbar. Außerdem können die Rechnungen über Analysetools oftmals gezielt nach unterschiedlichen Kriterien ausgewertet werden.

Wer bietet Tankkarten an?

Angeboten werden Tankkarten entweder von Mineralölkonzernen oder von Leasinggesellschaften und Fuhrparkmangementgesellschaften, die sich um die administrativen Prozesse mit den Mineralölgesellschaften kümmern.

Der Vorteil: Werden Tankdaten mit weiteren Daten aus dem Fuhrparkmanagement-System oder dem Leasingvertrag verknüpft, gehen sie in die Gesamtkostenanalyse des Fuhrparks ein. Das ermöglicht ein umfangreicheres und damit aussagekräftigeres Flottencontrolling.

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Für wen lohnen sich Tankkarten?

Die Einführung von Tankkarten kann sich auch für kleine Unternehmen mit wenigen Fahrzeugen lohnen, da diese den administrativen Aufwand bei der Buchhaltung erheblich reduzieren und für mehr Kostenkontrolle sorgen. Aber: Man muss die geeignete Karte finden.

Denn manche Anbieter geben Mindestabnahmemengen – häufig 700 Liter Kraftstoff pro Monat – oder die Größe des Fuhrparks vor, zum Beispiel mindestens fünf Fahrzeuge. Andere Anbieter haben unterschiedliche Karten für verschiedene Fuhrparkgrößen im Portfolio. Und ausnahmslos müssen sich Tankkartenkunden einer Bonitätsprüfung unterziehen, handelt es sich bei der Tankkarte doch um ein Finanzprodukt.

Sind die Voraussetzungen erfüllt, wählen die Betreiber von sehr kleinen Flotten am besten ganz pragmatisch eine Tankkarte, zu der es auch genug Tankstellen in der Nähe gibt. Bei großen Flotten lohnt es sich eher, auf die genauen Konditionen zu achten. Denn gerade bei großen Verbrauchsmengen fallen finanzielle Unterschiede ins Gewicht. Sind die Fahrer in einem großen Umkreis unterwegs, ist ein flächendeckendes Tankstellennetz zwingend notwendig. Bei regelmäßigen Fahrten ins Ausland werden weitere Zusatzleistungen interessant, etwa die Rückerstattung der Mehrwertsteuer.

Tankkarten, Ladekarten sowie Tank- und Ladekarten

Die Elektromobilität oder auch alternative Kraftstoffe wie Erdgas gewinnen immer mehr an Bedeutung, viele Fuhrparks stellen ihre Flotte um. Welche Art von Kraftstoff und Energie Unternehmen künftig beziehen wollen, ist deshalb auch wichtig bei der Wahl der richtigen Tankkarte.

Neben der konventionellen Tankkarte gibt es Ladekarten sowie kombinierte Lade- und Tankkarten, so genannte Hybridkarten. Bei Ladekarten werden die Leistungen analog zu Tankkarten erfasst und verrechnet. Reine Ladekarten plus Infrastruktur bieten zahlreiche Netzbetreiber an, meist regional begrenzt. Zudem gibt es immer mehr Dienstleister, darunter viele Start-Ups, ohne eigenes Ladenetz, die die Abrechnung für den erhaltenen Strom digital erstellen.

Bei der Bezahlung von Lade- und Tankvorgängen geht der Trend von getrennten Karten hin zu einer Zusammenführung von Strom und Kraftstoff auf einer einzigen Karte. Denn die Anbieter sind bemüht, ihren Kunden die Verwaltung ihres Fuhrparks möglichst einfach zu machen. Eine umständliche Abrechnung mit mehren Karten und getrennten Rechnungen erschwert die Umstellung betrieblicher Mobilität auf alternative Antriebe.

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Mobile Payment im Kommen

Noch einfacher für die Kunden wird es durch die Digitalisierung. In naher Zukunft werden die meisten Anbieter ihre Tank- und Ladekarten auch digital als App auf dem Smartphone oder Tablet anbieten. Darüber kann der Fahrer die Umsätze einsehen und verwalten.

Und eben auch das Tanken oder Laden bezahlen, Stichwort Smartpay. Irgendwann wird er zum Bezahlen gar nicht mehr aus dem Auto aussteigen müssen, die Abrechnung erhält er wie gewohnt. Die Entwicklung schreitet also voran, Anbieter müssen flexibel bleiben.

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