Plötzlich Fuhrparkmanager und damit Herr/in über viele Fahrzeuge? Warum nicht. Klingt durchaus sexy. Und anspruchsvoll aufgrund des heterogenen Aufgabenportfolios. Ein Mittelständler etwa sucht einen „Kaufmännischen Mitarbeiter“ fürs Fuhrparkmanagement und beschreibt dessen fachliche und persönliche Voraussetzungen mit folgenden Spiegelpunkten: „erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung; erste Berufserfahrung im Bereich Automotive wünschenswert; Automobilaffinität; sehr gute MS-Office Kenntnisse (Excel); selbständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise; Kommunikationsfähigkeit, Teamgeist, Zuverlässigkeit und Dienstleistungsorientierung.“ In anderen Anzeigen wird bisweilen ein BWL-Studium gefordert. Nirgends jedoch ist explizit zu lesen, ob und dass juristische Kenntnisse von Vorteil wären. Die aber, so Wolfgang Weidemann, Leiter Fahrservice im Volkswagen Konzern, sind zwingend. Häufig wird Fuhrparkmanagement (FPM) auch mit der Aufgabe eines Disponenten gleichgesetzt. Das ist äußerst irreführend. Derlei Ausschreibungen verschweigen klammheimlich, dass der „Disponent“, der realiter ein Fuhrparkverantwortlicher ist, vor allem für Fahrerschutz und Fahrersicherheit zu sorgen hat. Darunter fällt die banal erscheinende Tatsache, dass ein Dienstwagen ein Arbeitsmittel ist und als solches sicher sein muss.
Verantwortlich und damit haftbar ist letztendlich der Fuhrparkleiter
Das beste strukturierte und selbständige Arbeiten nützt deshalb reichlich wenig, wenn es ohne Kenntnis juristischer Regelungen geschieht. Dann steht der Fuhrparkmanager mindestens mit einem Bein, wenn nicht im Gefängnis, so doch zügig in der Regresspflicht. Das beginnt bei der Halterhaftung, die dem Fuhrparkleiter in der Regel als „ordnungsgemäße Haftungsdelegation“ übertragen ist – wehe dem, der das bei Arbeitsantritt nicht weiß – und endet noch lange nicht bei der Einhaltung geltender ISO-Normen für die ordnungsgemäße Ladungssicherung, in der der Fuhrparkverantwortliche seinen Fahrer unterweisen muss.
Benzin im Blut reicht nicht
Schnell merkt ein Betroffener: Benzin im Blut allein reicht nicht, ist nicht mal wichtig. Auch nicht die oben geforderte „Automobilaffinität“ – denn es geht schlichtweg um das Managen eines Fuhrparks, nicht darum, selbst Fahrzeuge zu bewegen. An dieser Organisation und Verwaltung eines Fuhrparks hängt mehr, als der Laie zu vermuten mag. Mit dem wohl organisierten Aushändigen von Fahrzeugen jedenfalls ist es nicht ansatzweise getan.
Sicherheit, Absichern, sicher ist sicher, sicherheitshalber, rechtssichere Durchführung – so und ähnlich muss das Mantra für Fuhrparkleiter lauten, die auf Nummer sicher gehen wollen, um sich auf der sicheren Seite des Gesetzes zu wissen. Ganz wichtig ist hier, sich im Vorfeld eines ganz klar zu machen:
- Was genau beinhaltet mein Arbeitsvertrag?
- Was sind meine Pflichten, wo und wie hoch kann ich schlimmstenfalls haften?
- Wer unsicher ist, der sollte den Vertrag, bevor er ihn unterzeichnet, von einem Juristen prüfen lassen und gegebenenfalls Ergänzungen verlangen.
In jedem Fall muss jeder Fuhrparkmanager wissen, wie weit ihn oder sie sein Arbeitgeber gewissermaßen aus dem Fenster hängt und was er oder sie tun muss, damit ihm oder ihr kein übler Absturz droht. Ist er über die Firma nicht rechtsschutzversichert, ist er gut beraten, eine Rechtsschutzversicherung abzuschließen, so er eine solche noch nicht hat. Oft werde im Internet eine Haftpflichtversicherung eigens für Fuhrparkmanager propagiert, beobachtet Weidemann. Neulinge im Beruf, die bestrebt seien, alles zu tun, um sich im Streitfall abzusichern, seien für diesen „absoluten Unsinn“ leicht zu ködern. „Was sie bewerben ist eine ganz normale Haftpflicht, wie sie jeder verantwortungsvolle Mensch ohnehin haben sollte.“
Juristisches Grundverständnis ist zwingend
Jurist muss man definitiv nicht sein, um die Position des Fuhrparkmanagers erfolgreich auszufüllen. Ein Erlernen und Verstehen juristischer Regelwerke sowie das am-Ball-Bleiben bei Regeländerungen ist allerdings zwingend. Denn der Gesetzgeber erwartet, dass sich der Fuhrparkverantwortliche von Anfang an in dem auskennt, was seine Position beinhaltet. Also auch dann, wenn sich sein Aufgabenbereich ändert oder neue Technologien eingeführt werden, die veränderte oder neue Vorschriften mit sich bringen. Unterlässt er nötige Maßnahmen und / oder handelt er fahrlässig, drohen empfindliche Strafen. Zum Beispiel kann eine Gefährdungs-beurteilung, die nicht durchgeführt wurde, ein Bußgeld im hohen fünfstelligen Bereich nach sich ziehen (ArbSchG § 25).
Hier geht es nicht darum, die sprichwörtliche „German Angst“ zu verbreiten. Vielmehr sollen rechtliche Unsicherheiten gar nicht erst entstehen, die unversehens zu Fallstricken zu werden drohen. Gegen das Paragraphendickicht und den richtigen Umgang damit bietet die bfp AKADEMIE Seminare an mit dem Ziel, Fuhrparknovizen reinen Wein einzuschenken, welche Fährnisse sie in ihrem Beruf tunlichst umschiffen müssen. Es geht den bfp AKADEMIE-Trainern darum, sie für ihre Arbeit und was sie beinhaltet zu sensibilisieren. Anfangs sei das für Neulinge regelmäßig ein Schockerlebnis.
Mit einem Konvolut an Neuem konfrontiert, schauen viele nach dem ersten halben Tag auf der Toilette in den Spiegel fragen sich: „Was mache ich hier eigentlich?“ Pädagogisch ist dies gewollt, weil den Teilnehmern auf diese Art die Bürde ihrer Verantwortung und der rechtlichen Klippen deutlich bewusst wird. So erleben es die bfp AKADEMIE-Trainer, denen es dann obliegt, dem drohenden Frust oder der aufkeimenden Angst mit konkreten Tipps im weiteren Verlauf des Seminars den Wind aus den Segeln zu nehmen.
Sattelfest im Paragraphendickicht?
ArbSchG § 12 Abs. 1, §§ 9 und 12 BetrSichV Betriebssicherheitsverordnung, § 4 DGUV Vorschrift 1, ArbSchG §6 Abs. 1, § 57 DGVU Vorschrift 70 – die Messlatte schlechthin für das Einhalten von UVV –, § 35 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 DGUV Vorschrift 70, SSG VII §209 Abs. 1 Nr. 1, HGB § 412 Abs.1 (hier geht es um die korrekte Ladungssicherung) und viele Paragraphen mehr – wer soll da durchsteigen? Niemand, der sich mit der spröden Materie noch nie auseinandergesetzt hat. Die wenigsten Fuhrparkleiter können ein Studium der Jurisprudenz vorweisen, sehen sich aber in ihrer Position gleichwohl mit Fachchinesisch konfrontiert.
Die gute Nachricht: Fuhrparkmanagement ist kein Buch mit sieben Siegeln – sofern die einzelnen Gesetze und Vorschriften nicht nur gelesen, sondern vor allem verstanden und beherzigt werden. Um dieses Wissen und Verständnis die juristische Materie zu erlangen, dazu muss ein neuer Fuhrparkleiter dringend geschult werden. Wer schon einen Fuhrpark unter sich hat, sollte bei der Geschäftsführung auf regelmäßige Schulungen drängen, weil der Aspekt des kontinuierlichen Lernens meist nicht im Arbeitsvertrag fixiert ist.
Im Falle eines Falles heilt Wissen beinah alles
Mit einem Bein steht ein Fuhrparkmanager im Knast. Diese Erkenntnis hält sich hartnäckig, trifft aber nur bedingt zu, weil unangenehme juristische Folgen sich meist vermeiden lassen. Richtig ist dagegen, dass an der Organisation und Verwaltung eines Fuhrparks mehr hängt, als der Laie vermutet. Mit dem wohl organisierten Aushändigen von Fahrzeugen jedenfalls ist es nicht ansatzweise getan.
bfp AKADEMIE-Trainerin Engel wird nicht müde, in ihren Seminaren anschaulich von drei Säulen zu sprechen, auf denen kompetentes FPM fußt:
- Führerscheinkontrolle,
- UVV und
- Fahrerunterweisung.
Mit der Faustregel einmal pro Jahr UVV, also Überprüfung des Fahrzeugs, einmal pro Jahr Fahrerunterweisung und mindestens zweimal pro Jahr Führerscheinkontrolle. Letztere ergibt sich aus § 21 des Straßenverkehrs-gesetzes (StVG). „Auf diese drei Säulen müssen Fuhrparkleiter permanent achten und juristisch immer up-to-date sein.“
Dies kann heutzutage alles elektronisch geschehen, muss aber dokumentiert werden, so dass auf die Dokumente 15 Jahre lang zurückgegriffen werden kann. Alles unter Einhaltung der aktuellen Datenschutzvorschriften. Der Tipp der Trainerin: „Ein unkomplizierter Weg, auf dem Laufenden zu bleiben, ist das Abonnieren entsprechender Newsletter, die man sich regelmäßig zu Gemüte führt.“ Um das nicht zu vergessen im täglichen Getriebe, blockt man sich am besten feste Zeiten für die Lektüre.
Neue Dachbox - neue Unterweisung
Zentral für einen Fuhrparkmanager ist das Befolgen des Arbeitsschutzgesetzes – darunter fällt die banale, aber zentrale Erkenntnis, dass Dienstwagen Arbeitsmittel sind und als solche sicher sein müssen (DGUV Vorschrift 70, § 57). Die Fahrer der Dienstmittel wiederum dürfen diese nur bewegen, sofern sie unterwiesen wurden (DGVU Vorschrift 70, § 35 Absatz 1 Nr. 3). Änderungen am Arbeitsmittel, wenn zum Beispiel eine neue Dachbox angebracht wird oder der Fahrer plötzlich Gefahrengut transportieren soll, verlangen eine zusätzliche Unterweisung außerhalb des Jahresrhythmus.
Gesetze und Vorschriften richtig interpretieren
Was heißt eigentlich regelmäßige Führerscheinkontrolle? Fuhrparkexperte Weidemann weiß aus seiner langjährigen Berufspraxis: „Das eine ist, Gesetze und Vorschriften zu lesen. Sie zu verstehen und in die Praxis umzusetzen, das ist häufig die Crux.“ Als konkretes Beispiel nennt der 53 Jährige, der von Haus aus kein Jurist ist, sondern Industriekaufmann und zertifizierter Fuhrparkmanager (bfp-AKADEMIE), die DGUV-Vorschrift 70. Dort ist zu lesen, dass alle zwölf Monate eine Prüfung auf Betriebssicherheit stattzufinden hat und gegebenenfalls nach Bedarf. Die lauernde Falle steckt in der Formulierung „nach Bedarf“. Übersetzt in die Praxis heißt das, dass dieses Jahresintervall auf keinen Fall länger, sondern eher kürzer werden muss. Und zwar immer dann, wenn Geschäftsfahrzeuge, also Betriebsmittel stärker als durchschnittlich benutzt werden.
Für Autos der Polizei etwa, die „nicht kalt“ werden, weil sie nonstop im Einsatz sind, ist das Kontrollintervall entsprechend zu verkürzen, nennt Weidemann als Beispiel. Wer sich unsicher ist, fragt am besten Experten wie Katja Löhr-Müller, oder eben diese Kontrollen laufen extern über einen zertifizierten Dienstleister.
Ein weiteres plastisches Beispiel sind die mobilen Pflegedienste. Hier werden häufig Kleinwagen bewegt, die im Rotationsprinzip über zwei Tagesschichten erhöht beansprucht werden. Hinzu kommt: Wenn das Fuhrparkmanagement bei der Anschaffung der Fahrzeuge nicht darauf achtet, dass vorgeschriebene Zurrpunkte für die Ladungssicherung vorhanden sind, haftet der Fahrzeughalter, wenn es zu einem Schaden kommt, der auf das Fehlen der Zurrpunkte zurückgeführt werden kann (UVV).
Delegieren schützt vor Strafe nicht
Trotzdem bleibt der Fuhrparkmanager letztlich der Herr im Ring, der kompetent alle Fäden in der Hand haben muss. Zwar ist die Haftung beispielweise bei elektronischer Führerscheinkontrolle oder Fahrerunterweisung delegiert. Es bleibt dem Fuhrparkleiter aber nicht erspart, immer wieder abzurufen, ob alle Termine eingehalten werden und regelmäßig zu überprüfen, ob die Dokumentierung rechtzeitig gemacht wurde. Am besten, es findet dazu nach festgelegten Zyklen ein Austausch mit dem Dienstleister statt.
Generell müssen Fuhrparkverantwortliche stets darauf achten, dass sie regelmäßig hinter alle rechtlichen Vorschriften, wie sie im Basisseminar von Löhr-Müller klar gelistet sind, einen Haken setzen können. Rutscht dann trotzdem mal etwas durch, ist es gut, wenn eine gute Rechtsschutzversicherung übernehmen und anhand von Dokumentationen nachgewiesen werden kann, dass sonst immer höchst zuverlässig gearbeitet wurde.
Im Übrigen gilt: Delegieren ist gut, Kontrolle ist besser. Zumal auch diese Delegationskaskaden 15 Jahre lang auf Nachfrage lückenlos zu belegen sind.
Wiederholung ist die Mutter allen Lernens
Zusammengefasst gesagt, fällt dem Fuhrparkmanager ein präventives Agieren zu – er muss überprüfen, einweisen, vorbereiten. Gerade weil seine Aufgaben vielfältig sind, lauert die Gefahr, einen Aspekt nicht zu berücksichtigt zu haben. Dagegen helfen Checklisten, die regelmäßig abgearbeitet werden.
Nach bestem Wissen und Gewissen handeln heißt im Fuhrparkmanagement, sich stets der aktuell gültigen Rechtsvorschriften bewusst zu sein und dazu nicht nur die Nutzer der Dienstfahrzeuge regelmäßig zu schulen, sondern vor allem selbst als Fuhrparkverantwortlicher immer wieder die physische oder virtuelle Schulbank zu drücken. Nach dem Motto: Wer alle Hausaufgaben immer zuverlässig macht, kann die Hände zwar nicht in den Schoß legen, sich aber dank seines angewandten Gelernten guten Gewissens beruhigt zurücklehnen.
TIPP:
Das A und O für Fuhrparkmanager ist die Kenntnis der aktuellen Gesetzeslage in den drei Kernbereichen Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), Unfallverhütungsvorschriften (UVV) im Sinne der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) und Straßenverkehrsregeln (StVO).
Für alle diese Belange lohnt sich ein Blick auf die Seminare der bfp AKADEMIE und auf das bfp FORUM. Im zweitägigen Seminar „Recht im Fuhrpark“ vermittelt die Rechtsanwältin und Expertin im Fuhrparkrecht, Dr. Katja Löhr-Müller, Punkt für Punkt umfangreiches Basiswissen für Fuhrparkverantwortliche, die sich einen Überblick verschaffen möchten über die aktuelle Gesetzeslage und Möglichkeiten der Haftungsdelegation. In verkürzter Form gibt es das Seminar auch als Auffrischungskurs, um die eigenen Kenntnisse über die aktuelle Gesetzeslage und Möglichkeiten der Haftungsdelegation aufzufrischen. Auffrischungsseminare hält auch Christiane Engel aus ihrer Erfahrung als bfp AKADEMIE-Trainerin für elementar – ohne dass es gleich darum gehen müsse, Zertifikate zu erlangen.
